Відпустка за свій рахунок, щорічна відпустка і лікарняний у Д1: як заповнити додаток Д1 за жовтень

Працівник у місяці працював, був у щорічній відпустці, брав дні за свій рахунок і хворів? У Д1 на нього буде кілька рядків, а дні в трудових відносинах ставлять лише в одному. Так визначає Порядок, затверджений наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4 (у редакції наказу від 07.05.2026 № 243). Звіт за жовтень юрособи подають до 20 листопада 2026 року.

Нагадаємо, загальні правила звіту ми розбирали у статті про Об’єднаний звіт з ПДФО, ВЗ і ЄСВ для юросіб у 2026 році. Нижче – лише ситуація «змішаного» місяця, на якій бухгалтери найчастіше помиляються.

Скільки рядків Д1 потрібно на одного працівника

Порядок прямо дозволяє кілька записів у Д1 на одну особу, якщо в місяці нараховано виплати за поточні, майбутні (відпускні, декретні) і минулі (лікарняні) періоди (розд. II Порядку № 4). Тож для нашої ситуації рядків буде три.

• Зарплата за відпрацьовані дні. Код категорії застрахованої особи «1» (для працівника з інвалідністю – «2»), код типу нарахувань не ставимо.
• Відпускні за щорічну відпустку. Та сама категорія, у графі 09 код типу нарахувань «10».
• Лікарняні. Окремий рядок з категорією «29» («особи, які отримують допомогу з тимчасової непрацездатності»), для працівника з інвалідністю – «36».

Відпустка за свій рахунок окремого рядка не має (за неї нічого не нараховано), тож показуємо лише кількість її днів.

Кількість календарних днів перебування у трудових відносинах за наявності кількох рядків зазначають лише в одному, а саме в тому, де є сума зарплати. А от днів у трудових відносинах ставимо всі календарні дні місяця, коли людина була в штаті (у жовтні – 31), разом з відпусткою, лікарняним і днями за свій рахунок, адже трудовий договір у ці дні не припинявся.

Кількість днів без збереження заробітної плати – це календарні дні відпустки без збереження зарплати. Цю кількість пишемо в тому ж рядку із зарплатою.

Як заповнити Д1 за жовтень 2026 року на прикладі

Працівник ТОВ з окладом 24 000 грн у жовтні 2026 року мав такий графік: 1–7 жовтня працював (5 із 22 робочих днів жовтня), 8–10 жовтня відпустка за свій рахунок (3 календарні дні), 11–17 жовтня лікарняний (7 днів), 18–31 жовтня щорічна відпустка (14 днів). Відпускні і лікарняні нараховано в жовтні. Для простоти візьмемо однакову середньоденну зарплату 800 грн і для відпускних, і для лікарняних (насправді їх рахують за різними правилами) та стаж, що дає 100 % оплати лікарняних.

• Зарплата – 24 000 / 22 × 5 = 5 454,55 грн.
• Відпускні – 800 × 14 = 11 200 грн.
• Лікарняні – 800 × 7 = 5 600 грн (перші 5 днів, 4 000 грн, оплачує роботодавець, решту, 1 600 грн, – Пенсійний фонд).

Разом база ЄСВ за жовтень – 22 254,55 грн, ЄСВ 22 % – 4 896,00 грн. База більша за мінімальну зарплату (8 647 грн), тож доплати до мінімального внеску немає. Для місяця з днями без збереження зарплати порядок такої доплати додатково уточнює Інструкція Мінфіну № 449 – радимо звіритися з нею.

Лікарняний на межі місяців і доплата до мінімального ЄСВ

Суми лікарняних показують у полі того місяця, за який їх нараховано, і лише в сумі, що припадає на такий місяць. Лікарняний з 27 жовтня по 5 листопада, нарахований у листопаді, у Д1 за листопад дасть два рядки з категорією «29» – один з місяцем 10.2026 (дні й сума за 27–31 жовтня), другий з місяцем 11.2026.

Буває, що через хворобу зарплата за минулий місяць виявилась меншою за мінімальну. Для цього Порядок передбачає код типу нарахувань «13» (різниця між мінімальною і фактичною зарплатою). За попередній місяць його застосовують лише в окремих випадках, зокрема коли лікарняні за попередні місяці нараховано в поточному. Сама вимога доплати – з ч. 5 ст. 8 Закону про ЄСВ (якщо база не перевищує мінімальну зарплату, внесок рахують з мінімалки). У 2026 році мінімальний внесок становить 8 647 × 22 % = 1 902,34 грн. Винятки з цього правила (наприклад, для сумісників і працівників з нефіксованим робочим часом) прописані в тій самій частині закону.

Чи показувати в Д1 дні неоплачуваного лікарняного

Окремої норми про дні хвороби без виплати Порядок № 4 не містить. Він говорить лише про суми, нараховані за дні хвороби: їх показують окремими рядками з категорією «29». Тому, на нашу оцінку, якщо листок непрацездатності є, але допомогу за нього не нараховано (наприклад, хвороба припала на відпустку за свій рахунок), рядка з кодом «29» і днів хвороби в Д1, найімовірніше, не буде. Дні в трудових відносинах у рядку із зарплатою при цьому залишаються повними, а дні відпустки без збереження показуємо як є.

Офіційного роз’яснення ДПС саме щодо цього ми не знайшли. Тому радимо мати під рукою наказ про відпустку, номер електронного листка непрацездатності і рішення комісії із соцстрахування про відмову в оплаті – це пояснить розбіжність днів, якщо податкова надішле запит.

Порахувати Д1 для «змішаного» місяця і подати звіт вчасно допоможе наша послуга подання звітності ТОВ.

Часті запитання

Чи потрібен окремий рядок Д1 для відпустки за свій рахунок?

Ні. Нарахувань за неї немає, тому кількість календарних днів такої відпустки ставимо в рядку із зарплатою, де є і дні в трудових відносинах.

Де вказати дні у трудових відносинах, якщо рядків кілька?

Лише в рядку із сумою заробітної плати. Відпускні й лікарняні йдуть без цих днів.

Який код категорії ставити для лікарняних у Д1?

«29» для працівників на загальних підставах і «36» для працюючих осіб з інвалідністю (додаток 1 до Порядку № 4).

До якого числа подати Податковий розрахунок за жовтень 2026 року?

Юрособи подають його протягом 20 календарних днів після кінця місяця, тобто до 20 листопада 2026 року. ФОП-роботодавці звітують щокварталу, протягом 40 днів після кінця кварталу.