Инвойс: суть, виды, образец, чем отличается от счета-фактуры, как выставить инвойс

Содержание

Ключевые тезисы:

Инвойс – это один из основных первичных документов, которые должны формировать предприниматели для сопровождения платежных операций. Во время ведения внешнеэкономической деятельности можно работать без договора и акта, но обязательно должен быть инвойс.
Первичным документом инвойс является после уплаты и при условии наличия всех обязательных реквизитов. Детальнее о том, что именно должно быть указано в инвойсе, мы рассказываем ниже.
Правильно составленный и оплаченный инвойс выступает основой бухгалтерского учета, подтверждает проведение сделки, необходим для формирования отчетности бизнеса.
Инвойс и счет-фактура имеют много схожих признаков, но инвойс чаще используют во время взаимодействия с иностранными контрагентами, счет-фактуру – в пределах Украины.
В Украине сейчас нет утвержденной формы инвойса – ФЛП, ООО могут составлять собственные шаблоны документов, но с соблюдением требований и указанием реквизитов, которые мы приводим ниже.
В ВЭД-деятельности предприниматели используют коммерческие, проформа-инвойсы. В статье подаем их основные признаки и особенности. Дополнительно кратко описываем другие виды инвойсов.
Также рассказываем, можно ли заменить инвойсом акт приема-передачи услуг, договор о сотрудничестве и аргументируем, почему не стоит этого делать.
Образцов инвойсов много в интернете, есть специальные сервисы для их создания. Но лучший вариант – заказать шаблон документа у специалиста, который точно сделает все правильно.

Инвойс – это наиболее распространенный первичный документ, с которым знакомо большинство IT-предпринимателей. Еще его часто называют счет-фактура. Однако далеко не все знают, как правильно оформлять этот документ и какие функции он выполняет в бухгалтерском учете.

Итак, в этой статье мы подробно разберемся со следующими вопросами:

Что такое инвойс? Для чего он нужен? Чем отличается от счета-фактуры?
Какие виды инвойсов существуют?
Какие требования устанавливает законодательство к оформлению инвойсов?
Что такое коммерческий инвойс?
Где можно найти образец инвойса или сгенерировать готовый бланк?
Какую роль выполняет инвойс в международном сотрудничестве, в ИТ-сфере?

Также уделим внимание определенным нюансам создания инвойсов в процессе ведения предпринимательской деятельности ФЛП и ООО.

Что такое инвойс? Для чего нужны инвойсы?

Инвойс (invoice) – это документ, который чаще всего используется в международной коммерческой деятельности для подтверждения продажи товаров или поставок услуг. В инвойсе указываются сведения о товарах или услугах, которые предоставил ФЛП или компания (продавец) клиенту и сумма, которую должен уплатить клиент за, соответственно, полученные товары или услуги.

Инвойсы – это наиболее распространенный документ во время ведения внешнеэкономической деятельности, который также используется и в процессе осуществления операций в Украине между резидентами из числа ФЛП, ООО. Часто компании выставляют инвойсы за услуги, товары и именно они становятся подтверждением проведенных сделок.

Инвойс – это первичный документ?

Можно было бы утверждать, что инвойс – это первичный документ. Однако есть здесь определенные нюансы. Прежде всего, отметим, что, по мнению Минфина Украины, во время выставления инвойс является документом информационного характера, а не первичным документом. Однако после уплаты может считаться первичным документом, который подтверждает проведение операции.

Таким образом, для того, чтобы инвойс мог использоваться в процессе ведения бухгалтерского учета в качестве первичного документа, должны быть выполнены два условия:

Инвойс должен иметь все реквизиты, определенные для первичных документов (о них поговорим ниже).
Инвойс должен быть оплаченным – не просто созданным предпринимателем, а по нему должна пройти оплата.

Подтверждением оплаты является банковская выписка о соответствующей операции.

Какие функции выполняет инвойс в ведении предпринимательской деятельности?

Инвойс на оплату товаров/услуг используется для:

Проведения оплаты – в инвойсе указываются основные реквизиты, может быть размещен номер счета, на который контрагент должен перевести средства.
Подтверждения факта сделки – при условии, что документ подписан хотя бы одной стороной и оплачен.
Ведения бухгалтерского учета, формирования отчетности ФЛП, ООО – инвойс первичным документом становится после того, как оплата товара/услуги произведена.
Прохождения таможенной границы – коммерческий инвойс используется в международной торговле.
Упрощения взаимодействия между контрагентами – правильно оформленный и оплаченный инвойс может заменить ВЭД-договор, особенно удобно, когда составляется в электронной форме и подписывается онлайн. В таком случае стороны тратят несколько минут на оформление сделки.

Инвойс – это счет-фактура? Общие и отличительные черты

Обычно инвойсом, счетом-фактурой называют один и тот же документ. В обоих случаях речь идет о подтверждении сделки о предоставлении услуги или продаже товаров и выставлении счета за них. И нередко названия документов используются как полные синонимы, однако здесь стоит обратить внимание на нюансы.

Счет-фактуру обычно используют для проведения операций в Украине, составляют на украинском языке и здесь речь идет больше о намерении осуществления отгрузки товаров или оказания услуг. То есть, он может быть выставлен, а покупатель его не оплатит.

Инвойс же чаще используется во внешнеэкономической деятельности, может составляться на иностранном языке или быть двуязычным и предусматривает обязанность уплаты счета. Кроме того, именно инвойс может выступать документом, на основе которого формируется таможенная декларация.

Однако есть у инвойса, счета-фактуры и много общих черт:

Обязательные реквизиты – и там, и там указываются основные данные о товаре/услуге, сторонах взаимодействия, дате и т.д.
Цель создания – подтверждение факта создания счета для оплаты контрагентом услуг или товаров, предоставление реквизитов для проведения платежа.
Форма – как бумажная, так и электронная.
Статус первичного документа – инвойс, счет фактура приобретают только в случае проведения по ним оплаты и наличия всех обязательных реквизитов.

Можем сделать вывод, что особой разницы между инвойсом и счетом-фактурой нет. Если вы продаете товары или предоставляете услуги в Украине, то главное – не как назвать документ, а чтобы он был создан в соответствии с установленными нормами (включал все необходимые реквизиты) и был оплачен. А вот если речь идет о ВЭД-деятельности, то для прохождения таможни нужно создавать именно коммерческие инвойсы.

Требования к составлению, заполнению инвойсов: форма, реквизиты, правила

Утвержденной формы инвойсов и требований по их заполнению законодательством Украины не предусмотрено. Нет и готовых бланков инвойсов. Различные сервисы предлагают инвойс скачать или создать через программы, однако ни один из предложенных вариантов не является утвержденным законодательными нормами. Найти образец инвойса можно в сети – как для предоставления услуг, так и для продажи товаров.

Можно создавать документ в бумажной форме, в электронном формате. Каждая компания или ФЛП может разработать собственный бланк инвойса (готовый шаблон, в который просто вносятся данные об операции) и использовать его при ведении предпринимательской деятельности. То есть, форма может быть произвольной.

И основные требования к инвойсу касаются только его содержания – главное, чтобы в документе были указаны все необходимые реквизиты. Тогда после оплаты он может считаться первичным документом. Поэтому здесь в определении содержания инвойса руководствуемся требованиями к первичным документам, изложенными в ст. 9 закона о бухгалтерском учете.

Какие реквизиты должен содержать бумажный или электронный инвойс:

название документа;
название предприятия, что составляет инвойс;
дата выписки счета;
предмет хозяйственной операции, а также единицу его расчета;
личная подпись ответственного за совершение операции лица с указанием его должности.

Также часто в бланках инвойсов указывают номер документа (чтобы идентифицировать его и отслеживать), реквизиты покупателя, срок, в который должна быть произведена оплата, информацию о НДС и т.д. Данные для инвойса зависят от типа операции, содержания сделки и других аспектов.

Как сделать инвойс? Где можно найти образец, пример?

Самый простой вариант создания документа – электронный инвойс, сгенерированный через онлайн-сервис. Сейчас в сети есть немало сервисов, которые предлагают уже готовые формы для создания – пользователю достаточно внести минимальные данные для инвойса и он будет создан автоматически. Потом можно скачать инвойс и отправить его контрагенту через сервис ЭДО или распечатать и предоставить бумажный счет.

Есть приложения, которые нужно скачивать и устанавливать на гаджете (ноутбук, планшет, смартфон). А есть те, что работают в онлайн-режиме, зайти можно через браузер. Во время выбора сервиса следует обращать внимание на условия предоставления услуги.

Обычно для полноценного использования программы нужно оплачивать один из тарифов, в то время как бесплатное использование подразумевает определенные условия (рекламные ссылки на сервис в готовом бланке инвойса, невозможность загрузить или распечатать и др.).

Лучшим вариантом может стать создание готового бланка инвойса для ФЛП или ООО с возможностью его редактировать и использовать в деятельности. Формируете документ, вносите в него основные реквизиты о своей компании – а потом просто добавляете данные о конкретной операции и контрагенте. Найти образец инвойса на услуги, товары можно в сети, а создать в Doc, Docx, txt, pdf и т.д.

Виды инвойсов: коммерческий инвойс, проформа-инвойс

В ВЭД-деятельности наиболее распространенными видами инвойсов являются проформа-инвойс и коммерческий инвойс. Также есть и другие варианты, которые мы коротко опишем ниже.

Что такое проформа инвойс

Проформа инвойс фиксирует обязанность продавца поставить товар покупателю по определенной стоимости. При этом стороны могут изменить данные относительно количества или моделей, типа того или иного товара, его цены. Обычно такой документ составляют в случае безвозмездной поставки товаров (гуманитарная помощь, например, когда товар поставляется бесплатно).

Проформа инвойсы, согласно нормам, изложенным в ст. 53 Таможенного кодекса Украины, подтверждают таможенную стоимость товаров в случаях, когда этот товар не выступает объектом купли-продажи. И еще раз отметим, что данные в процессе могут меняться.

Коммерческий инвойс также применяется во внешнеэкономической деятельности. Он используется для таможенной декларации во время отгрузки товара. В нем указываются уже все согласованные данные о товаре и его цене.

Коммерческий инвойс и его особенности

Коммерческий инвойс – обязательный документ для прохождения таможенного контроля, без которого товар не растаможат, не пропустят на территорию Украины. Выписывается во время отгрузки товара, выдается покупателю. Также этот документ необходим для расчета НДС, таможенных пошлин. И в случае допущения ошибок в коммерческих инвойсах могут возникнуть проблемы при растаможке товаров.

Требования к созданию коммерческих инвойсов, их форме, содержанию в законодательных актах отсутствуют. Но обычно указывают следующие данные для инвойса: дата создания, название и реквизиты продавца товаров и покупателя, наименование и стоимость товаров, общая сумма счета, валюта, ставки и размер НДС. Дополнительно могут быть указаны реквизиты ВЭД-договора, по которому производится поставка, платежные реквизиты и т.д.

Другие виды инвойсов

Также в международной практике возможно использование и других видов инвойсов:

Фиксирующий инвойс – предоставляется клиенту в случае проведения им предоплаты за услуги, товары для фиксации перечисленной суммы и учета ее потом в оплате.
Инвойс учета рабочего времени – используется во время формирования счета за услугу или работу, оплата за которую считается почасово.
Кредит-нота – такой счет клиенту выдают, если была совершена ошибочная отправка, возвращен товар, а также для предоставления бонусов, скидок.
Повторяющийся инвойс – формируется с определенной периодичностью (оплата за подписку в приложении, например).

Однако наиболее применяемые и распространенные виды инвойсов в Украине – это обычные инвойсы и те, что необходимы для прохождения таможенного контроля (проформа и коммерческий).

Инвойс как первичный документ вместо акта приема-передачи выполненных работ

Возвращаясь к функциональному назначению инвойсов, рассмотрим, как именно уже упоминавшийся закон о бухучете определяет понятие «первичный документ» и можно ли согласно этому отнести к этой категории инвойс. Согласно ст. 1 соответствующего законодательного акта, первичный документ должен содержать информацию о совершенной хозяйственной операции.

Отсюда можем сделать вывод, что инвойс, который содержит данные о проведенной (а, значит, оплаченной) хозяйственной операции, может считаться первичным документом. Таким образом, инвойсы могут быть заменителями актов приема-передачи выполненных работ, что значительно облегчает ведение предпринимательской деятельности для IT-специалистов.

Подтверждение этому можно найти в законодательных нововведениях, а именно в нормах Закона Украины № 1724-VIII. Тут прописана возможность для счета-фактуры выступать в качестве основания для отображения хозяйственной операции в бухгалтерском учете вместо составления акта приема-передачи. Однако, следует обратить внимание на условие, при котором это возможно, – инвойс должен быть оплачен!

Важным также является закрепление в договоре условия о том, что обе стороны согласны, что в их случае документом-подтверждением предоставления и приема услуг будет не акт, а инвойс (в ситуации, когда стороны также заключают договор). Например, вы можете прописать, что «оплата согласно инвойсу одновременно является свидетельством предоставления услуг в полном объеме и их принятия, и подтверждения конечных расчетов между сторонами».

Еще одним важным нюансом возможности подтверждающего действия инвойса является язык его составления. Украинское законодательство закрепляет норму, согласно которой все документальное обеспечение записей в бухгалтерском учете должно быть предоставлено на украинском языке.

Это часто и становится препятствием в IT-сфере. Ведь эти предприниматели часто сталкиваются с иностранными контрагентами. ГНС для этого случая отмечает необходимость иметь аутентичный перевод инвойсов на украинский. Или же легче всего сразу составлять документ на двух языках – украинском и, например, английском.

Подводя итог, видим, что инвойсы, все же, способны заменить акты приема-передачи. Если у вас остались какие-либо вопросы по созданию инвойсов или нужна помощь, вы можете обратиться к нашим специалистам по номеру телефона, указанному на сайте.