Оптимізація витрат підприємства: 7 способів знизити фінансове навантаження на ТОВ

Український бізнес сьогодні працює в надскладних умовах. Ковідні локдауни, блекаути, зміни логістичних маршрутів через воєнні дії, загрози обстрілів і знищення офісів, складів, потужностей – все це стало реальністю підприємців. Змінюються попит і тренди, обставини, умови роботи. Чимало компаній закривається.

Проте статистика свідчить, що українці вміють тримати удар і генерувати перспективні бізнес-ідеї, вірять в майбутнє країни. Так, протягом 2024 року було зареєстровано понад 26 000 компаній (ТОВ) і закрито близько 3 300. В 2025 році підприємства продовжують працювати, постійно з’являються нові.

Тому в цій статті ми розглянемо дуже актуальну тему для всіх ТОВ – особливо в умовах воєнного стану, коли економія коштів є завданням №1 чи не для кожного бізнесу. Поговоримо про оптимізацію витрат підприємства – ефективні методи та виключно законні способи скорочення витрат компанії:

1. Аутсорсинг – бухгалтерії, HR, юридичних послуг та ін.
2. Податкова оптимізація.
3. Зміни в трудових відносинах з працівниками.
4. Автоматизація, впровадження ШІ.
5. Зниження витрат на офіс і техніку.
6. Зміна постачальників, підрядників.
7. Антикризове планування.

Дамо кілька порад щодо пошуку, ефективного їх впровадження.

Що таке витрати підприємства?

Перш ніж говорити про оптимізацію, спробуємо швидко розібратися в тому, що таке витрати підприємства та які вони бувають. Витрати підприємства – це сукупність всіх документально підтверджених та економічно обґрунтованих грошових і натуральних витрат компанії.

Витрати підприємству (ТОВ) необхідні для забезпечення його господарської діяльності (виробництва продукції, продажу товару, надання послуг тощо) і отримання доходу, а також виконання податкових, трудових та інших юридичних зобов’язань, відповідно до норм ПКУ, КЗпП, законодавчих актів.

Якщо простими словами, то витрати підприємства – це всі трудові, матеріальні, інформаційні, фінансові ресурси, які підприємство витратило в процесі своєї роботи за певний період. Оцінюють витрати підприємства в грошових одиницях (гривнях, наприклад). Навіть якщо витрати виражені в іншій одиниці (робочі години працівника), вони все одно переводяться в грошові одиниці.

Які є види витрат у ТОВ?

Ведення обліку витрат є дуже важливим для розуміння успішності ТОВ, прийняття управлінських рішень. Адже аналіз виключно прибутку може призвести до хибних висновків і навіть до банкрутства. Витрати підприємства можуть бути постійними і змінними, довгостроковими і короткостроковими, іншими в залежності від критерію, за яким класифікуються.

Ми ж розглянемо види витрат, які зазвичай є у кожного підприємства. Основні види витрат підприємства:

• Капітальні – це основні вкладення в компанію на старті, які забезпечують її функціонування (інвестиції в техніку, закупівлю апаратури, придбання офісу та ін.).
• Операційні витрати підприємства – виникають в процесі діяльності фірми. В залежності від специфіки бізнесу це можуть бути закупівля сировини, зарплата спеціалістам, оплата онлайн-сервісів, оренди приміщень тощо.
• Адміністративні – напряму на роботу компанії не впливають (не є обов’язковою умовою надання послуг чи продажу товарів, наприклад), але необхідні для управління. Це податки, бухгалтерське обслуговування, утримання управлінського персоналу, канцелярія.
• Фінансові витрати підприємства – це пов’язані саме з фінансуванням роботи компанії (відсотки за кредитами чи облігаціями, курсові різниці, обслуговування боргу).
• Витрати на «збут» (продаж товарів, надання послуг) – реклама, маркетинг, зарплата менеджерів з продажу, купівля тари, логістика до клієнтів, гарантійне обслуговування тощо.

Як вище ми вже зазначили, витрати підприємства можна класифікувати за безліччю критеріїв. Інколи окремо виділяють податкові витрати, судові, втрати від списання активів, під час форс-мажорних ситуацій та ін. Проте ми на них зупинятися не будемо, а приділимо більше уваги розгляду методів оптимізації витрат підприємства.

Що таке оптимізація витрат підприємства

Оптимізація витрат підприємства – це процес зниження витрат компанії на її функціонування без втрати якості продукції чи надання послуг, ефективності управлінських процесів. Тобто, це таке собі завдання «з зірочкою» – скоротити суми коштів, що витрачаються під час діяльності ТОВ (і – відповідно зекономити їх), але не погіршити (а краще – навіть покращити) все інше.

Цілями оптимізації поточних витрат підприємства можуть бути:

• збільшення суми чистого прибутку – підвищення прибутковості;
• забезпечення стійкості бізнесу в умовах нестабільної економіки;
• формування конкурентної переваги (знизили витрати → зменшилась собівартість товару/послуги → знизили ціну);
• уникнення ситуацій надлишкового або неефективного використання ресурсів;
• зменшення залежності від зовнішніх вливань капіталу (інвестиції, кредити);
• вивільнення ресурсів для реінвестування та масштабування компанії та ін.

Як знизити витрати компанії законно й ефективно?

Не всі витрати підприємства можна знизити без шкоди для якості результату діяльності компанії. Якщо знизиться якість продукції чи надання послуг, така оптимізація в перспективі може призвести до відтоку клієнтів і згубити бізнес.

Не всі методи оптимізації структури витрат підприємства є законними. Так, славнозвісне дроблення бізнесу задля зниження сум податків все простіше виявляє податкова, накладаючи фінансові санкції та притягуючи ТОВ до відповідальності. Тому тут діяти треба дуже обережно і виключно в межах чинного законодавства.

Отже, оптимізація витрат підприємства повинна бути:

1. Законною – використувати виключно легальні інструменти та не порушувати ПКУ, КЗпП, інші закони.
2. Обґрунтованою – кожне рішення має підкріплюватись аналітикою та фактами, показниками.
3. Системною – забезпечувати не разову економію, а комплексні результати.
4. Прозорою – всі зміни відображаються у бухгалтерському та податковому обліку згідно з чинними стандартами.
5. Продуктивною – скорочення витрат підприємства не повинно шкодити репутації компанії, якості кінцевого продукту, ефективності управління.

Отже, дві основні вимоги, яким повинен відповідати вибраний метод оптимізації витрат підприємства: законність і сприяння розвитку компанії. І якщо з першим критерієм все більш-менш зрозуміло, то другий потребує серйозної уваги.

Дуже важливо, щоб в процесі зниження витрат не погіршилась якість надання послуг і товарів, не знизився рівень кваліфікації персоналу, не зникла мотивація співробітників, не «зламалися» вибудовані бізнес-процеси. Компанія має розвиватись і лише покращувати показники у всіх сферах. В іншому випадку економія може призвести до негативних наслідків – аж до ліквідації ТОВ.

Спосіб 1. Аутсорсинг як дієвий спосіб скорочення витрат

Передання виконання окремих завдань чи функцій на аутсорс дозволяє знизити накладні витрати підприємства. Зазвичай спеціалізованим компаніям передають ведення бухгалтерії ТОВ, управління персоналом (HR), маркетинг, вирішення юридичних питань. Тобто, все, що не стосується основної діяльності компанії, але є необхідним для її функціонування.

Малим і середнім компаніям вигідніше передавати на аутсорсинг виконання певних функцій, ніж брати в штат найманих працівників. Наприклад, невелике підприємства має власний кондитерський цех – кілька приміщень, обладнання, керівник і 5 співробітників. Виробляють торти, тістечка та постачають їх в кафе, ресторани, супермаркети.

Брати в штат ще й бухгалтера, юриста, маркетолога, «кадровика» може бути просто невигідно:

• Спочатку треба знайти досвідчених фахівців – по кожному напрямку.
• Всім працівникам треба платити зарплату, відраховувати за них податки.
• Збільшуються обсяги кадрової документації.
• Якість роботи спеціалістів треба контролювати.
• Підвищуються адмінвитрати – на додатковий офіс, канцелярію, техніку, ПЗ та ін.
• Додається чимало турбот – адже штат збільшується.

І часто виходить, що керівник замість того, щоб розвивати бізнес, масштабувати виробництво, займається вирішенням організаційних питань – проконтролювати бухгалтера, зробити наказ на відпустку юриста, знайти йому заміну на час лікарняного, змотивувати маркетолога на досягнення більш високих показників. І так по колу.

Аутсорсинг – це не лише про оптимізацію накладних витрат підприємства. Це ще й про ефективність, підвищення якості надання послуг з одного боку, відсутність «головного болю» для керівника – з іншого. Ось лише деякі переваги аутсорсингу бухгалтерських та юридичних послуг, які гарантує наша компанія:

1. Відмінна якість експертизи – в компанії працюють фахівці різної спеціалізації, що мають понад 10-річний досвід співпраці з ФОП і ТОВ.
2. Економія коштів – в середньому стандартний пакет бухгалтерського чи юридичного обслуговування обходиться на 30-40% дешевше, ніж оплата роботи штатного фахівця.
3. Гарантії – всі умови закріплені в договорі, є пункти про відповідальність, конфіденційність тощо.
4. Гнучкість – список послуг в пакеті можна коригувати, додавати й видаляти опції, що відповідно впливає на ціну.
5. Безперервність – штатний працівник може піти на лікарняний, у відпустку, декрет. У випадку аутсорсу це просто вирішується заміною фахівця, яку клієнт навіть не помічає.
6. Відсутність турбот – аутсорсингова компанія вирішує всі поточні питання, клієнт лише бачить результат у вигляді своєчасно та правильно виконаних завдань.

Таким чином, аутсорсинг дає змогу не просто оптимізувати витрати підприємства, проте ще й зекономити сили, ресурси, повністю звільнивши керівника чи відповідального співробітника від вирішення поточних питань. Це дуже зручно і дає більше можливостей для розвитку бізнесу.

Спосіб 2. Податкова оптимізація на підприємстві

Податкова оптимізація є дуже важливим етапом, що допомагає знизити постійні витрати підприємства за рахунок підбору вигідної системи оподаткування, правильного застосування пільг та ін. Ми рекомендуємо проводити податкову оптимізацію з залученням фахівців регулярно – аналізуючи оновлені вимоги ПКУ, введені зміни, закони тощо.

Що може входити в цей метод оптимізації витрат підприємства:

• Перегляд поточної системи, групи оподаткування – аналіз витрат та інших показників, підбір більш вигідного варіанту з урахуванням структури доходів і витрат компанії.
• Зниження сум податків, які сплачуються за найманих працівників – за рахунок зміни форми співпраці (про це ми детальніше поговоримо нижче).
• Правильне ведення бухгалтерії – оформлення документів для врахування витрат (і зниження сум податків на загальній системі, наприклад), уникнення штрафів.
• Пошук пільг і послаблень, оформлених законодавчо – це можуть бути особливі умови для певних підприємств, сфер, напрямків (багато державних ініціатив реалізовано для ІТ-галузі, наприклад).
• Перехід на спеціальний режим Дія.Сіті – доступний лише компаніям, що працюють в ІТ-сфері та відповідають низці вимог.
• Облік амортизації основних засобів, кредити по ПДВ та ін. можливості для оптимізації витрат підприємства за рахунок зниження сум податків, про які знають досвідчені бухгалтери.

Щоб дізнатися про них детальніше, ви можете звернутися по бухгалтерську консультацію до наших спеціалістів – ми завжди раді допомогти!

Приклад податкової оптимізації з практики

Компанія була платником 3 групи спрощеної системи. Такий вибір був актуальним на старті діяльності, коли ТОВ отримувало до 100 000 грн. доходу і практично не мало витрат (керував власник, зарплату не отримував). За умовами спрощеної системи з 100 000 грн. треба платити ЄП 5 000 (5% від доходу) і 1 000 грн. військового збору (1% від доходу), всього 6 000 грн. податків.

Потім найняли працівників, з’явились адмінвитрати, дохід підвищився до 700 000 грн. на місяць, а витрати склали 500 000 грн. Вже треба було платити 35 000 грн. ЄП і 7 000 ВЗ, всього 42 000 грн. Підприємство звернулось до нас за допомогою в пошуку способів податкової оптимізації.

Ми все проаналізувати і зрозуміли, що загальна система для ТОВ може бути більш вигідною, адже за умови підтвердження витрат платити з 700 000 грн. треба буде: 700 000 – 500 000 = 200 000 х 18% = 36 000. Так можна зекономити 6 000 грн. і бонусом – не мати обмежень для ведення діяльності, що актуально для ТОВ за умови зростання доходу.

Спосіб 3. Зменшити витрати на найманих працівників

Основні способи оптимізації витрат підприємства за рахунок зниження витрат на персонал:

1. Заміна зарплати іншими виплатами, що не оподатковуються – це може бути матеріальна допомога, наприклад.
2. Укладення з працівниками договорів ЦПХ і економія на соцгарантіях – але виключно за умови, що це не маскування трудових відносин (ДПС може нарахувати штрафи, якщо запідозрить такий факт).
3. Виведення працівників зі штату і укладення договорів з ФОП – економія на податках.
4. Укладення замість трудових гіг-контрактів зі спеціалістами – опція доступна тільки резидентам Дія Сіті.
5. Використання дистанційної форми роботи – економія на оренді офісу, оплаті комунальних послуг, компенсації транспортних витрат та ін.
6. Запровадження гнучкого графіку роботи – позмінна робота, часткова зайнятість, оптимізація кількості годин без втрати продуктивності.
7. Аналіз структури відділів, результативності – скорочення неефективних, дублюючих посад.
8. Автоматизоване управління персоналом – онлайн-системи для обліку робочого часу, графіків, автоматизовані опитування, аналітика продуктивності, що веде до зменшення потреби в ручному HR-менеджменті і дозволяє знизити фінансові витрати підприємства.
9. Впровадження системи бонусів, КРІ, системи мотивації, навчання новим компетенціям – для підвищення продуктивності вже працюючих співробітників і уникнення необхідності розширювати штат.

Приклад з практики

Наприклад, невелика компанія оплатила навчання ІТ-спеціаліста для роботи з ШІ та підвищила йому зарплату на 20% за виконання додаткових завдань. Замість 20 000 грн. тепер йому платять 24 000 грн.

Що отримали? Уникнули витрат на оплату роботи додаткового такого спеціаліста в штаті. Разові витрати на прохоження курсу по ШІ склали 10 000 грн. + додались щомісячні витрати в 4 000 грн. (20% доплати) + 880 грн. ЄСВ.

Щомісячна економія склала 19 520 грн. Адже якщо б взяли ще одного працівника, йому треба було б платити 20 000 грн. щомісячно і відраховувати ЄСВ в сумі 4 400 грн. (а не 4 000 доплати + 880 ЄСВ з неї).

Спосіб 4. Автоматизація процесів і впровадження ШІ

Сучасні технології пропонують чимало рішень для більш ефективної організації бізнесу, зменшення ручної праці, економії коштів на виконанні рутинних завдань. Які методи оптимізації витрат підприємства можна розглянути:

• Використання спеціального ПЗ для автоматизації саме бізнес-процесів, управління – ERP (Microsoft Dynamics 365, NetSuite), CRM-системи (HubSpot, Salesforce), RPA-рішень (Blue Prism, UiPath), що дозволяють замінити «ручну» працю роботизованими інструментами.
• Інтеграція систем, сервісів, служб, застосування хмарних середовищ – для створення одного простору і безперебійного обміну даними, зниження часу на пошук, обробку даних.
• Автоматизація ведення бухгалтерії, фінансового обліку – для спрощення процесу внесення і збереження фінансових показників, їх швидкої обробки, ефективного аналізу.
• Впровадження електронного документообігу – дозволяє оптимізувати постійні витрати підприємства. Це економія на папері, друці, зберіганні документів, менше треба часу та ресурсів на їх створення і обробку, підписання з контрагентами та ін.
• Автоматизація, роботизація виробничих процесів – актуально для ТОВ у сфері виробництва, обробки, пакування.

Наприклад, купівля машин для пакування, маркування, сортування дозволяє замінити 3-4 працівників і підвищити швидкість виконання завдань. Обслуговування обладнання зазвичай обходиться дешевше, ніж зарплата штатних співробітників і так вдається знизити постійні витрати підприємства.

Також важливою складовою оптимізації витрат підприємства може стати впровадження ШІ. Штучний інтелект здатний замінити певних співробітників, взявши на себе виконання рутинних завдань:

1. Робота з різними даними – збір, обробка, аналіз (замовлень, відгуків, залишків товарів та ін.), формування звітів.
2. Спілкування з клієнтами – через чат-боти на базі GPT в месенджерах, на сайтах, в додатках, формування автовідповідей.
3. Генерація текстів – описів товарів, постів у соцмережі, комерційних пропозицій, шаблонів листів, новин, створення технічних завдань, інструкцій, анкет.
4. Створення візуального контенту – унікальних та яскравих зображень і фото для банерів, що обходиться значно дешевше, ніж організація зйомки, купівля фото на стоках.
5. Прогнозування (попиту, поведінки клієнтів тощо), виявлення ризиків – на основі аналізу великих обсягів інформації.

Застосування ШІ для оптимізації витрат підприємства наразі може стосуватися будь-яких сфер. Тут все залежить від потреб компанії та фантазії керівника. Сфера використання штучного інтелекту постійно розширюється і виходить далеко за межі ІТ чи інших галузей digital.

Спосіб 5. Оптимізувати витрати на офіс, техніку, устаткування

Що тут можна запропонувати:

• Переглянути доцільність оренди чи купівлі офісу, організації коворкінгу – зрозуміти, який варіант є більш вигідним.
• Подумати про оренду обладнання (якщо купівля невиправдано дорога), лізинг транспортних засобів для зниження постійних витрат підприємства.
• Контроль та облік енергоспоживання – встановлення LED-освітлення, таймерів, датчиків руху, відмова від зайвих електроприладів.
• Уніфікація програмного забезпечення – одна корпоративна ліцензія замість десятків різних, безпека, підтримка, контроль витрат на підписки.
• Модернізація обладнання – на більш енергоефективне, дешевше в обслуговуванні, багатофункціональне тощо.
• Продаж або передача в оренду невикористаної техніки – можна повернути частину вкладених коштів, позбавитися «баласту» і зайвого обліку.

Також в процесі оптимізації витрат підприємства можна пошукати безкоштовні сервіси, інструменти. Так, сьогодні в вільному доступі є чимало державних сервісів і послуг, цікавих рішень в сфері інформаційних технологій. Можливо, від певного платного ПЗ можна відмовитись на користь безкоштовних рішень (але звісно, що не за рахунок зниження якості чи безпеки).

Спосіб 6. Скоротити витрати, змінивши постачальників, підрядників

Багато українських компаній роками працюють з одними й тими ж контрагентами – і це непогано. Проте ринок змінюється, ціни на певні послуги та сировину можуть знижуватися, підвищуватися. І інколи варто переглядати договори з підрядниками, постачальниками на предмет адекватності встановлених цін і відповідності їх поточним пропозиціям.

Оптимізація поточних витрат підприємства за рахунок пошуку нових партнерів може виглядати так: аналіз ринку (цін і пропозицій), аудит поточних постачальників і підрядників компанії, переговори з партнерами щодо перегляду умов або/та пошук нових.

Кілька ідей для зниження витрат ТОВ:

1. Укладення довгострокових контрактів в обмін на знижки – ви пропонуєте партнеру гарантований обсяг закупівель, якщо він надасть вигідні умови.
2. Використання маркетплейсів B2B або груп закупівель.
3. Пошук локальних постачальників – це скорочення витрат на логістику, часто більш гнучкі умови, якісна комунікація.
4. Уніфікація закупівель (один постачальник на кілька категорій) – оптимізація логістичних і адміністративних витрат, простіше контроль.
5. Перевірка договорів на ризики – на предмет «прихованих витрат», додаткових зборів, штрафів, плати за обслуговування та ін.
6. Моніторинг нових пропозицій на ринку – регулярний аналіз постачальників і підрядників, цін. Часто новачки на старті пропонують більш вигідні умови.

Спосіб 7. Антикризове планування як метод зниження витрат

Антикризове планування як складова оптимізації витрат підприємства – це не про реакцію на проблеми, а про випередження їх. Коли бізнес заздалегідь прораховує ризики (затримки постачання, коливання цін, сезонний спад попиту), можна сформувати резервні рішення:

• скласти список альтернативних підрядників;
• продумати запасні логістичні сценарії;
• передбачити пункти про форс-мажорні ситуації в договорах;
• зробити план заміни ключових співробітників;
• мати стратегічні запаси найважливішої сировини;
• забезпечити резервні ІТ-сервіси, засоби зв’язку та доступу до інтернету, резервне електроживлення (джерела енергії) та ін.

Антикризове планування дозволяє мінімізувати витрати на вирішення «аварійних» ситуацій, а також імпульсивні, разові дії, яких можна було б уникнути.

Наприклад, завчасно розроблена фінансова подушка або гнучкий графік виробництва знижує потребу в дорогому кредитуванні чи екстреному наймі персоналу. Аналіз вразливих точок бізнесу – це інвестиція в стабільність, яка в довгостроковій перспективі економить значно більше, ніж коштує її реалізація.

Як впровадити ефективні методи оптимізації витрат?

Спочатку потрібно проаналізувати всі поточні витрати компанії, систематизувати показники, знайти основні статті витрат. Далі визначають ключові проблеми, на їх основі формують завдання для оптимізації витрат підприємства – «точки», над якими треба працювати.

Це можуть бути певні операційні витрати, скорочення яких не позначиться на якості продукції. Чи виявлення неефективного використання наявних ресурсів, наприклад. Якісний аналіз дасть можливість зрозуміти, де можна зекономити і які методи оптимізації витрат підходять конкретній компанії. Далі створюють стратегію, в яку включають методи, що найбільше підходять для вирішення поставлених завдань.

Визначають основні заходи, оцінюють ризики, прогнозують наслідки, прописують послідовно всі кроки. Впровадження електронного документообігу, використання ШІ в спілкуванні з клієнтами, перегляд договорів з постачальниками, навчання персоналу тощо. Методи оптимізації витрат підприємства можуть бути різними.

Але важливо правильно їх реалізувати та проконтролювати результати: виміряти в показниках, порівняти з прогнозованими, відмовитися від неефективних заходів і знайти нові можливості для скорочення витрат. Процес оптимізації потребує дуже ретельного планування, але водночас гнучкості в процесі, щоб своєчасно коригувати план і вносити зміни відповідно до проміжних результатів.

Варто залучати фахівців на кожному з етапів: від попереднього аналізу фінансових показників ТОВ до впровадження заходів і оцінки їх ефективності. Якщо вам потрібна допомога досвідченого бухгалтера чи юриста – звертайтесь до наших фахівців! Залишайте заявку або дзвоніть за номером телефону, який вказаний на сайті.

Підписатися на нові статі