Ведення військового обліку на підприємстві

Організації військового обліку на підприємстві важливо приділити серйозну увагу. Адже дотримання вимог в сфері мобілізаційного обліку людських ресурсів нині прирівнюється до стратегічно важливих завдань, виконання яких пильно контролює держава.

А тому правильне оформлення документів, точність і своєчасність оновлення даних, співпраця з ТЦК та реалізація інших обов’язків підприємства – важлива умова стабільної роботи бізнесу. Ведення обліку військовозобов’язаних на підприємстві відповідно до чинних норм законодавства – це:

• Порядок і системність у кадрових документах.
• Зниження ризиків фіксації порушень в роботі компанії.
• Довіра з боку державних органів і контрагентів.
• Уникнення штрафів, суми яких сягають десятків тисяч гривень.
• Готовність до перевірок і запитів ТЦК.
• Забезпечення стабільної та безперервної роботи підприємства.
• Створення репутації відповідального й надійного роботодавця.

Призначення відповідальної особи

Як вище ми вже зазначили, військовий облік наразі повинні вести всі підприємства – виключення зроблене лише для ФОП. Основні норми вміщено в Постанові КМУ № 1487 від 30 грудня 2022 року про військовий облік – там дано порядок ведення обліку військовозобов’язаних, відповідно до якого власне і потрібно організувати процес.

Відповідальних за ведення військового обліку на підприємстві визначає керівник. Він ініціює призначення особи, після чого створюється наказ, повинна бути розроблена посадова інструкція. Якщо облік веде не окремий спеціаліст, а співробітник за сумісництвом, йому здійснюють доплату за те, що виконуються обов’язки з ведення військового обліку.

Призначена особа повинна мати відповідні знання для того, щоб правильно організувати процес, вести всю документацію, вчасно виконувати вимоги законодавчих актів та ефективно взаємодіяти з ТЦК. Підвищення кваліфікації з питань військового обліку проводиться раз на 5 років.

Створення правил військового обліку

Насамперед на підприємстві потрібно підготувати та роздрукувати Правила військового обліку призовників і військовозобов’язаних, розмістити в загальнодоступних приміщеннях на видному місці. Кожен працівник, на якого розповсюджується дія правил та який приймається на роботу, має ознайомитися з правилами військового обліку під особистий підпис.

Кожне підприємство має вести облік – збирати відомості про осіб з числа призовників та військовозобов’язаних, систематизувати їх, оновлювати, звіряти з ТЦК, передавати відомості за необхідності. Військовий облік на підприємствах ведеться на основі паспорта громадянина України і військово-облікових документів, відповідальними за виконання всіх вимог є керівники ТОВ.

Списки персонального військового обліку

Всі працівники, що перебувають на військовому обліку на підприємстві, мають вноситися в загальні списки після того, як було здійснене взяття на персональний військовий облік в ТЦК. Зняття з обліку також відбувається виключно після того, як відповідні дії будуть проведені в територіальних центрах комплектування.

Основні документи, що стосуються персонального військового обліку та складаються щорічно до 25 січня року з відображенням даних станом на 1 січня:

• відомості оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів;
• списки персонального військового обліку.

Оновлення даних списків персонального військового обліку

Порядок організації та ведення військового обліку вимагає оновлення даних у списках та надсилання оновлених списків до 5 числа місяця, що йде наступним за місяцем, в якому сталися такі зміни:

1. ПІБ, реквізитів паспорта (внутрішнього чи закордонного), адреси (проживання, реєстрації), освіти, сімейного стану, місця роботи, посади.
2. Прийом робітника на роботу чи звільнення його (такі дані вносяться в тому числі й у відомість).
3. Будь-які інші, що були зафіксовані в процесі проведення звіряння даних списків персонального військового обліку, що здійснюється за затвердженим графіком.

Звіряння даних списків, що ведуться на підприємстві, з обліковими даними ТЦК проводиться також за графіком. Про зміни потрібно повідомляти орган ТЦК у встановлені законом терміни.

Сповіщення призовника про виклик

Якщо ТЦК надає розпорядження про необхідність оповіщення призовника про його виклик, на керівника підприємства покладено наступні обов’язки:

• Створити наказ щодо оповіщення призовника, дати йому ознайомитися під підпис, копію разом з інформацією надіслати в ТЦК.
• Призовнику чи військовозобов’язаному вручити повістку.
• Повідомити письмово, надати витяги з наказів ТЦК про призовників, які знаходяться у відрядженні чи відпустці, є тимчасово непрацездатними.
• Забезпечити прибуття таких осіб до ТЦК.
• Проінформувати ТЦК щодо відмови осіб від отримання повісток і робітників, які написали заяву про бажання звільнитись.
• Проконтролювати прибуття співробітника.

Ведення журналу обліку

Обов’язково ведеться журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку на підприємстві, куди вносяться результати звірок з ТЦК, перевірок. Ведення та зберігання журналу обліку результатів перевірки здійснюється особою, відповідальною за ведення військового обліку.

Як бачимо, законодавчі норми покладають на компанії чимало обов’язків щодо ведення військового обліку на підприємстві в 2025 році – вимоги та відповідальність за їх невиконання прописані в законі.

Проведення перевірок стану військового обліку на підприємстві

Контролюючі органи можуть здійснити перевірку виконання правил ведення військового обліку на підприємстві. Перевірку стану військового обліку можуть здійснити в будь-який момент, приділивши увагу різним аспектам – від організації всього процесу та основних документів до реалізації обов’язків щодо сповіщення призовників чи оновлення їх персональної інформації.

Яким питанням найчастіше приділяють увагу:

• наявність відповідальних за ведення обліку осіб;
• наявність посадової інструкції відповідального за ведення військового обліку;
• дотримання графіку звіряння даних;
• стан здійснення оповіщення призовників і військовозобов’язаних щодо виклику до ТЦК;
• наявність журналу обліку результатів перевірки та правильного його ведення та ін.

В разі виявлення порушень на керівників ТОВ та осіб, які ведуть військовий облік на підприємстві, покладається обов’язок усунути недоліки, а про вжиті заходи повідомити керівництво органу, що проводив перевірку.

Відповідальність за ведення військового обліку на підприємстві в 2025 році, штрафи за порушення вимог

Під час дії воєнного стану адміністративні штрафи за порушення правил та порядку ведення військового кадрового обліку для посадових і юридичних осіб визначені законом, можуть сягати наступних розмірів:

1. За перше порушення штраф за відсутність військового обліку на підприємстві нараховується у сумі від однієї тисячі п’ятисот до двох тисяч неоподатковуваних мінімумів доходів громадян – наразі це 25 500-34 000 грн.
2. Повторне порушення потягне накладення штрафу у сумі від двох тисяч до трьох тисяч п’ятисот неоподатковуваних мінімумів доходів громадян – тобто, від 34 000 до 59 500 грн.

За які порушення нараховуються штрафи

Штрафи за порушення ведення військового обліку на підприємстві загрожуватимуть підприємцям, якщо вони:

• Не визначили особи, відповідальної за ведення військового обліку, не були створені відповідний наказ та посадова інструкція.
• Не подали вчасно потрібні для ТЦК документи щодо ведення військового обліку.
• Не передали перелік військовозобов’язаних працівників.
• Прийняли на роботу співробітників, які не стоять на військовому обліку.
• Не зафіксували дані щодо змін до списків персонального військового обліку.
• Не передали працівникам повістки, виписані на їхнє ім’я співробітниками ТЦК.
• Не забезпечили своєчасне прибуття працівників до ТЦК.
• Не дотримуються інших вимог порядку організації та ведення військового обліку на підприємствах.
• Не приділили увагу веденню журналу обліку результатів перевірки стану військового обліку призовників та ін.

У всіх вищевказаних ситуаціях вашому бізнесу може загрожувати штраф за порушення ведення військового обліку на підприємстві. Саме тому компанії важливо приділити увагу виконанню всіх норм щодо стану організації та ведення військового обліку, щоб своєчасно і оперативно забезпечити реалізацію всіх необхідних процедур, вимог.

Ведення військового обліку на підприємстві з БІП: процес співпраці з клієнтом

Організуючи ведення військового обліку в компанії клієнта, ми керуємося такими основними принципами, як швидкість, якість та ефективність. Адже під час дії режиму воєнного стану в Україні дотримання законодавства в сфері цивільного захисту та реалізації мобілізаційних завдань є надзвичайно важливим і порушення щодо військового обліку суворо караються.

Саме тому ми не просто перевіряємо та формуємо документи, але намагаємось організувати військовий облік призовників і військовозобов’язаних максимально чітко та правильно. Ми знаходимо і виправляємо системні помилки, налагоджуємо весь процес, формуємо необхідні документи для подання в ТЦК відповідальною особою, знижуємо ризик фіксації порушень та накладення штрафів до нуля.

З нами організація військового обліку на підприємстві буде здійснена правильно, ефективно та в чіткій відповідності до законодавчих норм.

Процес надання послуги ведення обліку військовозобов’язаних

Алгоритм надання послуги ведення обліку військовозобов’язаних на підприємстві фахівцями БІП:

• Укладення договору та аналіз наявних документів, що стосуються військового обліку на підприємстві.
• Оцінка й аналіз актуальності відповідальних осіб, правил і особових справ військовозобов’язаних.
• Підготовка наказів, додатків та документів для особових справ військовозобов’язаних працівників.
• Складання реєстру обов’язкових документів, формування статистики по військових званнях.
• Підготовка повного пакету документів для подання до ТЦК.

Що входить у послугу від БІП, скільки коштує військовий облік на підприємствах

Ціна послуги ведення військового обліку на підприємстві становить 4800 грн. за умови, що в компанії зареєстровано до 5 працівників, що є військовозобов’язаними. Якщо кількість співробітників складає більше 5, до вартості додається 500 грн. за кожного додаткового працівника.

Також ми пропонуємо індивідуальні умови для підприємств з понад 20 найманими працівниками. Вартість організації військового обліку на підприємствах в таких випадках розраховується відповідно до обсягів завдань, кількості співробітників та інших аспектів.

Що включено у вартість послуги ведення військового обліку:

1. Ревізія особових справ працівників – формування списків персонального військового обліку військовозобов’язаних (персональні дані, звання, чисельність), перевірка документів (військових квитків), реєстрація в сервісах (реєстри «Оберіг», «Резерв+»).
2. Проведення аналізу виконання компанією законодавчих норм – перевірка наказів про військовий облік на підприємстві, відповідальних осіб, особових справ, правил на предмет відповідності нормам законодавства, виправлення помилок і організація процесу згідно з правилами ведення військового обліку на підприємстві.
3. Формування документації для внутрішнього обігу компанії – створення наказів і додатків, правил, ведення військового обліку на підприємстві, посадових інструкцій, ведення журналів, списків та ін.
4. Створення пакету документів для подальшого подання в ТЦК – звітів, списків для звіряння, супровідних листів для бронювання працівників тощо.

В разі появи будь-яких питань стосовно послуги ведення військового обліку звертайтесь до наших фахівців за вказаним на сайті номером телефону. Або залиште заявку, заповнивши форму, що розміщена в правому кутку сторінки – і ми вам зателефонуємо.

Детальніше ознайомитися з нормами законодавства щодо правил ведення військового обліку на підприємстві, вимог та відповідальності ви можете тут:

Закон України №3633-ІХ від 11 квітня 2024 року.

Постанова КМУ №563 від 16 травня 2024 року.