Кадровий облік на підприємстві. Особливості ведення в ТОВ, ФОП: вимоги, складнощі, лайфхаки

Питання ведення кадрового обліку у ФОП, ТОВ є одним із найскладніших, адже потребує від підприємця фахових знань і досвіду, наявності вільного часу, готовності розбиратися у всіх законодавчих нюансах. Облік кадрів передбачає необхідність виконання значного обсягу завдань у чіткій відповідності до встановлених норм.

Правильне оформлення наказу про прийом на роботу і звільнення, формування лікарняних і декретних, нарахування зарплати, подання звітності до ДПС – все це супроводжується цілою низкою документів і вимог КЗпП, ПКУ, інших НПА. Водночас штрафи за порушення в сфері трудового законодавства та некоректне ведення кадрового обліку у ТОВ, ФОП є одними з найвищих.

Тому ми завжди рекомендуємо підприємцям приділяти серйозну увагу цьому питанню та не ігнорувати правила ведення кадрового діловодства, організації трудових відносин. Якщо у ФОП, ТОВ є наймані працівники, він автоматично набуває статусу роботодавця, що накладає вимогу виконувати всі відповідні зобов’язання, передбачені кадровим обліком.

Які саме – розглянемо нижче. Розберемося з тим, що таке кадровий облік, коли його необхідно вести ФОП, ТОВ, які закони регулюють цю сферу, які документи треба формувати в межах ведення обліку кадрів. Також приділимо увагу певним нюансам, особливостям організації електронного діловодства, дамо кілька порад для спрощення процесу організації трудових відносин.

Що таке кадровий облік у ФОП, ТОВ?

Кадровий облік – це комплекс заходів, які проводяться в процесі ведення трудових відносин з найманими працівниками та передбачають:

• оформлення кадрових документів – наказів про прийом на роботу, листів нарахування зарплати, звітів до ДПС про сплачені за робітників податки, лікарняних тощо;
• організація роботи – відповідно до штатного розпису, посадових інструкцій, графіків відпусток та ін.;
• контроль і аналіз – чисельності працівників, виконання нормативу про працевлаштування осіб з інвалідністю, ведення військового обліку кадрів у ТОВ;
• надання робітникам комфортних і безпечних умов праці;
• дотримання основних вимог і правил, встановлених законодавством, що можуть передбачати виконання додаткових завдань (навчання співробітників, відшкодування в разі виробничих травм та ін.).

Якщо коротко і простими словами, то кадровий облік у ФОП, ТОВ – це все, що стосується найманих працівників і супроводжується документально: від прийому на роботу до моменту звільнення. В залежності від специфіки бізнесу, сфери діяльності, форми власності (ФОП чи ТОВ), масштабів перелік завдань, що входять в облік кадрів на підприємстві, може відрізнятися.

Зазвичай у ведення кадрового діловодства входить:

1. Оформлення документів під час прийому на роботу працівника (трудовий договір, наказ), його переміщення, звільнення, поїздки у відрядження, виходу у відпустку (звичайну, декретну), на лікарняний, на пенсію тощо.
2. Ведення особових справ усіх співробітників, заповнення їх трудових книжок.
3. Створення та ведення штатного розпису, правил внутрішнього трудового розпорядку, здійснення обліку робочого часу, створення графіків відпусток, посадових інструкцій, наказів та іншої кадрової документації з метою регулювання процесу трудової діяльності, організації відносин між роботодавцем та найманим працівником.
4. Обчислення і нарахування заробітної плати, сум утриманих податків, виплат відпускних, лікарняних, декретних, премій та ін.
5. Щомісячне подання податкового розрахунку до ДПС, формування звітності для ПФУ, Фонду соцзахисту людей з інвалідністю, Центру зайнятості, інших контролюючих органів.
6. Ведення військового обліку на підприємстві – відповідно до встановлених правил і норм.

Основна мета виконання всіх цих завдань – дотримання вимог чинного законодавства. Крім того, якісний облік кадрів на підприємстві дає розуміння витрат на робочий ресурс ФОП чи ТОВ і особливостей його розподілу, дозволяє знаходити шляхи підвищення ефективності управління. Кадровий облік відіграє одну з найважливіших ролей для стабільності й успішності бізнесу як на етапі його становлення, так і в процесі ведення діяльності.

З іншого ж боку, своєчасне та правильне виконання всіх цих завдань дає змогу ФОП і ТОВ убезпечити себе від штрафів від контролюючих органів під час перевірок, від непорозумінь з працівниками та судових позовів, пов’язаних з невиконанням норм чинного законодавства, порушенням прав найманих робітників.

Коли кадровий облік є обов’язковим для ТОВ і ФОП

Кадровий облік у ТОВ є обов’язковим. Адже в момент реєстрації компанії в установчих документах зазначається директор – а це вже один найманий працівник, для якого потрібно створювати документи, вести облік робочого часу, нараховувати зарплатню, сплачувати податки та виконувати всі інші завдання.

Не вести кадровий облік ФОП може лише за умови, що він працює самостійно. Тобто, якщо власник бізнесу (на якого здійснена державна реєстрація ФОП) веде його сам, надаючи послуги чи продаючи товари, він не виконує всіх вищезазначених обов’язків. Сплачує податки з доходу, перераховує єдиний соціальний внесок (ЄСВ) за себе і подає декларацію у встановлені ПКУ терміни.

Оформлення лікарняних чи декретної, звичайної відпустки як такої у ФОП немає. Хоча декретні виплати за умови регулярної сплати ЄСВ жінка-ФОП може отримати – більш детально про це можете почитати за посиланням або звернутися до наших фахівців по консультацію, розрахунок виплат.

Але повернімось до відпусток. Підприємець може взяти паузу тривалістю один місяць на рік або у зв’язку з непрацездатністю (лікарняним більше 30 днів) і не платити податки. Лише за умови, що у підприємця немає найманих працівників – і, відповідно, не ведеться кадровий облік у ФОП, немає обов’язку сплачувати зарплатню, утримувати податки, подавати звіт по робітниках до ДПС.

Проте тут є свої нюанси. ЄСВ сплачувати все одно доведеться. А от саме «податкові канікули» потрібні лише «спрощенцям» 1-2 групи. Бо ФОП на загальній системі і «спрощенці» 3 групи сплачують податки з отриманого доходу і якщо його немає, то і так можуть не перераховувати суми в бюджет. Тут все просто і окремо оформлювати нічого не треба.

Але не всі фізичні особи підприємці можуть наймати робітників:

• ФОП на загальній системі оподаткування, 3 групі прощеної – можна приймати на роботу будь-яку кількість осіб.
• ФОП на спрощеній системі 1 групи – не має права наймати людей, працює самостійно.
• 2 група єдиного податку – може наймати максимум 10 осіб.

Основні вимоги до ведення кадрового обліку на підприємстві: у ТОВ і ФОП

Як вище ми вже зазначали, кадровий облік у ФОП, ТОВ, будь-якій організації чи установі повинен вестися у чіткій відповідності до встановлених законом правил. Незважаючи на те, що вимоги до ведення кадрового діловодства на підприємстві вміщено у значній кількості кодексів, законів, нормативно-правових актів, дуже важливо дотримуватися всіх статей і норм.

Саме тому облік кадрів вести без підготовки та фахових знань досить складно. Адже мало вивчити вимоги КЗпП, ПКУ, закони про оплату праці чи відпустку та ін., приділити увагу порядкам, наказам, перелікам. Потрібно ще й слідкувати за законодавчими змінами у кадровому обліку, які вносять оновлення у форми документів, правки у статті й норми, регламентують виконання тих чи інших завдань.

Яким основним аспектам потрібно приділити увагу: вивчення законів та чітке дотримання їх вимог; своєчасність і правильність нарахування, виплати зарплати робітникам, а також подання звітності до контролюючих органів (ДПС, ПФУ, Фонд соцзахисту осіб з інвалідністю та ін.); дотримання на місці роботи правил охорони праці та нормативу працевлаштування осіб з інвалідністю.

Закони, які регулюють кадровий облік у ФОП, ТОВ

Всі правила та вимоги щодо кадрового обліку на підприємстві (у ФОП, ТОВ) викладені в низці законів та нормативно-правових актів, порядків тощо, які регламентують різні аспекти організації взаємодії між роботодавцем і найманим працівником. Основні з них:

1. КЗпП – кодекс законів про працю, в якому вміщено основні вимоги в сфері організації трудових відносин.
2. ЗУ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» – регламентує ведення кадрового обліку під час дії в Україні воєнного стану.
3. ЗУ «Про відпустки» – подає правила й вимоги щодо забезпечення працівників відпусткою під час ведення трудової діяльності.
4. ПКУ – вміщує норми, що стосуються оподаткування коштів, виплачених найманому працівнику, подання звітності до ДПС.
5. ЗУ «Про оплату праці» – в ньому викладено всі основні вимоги до здійснення розрахунків, проведення оплати роботи та ін.
6. Наказ №1000/5 – вміщує основні вимоги й правила формування, зберігання кадрової документації на підприємстві.

Також додатково інформацію про різні окремі аспекти можна знайти в інших НПА і документах. Наприклад, в Класифікаторі професій ДК 003:2010 вміщено актуальний перелік професій, встановлених для них кваліфікаційних вимог. Терміни зберігання документів, що формуються в межах ведення кадрового обліку у ТОВ (юридичної особи) подані в Переліку №578/5.

Особливості нарахування та сплати ЄСВ вказані у законі про ЄСВ, ведення військового обліку на підприємстві чи працевлаштування осіб з інвалідністю – у відповідних законах і доповненнях, правках до них. Точний перелік вимог до ведення обліку кадрів, документації у ФОП, ТОВ залежить від багатьох факторів.

І якщо вам складно у всьому розібратися, ви можете звернутися до наших фахівців по юридичну, бухгалтерську консультацію. Або ж передати повністю кадровий облік ТОВ, ФОП нам на аутсорс, суттєво зекономивши власні час, ресурси, кошти.

Які складові входять у ведення кадрового обліку ФОП, ТОВ-роботодавців

Кадровий облік насамперед передбачає документальний супровід трудових відносин між роботодавцем (ФОП, ТОВ) і найманим працівником. Кадрова документація – це всі документи, що стосуються прийняття людини на роботу, переведення на іншу посаду, звільнення, навчання, атестації, відправки у відрядження, підвищення кваліфікації чи пенсійного забезпечення.

Під час прийняття на роботу працівника створюється відповідний наказ, з ним укладається трудовий договір, формується облікова картка, вносяться дані до електронного реєстру чи/та трудової книжки тощо. При звільненні також створюється наказ, може оформлюватися додаткова кадрова документація (це вже залежить від підприємства, посади, обов’язків).

Вихід працівника у відпустку супроводжується низкою документів (заява, наказ), здійснюється за заздалегідь створеним графіком. Переведення на іншу посаду також проводиться на основі заяви, потребує формування наказу, за необхідності додаткових договорів і угод. А ще кадрова документація на підприємстві створюється в разі преміювання, накладення доган, відряджень і будь-яких інших дій, ситуацій під час ведення трудових відносин.

Кадровий облік у ТОВ передбачає обов’язкову наявність штатного розпису компанії з відображенням її структури, числа працівників, відділів, розмірів зарплати, інших важливих даних. Має вестися табель обліку робочого часу кожного робітника з фіксацією відпрацьованих годин і днів, причин в разі відсутності його на робочому місці.

Додатково в процесі ведення кадрового обліку у ФОП, ТОВ необхідно правильно оформлювати лікарняні, декретні, створювати за необхідності довідки з місця роботи та ін., що передбачає кадрове діловодство.

Створення, подання звітності в ДПС й інші органи контролю

Одна з найважливіших складових кадрової документації – це звітність. Звітність до ДПС подають всі роботодавці з числа ФОП і ТОВ, адже виступають в статусі податкового агента для найманих працівників. Тому в їх обов’язки входить сплата податків в бюджет і звітування перед ДПС про нараховані суми зарплати, утриманих зборів, перерахованого ЄСВ.

Податковий розрахунок за найманих працівників в 2026 році подається щомісячно. Кожен місяць до 20 числа ТОВ і ФОП мають подавати звіт до ДПС, показуючи виплачені працівникам суми коштів та утримані з цих сум збори впродовж попереднього місяця. Наприклад, за нараховані зарплатню та податки за квітень треба подати звіт до 20 травня, за травень – до 20 червня і так далі щомісячно.

Також законом можуть бути передбачені додаткові звіти для інших органів. Так, кадровий облік на підприємствах (ТОВ) в 2026 році може включати формування щомісячного (щоквартального) звіту 1-ПВ «Звіт з праці», надання звітів по заробітній платі за окремими професіями, інформації про заборгованість, умови праці, рівень попиту на робочу силу, працевлаштування осіб з інвалідністю тощо.

Військовий облік кадрів у ТОВ

Вимоги щодо ведення військового обліку по працівникам у ФОП немає. А от юридичні особи (ТОВ) повинні вести військовий облік, якщо в компанії працюють військовозобов’язані чи чоловіки призовного віку. Роботодавець повинен вести контроль і звітність стану придатних до служби робітників, техніки, транспортних засобів, які в разі потреби можуть використовуватися для ЗСУ.

Для ведення військового обліку ТОВ потрібно призначити відповідальну особу, створити посадову інструкцію, наказ. Це може бути окремий працівник чи виконувач обов’язків за сумісництвом. Перелік завдань в межах ведення військового обліку чималий – це і формування, затвердження правил, особові картки, організація власне обліку (списків військовозобов’язаних працівників, аналіз документів, контроль), надання інформації у місцевий РТЦК про число робітників, зміну їх складу, будь-які зміни та ін.

Вимоги регламентовані ЗУ №3633-ІХ та Постановою КМУ №563, штрафи за порушення вимог великі, тому цьому питанню треба приділити максимум уваги. Або звернутися до наших фахівців – ми в БІП надаємо послуги супроводу ведення військового обліку ТОВ, допомагаючи компаніям вчасно і правильно виконувати всі зобов’язання.

Нюанси, особливості ведення обліку кадрів роботодавцем

Організуючи кадровий облік на підприємстві, у ФОП, також варто брати до уваги низку важливих аспектів. Спеціаліст, що має справу з документами, повинен дотримуватися всіх норм у сфері захисту персональних даних співробітників. Конфіденційність захищена на законодавчому рівні, працівник має право не розголошувати певні дані (про віросповідання, політичні погляди та ін.).

За персоналом не можна стежити під час ведення трудової діяльності, заборонено без дозволу прослуховувати розмови по телефону, порушувати таємницю листування (стосується і електронних листів також), проводити інші заборонені дії для збору інформації про працівників. Вся кадрова документація на підприємстві має надійно зберігатися, бути захищеною від розповсюдження та потрапляння до рук третіх осіб.

Під час дії режиму воєнного стану в Україні та воєнних дій дуже важливо забезпечити захист кадрової документації від знищення чи втрати. Для цього доцільно проводити регулярний аудит паперових документів, робити скановані копії або повністю перейти на електронний документообіг. ЗУ про організацію обліку в умовах воєнного стану зроблено цілу низку послаблень для тих ФОП і ТОВ, що працюють на територіях тимчасово окупованих, де ведуться бойові дії.

В певних сферах діяльності можуть бути свої особливості обліку кадрів щодо контролю відпрацьованих годин, графіку, штатного розпису. Важливо слідкувати за тим, щоб наймані робітники не працювали більше, ніж обмежено законом, мали адекватний графік роботи, що не шкодив би їх здоров’ю.

Окремі вимоги встановлені для кадрового обліку на підприємстві з важкими, шкідливими умовами праці. Є свої особливості у обліку сезонних, тимчасових працівників тощо.

Організуючи кадровий облік ФОП, ТОВ, важливо слідкувати за виконанням нормативу стосовно працевлаштування осіб з інвалідністю. Якщо коротко, то кожен роботодавець, що має 8 і більше найманих робітників, повинен прийняти на роботу 1 особу з інвалідністю. Якщо працівників більше 25 – 4% від загальнооблікової кількості.

Також в обов’язки роботодавця входить забезпечення особи з інвалідністю комфортним робочим місцем, виконання всіх законодавчих вимог щодо надання пільг, оформлення відпусток та ін. Детальніше про прийняття на роботу осіб з інвалідністю та правила ведення кадрового обліку у ФОП, ТОВ у такому випадку ви можете почитати за посиланням.

Кадрові документи: чи потрібно вести паперові трудові книжки на підприємстві

Ведення паперових трудових книжок зараз не є обов’язковим. Всі дані ПФУ поступово цифровізує, переводячи в електронний формат. І сьогодні роботодавець може приймати на роботу без трудової, не вести її під час трудової діяльності працівника, своєчасно вносячи дані в електронний реєстр застрахованих осіб Держреєстру загальнообов’язкового держсоцстрахування та отримуючи з нього інформацію за потреби.

Оформлення трудових книжок не є обов’язковим. Проте ст. 48 КЗпП визначає, що якщо робітник вимагає внести дані в його паперову книжку чи оформити її – роботодавець повинен це робити.

І всі трудові, які були на зберіганні у роботодавця (у ТОВ зазвичай, ФОП не зберігають у себе) раніше, поки так у нього і зберігаються, а до 10 червня 2026 року (коли ПФУ завершить формування електронного реєстру) всі трудові будуть роздані працівникам. Отримати їх можна і раніше за заявою працівника.

Відповідальність ФОП, компанії за порушення правил ведення обліку кадрів

Відповідальними за ведення кадрового обліку є: ФОП-роботодавець, директор ТОВ або ж керівник чи працівник відділу управління персоналом (відділ кадрів) на підприємстві. Часто у дрібних підприємствах функції ведення кадрового обліку покладені на бухгалтерів.

Але ми завжди рекомендуємо клієнтам приділити достатньо уваги цьому питанню, адже дотримання чинного законодавства у всіх сферах ведення діяльності є важливим, а у трудових відносинах – тим більше. Що потрібно знати:

1. Нагляд за правильністю ведення кадрового обліку у ФОП, ТОВ та дотриманням всіх прав працівників роботодавцем здійснює Держпраці, також можуть проводити перевірки центр зайнятості, фонд соцстрахування.
2. Відповідальність за порушення може бути: дисциплінарною (звільнення чи догана), матеріальною (стягнення шкоди за порушення в ситуаціях незаконного звільнення, порушення умов оплати та ін.), адміністративною (досить високі штрафи), кримінальною (ст. 172-175 ККУ). Так, наприклад, кримінальна відповідальність може бути накладена в разі дискримінації осіб з інвалідністю.
3. Наразі під час дії воєнного стану планові перевірки Держпраці не проводяться. Але перевірити правильність і своєчасність ведення кадрового обліку у ФОП, ТОВ, оформлення працівників та інші аспекти можуть в разі наявності на те підстав. Детальніше про перевірки Держпраці можете почитати в нашій статті за активним посиланням.
4. За виявлені порушення накладається штраф, але якщо усунути проблеми у терміни, що вказані в приписі перевіряючого, можна уникнути фінансових санкцій.

Переваги та правила ведення кадрового обліку в електронному форматі

Найбільш ефективним рішенням наразі є електронний облік кадрів, що дозволяє спростити процес, автоматизувати виконання певних завдань, систематизувати документи й централізовано їх зберігати. Особливо актуальним електронний документообіг є в умовах воєнного стану, коли дуже важливо мати змогу надійно зберігати документи та мати доступ до них онлайн.

Ми вже писали про переваги та особливості електронного документообігу для підприємців, знайти статтю ви можете за активним посиланням. Наразі ж коротко подамо основні законодавчі правила й аспекти.

Українське законодавство дозволяє ведення кадрового діловодства та взагалі формування, використання, зберігання документів в електронному форматі. Наразі електронні документи прирівнюються до паперових і мають таку ж юридичну силу. А КЕП за дією нічим не відрізняється від звичайного підпису, зробленого рукою.

Сферу регулює профільний закон про електронний документообіг. Всі вимоги стосовно організації ЕДО подані в Порядку №1886/5. А ЗУ «Про електронні довірчі послуги» встановлює правила застосування електронного підпису (КЕП). Також регулюють ЕДО інші акти й порядки.

Основні переваги електронного обліку кадрів:

• Надійне зберігання, захист від втрати, пошкодження, що особливо актуально в умовах воєнного стану.
• Простий доступ до документів для всіх співробітників – цілодобово, без географічних обмежень.
• Можливість систематизувати бухгалтерію, звітність, кадрову документацію. Це зменшує витрати ресурсів на підтримку актуальності відомостей, пошук потрібного документа.
• Легке редагування, копіювання, створення документів.
• Зручність і оперативність взаємодії – відправляти і підписувати документи можна онлайн, що, знову ж таки, важливо в умовах ведення бойових дій, повітряних тривог та ін.

Закон підтримує переведення документів в цифровий формат – так, в 2021 році почали цифровізувати дані про трудову діяльність (вимога щодо внесення інформації в Держреєстр загальнообов’язкового держсоцстрахування замість паперових трудових, наприклад). Тому вести електронний облік кадрів в 2026 році можна без будь-яких обмежень.

Кілька порад та лайфхаків для спрощення процесу ведення кадрового діловодства у ТОВ, ФОП

Які рішення можуть підвищити ефективність обліку кадрів у ТОВ, ФОП:

1. Перехід на електронний документообіг.
2. Створення архіву і використання за потреби готових шаблонів документів.
3. Систематизація документів і папок – зберігання за сферами, відділами, термінами, проставлення спеціальних тегів і міток.
4. Використання спеціальних сервісів для створення, зберігання, систематизації документів в межах ведення кадрового обліку на підприємстві – в 2026 році представлено величезний вибір програм.
5. Залучення співробітників до ЕДО – щоб підписували, обмінювались документами онлайн.
6. Регулярний аудит – систематизація та перевірка архівів, оновлення форм документів, аналіз поточних законодавчих змін і приведення кадрової документації у відповідність.
7. Передання ведення кадрового діловодства на аутсорс – вигідне та ефективне рішення, що дозволить роботодавцю взагалі не торкатися питань обліку кадрів і мати впевненість у правильності, своєчасності виконання всіх завдань.

Наші спеціалісти надають послуги ведення кадрового обліку ТОВ, ФОП і мають значний досвід співпраці з українськими підприємцями. Ви можете повністю передати кадрову документацію свого бізнесу спеціалістам або сформувати пакет з кількох окремих послуг. Таке рішення гарантує суттєву економію коштів на оплаті послуг штатного робітника, високий рівень якості обслуговування та відсутність будь-яких проблем в процесі ведення трудових відносин.

Для обговорення умов співпраці та розрахунку вартості звертайтесь до нашого менеджера за номером телефону, що вказаний на сайті чи залишайте свої контакти у вікні заявки і ми з вами зв’яжемось найближчим часом.

Автор статті

Вікторія Максимець Верифікований експерт

Профіль автора Всі статті автора →

Підписатися на нові статі