Відновлення первинних документів в обліку

Зміст

Платники податків мають обов’язок зберігання первинної документації, це встановлено Податковим кодексом. Це означає, що потрібне зберігання договорів, актів, накладних та рахунків-фактур, які є підставою для заповнення податкової звітності та виконання податкових зобов’язань.

Якщо первинна документація буде втрачена, суб’єкт підприємницької діяльності має певні обов’язки. Він має вчинити юридичні дії, спрямовані на те, щоб зафіксувати факт втрати та відновити втрачені документи у майбутньому. Без них бухгалтерський аутсорсинг буде неможливим – фахівці не зможуть працювати без первинки, яка є основою для нарахування податків та зборів.

Що має зробити платник податків у разі втрати чи знищення документації?

Дії, які має виконати платник податків, регулюються ст. 44 Податкового кодексу та п.6.10 Положення про документальне забезпечення записів у бухобліку. Якщо зникла первинна документація, платник податків:

Повідомляє про випадок правоохоронні органи, він зобов’язаний подати заяву про те, що скоєно кримінальне правопорушення. Це потрібно, щоб правоохоронці розслідували обставини правопорушення.
Призначає комісію, яка розслідуватиме причини втрати документації та встановлює перелік відсутніх документів. Для затвердження складу комісії видають наказ. У її складі можуть бути не лише співробітники, а й представники органів пожежного нагляду та правоохоронних органів. Членами комісії складається та підписується акт. У ньому вказують не лише перелік документів, які були втрачені, а й причини, умови та обставини їхньої втрати. Комісія також встановлює осіб, які винні у втраті документації.

Крім того, при втраті, пошкодженні або знищенні первинних документів протягом п’яти днів після того, як було виявлено цей факт, слід подати письмове повідомлення до податкового органу за місцем реєстрації. До нього потрібно додати документи, що підтверджують факт втрати, пошкодження чи знищення. Заяву складають та подають у довільній формі. Надіслати її можна поштою або за допомогою програмних засобів в електронному кабінеті платника податків. У повідомленні потрібно вказати обставини, за яких відбулася втрата первинної документації, приблизну дату та час, список документів. Підтверджуючі документи представлені:

довідкою органу пожежного нагляду;
випискою з єдиного реєстру досудових розслідувань про кримінальне дослідження, відкрите за поданою заявою;
звітом про експертне дослідження.

Копії цих документів мають бути засвідчені належним чином, а після цього додані до повідомлення для податкового органу.

Протягом якого періоду необхідно відновити втрачені документи?

Обов’язок суб’єкта господарювання – відновлення втраченої документації. На це Податковим кодексом відводиться 90 днів із дня, коли до податкового органу було подано повідомлення про втрату. Щоб відновити первинні документи, зазвичай домовляються з контрагентами, які надають дублікати або нові екземпляри документів, які були втрачені. При цьому обидві сторони їх знову підписують.

Потрібно враховувати: якщо первинні документи не були відновлені або були повторно загублені, під час перевірки податківці вважатимуть, що їх не було, коли платник податків складав податкову звітність. Це призведе до визнання звітності недостовірною. В результаті буде нараховано великі штрафи.