Термін дії документів з торговельного, банківського, судового реєстрів по юридичній особі в Україні

Зміст

З кожним роком реєстрація бізнесу в Україні стає все більш простою та швидкою. Завдяки розвитку інформаційних технологій і активній цифровізації всіх аспектів життя українців наразі здійснення різних реєстраційних дій може проводитися в онлайн-режимі, часто займає не більше години-двох вільного часу.

Проте деякі дії, все ж, передбачають виконання низки важливих вимог та потребують фахової допомоги. Одним з досить складних процесів є відкриття ТОВ і особливо у випадках, якщо компанія має засновників нерезидентів.

В цій статті ми розглянемо певні аспекти реєстрації юридичної особи з іноземними засновниками та детально поговоримо про терміни дії документів з різних реєстрів, що стосуються функціонування компанії.

Особливості реєстрації ТОВ з іноземним засновником

Реєстрація ТОВ з іноземним засновником завжди була складною процедурою та вимагала прискіпливого ставлення до вимог стосовно переліку, оформлення документів від іноземної компанії та терміну дії їх на території України.

Перед реєстрацією ТОВ з іноземним засновником-юридичною особою необхідно підготувати пакет документів:

Протокол (рішення) щодо прийняття рішення створення компанії на території України.
Виписка, витяг або ж будь-який інший документ з судового, банківського, торговельного чи іншого реєстру, який може підтвердити факт реєстрації компанії-нерезидента в тій державі, де вона наразі знаходиться. В певних країнах це можуть бути різні документи – свідоцтво про місцезнаходження чи реєстрацію, про акціонерів або бенефіціарних власників, статут та ін.
Нотаріальна копія паспорту бенефіціарного власника юрособи-нерезидента, який володіє в статутному капіталі часткою більше 25% акцій.
Нотаріальна довіреність на представника, який буде підписувати документи в Україні від засновника-нерезидента.

Вимоги до оформлення документів від засновника юридичної особи-нерезидента досить прості. Всі документи (рішення, протоколи, свідоцтва, паспорт бенефіціарного власника, статут, довіреність) мають бути апостильовані. А от проставлення апостилю також потребує правильного заповнення заяви, збору документів, дотримання процедури.

Бувають ситуації, в яких необов’язково засвідчувати справжність документів апостилем. Так, Гаазька конвенція (яка визначає правила проставлення апостилю) вказує, що процедуру апостилювання можна не здійснювати в разі, якщо правила, судова практика чи закони країни, в якій видано документ, відміняють чи спрощують цю процедуру, звільняючи документ від вимоги легалізації. Також сюди можна віднести ситуацію наявності угоди між кількома країнами щодо здійснення таких процедур.

Якщо пояснювати цю норму простими словами, то апостилювання не є обов’язковим тоді, коли між Україною й іншими договірними країнами укладено двосторонній договір щодо надання правової допомоги, ведення співробітництва та ін. Тоді можна апостиль не ставити.

Термін дії документів реєстрів, що були видані іншими державами

Тепер давайте поговоримо про термін дії документів, що були видані на території юридичної особи-нерезидента. Раніше при державній реєстрації ТОВ з іноземним засновником юридичною особою-нерезидентом державні або приватні реєстратори спокійно приймали документи від такої юрособи за умови, що вони були видані протягом 6 (шести) місяців до моменту відкриття ТОВ в Україні.

Але з вересня 2024 року вступили в силу зміни до Закону України №755-ІV про держреєстрацію юридичних, фізосіб та ФОП, ГО. В ньому вказано, що виписка, витяг або будь-який інший документ з банківського, торговельного, судового та ін. реєстрів, який використовується для підтвердження реєстрації юрособи з числа нерезидентів в державі її місцезнаходження, має певний термін дії.

У п. 15.13-1 вищевказаний закон встановлює, що така виписка чи витяг (або інший документ з вищевказаних реєстрів) мають бути видані максимум за місяць до дня подання на державну реєстрацію чи проведення будь-яких інших реєстраційних дій.

Тобто, тепер за місяць необхідно встигнути:

Отримати документ в країні реєстрації юрособи-нерезидента.
За необхідності апостилювати його, після чого передати оригінал в Україну.
Далі потрібно перекласти такий документ на українську мову з нотаріальним засвідченням.
Подати реєстратору для державної реєстрації створення ТОВ або проведення будь-яких змін, припинення юрособи.

Також діють відповідні терміни дії нотаріальних копій паспортів бенефіціарних власників. Нотаріальне засвідчення або засвідчення з використанням засобів кваліфікованого електронного підпису копій документів, які потрібні для засвідчення особи, що є кінцевим бенефіціарним власником компанії, має бути здійснене максимум за 90 днів до дня подання відповідного документа для реалізації дій з державної реєстрації (п. 17.22 Закону).

Таким чином, реєстрація бізнесу в Україні з іноземним засновником вимагає ретельного планування та дотримання терміну дії документів відповідно до вимог і норм чинного українського законодавства.

Чому варто звертатися до фахівців за необхідності здійснення реєстраційних дій

Якщо вам потрібна допомога в здійсненні будь-яких реєстраційних дій з компанією, в якій засновник юридична особа-нерезидент, ми рекомендуємо одразу звертатися до професійних юристів. Адже тільки за наявності профільних знань і чималого досвіду можна гарантувати, що буде дотримано порядок реєстрації ТОВ: всі документи подані вчасно, оформлені правильно та у чіткій відповідності до норм законів.

Наразі в Україні діють досить чіткі та зрозумілі правила щодо реєстрації юросіб, проте, як бачимо, вони стають більш суворими. І часто саме через незнання всіх нюансів чи нездатність виконати основні дії швидко наші клієнти отримують відмову у проведенні реєстраційних дій.

Адже, наприклад, досить складно швидко отримати документ з реєстру іншої країни, потім подати його на апостилювання (зібравши відповідний пакет документів та заповнивши заяву на проставлення апостилю), найти того, хто їх правильно перекладе, а потім подати українському держреєстратору.

Інколи процедура апостилювання може зайняти тривалий термін, в інших випадках на збір документів чи їх переклад витрачається чимало часу. А термін дії документів з реєстрів складає всього один місяць. І в разі протермінування потрібно буде починати все з початку, а це додаткові витрати не лише часу, але й коштів.

Водночас підтримка досвідченого юриста стане гарантією успішного виконання всіх реєстраційних дій та звільнить вас від бюрократичних проблем. Звертайтесь до наших фахівців за юридичною консультацією за вказаним на сайті номером телефону чи через форму зворотного зв’язку. Ми завжди готові допомогти та відповісти на всі ваші запитання!