Ведення кадрового обліку для ТОВ, ФОП

Ведення кадрового обліку – важливий етап формування та розвитку бізнесу. Підприємці, котрі вважають, що цьому процесу не потрібно приділяти багато часу, ризикують не лише репутацією компанії, а й її фінансовим станом. Адже за невиконання зобов’язань та порушення в сфері трудового законодавства передбачена відповідальність.

Відповідальність за своєчасне та правильне ведення кадрового обліку несе роботодавець – це може бути сам ФОП, керівник ТОВ або ж особа, на яку покладено ці обов’язки на підприємстві. За неналежне ведення обліку кадрів та документальний супровід законом передбачена адміністративна, матеріальна, дисциплінарна та навіть інколи кримінальна відповідальність.

Чому важливо налагодити якісне ведення обліку кадрів

Важливо зазначити, що ведення кадрового обліку ТОВ, ФОП регулярно перевіряють контролюючі органи – Держпраці, фонд соцстрахування, центр зайнятості та ін. І хоч наразі, під час дії воєнного стану, планові перевірки Держпраці, наприклад, не проводяться, підприємство чи ФОП можуть перевірити в разі наявності на те підстав (заява робітника, наявність інформації про порушення та ін.).

За порушення може бути накладено штраф і тут варто згадати, що суми штрафів саме в сфері трудового законодавства дуже високі. Наприклад, за одного неоформленого працівника ФОП доведеться заплатити 80 000 грн., за недодержання нормативу щодо працевлаштування осіб з інвалідністю підприємство має перерахувати 0,5-1 розміру середньорічної зарплати за відповідне робоче місце.

Тому під час ведення кадрового обліку ФОП і ТОВ потрібно приділяти увагу великій кількості аспектів. Права робітників повинні бути дотримані, всі документи – створені та систематизовані для зберігання, заробітна плата – вчасно нарахована, а звіти – подані відповідно до встановлених термінів і вимог.

Які кадрові документи формуються під час ведення кадрового діловодства компанії?

Якщо ви працюєте як ФОП або відкрили власну компанію (ТОВ) з найманими працівниками, потрібно потурбуватися про оформлення таких документів:

• Створення трудового договору для кожного працівника.
• Накази (розпорядження) з кадрових питань: про прийняття на роботу та направлення у відрядження, переведення на іншу посаду, надання відпустки, звільнення працівника та ін.
• Заяви працівників про приймання на роботу, звільнення, відпустку.
• Правила внутрішнього трудового розпорядку.
• Посадова інструкція, особові картки працівників.
• Штатний розпис, графік відпусток, інші кадрові документи.
• Документи, створення яких передбачає ведення кадрового обліку ТОВ, ФОП, що працюють у певній сфері діяльності та мають дотримуватись відповідних законів.

Ведення кадрової документації – складна процедура, яка має виконуватися відповідно до норм чинного законодавства. А ще треба дотримуватися нормативів і правил щодо працевлаштування, вести військовий облік у ТОВ, слідкувати за актуальними вимогами у кадровому діловодстві, законодавством та ін. Щоб уникнути претензій з боку контролюючих органів, бажано довірити ведення кадрового діловодства в компанії досвідченим фахівцям.

Кадровий облік на підприємстві: аутсорсинг чи штатний працівник?

Кадровий аутсорсинг – чудовий спосіб заощадити час, сили та гроші компанії. На відміну від прийому в штат співробітника, залучення фахівця на аутсорсі дає значно більше переваг та можливостей, водночас звільняючи ФОП чи керівника ТОВ від вирішення безлічі питань, які постають в процесі організації та документального супроводу трудових відносин.

Кадровий аутсорсинг – це:

• відсутність необхідності розширювати штат компанії шляхом запровадження посад відділу кадрів;
• скорочення витрат підприємства на щомісячну оплату послуг штатних співробітників, сплату соціальних внесків за них;
• економія коштів на обладнанні робочого місця працівників відділу кадрів, купівлі доступів до ПЗ;
• робота без форс-мажорів – віддалені співробітники, на відміну від штатних, легко можуть бути замінені іншими спеціалістами, якщо йдуть на лікарняний, у відпустку чи в декрет;
• більше гарантій якості та чітко визначена відповідальність виконавців за результат.

Усі співробітники аутсорсингової компанії взаємозамінні, тому ведення кадрового діловодства на підприємстві здійснюється нон-стоп. Рівень експертизи – високий, адже облік кадрів на підприємстві веде спеціаліст, який обслуговує сотні ФОП і ТОВ, має величезний досвід роботи, профільні знання.

Вам не потрібно мотивувати спеціаліста та контролювати його, адже всі умови співпраці визначені в договорі. Саме договір дає можливість максимально чітко та зрозуміло визначити права і обов’язки сторін, мати гарантії дотримання всіх пунктів, своєчасного виконання роботи. На відміну від найманого працівника, де завжди є ризик неякісної реалізації поставлених завдань і мало інструментів впливу.

Облік кадрів ФОП і ТОВ: які послуги надають працівники БІП

Ведення кадрового обліку для ФОП і ТОВ – складне завдання. Передача цих функцій на аутсорсинг дозволяє заощадити час і гроші, а також уникнути штрафів за порушення. Для компаній, які не хочуть витрачати ресурси на ведення кадрового обліку та створювати відділ кадрів, підписання договору з аутсорсинговою компанією є відмінним способом упорядкувати основну кадрову документацію та бути впевненим, що все в порядку.

Замовивши кадровий аутсорсинг, ви можете отримати такі послуги:

1. Впорядкування кадрової документації на підприємствах у період, коли облік вівся без відповідності законодавчим нормам.
2. Створення внутрішніх документів для супроводу трудових відносин: наказів, графіків відпусток, штатного розпису, ведення особових справ працівників та ін., які передбачає кадрове діловодство на підприємстві.
3. Ведення військового обліку – для ФОП такої вимоги не встановлено, а от ТОВ за умови працевлаштування військовозобов’язаних повинні приділити увагу цьому питанню.
4. Нарахування заробітної плати та інших виплат працівникам, слідкування за своєчасним проведенням всіх платежів, правильністю розрахунків.
5. Подання в ДПС щомісячного звіту за працівників, розрахунок і сплата податків, соціального внеску. Формування статистичних звітів для ТОВ.
6. Слідкування під час ведення кадрового обліку ТОВ, ФОП за виконанням нормативу стосовно працевлаштування осіб з інвалідністю – адже кожен роботодавець, маючи 8 і більше робітників, має виконувати цю вимогу.
7. Видання довідок з місця роботи, заповнення паперових трудових книжок (на вимогу співробітника), внесення даних в електронний реєстр ПФУ та виконання інших обов’язків.
8. Інформаційна підтримка – консультування стосовно різних питань ведення обліку кадрів на підприємстві та у ФОП, підтримка під час проходження перевірок Держпраці, допомога в розгляді запитів та ін.

Пакет ведення кадрового обліку ФОП чи ТОВ може включати різні послуги – для обговорення всіх деталей і точного розрахунку ціни звертайтесь до нашого менеджера!

Вартість послуги ведення кадрового обліку у ФОП, ТОВ

Ціна ведення кадрового обліку на підприємстві, у ФОП залежить від кількості найманих працівників, наявності серед них військовозобов’язаних, людей з інвалідністю та інших категорій осіб, трудові відносини з якими потребують формування додаткових документів.

Також на вартість ведення кадрового обліку у ФОП, ТОВ може впливати сфера, в якій ведеться діяльність. Так, наприклад, процес організації документального супроводу трудових відносин між працівниками і роботодавцем може сильно відрізнятися в ІТ-галузі та кав’ярні. Як мінімум, по-різному ведеться облік робочого часу, можуть використовуватися різні форми співпраці та ін.

Орієнтовна вартість послуги кадрового аутсорсингу в БІП становить від 800 грн. за одного працівника. Для точного розрахунку вам краще звернутися до нашого менеджера, який зможе сформувати ціну ведення кадрового обліку саме вашого ФОП чи ТОВ.

Ми візьмемо на себе усі клопоти з кадровим обліком ваших працівників, будемо вести всі документи і сплачувати податки, подавати звітність у потрібний час та виконувати все у чіткій відповідності до законодавчих норм щодо кадрового обліку в Україні. А ви зможете повністю зосередитися на реалізації амбітних планів і розвитку бізнесу. Звертайтесь!