Трудовий та страховий стаж ФОП для пенсії: як нараховується, що в нього входить, як не втратити

Під час реєстрації ФОП чи в процесі ведення діяльності більшість підприємців рано чи пізно замислюється про пенсійне забезпечення. Наразі в Україні ще мало тих, хто веде підприємницьку діяльність і паралельно відкладає кошти в приватний пенсійний фонд чи іншим способом забезпечує своє майбутнє (купуючи нерухомість, наприклад).

Одні реєструють ФОП після багатьох років роботи за трудовим договором, інші починають працювати «на себе» відразу після закінчення школи або ВНЗ. Проте питання накопичення трудового стажу для нарахування пенсії є актуальним, незалежно від того, скільки років та в якому статусі працює підприємець.

Тому в цій статті ми розглянемо такі поняття, як страховий і трудовий стаж. Розкажемо, що входить в трудовий стаж для пенсії, як нараховується, де можна його перевірити. Також дамо інструкцію з заповнення довідкової декларації по ЄСВ, яка потрібна ФОП в разі необхідності зарахування всього трудового стажу посеред року (для нарахування пенсії, декретних виплат, наприклад).

Що таке трудовий стаж

Спочатку потрібно розібратися, що таке трудовий стаж і чим він відрізняється від страхового. Трудовий стаж – це загальна тривалість часу, протягом якого людина офіційно працювала чи вела іншу діяльність, пов’язану з професійною, про що є записи в її трудовій книжці. До такого стажу можуть входити роки роботи, навчання, служба в армії та ін.

Трудовий стаж включає лише ті роки роботи, навчання та ін., про які роботодавцем внесено записи в трудову книжку. І стосується виключно періодів до 2004 року. Тобто, все, про що є записи в трудовій книжці людини до 1 січня 2004 року, зараховується в трудовий стаж для подальшого обчислення пенсії.

З 1 січня 2004 року було змінено алгоритм зарахування стажу працівникам і з’явився термін «страховий стаж».

Що таке страховий стаж

Поняття «страховий стаж» ввели на законодавчому рівні з 1 січня 2004 року, під час прийняття ЗУ «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування». З цього часу наявність стажу не потребує підтверджуючого запису в трудовій книжці, але передбачає обов’язкову сплату страхових внесків на загальнообов’язкове державне пенсійне страхування в мінімальному розмірі.

Страховий (пенсійний) стаж – це період, коли особа була застрахована у системі загальнообов’язкового державного пенсійного страхування і за неї щомісяця сплачувався єдиний соціальний внесок не менше мінімально встановленого розміру (ст. 24 ЗУ «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування»).

Весь трудовий стаж до 1 січня 2004 року зараховується на основі записів в трудовій книжці. А з 1 січня 2004 року рахують лише страховий стаж – місяці, в які роботодавець за працівника чи сам працівник сплатив ЄСВ в мінімальній сумі (22% від поточної суми мінімальної зарплати в Україні).

Наприклад, якщо ЄСВ сплачений за квітень у сумі 1901,34 грн – цей місяць буде зарахований працівнику чи ФОПу в стаж. Якщо ЄСВ не сплачувався (наприклад, за роки навчання) – такий період в стаж тепер не зараховується.

Що входить до трудового стажу в 2026 році

Незважаючи на те, що з 2004 року правильно було б використовувати термін «страховий стаж», роки роботи для нарахування пенсії все ще продовжують називати «трудовим стажем». Тому і ми тут різниці не робитимемо, але ще раз зазначимо: в стаж до 2004 року враховувалось все, про що є записи в трудовій книжці, з 2004 – лише періоди, за які сплачено мінімальний ЄСВ (22% від МЗП).

Отже, в 2026 році ключовою умовою для формування трудового стажу є сплата ЄСВ в мінімальному розмірі. Наразі він складає 1902,34 грн на місяць (22% від 8647 грн) і сума зміниться лише в разі підвищення розміру мінімальної зарплати. Про умови нарахування, сплати, обліку єдиного соціального внеску детальніше можна ознайомитись в ЗУ про ЄСВ.

Отже, відповідь на запитання про те, чи зараховується навчання в трудовий стаж, залежить від того, коли ви навчались. Якщо до 2004 року – так, зараховується. Якщо після 1 січня 2004 року – ні, період навчання не зараховується в трудовий стаж.

Що враховується в страховий (трудовий) стаж в 2026 році:

1. Робота та інша діяльність до 1 січня 2004 року – зараховується як страховий стаж, якщо є підтвердження, наприклад, записи в трудовій книжці, диплом, військовий квиток, або інші документи.
2. Періоди, за які сплачено ЄСВ (єдиний соціальний внесок) – тобто, офіційна робота, коли ФОП або роботодавець за працівника сумлінно платили внески не менше мінімальної суми. Це основна умова для зарахування стажу, згідно із законодавством, з 1 січня 2004 року.
3. «Соціальні періоди», які зараховуються незалежно від роботи – відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами (декрет), період догляду за дитиною до трьох років, отримання допомоги з безробіття, лікарняні, допомога внаслідок нещасного випадку на виробництві, період отримання пенсії за інвалідністю.

Що не входить до трудового стажу

До страхового стажу не включаються такі періоди:

• Коли людина фактично працювала, але без офіційного оформлення трудових відносин. Відповідно, за неї не сплачували єдиний соціальний внесок (ЄСВ).
• Якщо роботодавець не здійснив сплату ЄСВ або перерахував його в меншому розмірі, ніж визначено законом. Якщо не в повному розмірі – місяць зараховується відповідно до фактичної сплати (наприклад, заплатили не 1902,34 грн, а 476 грн – буде зараховано 0,25 місяця).
• Час навчання у вищому чи середньому спеціальному закладі після 2004 року, адже з цього періоду стаж враховується лише за умови сплати внесків.
• Робота за цивільно-правовими договорами, укладеними до 2016 року.
• Періоди, які неможливо підтвердити через помилки або відсутність записів у трудовій книжці.
• Зайнятість за кордоном у державі, з якою Україна не підписала угоду про зарахування страхового стажу.

Як перевірити трудовий стаж в ПФУ

Якщо ви найманий працівник і хочете перевірити, чи ваш роботодавець сплачував за вас ЄСВ, ви можете звернутися до місцевого органу ПФУ. Також можна перевірити свій трудовий стаж онлайн, на сайті. Або через портал Пенсійного Фонду України (ПФУ) замовити довідку ОК-7. В ній будуть відображені місяці, за які за вас було сплачено ЄСВ та всі суми внеску.

Варто зазначити, що наразі компанії-роботодавці звітують про суми нарахованої та виплаченої заробітної плати, а також нарахованих і сплачених податків з цих сум раз на місяць, ФОП – кожен квартал.

Після подання звітності підприємством в податкову має пройти певний час, орієнтовно 10 робочих днів, щоб ці дані зафіксував собі ПФУ і вже після цього, якщо ви замовите довідку, дані будуть відображатись.

Тому довідка про трудовий (страховий) стаж може містити дані з деяким «запізненням». Раніше, коли відомості про нараховані суми зарплати й податків, ЄСВ подавали раз на 3 місяці, в довідці відображалась інформація з ще більшим запізненням. Проте наразі дані оновлюються швидше.

Що ж до ФОП, то тут оновлення даних може бути з великим запізненням, до 3 місяців (через квартальну звітність).

Як перевірити трудовий стаж в Дії: покрокова інструкція

Щоб отримати довідку про трудовий та страховий стаж ОК-7 в Дії, необхідно:

• Зайти на портал державних послуг Дія.
• Авторизуватися зі своїм КЕП, Дія.Підпис або ж через Bank ID.
• Знайти в лівому куті сторінки розділ «Каталог послуг».
• Перейти в підрозділ «Пенсії, пільги та допомога».
• Вибрати зі списку «Довідка ОК-7».
• Натиснути на «Отримати довідку».
• Через деякий час довідка з’явиться в особистому кабінеті.

Зарахування трудового стажу ФОП в Україні

Якщо ви працюєте не як найманий працівник, а здійснюєте підприємницьку діяльність, тобто є фізичною особою-підприємцем (ФОП), ваші страхові внески також будуть відображені в довідці ОК-7. Але тут є нюанс, що стосується оновлення даних про трудовий стаж.

Коли ви працюєте як ФОП, то сплачуєте внесок щоквартально, а звітуєтесь по сумах нарахованого, сплаченого ЄСВ раз на рік. Тобто, податок ви сплачуєте раз на 3 місяці, а от сума нарахування буде відображена вже після подання річної звітності, в якій заповнюється Додаток 1 по ЄСВ.

Відповідно в електронному кабінеті платника податків ці суми сплати ЄСВ будуть відображатись як переплата. А в довідці ОК-7 не буде відображено сум взагалі до моменту звітування та рознесення отриманої інформації ПФУ.

І виходить, що якщо ви хочете перевірити трудовий стаж в лютому чи червні 2026 року, наприклад, то побачите дані лише за грудень попереднього року. А ЄСВ за весь 2026 рік буде зарахований аж після подання річної декларації (термін може бути різним в залежності від того, на якій системі, групі ви перебуваєте).

Як не втратити стаж ФОП посеред року

Для більшості ФОП таке запізнення з оновленням інформації по ЄСВ не спричиняє проблем. Адже трудовий (страховий) стаж все одно зараховується, просто пізніше. І потім, під час нарахування пенсії, він не буде втрачений. А що робити тим, хто вже в поточному році оформлює пенсію чи хоче отримати декретні виплати, наприклад?

Адже людина оформлює документи для нарахування пенсії в перші дні після дня народження та виповнення певної кількості років. Зазвичай це 60 років, але може бути 55 (якщо пенсія пільгова) або більше в разі, коли не вистачає страхового стажу. І це завжди якась рандомна дата – 5 серпня, 20 вересня, 11 листопада, наприклад.

Як бути підприємцям в таких випадках? Адже якщо ФОП замовить довідку про трудовий стаж (в Дії чи на сайті ПФУ) в будь-який день 2026 року, наприклад, в ній буде відображено стаж лише по грудень 2025 року включно. Бо ж інформація про ЄСВ за 2026 рік зафіксується тільки після подання декларації за цей рік.

Чи якщо треба оформити декретні виплати, які нараховують жінкам-ФОП лише за умови сплати ЄСВ? Адже вони теж не зможуть побачити своїх внесків за поточний рік до подання річного звіту та зарахування ЄСВ за весь рік. В таких випадках треба подавати довідкову декларацію.

Подання довідкової декларації для зарахування ЄСВ для трудового стажу ФОП

Довідкову декларацію можна подати через електронний кабінет платника податків на сайті ДПС. Для цього потрібно:

1. Перейти у розділ «Введення звітності».
2. Вибрати період – рік та місяць, в якому виходимо на пенсію або в якому наступає страховий випадок.
3. Обов’язково вибрати декларацію з приміткою «довідкова».
4. В тілі звітності заповнити (перевірити) тільки загальну інформацію, ПІБ, адресу, назву податкової, місяць та рік, КВЕДи.
5. Проставити в шапці дві позначки – «звітна» та «додаткова».
6. Показники не заповнювати, крім суми ЄСВ.
7. Проставити позначку про те, що додаємо додаток по ЄСВ.
8. В додатку по ЄСВ в шапці також обов’язково поставити позначку «звітна» та «довідкова».
9. Податковий звітний період – це місяць, коли наступає страховий випадок (якщо простими словами, то це місяць відкриття лікарняного листка або місяць, в якому особа буде виходити на пенсію).
10. В 5 рядку «Тип форми» обов’язково проставити позначку «х» відповідно до своєї потреби.

*Якщо подаємо довідкову декларацію для того, щоб зарахувався стаж для отримання соціальної виплати, ставимо позначку «призначення матеріального забезпечення, страхових виплат». Якщо подаємо довідкову декларацію для того, щоб зарахувався стаж для виходу на пенсію, ставимо позначку «призначення пенсії».

1. В 7 рядку підтягує наш основний КВЕД.
2. В 8 рядку «Період перебування на спрощеній системі» проставити період, за який нам потрібно показати нарахування ЄСВ (під час перебування на спрощеній системі).

*Наприклад, якщо ФОП здійснює діяльність протягом 2026 року (зареєстрований до 2026 року на спрощеній системі або з січня 2026 року) та якщо страховий випадок починається в червні, в такому випадку проставляємо з 01.01.2026 року (або дата реєстрації січня 2026 року) по 30.06.2026 року. Але якщо ми заповнюємо для виходу на пенсію, тоді в такому випадку «по» заповнюємо дату до подання заяви на отримання пенсію.

1. В рядку 8.1 «Код застрахованої особи» поставити для ФОП-«спрощенців» 6. Як саме заповнювати рядок 8, можна ознайомитись в роз’ясненні податківців.
2. Далі треба заповнити табличну частину – місяці, в яких відображаємо нарахування ЄСВ.
3. Після заповнення зберегти, підписати та відправити декларацію.

Після прийняття звітності, через деякий час, при замовленні довідки ОК-7 з’являться суми.

Що потрібно знати про довідкову декларацію

1. Довідкова декларація, яку ФОП подає для своєчасного зарахування трудового стажу, не замінює основний звіт і не звільняє від обов’язку подавати річну звітну декларацію з додатком по ЄСВ у визначені законом строки.
2. Юридична сила – попри те, що у довідковій декларації відсутні показники доходу, вона вважається офіційним документом і має таку ж юридичну силу, як і звичайна звітна декларація.
3. Відповідність даних – інформація, зазначена у довідковій декларації, повинна збігатися з показниками, які пізніше будуть відображені у звітній декларації за той самий період.

Ми розглянули основні особливості нарахування трудового стажу в Україні та правила подання довідкової декларації ФОП для зарахування ЄСВ. Якщо у вас залишились запитання чи потрібна допомога – звертайтесь до наших фахівців за вказаним на сайті номером телефону чи залишайте заявку у вікні нижче і менеджер з вами зв’яжеться для обговорення деталей.

Популярні запитання про трудовий, страховий стаж, ЄСВ для ФОП

Нижче розглянемо кілька актуальних аспектів та дамо короткі відповіді на запитання, які регулярно отримуємо від клієнтів.

Що таке трудовий, страховий стаж?

Трудовий стаж – це всі роки роботи та навчання, внесені в трудову книжку працівника. Зараховуються в повному обсязі за умови, що були внесені до 1 січня 2004 року. З 2004 року для нарахування пенсій зараховується страховий стаж – період часу, за який працівник чи його роботодавець, ФОП сплачували єдиний соціальний внесок у мінімальній суми чи більше.

Яка мінімальна сума ЄСВ повинна бути сплачена для нарахування трудового стажу?

Для зарахування 1 місяця страхового стажу ФОП чи роботодавець за працівника сплачує ЄСВ в сумі не менше 22% від мінімальної зарплати, встановленої на цей місяць. Наприклад, щоб стаж за червень 2026 року зарахувався, треба заплатити за цей місяць не менше 1902,34 грн (22% від 8647 грн).

Що зараховується в трудовий стаж в 2026 році?

В трудовий стаж в 2026 році зараховуються місяці офіційної роботи, за які сплачувався ЄСВ, а також періоди лікарняних, отримання пенсії по інвалідності, декрету, відпустки по догляду за дитиною до 3 років та ін.

Чи входить в трудовий стаж навчання до 2004 року?

Так, в трудовий стаж входять періоди праці та навчання до 2004 року.

Чи входить в трудовий стаж навчання в ПТУ, університеті після 2004 року?

Ні, не входить. Після 2004 року в трудовий стаж зараховуються лише місяці, за які був сплачений ЄСВ чи які відносяться до так званих «соціальних відпусток» (лікарняні, декрет тощо).

Як можна перевірити трудовий стаж онлайн?

Щоб перевірити трудовий стаж онлайн, треба зайти в особистий кабінет на сайті ПФУ. Також можна подати заяву на отримання довідки ОК-7 – там же, на порталі Пенсійного Фонду України. Можна отримати дані про трудовий стаж в Дії – замовивши на порталі довідку ОК-7.

Підписатися на нові статі