Восстановление первичных документов в учёте

Відновлення первинних документів в обліку

Налогоплательщики обязаны хранить первичную документацию, это установлено Налоговым кодексом. Это означает, что необходимо хранение договоров, актов, накладных и счетов-фактур, которые являются основанием для заполнения налоговой отчётности и выполнения налоговых обязательств.

Если первичная документация будет потеряна, у субъекта предпринимательской деятельности есть определённые обязанности. Он должен совершить юридические действия, направленные на то, чтобы зафиксировать факт утраты и восстановить утраченные документы в будущем. Без них бухгалтерский аутсорсинг будет невозможен – специалисты не смогут работать без первички, которая является основой начисления налогов и сборов.

Что должен сделать налогоплательщик при потере или уничтожении документации?

Действия, которые должен выполнить налогоплательщик, регулируются ст. 44 Налогового кодекса и п.6.10 Положения о документальном обеспечении записей в бухучёте. Если исчезла первоначальная документация, налогоплательщик:

Уведомляет о случае правоохранительные органы, он обязан подать заявление о совершении уголовного правонарушения. Это нужно, чтобы правоохранители расследовали обстоятельства правонарушения.
Назначает комиссию, которая расследует причины потери документации и устанавливает перечень отсутствующих документов. Для утверждения состава комиссии издают приказ. В её составе могут находиться не только сотрудники, но и представители органов пожарного надзора и правоохранительных органов. Членами комиссии составляется и подписывается акт. В нём указывают не только перечень утраченных документов, но и причины, условия и обстоятельства их потери. Комиссия также устанавливает лиц, виновных в потере документации.

Кроме того, при потере, повреждении или уничтожении первичных документов в течение пяти дней после обнаружения этого факта следует подать письменное уведомление в налоговый орган по месту регистрации. К нему следует добавить документы, подтверждающие факт утраты, повреждения или уничтожения. Заявление подают и подают в произвольной форме. Отправить её можно по почте или с помощью программных средств в электронном кабинете налогоплательщика. В сообщении нужно указать обстоятельства, при которых произошла утрата первоначальной документации, приблизительная дата и время, список документов. Подтверждающие документы представлены:

справкой органа пожарного надзора;
выпиской из единого реестра досудебных расследований об уголовном исследовании, открытом по поданному заявлению;
отчётом об экспертном исследовании.

Копии этих документов должны быть заверены должным образом, а затем добавлены в уведомление для налогового органа.

В течение какого периода необходимо восстановить утраченные документы?

Обязанность предприятия – восстановление утраченной документации. На это Налоговым кодексом отводится 90 дней со дня, когда налоговому органу было подано уведомление о потере. Чтобы восстановить первичные документы, обычно договариваются с контрагентами, которые предоставляют дубликаты или новые экземпляры упущенных документов. При этом обе стороны их снова подписывают.

Следует учитывать: если первичные документы не были восстановлены или были повторно утеряны, при проверке налоговики сочтут, что их не было, когда налогоплательщик составлял налоговую отчётность. Это приведёт к признанию отчётности недостоверной. В результате будут начислены большие штрафы.