Заповни форму
Назад до статтей
В цьому кейсі розкажемо про те, як окремі інструменти управлінського обліку можуть вирішити проблему бізнесу з касовим розривом. Ви зможете наочно побачити, що фінансовий менеджмент – це не контроль одного-двох показників, а складна система, яка за умови правильного налаштування та аналізу дає власнику компанії суттєві переваги.
Професійно організований управлінський облік допомагає не лише бачити поточний стан бізнесу, а й:
Завдяки такому підходу власник приймає рішення на основі конкретних цифр і розрахунків, а не реагує на проблему вже тоді, коли на рахунку недостатньо грошей для поточних виплат.
Продажі зростають, замовлень стає більше, реклама працює – здавалося б, бізнес має почуватися впевненіше. Але в цього інтернет-магазину все відбувалося навпаки: що швидше компанія росла, то частіше власник стикався з нестачею грошей.
Одного тижня не вистачало коштів на закупівлю товару, іншого – на податки чи виплату зарплат. Доводилося переносити платежі, домовлятися з постачальниками та постійно вирішувати, кому заплатити зараз, а кого попросити почекати.
За даними P&L бізнес був прибутковим, але грошей на рахунку не вистачало. Причина полягала в тому, що надходження й витрати відбувалися в різний час.
Для власника така ситуація з фінансами створювала відразу кілька проблем:
Саме цю проблему й потрібно було вирішити. Не просто знайти додаткові гроші для закриття поточного дефіциту. Але налаштувати систему, яка дозволила б заздалегідь бачити майбутню потребу в коштах, планувати платежі та поступово сформувати фінансовий резерв.
Частина оплат надходила з затримкою. Товар потрібно було закуповувати наперед, рекламні бюджети списувалися регулярно, а податки й зарплати мали конкретні строки сплати.
Власник бачив, скільки грошей є на рахунку сьогодні, але не знав, яким буде залишок через тиждень або місяць. Тому сьогодні вільні кошти могли спрямувати на додаткову закупівлю чи рекламу. А вже за кілька днів виявлялося, що не вистачає грошей на обов’язковий платіж.
На момент початку роботи прогнозований залишок компанії на найближчу критичну дату опускався до мінус 380 тис. грн. Було 14 прострочених платежів, а фінансового резерву взагалі не існувало.
Чіткого порядку оплат також не було. Часто першим отримував гроші той постачальник, який наполегливіше нагадував про борг. Через це навіть за нормальної місячної виручки компанія постійно працювала в режимі фінансової пожежі.
Ми зібрали всі заплановані надходження та витрати й розподілили їх за очікуваними датами надходження, списання коштів. Окремо показали закупівлі, логістику, рекламу, зарплати, податки, повернення клієнтам та інші регулярні платежі.
Коли всі дані з’явилися в одному календарі, причина касового розриву стала очевидною. Проблему створювала не одна велика витрата, а кілька платежів, які накладалися один на інший протягом одного тижня.
Для покращення ситуації та підвищення рівня керованості бізнесу ми здійснили кілька кроків.
Спочатку сформували Cash Flow – звіт про рух грошових коштів. Він показав, звідки надходять гроші та на що вони фактично витрачаються. Додатково розподілили рух коштів за основними напрямами, щоб відокремити поточні потреби бізнесу від витрат на розвиток і фінансування.
Такий звіт дав змогу побачити не лише факт нестачі коштів, а й конкретні періоди, коли виникає найбільше навантаження на грошові залишки.
Після цього створили платіжний календар на вісім тижнів. Тепер власник бачив не тільки сьогоднішній баланс, а й очікуваний залишок наприкінці кожного тижня.
В календарі зафіксували заплановані надходження та майбутні платежі з зазначенням строків і сум. Щоб власник міг заздалегідь побачити тижні, коли очікувався дефіцит коштів, і завчасно скоригувати графік витрат, а не шукати гроші вже після виникнення касового розриву.
Розрахунок починається з 800 тис. грн на рахунку. Залишок кожного тижня розраховується накопичувально: залишок попереднього тижня плюс надходження мінус усі платежі. На шостому тижні він знижується до мінус 230 тис. грн, а на сьомому досягає найнижчого значення – мінус 380 тис. грн.
Що дає платіжний календар бізнесу? Він показує майбутній рух грошей в розрізі конкретних дат і допомагає визначити, чи вистачить коштів на заплановані платежі без залучення додаткового фінансування.
Всі платежі розподілили за пріоритетністю:
Такий розподіл дозволив відокремити обов’язкові та критичні платежі від витрат, строк яких можна змінити. Коли коштів недостатньо, власник уже не приймає рішення ситуативно, а бачить, які платежі потрібно провести першочергово, а які можна перенести без істотного впливу на операційну діяльність.
Навіть за тимчасового дефіциту грошей бізнес зберігає керованість. Кошти спрямовуються насамперед туди, де їхня відсутність може призвести до зупинки роботи, штрафних наслідків або втрати продажів.
Графік закупівель «прив’язали» до реальної оборотності товарів. Рекламний бюджет почали погоджувати не тільки з планом продажів, а й з прогнозом руху грошей.
Це дозволило уникнути ситуації, коли компанія одночасно збільшує закупівлі, витрати на рекламу та інші операційні платежі, не маючи достатнього запасу коштів для їх фінансування. Витрати не просто скоротили, а синхронізували з грошовим потоком і фактичною потребою бізнесу в оборотному капіталі.
Що змінилося? Кожне суттєве витрачання коштів почали оцінювати не лише за потенційною віддачею, а й за його впливом на майбутній залишок грошей. Це допомогло зберегти необхідний обсяг оборотних коштів і не створювати новий касовий розрив в процесі зростання.
Також визначили мінімальний недоторканний операційний залишок у 200 тис. грн. Це кошти, які не можна витрачати на додаткові закупівлі, розвиток чи спонтанні рішення. Фінансовий резерв формували окремо й поступово.
Важливо заздалегідь визначити не тільки суму резерву, а й умови його використання. Наприклад, він може залучатися для покриття тимчасового дефіциту коштів або непередбачених операційних витрат, але не для фінансування планових закупівель чи збільшення рекламного бюджету.
Такий підхід створює для бізнесу фінансову «подушку» і зменшує залежність від щоденних коливань надходжень.
Після перенесення передчасних закупівель, коригування строків логістичних і рекламних платежів та пришвидшення окремих надходжень прогнозований залишок на критичну дату змінився з мінус 380 до плюс 240 тис. грн. Загальне покращення становило 620 тис. грн. Фінансовий резерв у цей показник не входить – його компанія формувала окремо.
Кількість прострочених платежів скоротилася з 14 до 2. Окремий фінансовий резерв компанія сформувала поступово: за чотири місяці він зріс з 0 до 260 тис. грн.
Що важливо: компанія не зупиняла рекламу, не скорочувала команду й не відмовлялася від розвитку. Вона просто почала планувати витрати відповідно до реального руху грошей.
Для власника найціннішим фактором стала навіть не сума на рахунку, а відчуття контролю. Більше не потрібно було щодня вирішувати, кому заплатити, а кого попросити зачекати. Потенційно складні тижні стали помітними заздалегідь, тому на них можна було вплинути ще до виникнення проблеми.
Головний висновок цього кейсу простий: хороші продажі не гарантують, що в потрібний момент у бізнесу будуть гроші. Саме тому Cash Flow і платіжний календар потрібні не тільки компаніям в кризі. Вони дають власнику час ухвалити рішення до того, як касовий розрив стане реальністю.
Без такого планування навіть зростання може створювати додатковий тиск на оборотні кошти. Більше замовлень означає більше закупівель, логістичних витрат і рекламних вкладень, а гроші від продажів можуть надійти пізніше. І власник змушений постійно переносити платежі та вирішувати, кому заплатити сьогодні, хоча на рівні бізнесу проблеми з прибутковістю може взагалі не бути.
У цьому кейсі бізнес завчасно виявив і не допустив прогнозованого касового розриву в 380 тис. грн. Власник отримав систему, яка допомагає не допускати повторення такої ситуації. Почав бачити майбутній рух коштів, контролювати пріоритетні платежі та формувати резерв до того, як виникне потреба терміново шукати гроші. Саме в цьому і полягає практична цінність управлінського обліку для ФОП, ТОВ.
Примітка: кейс демонстраційний, всі цифри змодельовані на основі типової ситуації в e-commerce.
Працюєте без договору і ризикуєте залишитись без грошей? Шаблон договору про надання послуг допоможе захистити себе, чітко зафіксувати умови та уникнути конфліктів з клієнтами.
Оформлюєте співпрацю і боїтесь наробити помилок, які потім коштуватуть чималих фінансових та інших втрат? Використайте готовий зразок ЦПД та захистіть свій бізнес від проблем.
Не знаєте, як виставити інвойс клієнту без помилок і зайвих питань? Готовий шаблон інвойсу допоможе створити коректний рахунок за 5 хвилин і отримати оплату без затримок.
Неправильний облік доходів – це штрафи і проблеми з податковою. Готовий шаблон книги обліку доходів ФОП 3 групи допоможе вести облік правильно і без помилок.
Готовий шаблон в ексель форматі який має прописані формули, що дає можливість не рахувати вручну, достатньо внести дані. Звідси можна брати суми на сплату ЄП та ВЗ. Також є інструкція до шаблону яка допоможе правильно вести облік доходів.
Хочеш відкрити ФОП, але боїшся зробити помилку? Отримай чекліст і пройди онлайн реєстрацію ФОП через Дію без відмов та штрафів. форматі чек-листа яка поетапно “”показує”” процес реєстрації ФОП, які документи підготувати, як правильно заповнити заяву, що врахувати, які документи отримаємо в результаті реєстрації. “
Не знаєш, яку групу ФОП обрати і боїшся переплатити податки, отримати штраф за порушення? Отримай чекліст і вибери систему оподаткування правильно з першого разу.
Не знаєте, чи потрібен вам РРО? Помилки з реєстраторами – це завжди штрафи.
Цей чекліст чітко роз’яснить, коли потрібно використання РРО (ПРРО) і як уникнути штрафів.
Потрібна допомога бухгалтера чи юриста?
Проконсультуємо та підберемо оптимальні рішення для вашого ФОП або ТОВ
