Кадровый учет на предприятии. Особенности ведения в ООО, ФЛП: требования, сложности, лайфхаки

Содержание

Вопрос ведения кадрового учета у ФЛП, ООО является одним из самых сложных, ведь требует от предпринимателя профессиональных знаний и опыта, наличия свободного времени, готовности разбираться во всех законодательных нюансах. Учет кадров предполагает необходимость выполнения значительного объема задач в четком соответствии с установленными нормами.

Правильное оформление приказа о приеме на работу и увольнении, формирование больничных и декретных, начисление зарплаты, подача отчетности в ГНС – все это сопровождается целым рядом документов и требований КЗоТ, НКУ, других НПА. В то же время, штрафы за нарушения в сфере трудового законодательства и некорректное ведение кадрового учета в ООО, ФЛП являются одними из самых высоких.

Поэтому мы всегда рекомендуем предпринимателям уделять серьезное внимание этому вопросу и не игнорировать правила ведения кадрового делопроизводства, организации трудовых отношений. Если у ФЛП, ООО есть наемные работники, он автоматически приобретает статус работодателя, который требует выполнения всех соответствующих обязательств, предусмотренных кадровым учетом.

Каких именно – рассмотрим ниже. Разберемся с тем, что такое кадровый учет, когда его необходимо вести ФЛП, ООО, какие законы регулируют эту сферу, какие документы нужно формировать в рамках ведения учета кадров. Также уделим внимание определенным нюансам, особенностям организации электронного делопроизводства, дадим несколько советов для упрощения процесса организации трудовых отношений.

Что такое кадровый учет у ФЛП, ООО?

Кадровый учет – это комплекс мероприятий, которые проводятся в процессе ведения трудовых отношений с наемными работниками и предусматривают:

оформление кадровых документов – приказов о приеме на работу, листов начисления зарплаты, отчетов в ГНС об уплаченных за работников налогах, больничных и т.п.;
организация работы – в соответствии со штатным расписанием, должностными инструкциями, графиками отпусков и др.;
контроль и анализ – численности работников, выполнения норматива о трудоустройстве лиц с инвалидностью, ведения военного учета кадров в ООО;
предоставление работникам комфортных и безопасных условий труда;
соблюдение основных требований и правил, установленных законодательством, которые могут предусматривать выполнение дополнительных задач (обучение сотрудников, возмещение при производственных травмах и др.).

Если коротко и простыми словами, то кадровый учет у ФЛП, ООО – это все, что касается наемных работников и сопровождается документально: от приема на работу до момента увольнения. В зависимости от специфики бизнеса, сферы деятельности, формы собственности (ФЛП или ООО), масштабов перечень задач, что входят в учет кадров на предприятии, может отличаться.

Обычно в ведение кадрового делопроизводства входит:

Оформление документов при приеме на работу сотрудника (трудовой договор, приказ), его перемещении, увольнении, поездке в командировку, уходе в отпуск (обычный, декретный), на больничный, на пенсию и т.д.
Ведение личных дел всех сотрудников, заполнение их трудовых книжек.
Создание и ведение штатного расписания, правил внутреннего трудового распорядка, осуществление учета рабочего времени, создание графиков отпусков, должностных инструкций, приказов и другой кадровой документации с целью регулирования процесса трудовой деятельности, организации отношений между работодателем и наемным работником.
Расчет и начисление заработной платы, сумм удержанных налогов, выплат отпускных, больничных, декретных, премий и т.д.
Ежемесячная подача налогового расчета в ГНС, формирование отчетности для ПФУ, Фонда соцзащиты людей с инвалидностью, Центра занятости, других контролирующих органов.
Ведение военного учета на предприятии – в соответствии с установленными правилами и нормами.

Основная цель выполнения всех этих задач – соблюдение требований действующего законодательства. Кроме того, качественный учет кадров на предприятии дает понимание затрат на рабочий ресурс ФЛП или ООО и особенностей его распределения, позволяет находить пути повышения эффективности управления. Кадровый учет играет одну из важнейших ролей для стабильности и успешности бизнеса как на этапе его становления, так и в процессе ведения деятельности.

С другой же стороны, своевременное и правильное выполнение всех этих задач позволяет ФЛП и ООО обезопасить себя от штрафов от контролирующих органов во время проверок, от недоразумений с работниками и судебных исков, связанных с неисполнением норм действующего законодательства, нарушением прав наемных работников.

Когда кадровый учет является обязателеным для ООО и ФЛП

Кадровый учет в ООО является обязательным. Ведь в момент регистрации компании в учредительных документах указывается директор – а это уже один наемный работник, для которого нужно создавать документы, вести учет рабочего времени, начислять зарплату, платить налоги и выполнять все другие задачи.

Не вести кадровый учет ФЛП может только при условии, что он работает самостоятельно. То есть, если собственник бизнеса (на которого осуществлена государственная регистрация ФЛП) ведет его сам, предоставляя услуги или продавая товары, он не выполняет все вышеперечисленные обязанности. Уплачивает налоги с дохода, перечисляет единый социальный взнос (ЕСВ) за себя и подает декларацию в установленные НКУ сроки.

Оформление больничных или декретного, обычного отпуска как такового у ФЛП нет. Хотя декретные выплаты при условии регулярной уплаты ЕСВ женщина-ФЛП может получить – более подробно об этом можете почитать по ссылке или обратиться к нашим специалистам за консультацией, расчетом выплат.

Но вернемся к отпускам. Предприниматель может взять паузу продолжительностью один месяц в год или в связи с нетрудоспособностью (больничным более 30 дней) и не платить налоги. Только при условии, что у предпринимателя нет наемных работников – и, соответственно, не ведется кадровый учет в ФЛП, нет обязанности платить зарплату, удерживать налоги, подавать отчет по работникам в ГНС.

Однако здесь есть свои нюансы. ЕСВ платить все равно придется. А именно «налоговые каникулы» нужны только «упрощенцам» 1-2 группы. Потому, что ФЛП на общей системе и «упрощенцы» 3 группы уплачивают налоги с полученного дохода и если его нет, то и так могут не перечислять суммы в бюджет. Здесь все просто и отдельно оформлять ничего не надо.

Но не все физические лица предприниматели могут нанимать работников:

ФЛП на общей системе налогообложения, 3 группе прощенной – можно принимать на работу любое количество человек.
ФЛП на упрощенной системе 1 группы – не имеет права нанимать людей, работает самостоятельно.
2 группа единого налога – может нанимать максимум 10 человек.

Основные требования к ведению кадрового учета на предприятии: у ООО и ФЛП

Как выше мы уже отметили, кадровый учет в ФЛП, ООО, любой организации или учреждении должен вестись в четком соответствии с установленными законом правилами. Несмотря на то, что требования к ведению кадрового делопроизводства на предприятии содержатся в значительном количестве кодексов, законов, нормативно-правовых актов, очень важно соблюдать все статьи и нормы.

Поэтому учет кадров вести без подготовки и профессиональных знаний довольно сложно. Ведь мало изучить требования КЗоТ, НКУ, законы об оплате труда или отпуске и др., уделить внимание порядкам, приказам, перечням. Нужно еще и следить за законодательными изменениями в кадровом учете, которые вносят обновления в формы документов, правки в статьи и нормы, регламентируют выполнение тех или иных задач.

Каким основным аспектам следует уделить внимание: изучение законов и четкое соблюдение их требований; своевременность и правильность начисления, выплаты зарплаты работникам, а также подача отчетности в контролирующие органы (ГНС, ПФУ, Фонд соцзащиты лиц с инвалидностью и др.); соблюдение на месте работы правил охраны труда и норматива трудоустройства лиц с инвалидностью.

Законы, которые регулируют кадровый учет в ФЛП, ООО

Все правила и требования по кадровому учету на предприятии (у ФЛП, ООО) изложены в ряде законов и нормативно-правовых актов, порядков и т.п., которые регламентируют различные аспекты организации взаимодействия между работодателем и наемным работником. Основные из них:

КЗоТ – кодекс законов о труде, в котором содержатся основные требования в сфере организации трудовых отношений.
ЗУ «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» – регламентирует ведение кадрового учета во время действия в Украине военного положения.
ЗУ «Об отпусках» – подает правила и требования касательно обеспечения работников отпуском при ведении трудовой деятельности.
НКУ – вмещает нормы, касающиеся налогообложения средств, выплаченных наемному работнику, подачи отчетности в ГНС.
ЗУ «Об оплате труда» – в нем изложены все основные требования к осуществлению расчетов, проведению оплаты работы и т.д.
Приказ №1000/5 – содержит основные требования и правила формирования, хранения кадровой документации на предприятии.

Также дополнительно информацию о разных отдельных аспектах можно найти в других НПА и документах. Например, в Классификаторе профессий ДК 003:2010 помещен актуальный перечень профессий, установленных для них квалификационных требований. Сроки хранения документов, что формируются в рамках ведения кадрового учета в ООО (юридического лица), представлены в Перечне №578/5.

Особенности начисления и уплаты ЕСВ указаны в законе о ЕСВ, ведения военного учета на предприятии или трудоустройства лиц с инвалидностью – в соответствующих законах и дополнениях, правках к ним. Точный перечень требований к ведению учета кадров, документации в ФЛП, ООО зависит от многих факторов.

И если вам сложно во всем разобраться, вы можете обратиться к нашим специалистам за юридической, бухгалтерской консультацией. Или же передать полностью кадровый учет ООО, ФЛП нам на аутсорс, существенно сэкономив собственные время, ресурсы, средства.

Какие составляющие входят в ведение кадрового учета ФЛП, ООО-работодателей

Кадровый учет, прежде всего, предусматривает документальное сопровождение трудовых отношений между работодателем (ФЛП, ООО) и наемным работником. Кадровая документация – это все документы, касающиеся принятия человека на работу, перевода на другую должность, увольнения, обучения, аттестации, отправки в командировку, повышения квалификации или пенсионного обеспечения.

Во время принятия на работу сотрудника создается соответствующий приказ, с ним заключается трудовой договор, формируется учетная карточка, вносятся данные в электронный реестр или трудовую книжку и т.д. При увольнении также создается приказ, может оформляться дополнительная кадровая документация (это уже зависит от предприятия, должности, обязанностей).

Выход работника в отпуск сопровождается рядом документов (заявление, приказ), производится по заранее созданному графику. Перевод на другую должность также производится на основе заявления, требует формирования приказа, при необходимости дополнительных договоров и соглашений. А еще кадровая документация на предприятии создается в случае премирования, наложения выговоров, командировок и любых других действий, ситуаций во время ведения трудовых отношений.

Кадровый учет в ООО предусматривает обязательное наличие штатного расписания компании с отражением ее структуры, числа работников, отделов, размеров заработной платы, других важных данных. Должен вестись табель учета рабочего времени каждого работника с фиксацией отработанных часов и дней, причин в случае отсутствия его на рабочем месте.

Дополнительно в процессе ведения кадрового учета в ФЛП, ООО необходимо правильно оформлять больничные, декретные, создавать по необходимости справки с места работы и пр., что предусматривает кадровое делопроизводство.

Создание, подача отчетности в ГНС и другие органы контроля

Одна из важнейших составляющих кадровой документации – это отчетность. Отчетность в ГНС подают все работодатели из числа ФЛП и ООО, ведь выступают в статусе налогового агента для наемных работников. Поэтому в их обязанности входит уплата налогов в бюджет и отчет перед ГНС о начисленных суммах зарплаты, удержанных сборов, перечисленного ЕСВ.

Налоговый расчет за наемных работников в 2026 году подается ежемесячно. Каждый месяц до 20 числа ООО и ФЛП должны подавать отчет в ГНС, показывая выплаченные работникам суммы средств и удержанные из этих сумм сборы в течение предыдущего месяца. Например, за начисленные зарплату и налоги за апрель нужно подать отчет до 20 мая, за май – до 20 июня и так далее ежемесячно.

Также законом могут быть предусмотрены дополнительные отчеты для других органов. Так, кадровый учет на предприятиях (ООО) в 2026 году может включать формирование ежемесячного (ежеквартального) отчета 1-ПВ «Отчет по труду», предоставление отчетов по заработной плате по отдельным профессиям, информации о задолженности, условиях труда, уровне спроса на рабочую силу, трудоустройстве лиц с инвалидностью и т.д.

Военный учет кадров в ООО

Требования касательно ведения военного учета по работникам в ФЛП отсутствуют. А вот юридические лица (ООО) должны вести военный учет, если в компании работают военнообязанные или мужчины призывного возраста. Работодатель должен вести контроль и отчетность состояния пригодных к службе работников, техники, транспортных средств, которые в случае необходимости могут использоваться для ВСУ.

Для ведения военного учета ООО необходимо назначить ответственное лицо, создать должностную инструкцию, приказ. Это может быть отдельный работник или исполняющий обязанности по совместительству. Перечень задач в рамках ведения военного учета немалый – это и формирование, утверждение правил, личные карточки, организация собственно учета (списков военнообязанных работников, анализ документов, контроль), предоставление информации в местный РТЦК о числе работников, изменении их состава, любых изменениях и т.д.

Требования регламентированы ЗУ №3633-ІХ и Постановлением КМУ №563, штрафы за нарушение требований большие, поэтому данному вопросу нужно уделить максимум внимания. Или обратиться к нашим специалистам – мы в БИП предоставляем услуги сопровождения ведения военного учета ООО, помогая компаниям вовремя и правильно выполнять все обязательства.

Нюансы, особенности ведения учета кадров работодателем

Организуя кадровый учет на предприятии, у ФЛП, также следует учитывать ряд важных аспектов. Специалист, что имеет дело с документами, должен соблюдать все нормы в сфере защиты персональных данных сотрудников. Конфиденциальность защищена на законодательном уровне, работник имеет право не разглашать определенные данные (о вероисповедании, политических взглядах и др.).

За персоналом нельзя следить во время ведения трудовой деятельности, запрещено без разрешения прослушивать разговоры по телефону, нарушать тайну переписки (касается и электронных писем также), проводить другие запрещенные действия для сбора информации о работниках. Вся кадровая документация на предприятии должна надежно храниться, быть защищенной от распространения и попадания в руки третьих лиц.

Во время действия режима военного положения в Украине и военных действий очень важно обеспечить защиту кадровой документации от уничтожения или потери. Для этого целесообразно проводить регулярный аудит бумажных документов, сканировать копии или полностью перейти на электронный документооборот. ЗУ об организации учета в условиях военного положения сделано целый ряд послаблений для тех ФЛП и ООО, что работают на территориях временно оккупированных, где ведутся боевые действия.

В определенных сферах деятельности могут быть свои особенности учета кадров касательно контроля отработанных часов, графика, штатного расписания. Важно следить за тем, чтобы наемные работники не работали больше, чем ограничено законом, имели адекватный график работы, который не вредил бы их здоровью.

Отдельные требования установлены для кадрового учета на предприятии со сложными, вредными условиями труда. Есть свои особенности в учете сезонных, временных работников и т.п.

Организуя кадровый учет ФЛП, ООО, важно следить за выполнением норматива относительно трудоустройства лиц с инвалидностью. Если коротко, то каждый работодатель, имеющий 8 и более наемных работников, должен принять на работу 1 человека с инвалидностью. Если работников больше 25 – 4% от общеучетного количества.

Также в обязанности работодателя входит обеспечение лица с инвалидностью комфортным рабочим местом, выполнение всех законодательных требований по предоставлению льгот, оформлению отпусков и т.д. Подробнее о принятии на работу лиц с инвалидностью и правилах ведения кадрового учета в ФЛП, ООО в таком случае вы можете почитать по ссылке.

Кадровые документы: нужно ли вести бумажные трудовые книжки на предприятии

Ведение бумажных трудовых книжек сейчас не является обязательным. Все данные ПФУ постепенно цифровизирует, переводя в электронный формат. И сегодня работодатель может принимать на работу без трудовой, не вести ее во время трудовой деятельности работника, своевременно внося данные в электронный реестр застрахованных лиц Госреестра общеобязательного госсоцстрахования и получая из него информацию при необходимости.

Оформление трудовых книжек не является обязательным. Однако ст. 48 КЗоТ определяет, что если работник требует внести данные в его бумажную книжку или оформить ее – работодатель должен это делать.

И все трудовые, которые были на хранении у работодателя (в ООО обычно, ФЛП не хранят у себя) раньше, пока так у него и хранятся, а к 10 июня 2026 года (когда ПФУ завершит формирование электронного реестра) все трудовые будут розданы работникам. Получить их можно и раньше по заявлению работника.

Ответственность ФЛП, компании за нарушение правил ведения учета кадров

Ответственными за ведение кадрового учета являются: ФЛП-работодатель, директор ООО или же руководитель либо работник отдела управления персоналом (отдел кадров) на предприятии. Часто на мелких предприятиях функции ведения кадрового учета возложены на бухгалтеров.

Но мы всегда рекомендуем клиентам уделить достаточно внимания этому вопросу, ведь соблюдение действующего законодательства во всех сферах ведения деятельности является важным, а в трудовых отношениях – тем более. Что нужно знать:

Надзор за правильностью ведения кадрового учета у ФЛП, ООО и соблюдением всех прав работников работодателем осуществляет Гоструда, также могут проводить проверки центр занятости, фонд соцстрахования.
Ответственность за нарушения может быть: дисциплинарной (увольнение или выговор), материальной (взыскание ущерба за нарушение в ситуациях незаконного увольнения, нарушения условий оплаты и др.), административной (достаточно высокие штрафы), уголовной (ст. 172-175 УКУ). Так, например, уголовная ответственность может быть наложена в случае дискриминации лиц с инвалидностью.
В настоящее время во время действия военного положения плановые проверки Гоструда не проводятся. Но проверить правильность и своевременность ведения кадрового учета в ФЛП, ООО, оформление работников и другие аспекты могут в случае наличия на то оснований. Детальнее о проверках Гоструда можете почитать в нашей статье по активной ссылке.
За выявленные нарушения налагается штраф, но если устранить проблемы в сроки, указанные в предписании проверяющего, можно избежать финансовых санкций.

Преимущества и правила ведения кадрового учета в электронном формате

Наиболее эффективным решением сейчас является электронный учет кадров, что позволяет упростить процесс, автоматизировать выполнение определенных задач, систематизировать документы и централизованно их хранить. Особенно актуален электронный документооборот в условиях военного положения, когда очень важно иметь возможность надежно хранить документы и иметь доступ к ним онлайн.

Мы уже писали о преимуществах и особенностях электронного документооборота для предпринимателей, найти статью вы можете по активной ссылке. Сейчас же кратко представим основные законодательные правила и аспекты.

Украинское законодательство разрешает ведение кадрового делопроизводства и вообще формирование, использование, хранение документов в электронном формате. Сейчас электронные документы приравниваются к бумажным и имеют такую же юридическую силу. А КЭП по действию ничем не отличается от обычной подписи, сделанной рукой.

Сферу регулирует профильный закон об электронном документообороте. Все требования касательно организации ЭДО представлены в Порядке №1886/5. А ЗУ «Об электронных доверительных услугах» устанавливает правила применения электронной подписи (КЭП). Также регулируют ЭДО другие акты и порядки.

Основные преимущества электронного учета кадров:

Надежное хранение, защита от потери, повреждения, что особенно актуально в условиях военного положения.
Простой доступ к документам для всех сотрудников – круглосуточно, без географических ограничений.
Возможность систематизировать бухгалтерию, отчетность, кадровую документацию. Это уменьшает расход ресурсов на поддержание актуальности сведений, поиск нужного документа.
Легкое редактирование, копирование, создание документов.
Удобство и оперативность взаимодействия – отправлять и подписывать документы можно онлайн, что, опять же, важно в условиях ведения боевых действий, воздушных тревог и проч.

Закон поддерживает перевод документов в цифровой формат – так, в 2021 году начали цифровизировать данные о трудовой деятельности (требование касательно внесения информации в Госреестр общеобязательного госсоцстрахования вместо бумажных трудовых, например). Поэтому вести электронный учет кадров в 2026 году можно без каких-либо ограничений.

Несколько советов и лайфхаков для упрощения процесса ведения кадрового делопроизводства в ООО, ФЛП

Какие решения могут повысить эффективность учета кадров в ООО, ФЛП:

Переход на электронный документооборот.
Создание архива и использование при необходимости готовых шаблонов документов.
Систематизация документов и папок – хранение по сферам, отделам, срокам, проставление специальных тегов и меток.
Использование специальных сервисов для создания, хранения, систематизации документов в рамках ведения кадрового учета на предприятии – в 2026 году представлен огромный выбор программ.
Привлечение сотрудников к ЭДО – чтобы подписывали, обменивались документами онлайн.
Регулярный аудит – систематизация и проверка архивов, обновление форм документов, анализ текущих законодательных изменений и приведение кадровой документации в соответствие.
Передача ведения кадрового делопроизводства на аутсорс – выгодное и эффективное решение, что позволит работодателю вообще не затрагивать вопросы учета кадров и иметь уверенность в правильности, своевременности выполнения всех задач.

Наши специалисты предоставляют услуги по ведению кадрового учета ООО, ФЛП и имеют значительный опыт сотрудничества с украинскими предпринимателями. Вы можете полностью передать кадровую документацию своего бизнеса специалистам или сформировать пакет из нескольких отдельных услуг. Такое решение гарантирует существенную экономию средств на оплате услуг штатного работника, высокий уровень качества обслуживания и отсутствие каких-либо проблем в процессе ведения трудовых отношений.

Для обсуждения условий сотрудничества и расчета стоимости обращайтесь к нашему менеджеру по номеру телефона, что указан на сайте или оставляйте свои контакты в окне заявки и мы с вами свяжемся в ближайшее время.