Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого на користь платників податків та фізичних осіб

Зміст

Ключові тези:

Податковий розрахунок сум доходу (інша назва «об’єднана звітність») – це декларація, яку подають ФОП в разі здійснення виплат найманим працівникам чи іншим фізичним особам. В звіті вказуються суми сплачених коштів, утриманих ПДФО, військового збору, ЄСВ.
Подавати в ДПС об’єднану звітність повинні всі роботодавці – не лише ТОВ (підприємства, компанії), але і ФОП. І також ті, хто здійснював виплати на користь фізичних осіб.
Детально розглядаємо питання щодо необхідності подання податкового розрахунку в разі сплати коштів іншим ФОП. Адже підприємці самостійно несуть відповідальність за сплату податків, то для чого подавати за них декларацію? Тут думки податківців і бухгалтерів розділились, нижче ми подаємо обидві позиції.
Звертаємо увагу підприємців, що в 2026 році змінилися терміни подання податкового розрахунку ФОП – тепер звіт треба формувати не щомісячно, а щоквартально, якщо протягом звітного кварталу були здійснені виплати найманим працівникам, іншим фізособам.
Також в статті ви знайдете детальну інструкцію заповнення об’єднаного звіту, перелік та опис додатків до декларації, способи подання звіту до ДПС.
Розкажемо про відповідальність за неподання об’єднаної звітності – штрафи тут значно вищі в порівнянні з санкціями за неподання декларації про доходи.
В кінці даємо короткі відповіді на найбільш розповсюджені запитання стосовно заповнення та подання ФОПами податкового розрахунку – на випадок, якщо у вас немає часу читати весь текст.

В цій статті мова піде про декларацію, яку подають всі підприємці з числа ФОП і ТОВ, у яких є наймані працівники, та деякі інші – про «Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску», який ще називають просто податковим розрахунком, об’єднаним звітом.

В 2026 році знову змінились терміни звітування для ФОП. Тому наразі розглянемо всі основні умови й правила формування цього звіту, розберемося з тим, хто зобов’язаний його подавати та дамо детальну інструкцію з заповнення.

Хто з підприємців повинен подавати податковий розрахунок?

Податковий розрахунок сум доходу мають подавати абсолютно всі підприємці, у яких працює хоча б один робітник за трудовим договором – тобто, в якості фізичної особи. Якщо ФОП чи ТОВ веде співпрацю з працівником на умовах договору ЦПХ (як з ФОПом, наприклад) чи укладає гіг-контракт з гіг-спеціалістом – ведення кадрового обліку здійснюється у спрощеному варіанті, але податковий розрахунок подавати все одно треба.

Всі підприємці, які мають найманих працівників (за трудовим договором, що регулюється КЗпП), стають податковими агентами таких фізичних осіб. Тому мають не лише нараховувати та сплачувати вчасно їм зарплату, але і утримувати з неї податки, єдиний внесок. І регулярно звітувати перед ДПС, надаючи податковій суми нарахованої оплати, відрахованих зборів.

Отже, якщо у ФОП чи ТОВ ведуться трудові відносини з робітниками – за кожного з них точно подається податковий розрахунок сум доходу. Заповнення, подання податковими агентами податкового розрахунку сум доходу здійснюються обов’язково.

Чи треба подавати декларацію ФОП і ТОВ, що робили оплату на користь фізичних осіб?

Є й інші ситуації, в яких у підприємця може з’явитися обов’язок подання цього виду декларації. Адже в ній за замовчуванням мають відображатися суми, що були сплачені будь-яким фізособам – не лише найманим працівникам. Наприклад, якщо ФОП здійснив будь-яку оплату (за оренду офісу, наприклад) на користь фізичної особи (НЕ ФОП чи ТОВ) – він також стає її податковим агентом і повинен утримати податки, відзвітувати про це в ДПС.

Отже, крім тих ФОП і ТОВ, що мають найманих працівників, також податковий розрахунок сум доходу подають всі, хто здійснював оплату фізичним особам. А чи потрібно подавати звіт тим, хто проводив платежі ФОПам? Це ж теж оплата фізичній особі, але вже зі статусом підприємця.

А якщо оплата була проведена ФОПу?

Є дві діаметрально протилежних позиції бухгалтерів з цього приводу:

Перша – що подавати податковий розрахунок сум доходу за інших ФОПів не треба, бо вони самі мають вести облік своїх доходів, відповідно сплачувати податки, звітувати про це (п.п. 14.1.180 Податкового кодексу України).
Друга – звіт подавати треба. Аргументи «за» таку позицію наводили два – наявність ознаки 157 в звіті (де проставляється дохід, що був виплачений самозайнятій особі) та роз’яснення ДПС. Проте наразі воно втратило чинність.

На наш погляд, в разі виплати іншим ФОПам подавати за них звітність потрібно. Так, кожен підприємець несе відповідальність за свою діяльність, звітування за доходи, витрати, виконання норм ПКУ та ін. і має відобразити сам у своїй декларації отримані суми, сплатити податок з доходу. Але податкова наголошує на необхідності подання податкового розрахунку в разі здійснення виплат всім фізичним особам, і підприємцям також.

Якщо ж у вас з’явились сумніви стосовно того, чи треба формувати й подавати звіт, можете замовити індивідуальну консультацію (ІПК) в податковій. В запиті описати саме ваш випадок і попросити розглянути його – податківці нададуть свої рекомендації, які можна буде використовувати для прийняття рішення щодо подальших дій та захисту своїх інтересів за появи спірних ситуацій.

Терміни подання податкового розрахунку в 2025, 2026 році

З 1 січня 2025 року для ФОП і ТОВ змінився порядок подання декларації, і звіт треба було надсилати щомісячно. Якщо раніше об’єднаний звіт формували раз на три місяці і подавали податковий розрахунок сум доходу за 1, 2, 3 і 4 квартал, то в 2025 році роботодавцям додали трохи навантаження.

Наразі ж з 1 січня 2026 року тільки для ФОП повернули вимогу подавати податковий розрахунок раз на квартал. Строк становить 40 днів з дня завершення чергового кварталу, в якому були здійснені виплати на користь фізичних осіб.

Для ТОВ термін подання податкового розрахунку залишився тим же – 20 число кожного місяця. Дані вносяться за місяць попередній. Наприклад, звіт по найманим працівникам і проведеним фізособам оплатам за травень потрібно направити в ДПС до 20 червня, а за червень – надіслати до 20 липня, за липень – до 20 серпня і так далі.

Для чого змінили періодичність подання податкового розрахунку? Таким чином ПФУ хоче оперативніше отримувати дані про суми заробітної плати українців, сплачені суми податків, єдиного внеску. Це дасть змогу швидше оновлювати інформацію про стаж, фінансові показники. Проте для ФОП ведення кадрового обліку трохи спростили поверненням квартальної звітності.

Правила та порядок заповнення декларації

Зміни в змісті самої форми податкового розрахунку сум доходу сталися незначні (форму декларації можна завантажити за посиланням з Наказу Мінфіну № 4). Проте вони є:

В звіті за квартал знову треба вказувати номер кварталу (а не місяця, як в 2025 році), основна частина містить 3 колонки для місяців. В квартальному розрахунку вказується номер відповідного звітного кварталу, а в основній частині відомості вносяться з розбивкою по місяцях.
В назві звіту є всі стандартні види – звітний, звітний новий, уточнюючий, довідковий.
Значних змін в основній частині не відбулось – в податковому розрахунку, як і раніше, треба вказувати дані про осіб, нараховані їм суми доходу, утриманих податків.
За необхідності заповнюються додатки, якщо ж інформації для них немає – не заповнюються.

Заповнення додатків об’єднаного звіту

Основні додатки звіту ті ж, що і були, розглянемо їх детальніше:

Додаток 1 до податкового розрахунку сум доходу – тут відображаються суми здійснених виплат (зарплата, відпускні, лікарняні тощо), а також суми нарахованого єдиного внеску (ЄСВ). Д1 формують виключно роботодавці – ФОП і ТОВ, у яких є наймані працівники. Тут же вказують (за наявності) мобілізованих робітників та тих, хто перебуває у відпустці без оплати.
Додаток 4, 4ДФ – заповнюють роботодавці та всі, хто виплачував кошти фізичним особам (навіть НЕ найманим працівникам). Вносяться суми нарахованого доходу, сплаченого податку на доходи фізичних осіб та військового збору (ПДФО і ВЗ).
Додаток 5, Д5 – подається лише роботодавцями, якщо був рух працівників (звільнення, прийом, переведення, переміщення, вступ на військову службу, декретна відпустка та ін.).
Додаток 6, Д6 – відповідно до порядку заповнення податкового розрахунку сум доходу, сюди вносяться дані про спеціальний стаж, якщо є така необхідність.

Якщо виникають певні складнощі під час заповнення звіту, можна пошукати приклад заповнення податкового розрахунку сум доходу на сайті ДПС. Або звернутися до наших фахівців, які завжди готові допомогти – надати консультацію чи взяти на себе подання звітності вашого ФОП, ТОВ. За необхідності допоможемо правильно заповнити податковий розрахунок та додатки до нього.

Варіанти подання податкового розрахунку

Подати декларацію можна кількома стандартними способами:

Особисто в ДПС – заповнити паперовий документ, віддати спеціалісту.
Направити поштою – за 5 днів до завершення терміну, з обов’язковим описом вкладення, сповіщенням про отримання.
Заповнити в електронному кабінеті – вже готовий бланк з основними даними про підприємця, в який треба лиш внести актуальні відомості щодо виплачених сум, інших показників.
Делегувати виконання завдання фахівцю – найбільш надійний варіант, що дасть гарантії дотримання термінів і правил подання податкового розрахунку в ДПС.

Наші спеціалісти надають послуги подання звітності для ФОП, ТОВ або ж можуть організувати повний бухгалтерський супровід вашого бізнесу. Звертайтесь за номером телефону до нашого менеджера, який розповість про деталі співпраці.

Відповідальність за неподання звіту

За недотримання вимог щодо подання звіту передбачений штраф розміром 1020 грн, якщо порушення сталось вперше. За повторне ігнорування норм ПКУ штраф вже накладуть у розмірі 2040 грн. За які порушення можуть штрафувати:

неподання звіту;
недотримання терміну (подання після встановленої дати);
внесення невірних даних у декларацію;
подання інформації не в повному обсязі.

Отже, дуже важливо звітувати вчасно і дотримуватись порядку заповнення податкового розрахунку сум доходу. Якщо у вас з’явились питання – ви можете задати їх нашим спеціалістам, залишивши свої дані в формі заявки чи зателефонувавши за номером, який бачите у верхній частині сторінки сайту.