Книга учета доходов ФЛП в 2025 году: правила ведения, требования, нюансы

Содержание

Каждый предприниматель, открывая собственное дело, должен понимать важность ведения деятельности в соответствии с нормами действующего украинского законодательства. Первым и одним из важнейших шагов в процессе организации бизнеса является налаживание ведения бухгалтерии. Ведь оформление ФЛП предполагает не только внесение данных в ЕГР, но и регистрацию его в ГНС налогоплательщиком в качестве физического лица предпринимателя.

Ведение бухгалтерии ФЛП – дело непростое, что предполагает выполнение целого ряда задач, связанных с формированием первичных документов, учетом всех хозяйственных операций, подачей отчетности в налоговую, расчетом и уплатой налогов. Все свои обязанности предприниматель должен выполнять своевременно и с соблюдением норм НКУ.

В этой статье мы поговорим об одной из важных составляющих ведения бухгалтерии – книге учета доходов и расходов. Расскажем, что это такое, кому и как нужно ее заполнять. Рассмотрим основные требования и условия ведения книги для ФЛП на общей системе, «упрощенцев» 1-3 групп. Дадим несколько советов, что помогут упростить учет и повысить эффективность реализации задачи.

Книга учета доходов – что это такое, для чего нужна

Книга учета – это отчетный первичный документ, в котором фиксируются все доходы и расходы налогоплательщика методом внесения информации в соответствующие строки, поля. Книга учета ФЛП необходима для осуществления учета всех средств, которые он получает или перечисляет во время ведения своей предпринимательской деятельности.

В ст. 44 НКУ указано, что каждый налогоплательщик должен учитывать доходы и расходы, все другие показатели, которые необходимы для осуществления налогообложения, выполнения налоговых обязательств. Данные отображаются на основе финансовых отчетных документов, регистров бухгалтерского учета и пр., что создаются в процессе осуществления хозяйственных операций и содержат информацию о проведенных платежах.

В той же статье отмечено, что налогоплательщикам запрещено формировать показатели отчетности с использованием сведений, что не имеют документального подтверждения. Следовательно, для того, чтобы иметь возможность отчитываться в ГНС и перечислять в бюджет налоги, ФЛП должен организовать правильное документальное сопровождение своей деятельности.

Книга учета доходов и расходов ФЛП – один из важнейших документов, на основе которого определяются налоговые обязательства предпринимателя. В ней должны фиксироваться все операции движения средств – в случае предпринимательской деятельности это платежи, полученные за продажу товаров или услуг, выплата зарплаты наемным работникам, расчеты с поставщиками, партнерами и т.д.

Ключевые функции книги учета доходов и расходов:

Фиксация всех операций, связанных с поступлением, расходованием средств.
Сбор информации для формирования отчетов для ГНС, начисление сумм налогов.
Сохранение сведений для контролирующих органов – ГНС имеет право потребовать книгу учета в любой момент и проверить ее.
Формирование показателей для финансового анализа – с целью определения эффективности бизнеса, поиска методов налоговой оптимизации и т.д.

С одной стороны, ведение книги учета доходов и расходов ФЛП на общей системе, упрощенной необходимо для выполнения законодательного требования и позволяет предпринимателю избежать штрафов и проблем с налоговой, которые неизбежны в случае игнорирования норм НКУ. С другой же, тщательная фиксация всех финансовых операций предоставляет предпринимателю важную информацию – для анализа, развития бизнеса, поиска способов повысить доход и уменьшить расходы и т.д.

Нужно ли вести книгу учета доходов ФЛП?

Если коротко, то вести книгу учета должны все ФЛП, ведь требование установлено для всех – независимо от системы, группы налогообложения, особенностей ведения бизнеса, величины дохода. Однако формат документа и сведения, что вносятся в него, могут отличаться.

Довольно часто клиенты спрашивают нас, нужно ли вести книгу учета доходов и расходов ФЛП на 2 или 3 группе, например. А на общей системе обязаны вести? Не было ли отменено это требование раньше или во время действия военного положения? Ведь многие слышали несколько лет назад громкие новости о том, что книги учета для ФЛП-«единоналожников» отменили. Но это не так. Некоторые изменения произошли, а вот обязанность осталась. Рассмотрим все по порядку.

С начала 2021 года было отменено требование касательно ведения в типовой форме и регистрации в ГНС книги учета доходов (и расходов) для ФЛП, что выбрали упрощенную систему. Обязанность ее вести осталась, однако сейчас не нужно использовать для этого стандартные формы и проходить процедуру регистрации их в ГНС.

То есть, было сделано определенное послабление только для «упрощенцев» относительно формата ведения документа и отменена регистрация – теперь вести учет можно любым удобным способом и в процессе никак не отчитываться об этом в ГНС. Но в случае получения запроса от налоговой на предоставление книги для проверки, предприниматель должен его немедленно выполнить.

Также следует обратить внимание на то, какие именно операции фиксируются в первичном документе. Законом предусмотрено ведение книги учета доходов и расходов ФЛП на общей системе – то есть, вносятся данные о полученных средствах и расходах.

В то же время, для ФЛП 1-2 и 3 группы без НДС (на ставке 5%) установлено требование касательно ведения учета доходов. Расходы можно не учитывать. Но если ФЛП 3 группы уплачивает НДС, то он ведет учет расходов дополнительно, как и «общесистемщики».

Следовательно, заполнять книгу учета и предоставлять на проверку (по запросу налоговой) должны:

ФЛП на общей системе – заполняют книгу учета доходов и расходов в утвержденной Минфином форме, с регистрацией в органах ГНС.
ФЛП на 1-2 упрощенной системы и 3 группе без НДС (ставка 5%) – ведут учет доходов в произвольной форме, в любом удобном варианте, нигде ничего не регистрируют.
ФЛП 3 группы с НДС (ставка 3%) – ведут в произвольной форме книгу учета доходов и расходов, в ГНС документ не регистрируют.

Ключевые требования к ведению ФЛП книги учета доходов, расходов

Все ФЛП – как на общей системе, так и на упрощенной 1-3 групп (с НДС или без) могут вести учет в двух доступных вариантах – бумажном или электронном. В то же время, важно помнить о требованиях, установленных для плательщиков разных систем – если «упрощенцам» разрешено формировать данные в произвольной форме, то «общесистемщики» должны использовать для этого утвержденную форму.

Не нужно открывать несколько книг для определенных видов деятельности, отдельно для наличных операций или фиксации выплат наемным работникам. Книга учета доходов для ФЛП формируется одна и ведется в хронологическом порядке.

Основные требования к любой книге учета доходов (и расходов) ФЛП:

Наличие всех необходимых реквизитов и ключевых полей, данных обязательно.
Ключевая информация для ведения учета – дата проведения операции, источник поступления средств (или расходов), точная сумма. Могут вноситься заметки в соответствующие поля.
Вносить сведения может ФЛП или бухгалтер, но подписывает сам предприниматель.
Бумажную книгу заполняют разборчиво, шариковой ручкой с темной пастой. Для использования электронной книги учета доходов ФЛП нужно иметь КЭП.
Для каждой проведенной операции создается отдельная запись.
Записи желательно вносить изо дня в день в соответствии с проведенными операциями.
В конце каждого месяца данные суммируются, суммы указываются без округлений.
Хранят документ минимум 3 года.
Если предприниматель решил вести учет доходов в электронной форме, то по требованию ГНС он должен предоставить налоговой правильно заверенную копию в бумажном формате.

Требования к ведению книги учета доходов и расходов ФЛП на общей системе в 2025 году

ФЛП, что ведет отчетность и уплачивает налоги по условиям общей системы, должен ежедневно на основе первичных документов вносить записи об операциях, которые были проведены в отчетном периоде. Ведение книги учета доходов и расходов ФЛП на общей системе может осуществляться в электронном или бумажном формате, в форме, утвержденной Минфином. Записи вносятся каждый день по итогам этого дня.

Найти форму книги учета для ФЛП на общей системе можно в Приказе Минфина №261. Там же вмещен порядок заполнения документа.

Правила заполнения:

Вести учет доходов и расходов можно в бумажной форме или электронном виде.
Электронная книга учета доходов и расходов ФЛП на общей системе может быть двух вариантов – созданная в таблице Excel или же на сайте ГНС в электронном кабинете. Других вариантов для «общесистемщиков» не предусмотрено.
Для ведения электронного учета нужно иметь КЭП. Если у вас нет – можете получить в ДПС, приложении своего банка или в любом другом АЦСК, список которых есть тут.
Независимо от формы, в которой ведется книга доходов и расходов ФЛП, в ней допускается исправлять ошибки или вносить корректировки (через дополнение строки, где отражено положительное или отрицательное значение).
Форма хранится в течение 3 лет с момента окончания отчетного периода, за который была внесена последняя запись.
Для учета расходов требуется соблюдение следующих условий: подтверждение документами, проведение фактической оплаты, связь с предпринимательской деятельностью, наличие соответствующего вида расходов в п.п. 177.4 НКУ.

Сведения из книги используются при заполнении декларации и подаче отчетности ФЛП за год, начислении сумм НДФЛ, ВС и ЕСВ. Также сведения необходимы для самостоятельного расчета предпринимателем сумм авансового платежа по окончании каждого квартала (за исключением IV, когда уже подается годовая декларация и производятся итоговые расчеты).

Образец заполнения граф книги учета доходов ФЛП на ОСН

Как выше мы уже отметили, учет ведет ФЛП в книге учета доходов стандартной формы – следовательно, все основные графы являются постоянными. Для «общесистемщиков» вариантов немного – можно заполнять шаблон в кабинете на сайте ГНС или в таблице Excel, однако осуществив заранее внесение в нее всех указанных ниже граф.

Книга учета доходов и расходов может вестись в бумажном варианте, законом это не запрещено. Если ведется бумажная книга учета, она также имеет все эти поля – выше мы давали ссылку на Приказ Минфина, в котором вмещен бланк.

Образец заполнения книги учета доходов ФЛП на общей системе налогообложения:

Первый лист – тут указывается информация о ФЛП (ФИО, РНУКПН, данные паспорта).
Графа 1 – дата совершения операции, записи следует вести в хронологическом порядке.
2 – сумма дохода, полученного от проведения операции (деньги, что пришли в кассу или на текущий счет, были получены наличными, стоимость полученных безвозмездно услуг или товаров, сумма долга, по которому истек срок исковой давности).
3 – сумма денежных средств или предоплаты, которые были возвращены.
4 – разница между доходом и возвращенными средствами за услуги, товары. То есть, общая сумма полученных ФЛП доходов за день.
5 – реквизиты первичного документа, которым расходы подтверждены (чеки, счета, квитанции).
6 – стоимость купленных товарно-материальных ценностей, которые были использованы или реализованы во время производства товаров, предоставления услуг.
7 – средства, потраченные на оплату работы наемных сотрудников или работников, с которыми ведется сотрудничество на условиях договора ЦПХ.
8 – суммы сборов, налогов, ЕСВ, платежи за лицензии и т.д.
9 – здесь учитываются другие расходы, что также должны быть связаны с ведением деятельности ФЛП.
10 – амортизационные отчисления.
11 – указывается чистый доход, который должен облагаться налогом (из общей суммы всех полученных средств вычитается сумма расходов из граф 6-10).

По сути, книга учета доходов на общей системе представляет собой готовый шаблон с титульной частью и 11 графами, заполнение которых нужно осуществлять каждый день в процессе ведения учета доходов и расходов. От предпринимателей, которые проводят незначительное количество операций (1-10 в месяц, например), регулярное внесение данных не потребует значительных затрат ресурсов.

А вот если ежедневно производится 20-30 платежей, самостоятельное заполнение ФЛП книги учета доходов и расходов потребует достаточно много времени. В таком случае лучшим решением будет привлечение к учету опытного специалиста. Если вам нужна помощь в заполнении книги учета доходов и расходов или вы хотите полностью отдать бухгалтерию на аутсорс – обращайтесь к нашим специалистам по номеру телефона, который видите на сайте.

Как ведется книга учета доходов ФЛП на упрощенной системе

ФЛП 1-2 групп и 3 группы без НДС ведут исключительно учет полученных доходов. Сведения о расходах собирать не нужно. Форма ведения книги может быть любой – по формату (электронная/бумажная), по типу (распечатанный шаблон от Минфина, блокнот, специальная программа, таблица Excel и т.п.).

Регистрировать в налоговой книгу не нужно. Никто ее ведение не контролирует и иногда предприниматели полагают, что в таком случае можно не учитывать полученные средства. Это ошибочное заключение, ведь в любой момент ГНС может отправить запрос к плательщику единого налога на предоставление книги учета доходов ФЛП 1 группы, 2 или 3, например.

И в таком случае придется срочно ее создавать, пересматривать все банковские выписки, первичные документы. Если у вас 2-3 платежа в месяц, это еще полбеды. А если за год произведено несколько сотен платежей (продажа товаров, например), а книга не ведется 1-2 года? Это будет настоящая проблема – ведь в случае непредоставления ФЛП книги учета доходов его ждут штрафы.

Итак, учет доходов ФЛП-«упрощенцы» могут вести в произвольной форме. Вместо книги учета доходов можно вести записи в специальной программе или в блокноте. Однако в форме должны быть все необходимые сведения об операции – дата ее проведения, сумма полученных средств, информация об источнике. Вносить данные в книгу можно не ежедневно – хотя, в случае проведения большого количества операций лучше уделять внимание этому вопросу после завершения каждого рабочего дня.

Собственно требование по периодичности заполнения ФЛП 1, 2, 3 группы без НДС книги учета доходов в НКУ одно. В п. 296.1 НКУ указано, что книгу следует вести путем помесячного отображения полученных доходов. Поэтому в шаблон стоит добавить строку, где бы была указана сумма общего дохода, полученного в течение месяца.

Если речь идет о ФЛП 3 группы, в книгу доходов можно еще добавить строчку с квартальной суммой дохода, чтобы проще было подавать квартальную декларацию. Для книги доходов ФЛП 2 группы квартального итога не нужно, потому что плательщики подают отчетность раз в год. Вообще получается, что книга учета доходов ФЛП 1 группы, 2, 3 на упрощенной системе налогообложения (за исключением 3 группы, что являются плательщиками НДС) может включать только 12 строк – с отображением сумм, что поступили каждый месяц в течение года.

Какие данные стоит добавить в шаблон книги учета ФЛП 1-2, 3 группы (без НДС):

Название документа – например, книга учета дохода ФЛП 2 группы.
Общие данные – сведения о предпринимателе (ФИО, РНУКПН, место регистрации), а также система и группа налогообложения, КВЭДы (не обязательно, но можно добавить), единица измерения (должна быть гривна с копейками), дата начала ведения формы (когда начали заполнять книгу учета доходов).
Основные графы, которые должна включать книга учета доходов плательщика единого налога – дата поступления средств, доход (можно разбить на разные варианты оплаты – наличные деньги, интернет-эквайринг, безналичная форма, возврат и др.), данные об источнике (контрагенте).
Можно добавить содержание сделки – предоставление услуг, продажа товара и т.д.
Последние строчки – всего за год (сумма дохода).
Место для подписи ФЛП.

Правила ведения книги учета доходов и расходов ФЛП 3 группы с НДС предусматривают внесение данных в книгу также и о расходах. Причем, требования те же, что и для других «упрощенцев»: регистрировать книгу учета доходов в ГНС не нужно, форма произвольная. Но заполняться книга учета доходов ФЛП 3 группа с НДС должна с фиксацией не только полученных средств, но и потраченных.

Еще раз отметим: книгу учета доходов и расходов плательщики единого налога третьей группы без НДС не ведут, это требование только для тех, кто выбрал ставку единого налога 3% и платит НДС. Подробнее о выборе ФЛП 3 группы ставки 3% с НДС или 5% без НДС, всех преимуществах и недостатках обоих вариантов вы можете почитать в одном из наших материалов по активной ссылке.

Что ждет ФЛП, если книга учета доходов (и расходов) не ведется или утеряна

Относительно ответственности за невыполнение требований касательно ведения книги учета ситуация интересная. Прямых наказаний за незаполнение или неподачу документа, отсутствие книги учета дохода для ФЛП-«упрощенцев» (плательщиков единого налога) нет. Об этом пишут налоговики в своем разъяснении. В то же время, они подчеркивают необходимость наличия доказательств для формирования отчетности и выполнения требований касательно хранения документов, поданных в ст. 44.

Выходит, что если ведение книги доходов ФЛП 2 группа не осуществляется вообще или предприниматель на 3 группе потерял документ, например, его ждет штраф в размере 1020 грн. (согласно п.п. 121.1 НКУ, где определено наказание за нарушение сроков хранения учетных регистров). Следовательно, хранить книгу нужно как минимум в течение 3 лет, и в том случае, если ФЛП планирует ликвидировать бизнес, тоже.

Некоторые нюансы и советы по заполнению книги учета доходов и расходов

Ниже рассмотрим несколько актуальных вопросов, что касаются осуществления учета, и важных условий:

Выбор формата книги учета для «упрощенцев» – имеет значение, особенно если вносить будете много данных. Вам должно быть удобно вести документ, поэтому следует рассмотреть все доступные варианты – это могут быть блокноты, тетради, распечатанные на принтере листы бумаги (образец книги учета доходов для ФЛП можно найти в сети). Сейчас немало есть специальных программ – электронную книгу можно вести не только в привычных Word или Excel (Keynote и Pages в «яблочных» гаджетах), но и в готовых сервисах.
Возможность печати – в случае электронного ведения книги учета доходов ФЛП выбирайте программу, из которой удобно сможете распечатать листы, если нужно будет предоставить их для проверки в ГНС.
Осуществление регулярной проверки книги – сверки с первичными документами, данными в отчетности для ГНС следует проводить хотя бы раз в 6-12 месяцев, а лучше каждый месяц, во время подсчета месячной суммы дохода. Это позволит убедиться в том, что осуществляется учет доходов (и расходов) правильно, суммы верны.
Мониторинг действующих норм и правил – в НКУ постоянно вносятся разные правки, принимаются новые законы, отменяются приказы и т.д. Чтобы быть уверенным в том, что бухгалтерия ФЛП ведется правильно, следует быть в курсе всех новостей.

Если вам не хочется разбираться во всех нюансах самостоятельно – обращайтесь за консультацией бухгалтера в БИП! Также вы можете отдельно заказать услугу заполнения книги учета доходов (и расходов) или же полный пакет бухгалтерского сопровождения, что освободит вас от цифр, отчетов и налогов. Звоните нам по номеру телефона, который видите на сайте!