Первинні документи ФОП 2 і 3 групи у 2026 році

Зміст

Щоразу нашим клієнтам ми нагадуємо про важливість підготовки та зберігання первинних документів. Багато підприємців нехтують цим правилом або просто не розуміють, які саме документи в них мають бути в наявності.

В цій статті ми проаналізуємо, які ж первинні документи повинні мати і зберігати ФОП на 2 та 3 групах спрощеної системи оподаткування. Також коротко розглянемо установчі документи ФОП – часто клієнти запитують нас про них і хотілося б трохи детальніше зупинитися на питанні.

Що таке первинні документи ФОП?

Перш за все, слід почати з визначення поняття первинних документів, для цього звернемося до ЗУ «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні». Згідно зі ст. 1 цього Закону, первинний документ є документом, що містить відомості про господарську операцію.

Крім того, визначення первинного документу міститься і в Положенні про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку. Згідно з цим нормативним актом, первинний документ – це документ, створений у письмовій або електронній формі, в якому містяться відомості про господарські операції.

Якщо говорити простою мовою, то первинний документ – це будь-який акт чи товарна накладна, банківська виписка або рахунок, що містять інформацію про отримання чи витрату підприємцем коштів. Тобто, всі документи, в яких певним чином відображені фінансові операції, пов’язані з підприємницькою діяльністю, можуть вважатися первинними документами.

І в даному випадку неважливо, про яку форму власності бізнесу чи систему/групу оподаткування йде мова. Первинні документи ФОП 2 групи нічим не відрізняються від документів 3 групи чи аналогічних виписок, актів, рахунків підприємця на загальній системі чи компанії. І правила їх формування та зберігання законодавчі акти встановлюють для всіх однакові.

Що таке установчі документи ФОП

На практиці підприємці інколи плутають первинні з установчими документами ФОП. І це некоректно. Установчими називаються базові документи, необхідні для функціонування бізнесу. У ТОВ це статут, але можуть бути й інші – в них вказані всі основні дані про компанію, структура власності, розподіл часток, механізм управління та інші важливі відомості.

Що ж стосується фізичних осіб, то у них немає статуту, але є підтвердження реєстрації підприємницької діяльності. Так, установчі документи ФОП 2-3 групи обмежуються випискою з ЄДР та з реєстру платників єдиного податку.

Для чого потрібні установчі документи

Виписка з ЄДР є доказом дійсності реєстрації бізнесу, може використовуватися під час взаємодії з контрагентами та ін. Витяг з реєстру платників єдиного податку також інколи може знадобитися для підтвердження статусу.

Зазвичай дані з таких установчих документів ФОП не вказуються в договорах та первинних документах – для їх складання достатньо основних даних про підприємця (ПІБ, РНОКПП, адреса, контакти).

Отже, установчі документи ФОП – це документи, які підтверджують статус підприємця. Виписка з ЄДР – факт реєстрації та легальності підприємницької діяльності, витяг з реєстру платників єдиного податку – перебування ФОП на спрощеній системі.

А первинні – це документи, які формуються під час діяльності ФОПа та проведення ним різних фінансових операцій. І їх якраз формують самі підприємці та контрагенти. Ці документи потрібні для підтвердження фінансових операцій, є основою для формування податкової звітності, їх може запитати ДПС, банк. Тому нижче розглянемо основні вимоги щодо складання «первинки».

Вимоги до первинних документів

Перелік обов’язкових реквізитів, що повинні міститися в первинних документах, можна знайти у вже згадуваному ЗУ «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», і виглядає він наступним чином:

назва самого документа;
дата його складання;
найменування суб’єкта господарювання, від імені якого складено відповідний документ;
зміст та обсяг господарської операції;
відповідальна за здійснення господарської операції особа;
особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції (відповідно до ст. 9 ЗУ «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»).

Саме ці дані обов’язково повинні мати всі первинні документи ФОП 3 групи, 2 групи та інших суб’єктів господарювання.

Які документи необхідно зберігати ФОП?

З точки зору законодавства наче все зрозуміло, але на практиці у підприємців часто постає питання: які ж повинен зберігати ФОП 2-3 групи первинні документи? Це важливо знати, адже під час перевірки ДПС може запитати їх для підтвердження фінансових операцій і за відсутності накласти штрафи, визнати проведені операції недійсними.

Слід знати, що отримання доходу ФОП може оформлювати наступними первинними документами:

банківською випискою;
видатковою накладною;
актами приймання-передачі наданих послуг;
інвойсами;
фіскальним чеком касового апарату (РРО/ПРРО).

Особливості роботи з документами

Важливим моментом для ФОП є зберігання банківської виписки, за умови, що у виписці чітко прописані всі обов’язкові реквізити та вірно вказані призначення платежів. Тому, коли виставляєте рахунок для свого клієнта, контролюйте вірне зазначення призначення платежу і пам’ятайте, що ви повинні мати відповідні КВЕДи для отримання доходу.

Форма первинних документів

У разі отримання оплати готівкою за товар або послугу, ФОП 2 чи 3 групи первинні документи може сформувати у різній формі. Він повинен виписати товарний чек або розрахункову квитанцію, яка в обов’язковому порядку має бути фіскалізована через РРО/ПРРО (крім випадків, передбачених ст. 9 Закону про РРО).

Щодо форми первинних документів, вони можуть бути складені в паперовій або в електронній формі (відповідно до п. 2.1 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку).

Акт приймання-передачі чи інвойс?

Якщо підприємець надає послуги, одним із первинних документів в такому випадку буде акт приймання-передачі наданих послуг. Акт приймання-передачі підтверджує факт і якість наданих послуг та фіксує обсяг робіт, їх вартість, відсутність або наявність претензій клієнта та ін.

Крім того, первинним документом також може бути правильно складений інвойс (при наданні послуг іноземному замовникові), що актуально для ФОП 3 групи. За умови сплати такого інвойсу можна не складати акт, цього документу буде достатньо для підтвердження операції.

Правильне вказання товарів

Звертаємо увагу, що слід перевіряти, який саме товар вказується як реалізований у первинних документах. Потрібно за цим стежити, щоб не виявилося, що оприбутковується один товар, а реалізується – інший товар. Адже, якщо з’ясується, що ви реалізовуєте товар, який не купували (у вас по такому товару немає прибуткової документації), то у перевіряючих з’являться питання щодо походження такого товару.

Як бачимо, первинна документація ФОП залежить від особливостей вашої підприємницької діяльності. Адже кожен бізнес і ситуація індивідуальні. Наприклад, якщо ви ФОП на 3-й групі і здійснюєте надання послуг контрагентам з інших країн – вашим первинним документом може слугувати інвойс, якщо він містить всі обов’язкові реквізити первинного документу, визначені законодавством.

Які помилки часто допускають підприємці під час формування первинної документації ФОП

Розповсюджені помилки щодо первинних документів, які допускають підприємці:

Невідповідність інформації у документах зареєстрованим видам діяльності підприємця – поширена і груба помилка, яка може призвести до анулювання підприємця платником єдиного податку. Ваші первинні документи мають відповідати зареєстрованим видам діяльності (кодам КВЕД), адже саме первинний документ підтверджує отриманий вами дохід. А у разі отримання доходу без зареєстрованого виду діяльності інспектор може анулювати ваш статус платника єдиного податку.
Відсутність обов’язкових реквізитів – часто ФОП 2, 3 груп первинні документи формують у довільній формі, без вказання визначених законом даних, що може призвести до визнання їх недійсностими.
Незбереження первинних документів – їх відсутність може призвести до штрафних санкцій та інших наслідків. Ви маєте складати та зберігати первинну документацію протягом мінімум 3 років (а часто – довше) на випадок перевірки контролюючих органів.

Наслідки відсутності первинних документів

За незбереження первинних документів, на підставі яких здійснювався облік доходів, до фізичних осіб-підприємців – платників єдиного податку першої і другої груп та платників єдиного податку третьої групи, які не є платниками ПДВ, застосовуються штрафи відповідно до п. 121.1 ст. 121 ПКУ.

Штрафи за відсутність первинних документів

Незабезпечення платником податків зберігання первинної документації ФОП з питань обчислення і сплати податків та зборів протягом установлених ст. 44 ПКУ строків їх зберігання тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 1020 гривень.

Ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 2040 гривень.

Під час перевірки інспектор може вимагати від ФОП 2, 3 групи первинні документи, які підтверджують не лише отримані доходи, але й понесені витрати. Ці документи потрібні, щоб з’ясувати, чи не порушує підприємець обмеження, передбачені ПКУ для платників єдиного податку за видами діяльності та переліком товарів, які заборонені для реалізації. А також, чи виконав ФОП свої обов’язки як податкового агента.

Інші наслідки невиконання вимог

Бували випадки, що відсутність первинної документації ФОП загрожувала платнику анулюванням єдиного податку, адже податкова не могла встановити факт здійснення продажу підприємцем тих видів товарів, що відповідають видам діяльності (кодам КВЕД) підприємця. І походження товару. То ж до формування і зберігання первинних документів ФОП 2 і 3 групи потрібно ставитися дуже відповідально.

Якщо ви маєте питання щодо первинної документації або будь-яких інших бухгалтерських, юридичних послуг для вашого ФОП, звертайтесь до команди БІП за вказаним на сайті номером телефону чи через форму зворотного зв’язку. Ми з радістю допоможемо!