Послуга апостилювання документів

Як вище ми зазначали, проставлення апостиля – це процедура легалізації документів, яка здійснюється всіма країнами-учасницями Гаазької конвенції. Тобто, для того, щоб документи вважалися дійсними на території країни, яка доєдналась до конвенції, достатньо проставлення уніфікованого штампу на них в іншій країні-учасниці.

Конвенція стандартизує процес легалізації документів та апостиль дає змогу легко, швидко довести справжність документів, що були видані держустановою країни-учасниці. Додатково проходити процедури консульської чи дипломатичної легалізації документів не потрібно – достатньо штампу, проставленого в Україні. Список країн, які доєднались до умов легалізації документів апостилем, розміщено на сайті Гаазької конвенції.

Серед країн-учасниць є європейські держави, США, Канада, Японія та ін. – всього у переліку вказано понад 120 країн. І для того, щоб підтвердити справжність своїх документів у кожній з них, вам не потрібно проходити довгі процедури легалізації – необхідно просто поставити апостиль.

Порядок проставлення апостиля

В Україні чітко визначений порядок проставлення апостиля. Підтверджувати справжність документів мають право шість державних структур – Державна міграційна служба і Державна податкова служба, а також Міністерство внутрішніх справ, Міністерство юстиції, Міністерство освіти і науки та Міністерство закордонних справ. Кожна з установ апостилює певний вид документів.

Правила проставлення апостиля на офіційних документах чіткі та зрозумілі. Апостиль проставляється на документах, виданих держустановами України, до числа яких належать адміністративні, судові документи, нотаріальні акти, свідоцтва та ін.

Апостиль не проставляється на документах, що посвідчують особу, гарантують певні права чи дозволи: на українських та закордонних паспортах, законах і НПА, військових квитках, дозволах на зброю та ін.

Апостиль на іноземних документах

Звертаємо вашу увагу, що в Україні апостиль на іноземних документах не проставляється – для їх легалізації необхідно звернутися до консульства чи посольство України держави, яка видала ці документи, а потім до МЗС України, або апостилювати. Основна особливість апостилювання в тому, що проставлення штампу здійснюється в країні, держустанова якої видала документ.

Так, наприклад, апостиль на польських документах для України не здійснюється. Щоб легалізувати видані держустановами Польщі документи в Україні, вам потрібно звернутися в консульство чи посольство цієї країни, розташоване в Україні. Або, перебуваючи на території Польщі, зробити апостиль на польських документах для України.

Легалізація документів та апостиль здійснюються на вимогу пред’явника чи особи, що їх підписала. Правильно заповнений апостиль засвідчує справжність підпису особи-підписанта та якість, в якій вона виступала, а також автентичність відбитку штампу чи печатки, що скріпили документ. Водночас відбиток штампа чи печатки і підпис на апостилі засвідчення не потребують.

Коли з’являється необхідність в апостилізації

В яких випадках може бути необхідно апостилювати документи:

• Переїзд до іншої країни на постійне місце проживання – в такому випадку може знадобитися проставлення апостиля на свідоцтві про народження, про шлюб, його розірвання.
• Здійснення угод, пов’язаних з купівлею-продажем нерухомості, бізнесу та ін.
• Вступ на навчання в іноземному виші – в МОН проставляється апостиль на документи про освіту, які можуть запросити іноземні навчальні заклади.
• Працевлаштування в іншій країні – зазвичай в таких випадках апостилюють трудову книжку, документи, що засвідчують наявність трудового стажу та компетенцій.
• Бажання взяти шлюб та зареєструвати його на території іншої держави.

Які документи можна апостилювати

Українські державні установи засвідчують документи відповідно до своєї компетенції – звертатися потрібно до служби або міністерства, в залежності від того, на які документи потрібен апостиль.

Де поставити апостиль на документах та що саме можна засвідчити:

1. Міністерство освіти і науки – засвідчує всі види офіційних документів, ним виданих, а також документів, що видали інші органи, які працюють в сфері освіти та підпорядковуються МОН (здійснює апостиль документів про освіту – дипломів, атестатів, довідок з навчальних закладів тощо).
2. Міністерство внутрішніх справ – приймає на засвідчення документи, які видають МВС та його органи (тут можна поставити апостиль на довідку про несудимість).
3. Міністерство юстиції – ставить апостиль на документах, які видали суди, органи юстиції, державні архіви, нотаріуси (проставлення апостиля відділами ДРАЦС здійснюється на свідоцтвах про шлюб і його розірвання, свідоцтвах про народження, також засвідчуються архівні довідки, витяги з держреєстру актів цивільного стану, судові рішення тощо).
4. Державна податкова служба – апостилює видані нею та територіальними органами ДПС документи (довідки про доходи ФОП, резидентство, відсутність заборгованості).
5. Державна міграційна служба –  може апостилювати документи, видані цією службою та територіальними органами, підрозділами (витяги, довідки з Єдиного державного демографічного реєстру).
6. Міністерство закордонних справ – засвідчує всі інші типи документів.

Найчастіше в Україні апостилюють свідоцтва про народження, одруження, різні документи про освіту (не лише дипломи, але сертифікати і посвідчення про підвищення кваліфікації, що подають Міністерству освіти і науки України), довідки з податкової (про сплату податків, наприклад, щоб уникнути подвійного оподаткування) та ін.

Коли в легалізації українських документів може бути відмовлено

Вище ми вже писали про те, на які документи не можна ставити апостиль. Наразі ж більш детально розглянемо це питання. Апостиль не проставляється на документах:

1. Що були видані не українськими державними установами – наприклад, українці досить часто хочуть поставити апостиль на польських документах для України, проте це треба робити в держорганах Польщі.
2. Оригіналах для посвідчення особистості, трудових книжках, листах, дозволах, нормативно-правових актах.
3. Адміністративного характеру, які стосуються проведення митних, комерційних операцій.

В проставленні апостилю може бути відмовлено, якщо:

• Документ буде використовуватися в країні, яка не є учасницею Гаазької конвенції.
• Документ для апостилювання подано в орган, який не має відповідних повноважень підтвердити його – наприклад, якщо свідоцтво про одруження хочуть апостилювати в МОН, яке апостилює виключно документи, що стосуються сфери освіти і науки.
• Текст не читається через пошкодження, в документі є дописки, виправлення.
• Документ підписаний, написаний олівцем, отриманий факсом.
• Документ не відповідає формі, зразку, вимогам за змістом, порядку розміщення реквізитів та ін., які було погоджено на дату його отримання, не підтверджено особу, яка підписала документ.
• Компетентний орган, в який направляється документ на апостилювання, не отримав зразки відповідних відбитків печаток, підписів, штампів.

Як здійснюється апостилізація документа в Україні

Дія конвенції поширюється на всі країни та стосується офіційних документів, що були видані державними органами. Основна перевага апостилювання – можливість легалізувати документи, перебуваючи ще на території України, а потім використовувати їх за потребою в іншій державі без необхідності відвідувати консульства, дипломатичні установи та ін.

Порядок проставлення апостиля на офіційних документах:

• Для проставлення апостилю потрібно заповнити заяву стандартного зразка.
• Сплачується держзбір, сума якого залежить від заявника (фізична чи юридична особа) та термінів виконання запиту (звичайний або терміновий).
• В компетентний орган подаються оригінали заяви, документа на засвідчення, квитанції про сплату держзбору.
• Для юридичних осіб є ще один етап процедури легалізації документів (апостиль) – потрібно написати лист-звернення зі вказанням необхідних даних про документи, що апостилюються та надсилаються, державу призначення, уповноваженого представника.

Чому апостилізація документа краще консульської легалізації?

Апостилювання від консульської легалізації відрізняється процедурою та певними кроками, які потрібно здійснити для підтвердження справжності документів. Обидві процедури передбачають підтвердження законності документів з метою подальшого їх використання в державних та інших органах іноземної держави.

Наприклад, як апостилізація документів про освіту, так і консульська легалізація дають змогу засвідчити, що диплом чи атестат є справжніми. Проте порядок проставлення апостиля відрізняється від процедури легалізації документів у консульстві.

І звертатися для здійснення дій треба в різні органи. Коли мова йде про апостиль, то звертаються в орган, який видавав документ. Так, Міністерство освіти і науки України проставляє апостиль на документах про освіту. А на свідоцтво про одруження апостиль ставиться в органах ДРАЦС.

Апостиль документів – це спрощена процедура, яка займає менше часу, сил, не передбачає збір значного пакету документів. Перебуваючи на території України, громадяни можуть оплатити послугу, подати заяву на апостиль, надати документ, відправити все поштою – і вже через деякий час отримати апостильований документ.

Для консульської легалізації доведеться звернутися до кількох державних органів, пройти складну процедуру. І законним документ вважатиметься лише на території тієї країни, для якої він легалізувався. Водночас апостилювання легалізує документи для всіх країн-учасниць, які прийняли Гаазьку конвенцію. Здійснили апостилізацію документів про освіту – і потім він може використовуватися за кордоном в Польщі, Чехії, Франції чи Італії, наприклад.

Важливість допомоги досвідченого юриста у проходженні процедури апостилювання

Розгляд заяви та апостиль документів займають від 3 до 20 днів (в залежності від органу, в який подано пакет). Сама процедура не надто складна і за умови звернення до досвідченого юриста та дотримання порядку проставлення апостиля не займе у вас багато часу та сил.

Взявши до уваги всі правила проставлення апостиля, фахівець зорієнтує вас з документами, які необхідно йому надати, швидко все оформить і відправить у відповідну установу. Якщо з’являться додаткові вимоги чи умови – зкомунікує з установою та вирішить всі питання. Після отримання апостильованих документів передасть їх вам.

Звернення до фахівців суттєво підвищує шанси на успішне проходження процедури. Адже ми маємо великий досвід у супроводі процедури апостилювання, знаємо все про порядок проставлення апостиля відділами ДРАЦС, ДПС та ін.

Успішно допомагаємо клієнтам апостилювати довідки про доходи ФОП, довідки про відсутність заборгованості, про резидентство, виписки ФОП/ТОВ, документи актів цивільного стану, нотаріальні документи (свідоцтва про шлюб, розлучення, народження) та ін.

В разі самостійного звернення завжди є ризик неправильного оформлення заяви на апостилізацію документів, невірного визначення міністерства чи служби, до яких потрібно направити пакет. Оригінали та копії документів, подані на апостилювання, мають відповідати низці вимог, недотримання яких також може призвести до відмови у засвідченні.

Якщо подати документи на апостіль у орган, в компетенцію якого не входить засвідчення цього типу документів, вони будуть повернуті без розгляду. В разі невідповідності документів всім вимогам та появи сумнівів щодо їх справжності у апостилі може бути відмовлено. Ситуація особливо прикра, коли у вас залишилось мало часу до від’їзду в іншу країну і кожен день затримки має значення.

Тому ми рекомендуємо делегувати проходження процедури апостилювання ваших документів досвідченим юристам. Звертайтесь до фахівців БІП з будь-якими питаннями та в разі бажання замовити послугу. Ми завжди готові допомогти і надати підтримку у найскладніших ситуаціях!