Інвойс: суть, види, зразок, чим відрізняється від рахунка-фактури, як виставити інвойс

Ключові тези:

• Інвойс – це один з основних первинних документів, які мають формувати підприємці для супроводу платіжних операцій. Під час ведення зовнішньоекономічної діяльності можна працювати без договору та акту, але обов’язково повинен бути інвойс.
• Первинним документом інвойс є після сплати і за умови наявності всіх обов’язкових реквізитів. Детальніше про те, що саме повинно бути зазначене в інвойсі, ми розповідаємо нижче.
• Вірно складений і оплачений інвойс виступає основою бухгалтерського обліку, підтверджує проведення операції, необхідний для формування звітності бізнесу.
• Інвойс і рахунок-фактура мають багато схожих ознак, але інвойс частіше використовують під час взаємодії з іноземними контрагентами, рахунок-фактуру – в межах України.
• В Україні наразі немає затвердженої форми інвойса – ФОП, ТОВ можуть складати власні шаблони документів, але з дотриманням вимог і вказанням реквізитів, які ми подаємо нижче.
• В ЗЕД-діяльності підприємці використовують комерційні, проформа-інвойси. В статті подаємо їх основні ознаки та особливості. Додатково коротко описуємо інші види інвойсів.
• Також розповідаємо, чи можна замінити інвойсом акт приймання-передачі послуг, договір про співпрацю і аргументуємо, чому не варто цього робити.
• Зразків інвойсів багато в інтернеті, є спеціальні сервіси для їх створення. Але кращий варіант – замовити шаблон документу у фахівця, який точно зробить все правильно.

Інвойс – це найбільш поширений первинний документ, з яким знайома більшість IT-підприємців. Ще його часто називають рахунок-фактура. Проте далеко не всі знають, як правильно оформлювати цей документ та які функції він виконує в бухгалтерському обліку.

Отже, в цій статті ми детально розберемося з наступними питаннями:

• Що таке інвойс? Для чого він потрібен? Чим відрізняється від рахунка-фактури?
• Які види інвойсів існують?
• Які вимоги встановлює законодавство до оформлення інвойсів?
• Що таке комерційний інвойс?
• Де можна знайти зразок інвойсу чи згенерувати готовий бланк?
• Яку роль виконує інвойс в міжнародній співпраці, в ІТ-сфері?

Також приділимо увагу певним нюансам створення інвойсів в процесі ведення підприємницької діяльності ФОП і ТОВ.

Що таке інвойс? Для чого потрібні інвойси?

Інвойс (invoice) – це документ, що частіше за все використовується в міжнародній комерційній діяльності для підтвердження продажу товарів чи постачання послуг. В інвойсі вказуються відомості про товари чи послуги, які надав ФОП або компанія (продавець) клієнту і сума, яку повинен сплатити клієнт за відповідно отримані товари чи послуги.

Інвойси – це найбільш розповсюджений документ під час ведення зовнішньоекономічної діяльності, який також використовується і в процесі здійснення операцій в Україні між резидентами з числа ФОП, ТОВ. Часто компанії виставляють інвойси за послуги, товари і саме вони стають підтвердженням проведених операцій.

Інвойс – це первинний документ?

Можна було б стверджувати, що інвойс – це первинний документ. Проте є тут певні нюанси. Перш за все, зазначимо, що, на думку Мінфіну України, під час виставлення інвойс є документом інформаційного характеру, а не первинним документом. Проте після сплати може вважатися первинним документом, який підтверджує проведення операції.

Таким чином, для того, щоб інвойс міг використовуватися в процесі ведення бухгалтерського обліку в якості первинного документу, мають бути виконані дві умови:

1. Інвойс повинен мати всі реквізити, визначені для первинних документів (про них поговоримо нижче).
2. Інвойс повинен бути оплаченим – не просто створеним підприємцем, а по ньому має пройти оплата.

Підтвердженням оплати є банківська виписка про відповідну операцію.

Які функції виконує інвойс у веденні підприємницької діяльності?

Інвойс на оплату товарів/послуг використовується для:

• Проведення оплати – в інвойсі вказуються основні реквізити, може бути розміщено номер рахунка, на який контрагент має переказати кошти.
• Підтвердження факту угоди – за умови, що документ підписаний хоча б одною стороною та оплачений.
• Ведення бухгалтерського обліку, формування звітності ФОП, ТОВ – інвойс первинним документом стає після того, як оплату товару/послуги здійснено.
• Проходження митного кордону – комерційний інвойс використовується в міжнародній торгівлі.
• Спрощення взаємодії між контрагентами – правильно оформлений і оплачений інвойс може замінити ЗЕД-договір, особливо зручно, коли складається в електронній формі і підписується онлайн. В такому випадку сторони витрачають кілька хвилин на оформлення операції.

Інвойс – це рахунок-фактура? Спільні та відмінні риси

Зазвичай інвойсом, рахунком-фактурою називають один і той же документ. В обидвох випадках мова йдеться про підтвердження угоди щодо надання послуги чи продажу товарів та виставлення рахунка за них. І нерідко назви документів використовують як повні синоніми, проте тут варто звернути увагу на нюанси.

Рахунок-фактуру зазвичай використовують для проведення операцій в Україні, складають українською мовою і тут більше йдеться про намір здійснення відвантаження товарів чи надання послуг. Тобто, він може бути виставлений, а покупець його не оплатить.

Інвойс же частіше використовується в зовнішньоекономічній діяльності, може складатися іноземною мовою або бути двомовним і передбачає обов’язок сплати рахунку. Крім того, саме інвойс може виступати документом, на основі якого формується митна декларація.

Проте є у інвойса, рахунка-фактури і багато спільних рис:

1. Обов’язкові реквізити – і там, і там вказуються основні дані про товар/послуги, сторони взаємодії, дату та ін.
2. Мета створення – підтвердження факту створення рахунку для оплати контрагентом послуг чи товарів, надання реквізитів для проведення платежу.
3. Форма – як паперова, так і електронна.
4. Статус первинного документа – інвойс, рахунок фактура набувають лише в разі проведення по ним оплати та наявності всіх обов’язкових реквізитів.

Можемо зробити висновок, що особливої різниці між інвойсом і рахунком-фактурою немає. Якщо ви продаєте товари чи надаєте послуги в Україні, то головне – не як назвати документ, а щоб він був створений відповідно до встановлених норм (містив всі необхідні реквізити) і був оплачений. А от якщо мова йде про ЗЕД-діяльність, то для проходження митниці треба створювати саме комерційні інвойси.

Вимоги до складання, заповнення інвойсів: форма, реквізити, правила

Затвердженої форми інвойсів та вимог щодо їх заповнення законодавством України не передбачено. Немає і готових бланків інвойсів. Різні сервіси пропонують інвойс скачати чи створити через програми, проте жоден з запропонованих варіантів не є затвердженим законодавчими нормами. Знайти зразок інвойсу можна в мережі – як для надання послуг, так і для продажу товарів.

Можна створювати документ в паперовій формі, в електронному форматі. Кожна компанія чи ФОП може розробити власний бланк інвойсу (готовий шаблон, в який потім просто вносяться дані про операцію) та використовувати його під час ведення підприємницької діяльності. Тобто, форма може бути довільною.

І основні вимоги до інвойсу стосуються лише його змісту – головне, щоб в документі були вказані всі необхідні реквізити. Тоді після оплати він може вважатися первинним документом. Тому тут у визначенні змісту інвойсу керуємося вимогами до первинних документів, викладеними в ст. 9 закону про бухгалтерський облік.

Які реквізити повинен містити паперовий чи електронний інвойс:

• назва документу;
• назва підприємства, що складає інвойс;
• дата виписки рахунку;
• предмет господарської операції, а також одиницю його обчислення;
• особистий підпис відповідальної за здійснення операції особи з зазначенням її посади.

Також часто в бланках інвойсів вказують номер документу (щоб ідентифікувати його та відстежувати), реквізити покупця, термін, в який повинна бути здійснена оплата, інформацію про ПДВ тощо. Дані для інвойсу залежать від типу операції, змісту угоди та інших аспектів.

Як зробити інвойс? Де можна знайти зразок, приклад?

Найпростіший варіант створення документу – електронний інвойс, згенерований через онлайн-сервіс. Наразі в мережі є чимало сервісів, які пропонують вже готові форми для створення – користувачу достатньо внести мінімальні дані для інвойса і він буде створений автоматично. Потім можна скачати інвойс та відправити його контрагенту через сервіс ЕДО або роздрукувати і надати паперовий рахунок.

Є програми, які потрібно скачувати та встановлювати на гаджеті (ноутбук, планшет, смартфон). А є ті, що працюють в онлайн-режимі, зайти можна через браузер. Під час вибору сервісу варто звертати увагу на умови надання послуги.

Зазвичай для повноцінного використання програми треба оплачувати один з тарифів, в той час як безкоштовне використання передбачає певні умови (рекламні посилання на сервіс в готовому бланку інвойса, неможливість завантажити чи роздрукувати та ін.).

Кращим варіантом може стати створення готового бланку інвойсу для ФОП чи ТОВ з можливістю його редагувати та використовувати в діяльності. Формуєте документ, вносите в нього основні реквізити про свою компанію – а потім просто додаєте дані про конкретну операцію та контрагента. Знайти зразок інвойсу на послуги, товари можна в мережі, а створити в Doc, Docx, txt, pdf та ін.

Види інвойсів: комерційний інвойс, проформа-інвойс

У ЗЕД-діяльності найбільш поширеними видами інвойсів є проформа-інвойс та комерційний інвойс. Також є й інші варіанти, які ми коротко опишемо нижче.

Що таке проформа інвойс

Проформа інвойс фіксує обов’язок продавця поставити товар покупцеві за визначеною вартістю. При цьому сторони можуть змінити дані щодо кількості чи моделей, типу того чи іншого товару, його ціни. Зазвичай такий документ складають в разі безоплатного постачання товарів (гуманітарна допомога, наприклад, коли товар поставляється безоплатно).

Проформа інвойси, згідно з нормами, викладеними в ст. 53 Митного кодексу України, підтверджують митну вартість товарів у випадках, коли цей товар не виступає об’єктом купівлі-продажу. І ще раз зазначимо, що дані в процесі можуть змінюватись.

Комерційний інвойс також застосовується в зовнішньоекономічній діяльності. Він використовується для митної декларації під час відвантаження товару. В ньому вказуються вже всі узгоджені дані про товар і його ціну.

Комерційний інвойс та його особливості

Комерційний інвойс – обов’язковий документ для проходження митного контролю, без якого товар не розмитнять, не пропустять на територію України. Виписується під час відвантаження товару, видається покупцю. Також цей документ потрібен для розрахунку ПДВ, митних зборів. І в разі допущення помилок в комерційних інвойсах можуть виникнути проблеми під час розмитнення товарів.

Вимоги до створення комерційних інвойсів, їх форми, змісту в законодавчих актах відсутні. Але зазвичай вказують наступні дані для інвойсу: дата створення, назва та реквізити продавця товарів і покупця, найменування і вартість товарів, загальна сума рахунку, валюта, ставки і розмір ПДВ. Додатково можуть бути вказані реквізити ЗЕД-договору, за яким проводиться поставка, платіжні реквізити та ін.

Інші види інвойсів

Також в міжнародній практиці можливе використання й інших видів інвойсів:

• Фіксуючий інвойс – надається клієнту в разі проведення ним передоплати за послуги, товари для фіксації перерахованої суми та врахування її потім в оплаті.
• Інвойс обліку робочого часу – використовується під час формування рахунку за послугу чи роботу, оплата за яку рахується погодинно.
• Кредит-нота – такий рахунок клієнту видають, якщо було здійснено помилкове відправлення, повернено товар, а також для надання бонусів, знижок.
• Повторюваний інвойс – формується з певною періодичністю (оплата за підписку в додатку, наприклад).

Проте найбільш застосовувані та поширені види інвойсів в Україні – це звичайні інвойси та ті, що потрібні для проходження митного контролю (проформа і комерційний).

Інвойс як первинний документ замість акту приймання-передачі виконаних робіт

Повертаючись до функціонального призначення інвойсів, розглянемо, як саме вже згадуваний закон про бухоблік визначає поняття «первинний документ» та чи можна згідно з цим віднести до цієї категорії інвойс. Згідно зі ст. 1 відповідного законодавчого акту, первинний документ має містити інформацію щодо здійсненої господарської операції.

Звідси можемо дійти висновку, що інвойс, який містить дані про проведену (а, значить, оплачену) господарську операцію, може вважатись первинним документом. Таким чином, інвойси можуть бути замінниками актів приймання-передачі виконаних робіт, що значно полегшує ведення підприємницької діяльності для IT-спеціалістів.

Підтвердження цього можна також знайти в законодавчих нововведеннях, а саме у нормах Закону України № 1724-VIII. Тут прописана можливість для рахунку-фактури виступати в якості підстави для відображення господарської операції в бухгалтерському обліку замість складання акту приймання-передачі. Проте, слід звернути увагу на умову, при якій це можливо, – інвойс має бути оплачений!

Важливим також є закріплення у договорі умови про те, що обидві сторони згодні, що в їхньому випадку документом-підтвердженням надання та приймання послуг буде не акт, а інвойс (у ситуації, коли сторони також укладають договір). Наприклад, ви можете прописати, що «оплата згідно інвойсу одночасно є свідченням надання послуг в повному обсязі та їх прийняття, і підтвердження кінцевих розрахунків між сторонами».

Ще одним важливим нюансом можливості підтверджувальної дії інвойсу є мова його складання. Українське законодавство закріплює норму, згідно з якою все документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку має бути надано українською мовою.

Це часто і стає перепоною в IT-сфері. Адже ці підприємці часто мають справу з іноземними контрагентами. ДПС для цього випадку зазначає необхідність мати автентичний переклад інвойсів на українську. Або ж легше всього одразу складати документ двома мовами – українською і, наприклад, англійською.

Підсумовуючи, бачимо, що інвойси все ж здатні замінити акти приймання-передачі. Якщо у вас залишились будь-які питання стосовно створення інвойсів чи потрібна допомога, ви можете звернутися до наших фахівців за номером телефону, що вказаний на сайті.

Популярні запитання про інвойс

Нижче дамо короткі відповіді на декілька запитань, які найчастіше отримуємо від клієнтів під час консультацій.

Що таке інвойс простими словами?

Інвойс – це той же рахунок, в якому вказані дані про суму платежу, суть наданих послуг чи вид відвантажених товарів, а також відомості про сторони взаємодії: того, хто отримує кошти і того, хто їх має сплатити.

Для чого потрібен інвойс підприємцю?

У діяльності ФОП, ТОВ інвойс може виступати основним первинним документом, який підтверджує проведення операції – отримання певної суми коштів.

Чи можна замінити інвойсом акт приймання-передачі послуг, виконання робіт?

Так, можна. Наразі інвойс може бути самостійним первинним документом і для підтвердження факту здійснення операції його достатньо. Але є нюанс: інвойс повинен містити всі необхідні реквізити і бути сплаченим (а не лише виставленим і надісланим контрагенту).

Які реквізити має містити інвойс?

Щоб інвойс міг вважатися первинним документом, в ньому мають бути вказані: назва, дата складання, найменування сторін, зміст і обсяги в одиницях вимірювання, дані людей, які оформлюють операцію, відомості та підпис особи, що відповідальна за підтвердження проведення операції. Якщо інвойс складається для міжнародної співпраці, там можуть бути додаткові вимоги, краще консультуватися з бухгалтером.

А якщо я працюю за договором, складаю акт приймання-передачі?

Це кращий варіант, який дає більше захисту обом сторонам співпраці, адже визначає основні умови взаємодії, фіксує більше деталей, ніж просто інвойс. В разі виникнення будь-яких непорозумінь захистити свої права та інтереси буде простіше, тому ми клієнтам завжди рекомендуємо працювати за договором, складати акти, а не лише інвойси.

Чи можна складати та виставляти інвойс онлайн?

Так, в Україні наразі електронні документи мають таку ж силу, як і паперові. Переслати інвойс можна через спеціальний сервіс, підписання здійснюється з допомогою КЕП.

Якою мовою складати інвойс?

Стандартно інвойс складається українською. Якщо ж мова йде про співпрацю з іноземними контрагентами, інформацію в інвойсі дублюють зазвичай ще й англійською.

Чи допомагаєте ви у складанні інвойсів?

Так, наші фахівці можуть скласти шаблон інвойсу (за необхідності двомовний), який міститиме всі необхідні реквізити. Ви зможете використовувати його у веденні підприємницької діяльності, виставляючи рахунки контрагентам.

Підписатися на нові статі