Кейс: приклад залучення HR-менеджера до організації процесу адаптації в компанії

Коли новий співробітник хоче звільнитися ще під час адаптації: як HR може втримати сильного спеціаліста

Залучення HR-фахівця може дати чималу користь як великій компанії, так і бізнесу, який швидко зростає та втрачає контроль над процесами управління персоналом. У цьому кейсі розглянемо, як компанія зіткнулася з проблемами адаптації нових працівників та чому для їх вирішення важливо залучати HR-фахівця.

Також в нашому магазині цифрових товарів ви можете знайти створений нашими фахівцями шаблон адаптаційного плану співробітника: готову систему онбордингу для компанії.

Про процес адаптації

Адаптація нового співробітника – це не просто знайомство з колегами та пояснення посадових обов’язків. Це має бути окремий процес, від якого залежать швидкість виходу працівника на результат, його залученість і рішення залишитися в компанії.

Адаптація має допомогти новому працівнику:

• зрозуміти правила роботи;
• освоїти внутрішні процеси;
• познайомитися з командою;
• отримати перший зворотний зв’язок;
• вийти на самостійну роботу.

І саме HR будує процес адаптації, організує супровід новачків, здійснює контроль проходження адаптаційного періоду.

Коли складнощі з’являються на старті

«Якби не ваша адаптація, я, мабуть, вже пішла б з компанії…»

Цю фразу ми почули від співробітниці вже після того, як найскладніший етап її входження в команду залишився позаду. На старті вона була добре мотивована, мала досвід і розуміла, навіщо прийшла в компанію. Але за кілька тижнів нове робоче середовище виявилося значно складнішим, ніж здавалося на співбесіді.

І це важливий момент, про який бізнес часто забуває: хорошого спеціаліста можна втратити не тому, що він не підходить компанії, а тому, що компанія не підтримала його під час проходження періоду адаптації.

Нове місце роботи: інформації стає занадто багато

Уявімо нову співробітницю, назвемо її Анна. Вона приходить в компанію з досвідом і хорошою професійною базою. На співбесіді все виглядало чудово: вона розуміє свою роль, знає, за що відповідає, і готова відразу включитися в роботу.

Але перший робочий день показує: професійних знань недостатньо, щоб одразу стати повноцінною частиною нової команди. В новій компанії є власні правила, системи, документи, стандарти комунікації, порядок постановки задач, внутрішні чати, навчальні матеріали та десятки нюансів, про які неможливо дізнатися на співбесіді.

До цього додаються перші реальні задачі. І паралельно потрібно показувати результат, проходити навчання, знайомитися з колегами та розуміти, як все влаштовано. В певний момент у новачка може виникнути відчуття: «Я нічого не встигаю. Тут занадто багато всього. Можливо, я зробила помилку, коли погодилася на цю роботу».

Саме в цей момент компанія ризикує втратити співробітника.

Як ми адаптуємо співробітників

У нашій компанії адаптація починається не з фрази «ось твоє робоче місце, розбирайся, якщо що – питай». Ще до виходу співробітника формується план адаптації. Але це не просто список на кшталт «познайомитися з командою» чи «прочитати правила».

У плані заздалегідь визначено:

• що людина має пройти;
• які знання та навички отримати;
• які задачі почати виконувати;
• який результат показати до завершення випробувального терміну.

Наприклад, у перші дні новий співробітник отримує необхідні доступи, знайомиться з корпоративними системами, документами, правилами та командою. Далі додається професійне навчання і поступово – реальні робочі задачі.

Водночас ми не намагаємося завантажити людину всім одразу. Адаптація має бути послідовною: спочатку зрозуміти середовище, потім навчитися працювати в ньому, далі – виконувати задачі самостійно.

Найважливіше – не сам план, а супровід

Навіть дуже хороший план не допоможе, якщо просто видати його співробітнику і через три місяці запитати, як у нього справи. Тому в адаптації є конкретні точки контролю з відповідальними:

• HR – координує процес, збирає зворотний зв’язок, допомагає вирішувати організаційні питання;
• керівник – ставить задачі, визначає очікування та оцінює професійний результат;
• наставник – допомагає розібратися з робочими процесами;
• співробітник – проходить онбординг, ставить питання та поступово бере відповідальність за результат.

HR регулярно спілкується з новим співробітником у перші тижні, а далі – протягом усього випробувального терміну. Проводяться окремі зустрічі з керівником і наставником, перевіряється проходження навчання, обговорюються робочі задачі та складнощі, які виникають у процесі.

Іноді на такій зустрічі людина каже: «У мене все добре», а через кілька хвилин з’ясовується, що «добре» означає: вона боїться поставити питання керівнику, не до кінця розуміє один з процесів, не встигає з навчанням і вже починає сумніватися, чи впорається.

Саме тому HR важливо не просто запитати «як справи?», а вміти побачити проблему за відповіддю.

Допомога працівнику під час адаптації

На певному етапі адаптації Анні стало важко. Вона не перестала бути хорошим спеціалістом. Вона не втратила мотивацію до роботи. Просто на неї одночасно припало занадто багато нового.

Ми почали розбирати ситуацію разом:

1. Десь повторно пояснили процес.
2. Десь допомогли знайти потрібну інформацію.
3. Десь підказали, до кого звернутися.
4. Допомогли розставити пріоритети.
5. Поспілкувалися з керівником і перевірили, чи відповідає фактичне навантаження тому, що очікувалося на старті.

HR не робив роботу замість співробітниці – натомість ми допомагали їй навчитися робити її самостійно.

Мета адаптації – не створити залежність від HR, коли людина з кожним питанням біжить до нього. Навпаки, на початку підтримки має бути більше, а потім її кількість поступово зменшується.

• Спочатку: «Давай я покажу».
• Потім: «Давай розберемо разом».
• А далі: «Спробуй сама, а якщо виникнуть питання – повідом».

Так співробітник поступово переходить від розгубленості до самостійності.

Комплексна оцінка перебігу процесу адаптації

Результат адаптації оцінюється спільно співробітником і керівником за визначеними критеріями, а HR координує процес та збирає зворотний зв’язок. Ми оцінюємо не кількість пройдених курсів, а готовність працювати. І це ще одна важлива особливість нашої адаптації – ми не вважаємо її успішною тільки тому, що співробітник пройшов усі навчальні матеріали.

Наприкінці випробувального терміну ми дивимося на комплексний результат:

1. Чи розуміє людина свою роль?
2. Чи знає стандарти компанії?
3. Чи може самостійно працювати з необхідними системами?
4. Чи виконує поставлені задачі вчасно?
5. Чи досягає визначених показників?
6. Як комунікує з колегами та клієнтами?
7. Чи може самостійно вирішувати типові робочі питання?
8. І, що не менш важливо, чи отримує позитивний зворотний зв’язок від керівника та наставника?

Таким чином, рішення про завершення адаптації приймається не на основі суб’єктивного «нам здається, що людина вже влилася», а на основі конкретних критеріїв.

Чому організація процесу адаптації – це важливо для бізнесу

За новим співробітником завжди стоять витрати компанії: час рекрутера, HR, керівника, наставника, навчання, адаптація та втрата продуктивності на старті. Якщо людина звільняється через місяць, значна частина цих ресурсів фактично витрачена даремно.

Але є ще одна проблема: компанія може втратити спеціаліста, який насправді їй підходить. Лише через те, що йому не допомогли пройти найскладніший етап. Саме тому адаптація для нас – це не формальність і не набір документів.

Це спосіб знизити ризик передчасного звільнення, швидше вивести співробітника на продуктивну роботу та дати йому відчуття, що в новій компанії він не залишився сам на сам з труднощами. Іноді для цього достатньо правильної системи. А іноді – потрібно буквально «потримати людину за руку».

Але важливо розуміти: це не слабкість співробітника і не зайва опіка з боку HR. Це нормальна частина адаптації. Бо людина може бути сильним спеціалістом і водночас не знати, як працює саме ваша компанія. І завдання HR – допомогти їй пройти цей шлях.

Що отримує компанія в результаті

Найкращий момент настає тоді, коли та сама людина, яку ще недавно доводилося вести за руку, через кілька місяців уже самостійно вирішує питання, знає процеси, розуміє свою роль і не потребує постійної підтримки. Ось тоді можна сказати: адаптація справді відбулася. І саме заради такого результату ми будуємо HR-процеси в компаніях.

Не просто створюємо адаптаційний план, чекліст чи набір навчальних матеріалів. Ми вибудовуємо систему, в якій зрозуміло, що має відбутися з моменту виходу нового співробітника і до моменту, коли він стає повноцінним та самостійним членом команди.

Для бізнесу це означає менше хаосу для керівника, зрозуміліший контроль за новачками, швидше включення людей у роботу та менший ризик втратити хорошого спеціаліста просто тому, що йому було складно на старті.

Як зрозуміти, що адаптація новачків у компанії потребує змін

Проблеми з адаптацією не завжди проявляються відразу. Іноді керівник бачить лише наслідок – співробітник звільнився через місяць після прийняття на роботу, довго не виходить на потрібну продуктивність або постійно звертається до колег з запитаннями, які мав би вже вирішувати самостійно.

Варто переглянути процес адаптації, якщо:

• новачку доводиться самостійно з’ясовувати, що, коли і як він має робити;
• різні працівники по-різному пояснюють йому правила та робочі процеси;
• керівник витрачає багато часу на супровід кожного нового співробітника;
• працівник формально проходить випробувальний строк, але так і не стає повноцінною частиною команди;
• новачки часто звільняються в перші місяці роботи, хоча на співбесіді та професійно вони цілком підходили компанії;
• немає розуміння, хто відповідає за адаптацію, що саме потрібно перевірити та коли оцінювати результат.

Якщо новий співробітник довго входить у роботу, не розуміє внутрішніх правил, постійно потребує допомоги або звільняється на початку роботи, проблема може бути не в його професійній підготовці, а у відсутності системної адаптації.

Якщо у вашій компанії адаптація зараз залежить від того, наскільки завантажений керівник або чи встигне хтось із колег «підхопити» новачка, – це теж сигнал про те, що процес варто систематизувати.

HR допомагає перетворити адаптацію з хаотичного супроводу новачка на керований процес з визначеними етапами, відповідальними та точками контролю. Так компанія не просто допомагає новачку освоїтися, а створює умови, в яких він швидше стає самостійним і продуктивним працівником.

Підписатися на нові статі