Блокування податкових накладних: підстави, умови, зміни до порядку в 2026 році, як уникнути

Зміст

Блокування податкових накладних – проблема, з якою стикаються ФОП і ТОВ з числа платників ПДВ досить часто. Це ситуація, коли податкова служба призупиняє реєстрацію податкової накладної або розрахунку коригування в ЄРПН (Єдиному реєстрі податкових накладних).

Фактично документ вважається «заблокованим» – він не набуває юридичної сили, порушується термін реєстрації накладної, а підприємство або ФОП втрачає право на податковий кредит з ПДВ. В результаті бізнес стикається з ризиком фінансових втрат, претензій від контрагентів і накладення штрафних санкцій від ДПС за невиконання вимог ПКУ.

Найчастіше блокування податкових накладних відбувається через автоматичні критерії ризиковості, встановлені податковою службою. Це може стосуватися новостворених компаній, платників, які здійснюють операції з «ризиковими» контрагентами, або мають невідповідність між обсягами постачання та ресурсами підприємства.

Проте на практиці блокування реєстрації податкових накладних може мати різні підстави. І для того, щоб уникнути такої неприємної ситуації, варто ретельно вивчити правила й вимоги. В цій статті ми розберемо, що таке блокування податкових накладних, коли виникають такі ситуації, які наслідки можуть мати та як їх уникнути.

Також розберемо зміни до порядку блокування податкових накладних, введені в 2025 році. Розглянемо процес розблокування ПН і РК.

Що таке блокування податкових накладних

Як вище ми вже зазначили, блокування податкових накладних – це призупинення реєстрації податкової накладної або розрахунку коригування в Єдиному реєстрі податкових накладних (ЄРПН). Інакше кажучи, податкова система не дозволяє документу потрапити до реєстру, доки не буде з’ясовано, чи є операція реальною та без ризику ухилення від сплати податків.

Механізм блокування працює автоматично. Коли платник ПДВ подає накладну на реєстрацію, вона проходить перевірку через систему моніторингу критеріїв оцінки ризиків (СМ КОР). Ця система аналізує низку показників, які визначає комісія регіонального рівня ДПС, керуючись аналізом податкової інформації та правилами автоматизованого моніторингу ПН, РК.

Якщо за результатами перевірки система визначає, що платник або операція є ризиковими, реєстрацію накладної зупиняють. У квитанції, яку отримує платник, зазначається, що документ заблоковано, і пропонується надати пояснення та підтверджуючі документи про реальність господарської операції (договори, акти, накладні, платіжні доручення тощо).

Після цього справа переходить до комісії регіонального рівня ДПС, яка аналізує надані матеріали. Якщо комісія визнає операцію реальним господарським постачанням – податкова накладна розблоковується та реєструється в ЄРПН. Якщо ж ні, підприємству надсилають рішення про відмову в реєстрації.

Якщо підприємець з ним не згоден, після отримання відмови можна подати скаргу на рішення ДПС. Якщо і по ній прийде відмова, тоді варто вирішувати справу в судовому порядку.

Таким чином, блокування податкових накладних – це не просто технічна помилка чи тимчасова проблема, а контрольний механізм, який податкова служба використовує для боротьби з фіктивним ПДВ-кредитом. І наслідки блокування має відповідні.

Для бізнесу це часто означає заморожування операцій, затримки з розрахунками та потребу у додатковому документальному підтвердженні кожної господарської дії. Тому варто слідкувати за дотриманням правил, вивчити критерії блокування податкових накладних та уникати порушень.

Розповсюджені підстави для блокування ПН

Критерії блокування ПН можуть бути різними, проте серед найбільш розповсюджених підстав варто розглянути наступні:

Включення підприємства до переліку ризикових.
Невідповідність операції видам діяльності платника (КВЕДам), кодам УКТ ЗЕД.
Відсутність товару на підприємстві, неможливість надавати вказані в накладній послуги.
Відсутність у підприємства ресурсів для здійснення відповідної операції – працівників, основних засобів, оборотів та ін.
Зміна коду УКТ ЗЕД при виробництві продукції.

Зміни в порядку: нові правила в 2025 році

Починаючи з 27 вересня 2025 року, були внесені зміни до Порядку зупинення реєстрації податкових накладних та розрахунків коригування в ЄРПН, що були затверджені відповідною постановою Кабміну від 26 серпня 2025 року № 1048.

Головна мета цих змін – зменшити кількість заблокованих податкових накладних, зробити систему більш передбачуваною та прозорою, а також надати підтримку сумлінним платникам податків, які ведуть діяльність відкрито й законно.

Нові правила блокування податкових накладних стосуються таких аспектів:

Було збільшено ліміти для операцій з порівняно невеликими сумами: з 5 до 10 тис. гривень за однією накладною.
Підвищили граничні суми для безумовної реєстрації податкових накладних. Тепер граничний обсяг постачання збільшено з 1 млн гривень до 3 млн гривень, а обсяг операцій на одного контрагента – до 100 тис. гривень.
Крім того, розширено допустиму кількість платників ПДВ, у яких один керівник може одночасно перебувати на аналогічній посаді – з 3 до 5 підприємств.
Спрощено умови для безумовної реєстрації експортних накладних.
Полегшено правила для компаній, які здійснюють діяльність на територіях із потенційною небезпекою бойових дій, але де наразі відсутні активні зіткнення.
Оновлено процедуру автоматичної реєстрації документів – тепер при автоматичній реєстрації ПН або РК з метою виключення платника зі списку ризикових буде враховуватись його позитивна податкова історія. За умови, що таблиця даних платника прийнята або врахована автоматично, реєстрація відбуватиметься без додаткового втручання.
Поліпшено механізм автоматичного врахування таблиці даних платника податків, що має спростити взаємодію з податковою системою.
Уточнено критерії ризиковості операцій – змінено термін для подання РК податкових зобов’язань в разі повернення товарів від неплатників ПДВ з 30 до 90 днів.

Крім того, передбачено нові запобіжні механізми, що мають допомогти уникнути маніпуляцій з фінансовою звітністю, зокрема у частині визначення залишкової вартості основних засобів.

Як уникнути блокування

Для уникнення проблем варто ретельно вивчати критерії ризиків для блокування податкової накладної та дотримуватися рекомендацій, які дає ДПС:

Завжди перевіряти коректність даних, що вносяться – реквізити та ін.
Мати пакет документів, які підтверджують реальність операцій (видаткові накладні, договори, акти та ін.).
Слідкувати за тим, щоб в податкових накладних види діяльності відповідали внесеним в ЄДР КВЕДам.
Обов’язково перевіряти статус платника – в разі, коли підприємство внесено в перелік ризикових платників податків, треба відразу звертатися в ДПС і врегульовувати ситуацію.
Підтримувати комунікацію з податковою – відстежувати повідомлення, вчасно реагувати на запити.

Щоб уникнути блокування податкових накладних, варто постійно контролювати відповідність підприємства критеріям безумовної реєстрації. Адже в разі відповідності таким критеріям податкові накладні можуть бути зареєстровані автоматично.

Також варто дбати про позитивну податкову історію – вчасно подавати звіти до ДПС, перераховувати податки, працювати тільки з надійними контрагентами. Обов’язково оновлювати вчасно відомості про підприємство чи ФОП в ЄДР – вносити потрібні КВЕДи та ін.

Подання таблиці відомостей платника податку

Така таблиця дає можливість податковій краще розуміти особливості діяльності підприємства, що знижує ризик блокування ПН і РК.

Як правильно заповнити Таблицю даних платника:

Подавати треба в електронній формі через кабінет, Додаток 5 в формі J/F1312303.
В таблиці зазначають КВЕДи.
Вносять коди товарів, послуги УКТ ЗЕД, які отримуються або постачаються, ввозяться в Україну.
В одному рядку таблиці не можна одночасно заповнювати графи стосовно отримання (придбання) та надання (постачання) послуг (товарів).
До таблиці варто подати пояснення, де описуються походження товарів, послуг, специфіка господарської діяльності. Також в поясненні зазначають дані про земельні ділянки, виробничі потужності, складські приміщення, де зберігається чи виготовляється продукція, про найманих працівників, спецтехніку тощо.
Важливо мати документальне підтвердження всіх вказаних відомостей, відображувати їх в податковій звітності.
Вся інформація та копії документів, які платник податку подає, розглядає комісія регіонального рівня впродовж 5 робочих днів після отримання, приймає рішення щодо врахування чи неврахування. Подавати таблицю можна необмежену кількість разів. Якщо її не прийнято – варто взяти до уваги зауваження, переробити та надіслати знов.

Якщо ж таблицю таки не враховують чи причина відмови незрозуміла, платник податків може звернутися по роз’яснення до ДПС. В разі необґрунтованої (на думку платника) відмови у прийнятті таблиці він може оскаржити таке рішення в адміністративному, судовому порядку.

Що робити, коли заблокували накладні по ПДВ, як здійснити розблокування

Якщо податкові накладні були заблоковані, ні в якому разі не можна залишати все, як є. Потрібно негайно вживати заходів для розблокування накладних і виправлення ситуації. Перш за все треба з’ясувати причину блокування податкової накладної, а потім підготувати пояснення й документи, які підтверджують реальність проведеної операції.

Документи та пояснення подаються в ДПС, за встановленою формою, через електронний кабінет. Процедура розблокування податкових накладних доволі непроста і зазвичай потребує допомоги фахівців.

Процедура розблокування податкової накладної

Розблокування податкової накладної – це офіційна процедура відновлення її реєстрації в Єдиному реєстрі податкових накладних (ЄРПН) після того, як документ було зупинено системою моніторингу ризиків. Вона передбачає кілька етапів, що мають підтвердити реальність господарської операції та правомірність її відображення у податковому обліку:

Отримання квитанції про зупинення – після подання податкової накладної на реєстрацію платник отримує квитанцію №1, в якій зазначається, що документ заблоковано, а також вказано причину такого рішення (наприклад, відповідність критеріям ризиковості або відсутність у таблиці даних відповідного коду товару чи послуги).
Підготовка пояснень і документів – платник має право подати письмові пояснення та документи, що доводять реальність операції. Це можуть бути договір з контрагентом, первинні документи (накладні, акти виконаних робіт, рахунки, платіжні доручення), документи про наявність ресурсів (трудові, матеріальні, виробничі), таблиця даних платника податку, якщо вона ще не подана або потребує оновлення.
Подання пакета документів – всі дані та документи для розблокування податкової накладної подаються в електронній формі через кабінет на сайті ДПС до комісії регіонального рівня. В документах необхідно чітко пояснити суть господарської операції, її економічну доцільність та відповідність реальній діяльності підприємства.
Розгляд комісією ДПС – податкова комісія розглядає надані пояснення протягом п’яти робочих днів з моменту отримання. За результатом ухвалюється одне з двох рішень: про реєстрацію податкової накладної, якщо операцію визнано реальною; про відмову в реєстрації, якщо надані документи не підтверджують достовірність даних.
Оскарження в разі відмови – якщо підприємство отримало відмову, воно може оскаржити рішення в адміністративному порядку (до ДПС України) або в суді. На час оскарження платник має право повторно подати уточнені документи чи оновлену таблицю даних.
Повторна реєстрація – після прийняття позитивного рішення податкова накладна автоматично вноситься до ЄРПН із зазначенням дати фактичної реєстрації. З цього моменту покупець отримує право на податковий кредит, а операція вважається відображеною належним чином.

Які можуть бути наслідки блокування ПН

Блокування податкової накладної призводить до тимчасової неможливості її реєстрації в ЄРПН, а отже – покупець не може сформувати податковий кредит з ПДВ, а продавець – належно відобразити податкові зобов’язання. Це створює ризики фінансових втрат, касових розривів та претензій від контрагентів, які не можуть врахувати ПДВ у своїй звітності.

Якщо ситуацію не вирішити, заблокована накладна може стати підставою для штрафних санкцій і перевірок з боку податкових органів. Крім того, часте блокування документів може спричинити включення підприємства до переліку ризикових платників, що ускладнює подальшу роботу та реєстрацію нових накладних.

Допомога фахівців БІП в розблокуванні ПН і РК

Наші фахівці надають повний супровід процедури розблокування податкових накладних, розрахунків коригування і можуть:

здійснити аналіз причин блокування та оцінку ризиків для підприємства;
підготувати пакет документів і пояснень для податкової служби;
сформувати та подати таблиці даних платника ПДВ;
проконтролювати статус розгляду поданих матеріалів у системі ЄРПН;
зкомунікувати з податковими органами на регіональному та центральному рівнях;
оскаржити неправомірні відмови в адміністративному чи судовому порядку;
розробити превентивні рішення, щоб уникнути повторних блокувань у майбутньому.

То ж якщо вам потрібна допомога в розблокуванні податкових накладних чи вирішенні будь-якого іншого питання стосовно ведення бухгалтерії ТОВ, ФОП – звертайтесь за номером телефону, який бачите на сайті! Або залишайте свої дані у вікні заявки і наш менеджер зв’яжеться з вами найближчим часом.