Первинні документи у ФОП: що необхідно знати

Первинні документи ФОП (фізичної особи-підприємця) – це документи, які відображають фінансово-господарські операції підприємця. Вони є основою для ведення бухгалтерського обліку та підтвердження доходів і витрат. До первинних документів можуть належати:

1. Рахунки-фактури – документи, що підтверджують факт придбання товарів чи послуг.
2. Касові чеки – підтвердження розрахункових операцій через касові апарати.
3. Товарні накладні – документи, що підтверджують передачу товару від постачальника до покупця.
4. Акти виконаних робіт або наданих послуг – підтверджують факт виконання робіт чи надання послуг.
5. Банківські виписки – відображають рух коштів на банківських рахунках ФОП.
6. Квитанції та ордери – підтверджують отримання або видачу коштів.

Для чого потрібні первинні документи ФОП?

Первинні документи мають зберігатися відповідно до законодавчих вимог і використовуються для складання податкової звітності та інших бухгалтерських документів.

Згідно з пунктом 1 статті 44 Податкового кодексу України (ПКУ), для цілей оподаткування ФОП повинні вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, бухгалтерських регістрів, фінансової звітності та інших документів, що стосуються розрахунку і сплати податків. Забороняється включати до податкової звітності дані, які не підтверджені документами.

Відповідно до пункту 1 статті 296 ПКУ, ФОП на спрощеній системі оподаткування першої і другої груп та ФОП третьої групи, які не є платниками ПДВ, ведуть облік доходів у довільній формі шляхом помісячного відображення отриманих доходів. Однак це не означає, що вони можуть ігнорувати первинні документи або оформляти їх неправильно. Необхідно дотримуватися вимог щодо складання та зберігання первинних документів.

Згідно з пунктом 2.3 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, первинні документи повинні містити обов’язкові реквізити, такі як посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення, особистий підпис або інші дані, що дозволяють ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні операції.

Формати первинних документів ФОП

Первинні документи можуть бути як паперові, так і в електронному вигляді. Первинні документи, створені в електронному вигляді, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг. Згідно пп. 2.4 Положення документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою. Електронний підпис накладається відповідно до ЗУ «Про електронні документи та електронний документообіг» і відповідно до статті 6 накладанням електронного підпису та/або електронної печатки завершується створення електронного документа. Також, можна застосовувати при оформленні первинних документів факсимільного відтворення підпису у порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства.

Терміни зберігання первинних документів

1. Зберігання документів: ФОП повинні зберігати документи та інформацію, пов’язані з виконанням вимог законодавства, щонайменше 1095 днів. Цей строк рахується з дня подання податкової звітності чи іншої звітності, для якої використовуються ці документи.

2. Продовження строку зберігання: якщо ФОП перебуває за межами України безперервно понад 183 дні або під час дії мораторію на перевірки, строк зберігання документів продовжується. Наприклад, через карантин і воєнний стан в Україні діє мораторій на перевірки з 18 березня 2020 року до 1 грудня 2023 року (для ФОП 1-ї та 2-ї групи до 1 грудня 2024 року).

3. Штрафи за порушення: якщо ФОП не зберігає первинні документи протягом встановлених строків, на нього накладається штраф у розмірі 1020 грн. Якщо порушення повторюється протягом року, штраф збільшується до 2040 грн.

4. Типові строки зберігання документів: згідно з переліком типових документів, більшість документів потрібно зберігати 5 років. Однак документи з кадрових питань та оплати праці потрібно зберігати 75 років.

Звичайно, кожен ФОП має свою специфіку, тому потрібно брати до уваги й інші нормативні акти відповідно до діяльності. Якщо виникли питання, звертайтеся до фахівців компанії БІП і ми вам допоможемо.

Джерела

1. Податковий кодекс України від 2 грудня 2010 року № 2755-VI
2. ЗУ «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16 липня 1999 року № 996-XIV
3. ЗУ «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22 травня 2003 року № 851-IV
4. Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку , затв. Наказом МФУ 24.05.1995  № 88
5. Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затв. Наказом Мінюсту 11.11.2014  № 1886/5
6. Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затв. Наказом Мінюсту 17 квітня 2012 р. № 571/20884
7. https://lv.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/print-737706.html
8. https://ck.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/print-431446.html

Ірина Лелет

Підписатися на нові статі