Отпуск за свой счет, ежегодный отпуск и больничный в Д1: как заполнить приложение Д1 за октябрь

Работник в месяце работал, был в ежегодном отпуске, брал дни за свой счет и болел? В Д1 на него будет несколько строк, а дни в трудовых отношениях ставят только в одной. Так определяет Порядок, утвержденный приказом Минфина от 13.01.2015 № 4 (в редакции приказа от 07.05.2026 № 243). Отчет за октябрь юрлица подают до 20 ноября 2026 года.

Напомним, общие правила отчета мы разбирали в статье об Объединенном отчете по НДФЛ, ВС и ЕСВ для юрлиц в 2026 году. Ниже – только ситуация «смешанного» месяца, на которой бухгалтеры чаще всего ошибаются.

Сколько строк Д1 нужно на одного работника

Порядок прямо разрешает несколько записей в Д1 на одно лицо, если в месяце начислены выплаты за текущие, будущие (отпускные, декретные) и прошлые (больничные) периоды (разд. II Порядка № 4). Поэтому для нашей ситуации строк будет три.

• Зарплата за отработанные дни. Код категории застрахованного лица «1» (для работника с инвалидностью – «2»), код типа начислений не ставим.
• Отпускные за ежегодный отпуск. Та же категория, в графе 09 код типа начислений «10».
• Больничные. Отдельная строка с категорией «29» («лица, получающие пособие по временной нетрудоспособности»), для работника с инвалидностью – «36».

Отпуск за свой счет отдельной строки не имеет (за него ничего не начислено), так что показываем только количество его дней.

Количество календарных дней пребывания в трудовых отношениях при наличии нескольких строк указывают только в одной, а именно в той, где есть сумма зарплаты. А вот дней в трудовых отношениях ставим все календарные дни месяца, когда человек был в штате (в октябре – 31), вместе с отпуском, больничным и днями за свой счет, ведь трудовой договор в эти дни не прекращался.

Количество дней без сохранения заработной платы – это календарные дни отпуска без сохранения зарплаты. Это количество пишем в той же строке с зарплатой.

Как заполнить Д1 за октябрь 2026 года на примере

Работник ООО с окладом 24 000 грн в октябре 2026 года имел такой график: 1–7 октября работал (5 из 22 рабочих дней октября), 8–10 октября отпуск за свой счет (3 календарных дня), 11–17 октября больничный (7 дней), 18–31 октября ежегодный отпуск (14 дней). Отпускные и больничные начислены в октябре. Для простоты возьмем одинаковую среднедневную зарплату 800 грн и для отпускных, и для больничных (на деле их считают по разным правилам) и стаж, дающий 100 % оплаты больничных.

• Зарплата – 24 000 / 22 × 5 = 5 454,55 грн.
• Отпускные – 800 × 14 = 11 200 грн.
• Больничные – 800 × 7 = 5 600 грн (первые 5 дней, 4 000 грн, оплачивает работодатель, остальное, 1 600 грн, – Пенсионный фонд).

Итого база ЕСВ за октябрь – 22 254,55 грн, ЕСВ 22 % – 4 896,00 грн. База больше минимальной зарплаты (8 647 грн), поэтому доплаты до минимального взноса нет. Для месяца с днями без сохранения зарплаты порядок такой доплаты дополнительно уточняет Инструкция Минфина № 449 – советуем свериться с ней.

Больничный на границе месяцев и доплата до минимального ЕСВ

Суммы больничных показывают в поле того месяца, за который их начислили, и только в сумме, приходящейся на этот месяц. Больничный с 27 октября по 5 ноября, начисленный в ноябре, в Д1 за ноябрь даст две строки с категорией «29» – одну с месяцем 10.2026 (дни и сумма за 27–31 октября), вторую с месяцем 11.2026.

Бывает, что из-за болезни зарплата за прошлый месяц оказалась меньше минимальной. Для этого Порядок предусматривает код типа начислений «13» (разница между минимальной и фактической зарплатой). За предыдущий месяц его применяют лишь в отдельных случаях, в частности когда больничные за предыдущие месяцы начислены в текущем. Само требование доплаты – из ч. 5 ст. 8 Закона о ЕСВ (если база не превышает минимальную зарплату, взнос считают с минималки). В 2026 году минимальный взнос составляет 8 647 × 22 % = 1 902,34 грн. Исключения из этого правила (например, для совместителей и работников с нефиксированным рабочим временем) прописаны в той же части закона.

Показывать ли в Д1 дни неоплачиваемого больничного

Отдельной нормы о днях болезни без выплаты Порядок № 4 не содержит. Он говорит лишь о суммах, начисленных за дни болезни: их показывают отдельными строками с категорией «29». Поэтому, по нашей оценке, если листок нетрудоспособности есть, но пособие по нему не начислено (например, болезнь пришлась на отпуск за свой счет), строки с кодом «29» и дней болезни в Д1, скорее всего, не будет. Дни в трудовых отношениях в строке с зарплатой при этом остаются полными, а дни отпуска без сохранения показываем как есть.

Официального разъяснения ГНС именно по этому вопросу мы не нашли. Поэтому советуем держать под рукой приказ об отпуске, номер электронного листка нетрудоспособности и решение комиссии по соцстрахованию об отказе в оплате – это объяснит расхождение дней, если налоговая пришлет запрос.

Посчитать Д1 для «смешанного» месяца и подать отчет вовремя поможет наша услуга подачи отчетности ООО.

Частые вопросы

Нужна ли отдельная строка Д1 для отпуска за свой счет?

Нет. Начислений за него нет, поэтому количество календарных дней такого отпуска ставим в строке с зарплатой, где есть и дни в трудовых отношениях.

Где указать дни в трудовых отношениях, если строк несколько?

Только в строке с суммой заработной платы. Отпускные и больничные идут без этих дней.

Какой код категории ставить для больничных в Д1?

«29» для работников на общих основаниях и «36» для работающих лиц с инвалидностью (приложение 1 к Порядку № 4).

До какого числа подать Налоговый расчет за октябрь 2026 года?

Юрлица подают его в течение 20 календарных дней после окончания месяца, то есть до 20 ноября 2026 года. ФЛП-работодатели отчитываются ежеквартально, в течение 40 дней после окончания квартала.