Списання основних засобів: порядок проведення в 2026 році, види, облік, бухгалтерські проводки

Списання основних засобів є важливою процедурою в діяльності будь-якого ТОВ. Активи, які неможливо далі використовувати через завершення терміну експлуатації чи знос, які були загублені або знищені в результаті збройної агресії рф, наприклад, потрібно списати відповідно до встановлених в 2026 році вимог.

В цій статті ми розкажемо, що таке списання основних засобів, коли необхідно здійснювати процедуру. Розглянемо порядок добровільного та вимушеного списання основних засобів, ключові етапи, необхідні документи для правильного оформлення всієї процедури. Також подамо законодавчі акти, що регулюють порядок списання ОЗ.

Що таке списання основних засобів?

Списання основних засобів – це документально оформлений процес виведення об’єкта з господарського використання підприємства через його непридатність, застарілість, фізичне зношення, втрату або інші причини. Здійснюється за встановленим законом порядком, з обов’язковим відображенням у бухгалтерському та податковому обліку.

Інструкція списання основних засобів на підприємстві:

1. Проведення інвентаризації активів.
2. Прийняття рішення про списання ОЗ, створення наказу керівником.
3. Створення чи залучення (постійно діючої) комісії, яка визначає стан об’єкта, підстави списання.
4. Огляд майна – перевірка технічного стану, фотофіксація (за потреби), висновок.
5. Створення акту на списання основних засобів.
6. Відображення операції в бухобліку – списання об’єкту з балансу, нарахування ПДВ.
7. Ліквідація списаного об’єкта.

Це загальний алгоритм, але в залежності від виду списання (добровільного чи вимушеного) можуть додаватися окремі етапи проведення процедури вибуття основних засобів.

Які законодавчі акти регулюють списання ОЗ

Також під час списання основних засобів підприємства можуть використовуватися й норми інших кодексів, нормативно-правових актів. Так, наприклад, в разі розкрадання майна для оформлення документів застосовують норми Кримінального кодексу, знищення в результаті аварій чи пожеж – Кодексу цивільного захисту України та ін.

Типові причини списання основних засобів

Кожен бізнес унікальний і тому причини списання основних засобів на підприємстві можуть бути різними. Нижче наведемо декілька прикладів причин, які найчастіше зустрічаються під час ведення діяльності ТОВ:

• Критичне фізичне зношення – обладнання або техніка настільки зношені, що ремонт обійдеться дорожче за купівлю нової.
• Закінчення терміну експлуатації – і обладнання більше не гарантує безпечну та ефективну роботу.
• Технологічне відставання – актив не відповідає сучасним вимогам ринку та гальмує виробничі процеси.
• Пошкодження через форс-мажор – пожежа, затоплення, аварія чи інші непередбачувані події, підтверджені документально.
• Знищення через збройну агресію рф.
• Втрата чи розкрадання – підтверджені актами інвентаризації та матеріалами правоохоронних органів.
• Невідповідність бізнес-стратегії – актив перестав бути потрібним через зміну профілю діяльності або оптимізацію витрат.
• Передача на утилізацію або розбір – з метою отримання запчастин, сировини або вторинних матеріалів.
• Переобладнання чи модернізація – старий об’єкт замінюється новим у межах оновлення виробництва.

Категорії основних засобів, які списуються

Загалом всі причини списання основних засобів можна поділити на три групи:

1. Основні засоби, що є зношеними – фізично або ж морально.
2. Засоби, які були пошкоджені і їх ремонт неможливий чи є економічно невиправданим.
3. Майно, яке було знищене під час військових дій, техногенних катастроф, природних лих, терактів тощо.

Які бувають види списання

Умовно списання ОЗ можна поділити на дві основні групи – це коли процедура проводиться підприємством добровільно, в плановому порядку, так би мовити. І ситуації, в яких ТОВ змушене списати основні засоби, які з тих чи інших причин стали непридатними (пошкоджені) чи взагалі були знищені, викрадені.

Тобто, добровільне списання – це стандартна процедура, яка є частиною діяльності підприємства, з залишкової вартості практично завжди треба нараховувати ПДВ. А ось вимушене зазвичай пов’язане з якимись форс-мажорними обставинами і по ПДВ податкових зобов’язань у ТОВ не виникає. Але тут обов’язково треба мати всі підтверджуючі документи.

Добровільне списання

Добровільне списання основних засобів – це ініційоване самим підприємством (ТОВ) рішення вилучити об’єкт з обліку. Списують основні засоби, у яких закінчився термін служби, які є непридатними через моральну застарілість чи фізичний знос для використання.

Також добровільне списання ОЗ може бути проведене, якщо засіб ще формально придатний до використання, але економічно чи стратегічно недоцільний. Такий крок зазвичай роблять для оптимізації витрат, оновлення виробничих потужностей або зміни напрямку діяльності, з дотриманням вимог бухгалтерського та податкового законодавства України.

Порядок списання основних засобів на підприємстві в 2026 році в таких випадках стандартний і нижче ми розглянемо його більш детально.

Підстави для добровільного списання ОЗ на підприємстві

Відповідно до п. 33 НП(С)БО 7 «Основні засоби», підставами для списання об’єкту і зняття його з балансу можуть бути:

1. Вибуття активу шляхом безоплатної передачі.
2. Невідповідність об’єкту критеріям для визнання його активом.

Це щодо добровільного списання, адже в разі вимушеного підстави можуть бути іншими – знищення через природні лиха, збройну агресію рф, техногенні аварії й катастрофи, викрадення та ін.

Отже, в разі добровільного списання основних засобів важливо розуміти, про що саме йдеться у формулюванні про непридатність активу для подальшого використання. Це ситуації, коли характеристики ОЗ вже не можна відновити шляхом ремонтування, реконструкції чи переоснащення. І випадки, коли таке відновлення є нерентабельним для підприємства.

Вимушене списання

Вимушене списання основних засобів – це припинення використання та вилучення об’єкта з обліку підприємства (ТОВ) через обставини, на які воно не могло вплинути. Аварії, пожежі, стихійні лиха, розкрадання чи інші події часто призводять до втрати майна, його непридатності для подальшого використання.

Таке списання здійснюється на підставі актів комісій, експертних висновків чи документів від правоохоронних або контролюючих органів, з обов’язковим відображенням у бухгалтерському та податковому обліку. Тут порядок списання ОЗ на підприємстві залежить від того, які причини призвели до втрати чи пошкодження засобу, які служби залучені в розгляд ситуації тощо.

Тут також варто згадати ще про ліквідацію майна через форс-мажорні ситуації – часто такі випадки виділяють в окрему категорію.

Списання основних засобів через нестачу

Певні види списання основних засобів і оформлення документів відповідно передбачають різних, є відмінності і в процедурі. Так, наприклад, в разі списання майна через нестачу, яка була виявлена під час проведення інвентаризації, бухгалтер оцінює збитки для підприємства. Відносить суму шкоди на рахунок особи, яка є винною.

А якщо таку особу встановити не вдалося – зараховує на позабалансовий рахунок 073. В таких ситуаціях проводиться списання основних засобів, але розмір шкоди чи відшкодовується чи обліковується на позабалансовому рахунку, допоки не буде встановлено винну особу чи закрито провадження у справі (крадіжки, наприклад).

Порядок проведення добровільного списання основних засобів у ТОВ

Насамперед проводять інвентаризацію на підприємстві. Якщо ж відсутність майна виявили не під час інвентаризації, після фіксації такого факту все одно її проводять, оформлюють документи і передають їх комісії.

Комісія зі списання основних засобів

За наказом керівника підприємства повинна бути створена комісія. Зазвичай це постійно діюча комісія, яка приймає основні засоби в експлуатацію, а потім ухвалює рішення щодо їх списання. Комісія повинна проаналізувати стан об’єкта і визначити підстави, на яких його повинно бути списано.

Можливі причини списання основних засобів ми викладали вище. Найчастіше це знос і закінчення терміну експлуатації обладнання, моральне старіння техніки, поломка, ремонт якої обійдеться невиправдано дорого та ін.

Документи для списання основних засобів (акт та ін.)

Основним документом під час проведення процедури є акт списання основних засобів. В ньому вказують висновки, до яких прийшла комісія, причини списання основних засобів, інформацію про технічний стан майна. Також в акті зазвичай зазначають обґрунтування неефективності відновлення майна – причини, за яких модернізацію, ремонт здійснювати підприємству невигідно.

Акт складають в 2 примірниках, затвердити його повинен керівник ТОВ. Один примірник зберігається у бухгалтера і один – у особи, що є матеріально відповідальною. Інвентарна картка долучається до акту на списання основних засобів в якості додатку. Наказ про списання основних засобів можна не оформлювати – акту достатньо.

Де шукати бланк акта на списання основних засобів

Наказ Мінстату №352, в якому було затверджено всі необхідні форми, в 2026 році вже не є чинним. Його скасували, але нових форм на заміну не прийняли. Тому варіантів пошуку є кілька. Законодавство не забороняє використовувати ці форми, незважаючи на втрату чинності наказом.

Вище в пункті про законодавче регулювання процедури ми вже давали посилання на Наказ Мінфіну №818, в якому вміщено бланки актів на списання основних засобів. Незважаючи на те, що цей наказ регулює списання основних засобів в державних установах, є там пункт 6 в першому розділі.

В ньому чітко визначено, що подані бланки можуть використовувати всі юридичні особи, які створені з врахуванням вимог українського законодавства з вибором будь-якої організаційно-правової форми. Також дозволено використовувати ці бланки актів про списання основних засобів представництвам іноземних юросіб.

Також підприємство може створити власний бланк акта і використовувати його. Важливо впевнитися, що форма складена з врахуванням вимог п. 9.2 ЗУ про бухоблік.

Списання ОЗ і ПДВ

Коли проводиться добровільне списання основних засобів, платники ПДВ обов’язково повинні нарахувати і сплатити цей податок. А от якщо ліквідація вимушена, то тоді цей податок не платиться. Що важливо зробити:

• Визначити ринкову ціну для засобу – для підтвердження суми можна привести інформацію з відкритих джерел чи залучити оцінювача.
• Порівняти цю вартість з залишковою, взяти для оподаткування ту суму, яка більше.
• Обчислити ПДВ, створити податкову накладну, внести дані в декларацію ПДВ за період, впродовж якого здійснили списання.
• Зареєструвати накладну в стандартні терміни.

В контексті ПДВ варто поговорити ще про списання засобів з нульовою залишковою вартістю. Зрозуміло, що чим менша ціна майна, тим менше за нього треба платити податку. Але в разі штучного заниження суми залишкової вартості податкова може донарахувати податки, тому орієнтуватися варто на реальні ринкові ціни і правильно обґрунтовувати підстави для списання.

Вимушене списання основних засобів, через форс-мажор

Коли здійснюється така процедура, дуже важливо приділити увагу правильному оформленню документів. За умови коректного документального супроводу процесу можна уникнути обов’язку сплати ПДВ. Знайти перелік необхідних документів і умов, за яких податок на додану вартість не треба нараховувати, можна в УПК №673.

Не нараховується ПДВ також і в разі ліквідації основних засобів без згоди підприємства – коли майно викрадають чи воно знищується природними катаклізмами, під час воєнних дій. Якщо списання основних засобів супроводжується підтверджуючими документами, ПДВ можна не нараховувати і не платити.

Документальне оформлення процесу списання може передбачати наявність акту про пожежу від ДСНС, сертифікату від ТПП щодо обставин непереборної дії, витягу з ЄРДР про крадіжку тощо.

Порядок вимушеного списання основних засобів:

1. Створення комісії чи звернення до постійної.
2. Проведення інвентаризації, створення опису, в якому зазначають причини зникнення, знищення майна.
3. Збір документів для підтвердження обставин непереборної дії, форс-мажорних ситуацій.
4. Складання акту на списання основних засобів.
5. Проведення оцінки збитків – ПДВ тут не нараховується і не сплачується.

Якщо майно було знищене через дії агресора, варто реалізувати процедуру списання з врахуванням рекомендацій з листа Мінфіну № 41010-06-62/23254 від 10 жовтня 2022 року та Постанови Кабміну №326.

Бухгалтерські проводки списання основних засобів

Списання потрібно правильно відобразити в бухгалтерському обліку. Зробити це без ґрунтовних знань неможливо – тут треба знати особливості проведення самої процедури, розуміти всі етапи, правильно позначати всі операції. Проводки списання основних засобів:

• Дт 13 Кт 10 – для списання зносу засобу.
• Дс 972 Кт 10 – для списання первісної вартості.
• Дт 976 Кт 10– для списання залишкової вартості майна.
• Дт 20/22/209 Кт 746 – для оприбуткування запчастин.

Кілька порад щодо списання

Що ми можемо порадити?

1. Завжди здійснюйте інвентаризацію до списання основних засобів.
2. Оформлюйте кожен крок документально. Обов’язково створюйте всі документи, наявності яких вимагає законодавство, і зберігайте їх.
3. Намагайтесь детально оцінювати технічний стан засобу, збирати докази правильності аналізу.
4. Правильно нараховуйте звичайну ціну та залишкову вартість, не занижуйте для зменшення сум податків.
5. Враховуйте всі податкові наслідки – особливо це стосується фінансового результату та ПДВ.

А якщо вам потрібна консультація бухгалтера чи допомога у веденні бухобліку ТОВ – звертайтесь до наших фахівців! Дзвоніть за вказаним на сайті номером телефону чи залишайте заявку!

Підписатися на нові статі