Кадровий та військовий облік на підприємстві в 2025 році: основні вимоги, нюанси ведення

Питання ведення військового обліку на підприємстві наразі є актуальним для більшості компаній. Кожна фірма, що має найманих працівників, повинна вести кадровий облік. А якщо серед працівників є чоловіки або жінки призовного віку або які є військовозобов’язаними, то потрібно потурбуватися ще й про військовий облік на підприємстві. Для ФОП такого обов’язку не встановлено, навіть якщо у підприємця є наймані працівники з числа військовозобов’язаних.

Режим воєнного стану в Україні триває вже понад три роки. І за цей час стало очевидно, що виконання законодавчих норм і вимог, пов’язаних з мобілізаційними заходами та обороною, є надважливим як для бізнесу, так і для державних установ, організацій. Тому в цій статті ми поговоримо про порядок ведення військового обліку на підприємстві.

Чому важливо приділити серйозну увагу питанню

Організації військового обліку на підприємстві повинна приділити серйозну увагу кожна компанія, де серед найманих працівників є військовозобов’язані. Адже тільки дотримання всіх правил і законодавчих вимог гарантуватиме стабільне функціонування бізнесу. Своєчасне та правильне ведення військового обліку – це:

1. Захист під час перевірок – якщо на підприємстві належно оформлені документи, можна не боятися перевірок контролюючих органів.
2. Проста взаємодія з ТЦК – коли інформація про працівників оновлена та актуальна, відповіді на запити готуються швидко, без порушень строків і ризику штрафів.
3. Безперервне функціонування бізнесу – коли військовий облік впорядкований, працівників не відволікають від роботи раптові запити чи перевірки ТЦК. Бізнес працює стабільно.
4. Економія ресурсів – налагоджене ведення військового обліку допомагає уникнути хаосу, необхідності виконання термінових завдань і зайвих витрат на виправлення помилок.
5. Зміцнення репутації компанії – підприємство, яке працює в чіткій відповідності до норм чинного законодавства, викликає більше довіри та поваги як надійний партнер.
6. Впевненість і спокій керівництва – за умови ефективного налагодження процесу зрозуміло, хто за що відповідає, які документи ведуться, коли їх потрібно оновлювати, вдається уникнути хаосу і форс-мажорів.
7. Уникнення штрафів і фінансових втрат – за відсутність або неналежне ведення військового обліку передбачені штрафи.

І це найголовніша причина приділити організації ведення військового обліку максимум уваги. Адже за невиконання вимог є покарання. Керівники підприємств відповідатимуть за порушення законів про оборону та мобілізацію. А саме за:

• неподання списків громадян до ТЦК;
• прийняття на роботу призовників і резервістів без військового обліку;
• неповідомлення призовників про виклик;
• перешкоджання їх своєчасній явці;
• несвоєчасне подання документів для військового обліку;
• неподання інформації про таких осіб.

Військовий облік ТОВ повинне вести в чіткій відповідності до встановленого порядку. Давайте розбиратися з деталями.

Хто веде військовий облік на підприємствах в 2025 році?

Кожне підприємство, залежно від своєї організаційної структури, визначає відповідальну особу за ведення військового обліку. Якщо на військовому обліку менше 500 призовників, військовозобов’язаних та резервістів (далі – призовників), обов’язки щодо ведення військового обліку покладаються на особу служби персоналу, якій встановлюється доплата за ведення військового обліку на підприємстві в розмірі до 50% посадового окладу.

Якщо ж призовників більше – то, відповідно до норм Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, це має бути окрема посадова особа, на яку покладаються обов’язки з ведення військового обліку.

Особа, яка веде військовий облік на підприємстві, повинна проходити підвищення кваліфікації з питань військового обліку не рідше, ніж 1 раз у 5 років. Також необхідно повідомляти ТЦК про прийняття чи звільнення відповідального за ведення військового обліку протягом 7 днів після видання відповідного наказу.

Визначення відповідальних за ведення військового обліку ТОВ

Особою, відповідальною за ведення військового обліку в ТОВ, є керівник компанії. Саме він повинен ініціювати призначення особи, що буде займатися всіма документами, контролювати її роботу та виконання всіх правил в межах ведення військового обліку на підприємствах, виявляти неналежне ведення документів та ін.

Призначення особи, відповідальної за ведення військового обліку ТОВ, може передбачати виконання нею обов’язків на умовах сумісництва чи виділення окремої штатної одиниці. Повинен бути виданий наказ про призначення на посаду, створена посадова інструкція, здійснюватися доплата за сумісництво (якщо облік веде не окремий спеціаліст).

Вести військовий облік на підприємстві можна з допомогою спеціалізованої компанії на аутсорсі. Ми надаємо відповідні послуги і можемо здійснити організацію військового обліку на підприємстві та повний документальний супровід виконання всіх обов’язків ТОВ. Наші фахівці мають чималий досвід, знання і допоможуть вам суттєво зменшити навантаження на відповідальних за організацію та ведення військового обліку осіб з одного боку, та отримати впевненість у тому, що всі вимоги й норми виконуються чітко – з іншого.

Звернення до професіоналів дозволить захистити підприємство від порушень і штрафів, а також налагодити ефективне ведення персонального військового обліку військовозобов’язаних.

Як вести військовий облік на підприємстві

Щоб організувати ведення військового, кадрового обліку на підприємстві, необхідно:

1. Призначити відповідальну особу (або осіб, відповідальних за ведення обліку).
2. Створити наказ про військовий облік на підприємстві, правила, особові картки працівників.
3. Співпрацювати з ТЦК та СП, своєчасно надавати їм пакет документів, інформувати про зміни в штаті.
4. Контролювати зміни в облікових даних військовозобов’язаних та резервістів, які працюють в ТОВ, регулярно їх оновлювати, перевіряти військово-облікові документи, звіряти з даними в ТЦК.
5. Вести журнал обліку військовозобов’язаних на підприємстві.
6. Своєчасно організувати сповіщення робітників про призов, забезпечити їх явку в ТЦК.

Детальніше про порядок ведення військового обліку на підприємстві та необхідні документи

Підприємства виготовляють друкарським способом Правила військового обліку і вивішують їх на видному місці в загальнодоступних приміщеннях. При прийнятті на роботу працівник ознайомлюється з Правилами під особистий підпис.

ТОВ ведуть персональний та персонально-первинний воєнний облік на підприємстві. Персональний військовий облік передбачає облік відомостей щодо таких осіб за місцем їх роботи на підставі даних паспорта громадянина України та військово-облікових документів (ВОД), покладається на керівників ТОВ.

Персональний військовий облік

Взяття працівників на персонально-первинний та персональний військовий облік, а також їх виключення з такого обліку здійснюється лише після взяття (зняття, виключення) працівників на військовий облік (з військового обліку) у відповідних районних (міських) територіальних центрах комплектування та соціальної підтримки, органах СБУ, відповідних підрозділах розвідувальних органів.

Основними документами з персонального військового обліку є Списки персонального військового обліку та Відомість оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які складаються та затверджуються до 25 січня кожного року станом на 1 січня.

Прийом на роботу працівників з електронним ВОД

Під час працевлаштування робітник може надати військово-обліковий документ в паперовому чи електронному форматі. Це може бути роздрукований QR-код з Резерв+, придатний для зчитування. Перевірити його можна в застосунку Резерв+: його завантажують на смартфон, сканують код працівника і бачать всю інформацію.

ВОД в паперовому і електронному форматі мають однакову юридичну силу і можуть бути предʼявлені працівником за його вибором.

Внесення змін до списків працівників, звіряння

Внесення змін до списків здійснюється у п’ятиденний строк з дня подання відповідних документів, які надсилаються до 5 числа щомісяця до відповідного ТЦК у разі:

• зміни прізвища, власного імені та по батькові (за наявності), реквізитів паспорта громадянина України та паспорта громадянина України для виїзду за кордон, адреси задекларованого/зареєстрованого місця проживання, адреси місця фактичного проживання, сімейного стану, освіти, місця роботи і посади;
• прийняття чи звільнення з роботи призовника (у Відомість теж вносяться такі зміни в зазначені строки);
• в разі виявлення змін під час звіряння облікових даних списків персонального військового обліку з ВОД згідно затвердженого графіку на підприємстві.

Також, відповідно до затвердженого графіку, здійснюється звіряння даних списків персонального військового обліку призовників, які працюють в ТОВ, з обліковими даними документів районних (міських) ТЦК. При цьому, приймання оригіналів ВОД від призовників здійснюється під розписку.

Після здійснення звіряння з обліковими даними районних (міських) ТЦК один примірник витягу зі списків персонального військового обліку повертається до ТОВ з відповідною відміткою районного (міського) ТЦК, підписом посадової особи, яка здійснила звіряння, та гербовою печаткою. Результати звіряння вносяться до журналу обліку результатів перевірок.

У семиденний строк з дня видання наказу про прийняття на роботу, звільнення з роботи призовника необхідно подати до ТЦК повідомлення про зміну облікових даних призовників, військовозобов’язаних та резервістів.

Дії в разі виклику працівника в ТЦК

У разі отримання розпоряджень районних (міських) ТЦК щодо оповіщення призовників про їх виклик до ТЦК керівники підприємств в межах ведення військового обліку на підприємстві зобов’язані:

• видати наказ (розпорядження) про оповіщення призовників, довести його до відома таких осіб під особистий підпис, та надіслати копію відповідних наказів (розпоряджень) та підтвердну інформацію або документи про здійснення оповіщення у триденний строк до відповідного районного (міського) ТЦК;
• вручити призовникам, військовозобов’язаним та резервістам повістки про явку за викликом до районного (міського) ТЦК (за наявністю);
• письмово повідомити з наданням витягів з наказів (розпоряджень) відповідним районним (міським) ТЦК про осіб з числа призовників, які тимчасово непрацездатні, перебувають у відпустці або у відрядженні;
• забезпечити прибуття резервістів шляхом їх перевезення від підприємства до пунктів збору районних (міських) ТЦК або військових частин чи звільнення їх від виконання обов’язків з урахуванням часу, необхідного для прибуття до ТЦК та у разі потреби часу на зворотній шлях;
• невідкладно проінформувати відповідний районний (міський) ТЦК про працівників, які відмовилися від отримання повісток, та працівників, які написали заяви про звільнення;
• забезпечити здійснення контролю за результатами оповіщення та прибуттям призовників до відповідного районного (міського) ТЦК.

Порядок ведення військового обліку на підприємстві: вимоги, відповідальність

Питання перевірки стану організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів доводяться до підприємств не пізніше, ніж за 10 днів до її початку. Перевірити можуть організацію та ведення військового обліку, основні документи, виконання вимог і норм.

Голови комісій (заступники голови комісії), що проводять перевірку, на початку її проведення доводять до відома керівників підприємств плани роботи, а після завершення оголошують результати перевірки, які вносять до журналів обліку результатів перевірки.

Під час перевірки правильності ведення військового обліку ТОВ приділяють увагу таким аспектам:

• наявність структурного підрозділу (посадових осіб), на який (яких) покладається функція з ведення військового обліку;
• стан методологічного та методичного забезпечення заходів військового обліку в ТОВ;
• стан забезпечення оповіщення та прибуття призовників, військовозобов’язаних та резервістів до відповідних районних (міських) ТЦК;
• порядок взяття на персональний військовий облік призовників, військовозобов’язаних та резервістів, прийнятих на роботу (навчання) та дотримання встановлених строків повідомлення районних (міських) ТЦК;
• порядок виключення з персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які звільнені з роботи, та стан дотримання встановлених строків повідомлення районних (міських) ТЦК;
• наявність та стан ведення журналу обліку результатів перевірки стану військового обліку, звіряння їх облікових даних з даними районних (міських) ТЦК;
• організація військового обліку на підприємстві, порядок ведення та зберігання документів з питань військового обліку;
• наявність та стан ведення списків персонального військового обліку, відомості оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів; повнота, актуальність і достовірність облікових даних призовників, військовозобов’язаних та резервістів, внесених до зазначених списків; стан дотримання встановлених строків внесення змін до списків персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів щодо прізвища, власного імені та по батькові (за наявності), реквізитів паспорта громадянина України та паспорта громадянина України для виїзду за кордон, задекларованого/зареєстрованого місця проживання, місця фактичного проживання, сімейного стану, освіти, місця роботи і посади та повідомлення районних (міських) ТЦК про такі зміни;
• організація планування та здійснення звіряння облікових даних списків персонального військового обліку із записами у їх ВОД, а також з обліковими даними, що містяться у картках первинного обліку виконавчих органів сільських, селищних, міських рад (наявність та стан виконання відповідного графіка звіряння);
• стан взаємодії з відповідними районними (міськими) ТЦК, у яких призовники, військовозобов’язані та резервісти перебувають на військовому обліку, щодо строків та способів звіряння даних списків персонального військового обліку, внесення відповідних змін до них, а також щодо оповіщення призовників, військовозобов’язаних та резервістів;
• організація, стан та результати звіряння облікових даних списків персонального військового обліку з обліковими даними відповідних районних (міських) ТЦК (наявність та стан виконання відповідного графіка звіряння);
• стан доведення до призовників, військовозобов’язаних та резервістів Правил військового обліку під особистий підпис під час прийняття на роботу (навчання);
• організація здійснення контролю за виконанням призовниками, військовозобов’язаними та резервістами Правил військового обліку та проведення відповідної роз’яснювальної роботи;
• організація та стан бронювання військовозобов’язаних, які працюють на підприємстві (в тому числі наявність Додатка 5 до Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску «Відомості про трудові відносини осіб та період проходження військової служби»);
• організація та результати усунення недоліків, виявлених під час проведення попередніх перевірок стану військового обліку ТОВ.

Керівники ТОВ, у яких проведено перевірку стану військового обліку, організовують та забезпечують усунення виявлених недоліків. Про вжиті заходи та усунення недоліків зазначені керівники інформують у тридцятиденний строк з дня отримання результатів перевірки керівника органу (підприємства, установи та організації), який проводив перевірку.

Відповідальність за порушення правил військового обліку

Посадові особи підприємств несуть відповідальність за порушення законів про оборону та мобілізацію. Це включає неподання списків громадян до ТЦК, прийняття на роботу призовників і резервістів без військового обліку, невиконання оповіщення призовників про виклик, перешкоджання їх своєчасній явці, несвоєчасне подання документів для ведення військового обліку та неподання відомостей про таких осіб.

Порушення законів про оборону, підготовку до мобілізації та мобілізацію під час особливого періоду карається штрафом. Штрафи за неведення військового обліку на підприємстві:

• для громадян – від 17 000 грн до 25 500 грн;
• для посадових осіб компаній – від 34 000 грн до 59 500 грн.

За порушення, передбачені статтями 210 та 210-1 КУпАП, штраф може бути накладений протягом трьох місяців з дня виявлення, але не пізніше одного року з дня його вчинення. Штраф за відсутність військового обліку на підприємстві не накладається, якщо можна отримати особисті дані призовників, військовозобов’язаних і резервістів через електронні інформаційні системи державних органів.

В статті описано основні аспекти ведення військового обліку на підприємствах, дано перелік документів, необхідних для ведення обліку відповідно до законодавчих вимог. Проте складнощів і нюансів залишається достатньо. Якщо виникли питання, звертайтеся до фахівців компанії БІП, ми з радістю вам допоможемо.

Допомога фахівців у веденні військового обліку

Якщо вам потрібна допомога в організації та веденні військового обліку на підприємстві, ви можете звернутися до наших фахівців. Наші спеціалісти надають повний комплекс послуг з ведення кадрового та військового обліку ТОВ:

1. Перевірка особових справ працівників – проводимо ревізію кадрових документів та формуємо оновлені списки військовозобов’язаних із зазначенням особистих даних, військових звань і кількісного складу. Перевіряємо наявність, правильність військових квитків, забезпечуємо реєстрацію даних в державному електронному сервісі «Резерв+».
2. Аналіз дотримання законодавчих вимог – оцінюємо, наскільки внутрішні документи підприємства відповідають чинним нормам: перевіряємо накази про організацію військового обліку, наявність відповідальних осіб, правильність ведення особових справ. Виявляємо недоліки, виправляємо помилки й налагоджуємо процес згідно з вимогами законодавства.
3. Підготовка внутрішніх документів підприємства – розробляємо повний комплект: накази, інструкції, правила ведення військового обліку, посадові обов’язки відповідальних працівників, журнали обліку, списки та інші супровідні документи.
4. Формування пакету для подання у ТЦК – готуємо необхідну звітну документацію: списки для звіряння, супровідні листи, звіти та інші офіційні форми, включно з документами для бронювання працівників і взаємодії з територіальними центрами комплектування.
5. Підготовка підприємства до перевірок ТЦК і контролюючих органів, супровід комунікації з ТЦК від імені підприємства, підготовка відповідей на офіційні запити, вирішення поточних питань і складнощів.
6. Консультування керівника компанії, працівників з питань організації та ведення військового обліку на підприємстві, відповідальності за невиконання законодавчих вимог, виправлення помилок та будь-яких інших.

Якщо вам потрібна допомога – звертайтесь до спеціалістів БІП за номером телефону, який бачите на сайті, або залишайте заявку!

Джерела, в яких визначено правила ведення військового обліку на підприємстві

• Кодекс України про адміністративні правопорушення № 8074-X від 7.12.1984 р.
• ЗУ «Про мобілізаційну підготовку та мобілізацію» № 3543-XII від 21.10.1993 р.
• ЗУ «Про військовий обов’язок і військову службу» № 2232-XII від 25.03.1992 р.
• Порядок організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затверджений Постановою КМУ №1487 від 30.12.2022 р.
• Порядок проведення призову громадян на військову службу під час мобілізації, на особливий період, затверджений Постановою КМУ № 560 від 16.05.2024 р.

Популярні запитання про правила ведення військового обліку на підприємстві 2025 року

Нижче розглянемо декілька типових питань, які часто отримуємо від клієнтів.

Чи обовʼязково треба вести військовий облік на підприємстві?

Так, облік військовозобов’язаних ведеться на підприємствах, в установах та організаціях. Не вести його можуть лише роботодавці з числа ФОП.

Які законодавчі вимоги встановлено щодо організації військового обліку?

Основний закон про військовий облік на підприємстві – це Постанова Кабміну № 1487, де визначено всі правила й норми.

Чому важливо виконувати всі законодавчі вимоги?

Законом встановлена відповідальність за неведення військового обліку на підприємстві – штрафи, суми яких досягають кількох десятків тисяч гривень.

Як правильно організувати військовий облік в компанії?

Призначити відповідальну особу, розробити всі необхідні документи, взяти військовозобов’язаних працівників на облік, передати пакет документів в ТЦК та регулярно оновлювати дані про робітників. Це якщо дуже коротко, насправді ж організація ведення воєнного обліку на підприємстві передбачає виконання цілої низки завдань.

Чи можете ви допомогти в веденні військового обліку?

Так, ми надаємо повний супровід компаніям і можемо допомогти організувати все. Звертайтесь за номером телефону, який вказаний на сайті, або залишайте заявку на сайті – і менеджер зв’яжеться з вами найближчим часом.

Підписатися на нові статі