Перший найм працівника: що обов’язково?

Наймана праця — це вид трудових відносин, при якому працівник за винагороду виконує певну роботу або надає послуги роботодавцю. Працівник укладає трудовий договір з роботодавцем, за яким зобов’язується виконувати роботу під керівництвом роботодавця, а роботодавець зобов’язується виплачувати працівнику заробітну плату та забезпечувати належні умови праці.

Підприємець, який  використовує найману працю, є роботодавцем, а отже йому потрібно подбати про належне оформлення працівника. 

Перше оформлення працівника ФОП: що потрібно?

1. Заява працівника про прийняття на роботу

Обов’язку написання заяви щодо прийому на роботу до ФОП-роботодавця в законодавстві немає, але варто її оформити. Це дозволить уникнути питань з боку контролюючих органів та попередити можливі суперечки з працівниками.

2. Наказ про прийняття на роботу

Його можна оформити за типовою формою № П-1 або на спеціальному бланку, так званому бланку наказів. Працівник має бути ознайомлений з наказом та поставити підпис. Після ознайомлення працівника з наказом про прийняття на роботу цей документ долучають до справи. У наказі зазначаються: ПІБ працівника; посада, на яку приймається працівник; інформація про те, чи за основним місцем роботи приймається працівник, чи за сумісництвом тощо.

3. Трудовий договір

Обов’язково складається в письмовій формі. Трудовий договір – це домовленість між працівником і роботодавцем (власником підприємства, установи, організації або уповноваженою особою), за якою працівник зобов’язується виконувати певну роботу, дотримуючись внутрішнього трудового розпорядку. У свою чергу, роботодавець зобов’язується виплачувати працівнику заробітну плату і створювати належні умови праці, відповідно до трудового законодавства, колективного договору і домовленостей між сторонами. Трудовий договір складається у двох однакових примірниках, один — для ФОП-роботодавця, другий — для працівника.

4. Повідомлення в ДФС.

Роботодавець, незалежно від його організаційно-правової форми надає до ДФС Повідомлення про прийняття на роботу працівника до того, як новий співробітник приступить до виконання професійних обов’язків. Які дані необхідні для формування такого повідомлення: 

• паспортні дані та ІПН
• номер та дата наказу про прийняття на роботу
• дата, коли працівник має приступити до роботи
• вияснити, чи  основне місце роботи працівника (якщо за трудовою книжкою), чи за сумісництвом

5. Правила внутрішнього трудового розпорядку

Підприємці, як роботодавці, повинні розробити правила внутрішнього трудового розпорядку. Відсутність цих правил може призвести до адміністративного штрафу. Проте, чинне законодавство не зобов’язує підприємців-роботодавців розробляти такі правила чи укладати колективний договір.

Щоб уникнути проблем з контролюючими органами та можливих штрафів, рекомендується включити правила внутрішнього трудового розпорядку в трудовий договір.

6. Посадова інструкція

Відсутність посадової інструкції у підприємця Мінсоцполітики вважає порушенням законодавства про працю, а тому й підставою для накладання адмінштрафу. Як і правила внутрішнього розпорядку, посадову інструкцію можна прописати в трудовому договорі.

7. Штатний розпис

Листом від 21.11.2016 № 5907/0/10-16/06 Мінсоцполітики наполягає на обов’язковій наявності штатного розпису в усіх суб’єктів господарювання, в тому числі ФОП. В документі наводиться перелік посад відповідно до Класифікатора професій ДК із зазначенням кількості працівників, які їх займають, та розміру окладів за кожною посадою.

Спеціальної форми штатного розпису немає. Вносити зміни до документа можна хоч щомісяця. Якщо в трудовому договорі не вказується оклад, а прописано, що зарплата виплачується в розмірі, не меншому за мінімалку, або згідно зі штатним розписом, при зміні зарплати, додаткові угоди до трудових договорів можна не складати.

8. Особова картка й особиста справа працівника

Мінсоцполітики та Держпраці дотримуються однакової думки: ФОП зобов’язані вести особові картки працівників. 

Чинною є типова форма № П-2, затверджена Наказом Держкомстатом і Міноборони від 25.12.2009 № 495/656 (прикріплена). Вона має рекомендаційний характер. Підприємець може розробити власну форму особової картки працівника, використовуючи окремі розділи діючої форми. 

Особові справи підприємці ведуть за власним бажанням з метою систематизувати інформацію про працівника та зберегти копії його документів (ксерокс паспорта, диплома, ІПН тощо).

9. Графік відпусток

Порядок надання відпусток визначається графіком відпусток, які доводяться до відома всіх працівників. До обов’язків роботодавця входить повідомлення робітника про початок відпустки за два тижні до цієї дати. Ці положення прописані в ст. 10 Закону про відпустки. Тому підприємці, як і юрособи, мають складати графік відпусток та інформувати працівників під підпис. Вводиться в дію Наказом, приймається на один календарний рік на початку року. Відпустки мають бути зазначені для всіх найманих працівників, що залучені до роботи на дату створення графіку відпусток

Також, на щомісячній основі ФОП-роботодавець повинен формувати: 

• відомість про нарахування та виплату заробітної плати найманим працівникам; 
• табель використання робочого часу працівників.

Маючи цей необхідний перелік, Ви можете бути спокійними перед контролюючими органами і Вам не страшні перевірки. 

Потрібна допомога — звертайтеся! Ми це зробимо за Вас та подаруємо Вам спокій, а Ви приділите час своїй власній справі.

Забоцька Інна

Підписатися на нові статі