Перевірки Держпраці: до чого бути готовими ФОП і ТОВ?

Зміст

Дотримання норм трудового законодавства є однією з обов’язкових вимог, встановлених для всіх ФОП і ТОВ, які наймають робітників. Незалежно від того, маєте ви як ФОП одного помічника чи прийняли в штат свого ТОВ кілька десятків, сотень робітників – ви обов’язково маєте дотримуватись всіх норм, правил, вимог, встановлених законодавством у сфері організації трудових відносин.

Штрафи за порушення в сфері трудового законодавства в Україні наразі є одними з найвищих серед усіх видів санкцій, що можуть накладатися на бізнес. Так, за одного незареєстрованого працівника ФОП може отримати штраф у розмірі до 80 000 грн., а повторне таке порушення впродовж наступних 2 років тягне за собою покарання у розмірі 240 000 грн. (ст. 265 КЗпП).

Детальніше про розміри штрафів за різні порушення в сфері трудового законодавства ви можете почитати в матеріалі за посиланням. В цій же статті ми розглянемо питання перевірок Держпраці, що є актуальними для всіх ФОП і ТОВ, які мають найманих працівників та здійснюють ведення кадрового обліку:

Правила проведення планових, позапланових перевірок в 2025 році.
Обмеження на перевірки Держпраці та послаблення щодо штрафних санкцій, встановлені на час дії воєнного стану.
Які перевірки можуть проводити інспектори та до чого мають бути готовими ФОП, ТОВ з найманими працівниками.

Законодавчі норми проведення перевірок Держпраці

Загальні правила, норми й вимоги щодо проведення перевірок в сфері державного нагляду встановлено ЗУ № 877-V про держнагляд за господарською діяльністю. Ключові аспекти:

Державний нагляд здійснюється з метою виявлення порушень законодавства, запобігання недотриманню його вимог суб’єктами господарювання (в нашому випадку підприємцями – ФОП, ТОВ), забезпечення інтересів суспільства, зокрема – в сфері законів про працю і зайнятість населення.
Перевірки можуть бути плановими і позаплановими, проводяться у форматі оглядів, ревізій, обстежень тощо, виключно в робочий час, з урахуванням правил внутрішнього трудового розпорядку підприємства. Як планові, так і позапланові перевірки проводяться в присутності керівника ТОВ або самого ФОП чи їх уповноваженої особи.
За 10 днів до дати планової перевірки підприємця мають попередити в письмовій формі про захід з врахуванням вимог, встановлених у ст. 5 ЗУ про держнагляд. Якщо ФОП чи ТОВ не отримав повідомлення про намір провести планову перевірку, він може не допустити інспектора до її здійснення. Термін здійснення планової перевірки не може перевищувати 10 робочих днів. А для мікро-, малих підприємств (ФОП і ТОВ, у яких зареєстровано до 10 і до 50 найманих працівників відповідно, згідно зі ст.55 ГКУ) – 5 днів (п.5 ст. 5 ЗУ про держнагляд).
В разі отримання підстав для проведення позапланової перевірки інспектор може прийти без попередження. Підставами можуть бути: отримання органом Держпраці інформації (від ДПС, ЗМІ, Держстату, ПФУ та ін.) про можливі порушення норм законів про працю, звернення найманих працівників зі скаргами на незаконні дії ФОП чи ТОВ у сфері трудових відносин тощо. Позапланова перевірка не може тривати довше 10 робочих днів, для малих підприємств (до 50 найманих робітників) – довше 2 днів (п.4 ст. 6 ЗУ про держнагляд).
Також перевірка може бути проведена повторно для фіксації усунення виявлених раніше порушень, за судовими рішеннями тощо. Повний перелік підстав для здійснення позапланових перевірок можна знайти в постанові КМУ №1132.

Кожен рік складається план перевірок на наступний рік. Річний план заходів Держпраці на 2025 рік був затверджений наказом №200 від 29 листопада 2024 року. Перевірити, чи заплановані для вашого бізнесу перевірки Держпраці та інших органів держнагляду, можна на порталі Опендатабот за посиланням.

Права й обов’язки інспектора Держпраці під час перевірки

Порядок та процедура, основні правила проведення перевірок саме Держпраці встановлено в порядку, затвердженому постановою КМУ №1132. Форма перевірки Держпраці – інспекційне відвідування інспектором Держпраці, її територіальних органів. Інспектор – посадова особа, що має повноваження, підтверджені службовим посвідченням.

Під час перевірки вашого ФОП чи ТОВ інспектор Держпраці має право (згідно з п. 10 вищезазначеного порядку):

Відвідати адміністративні, виробничі приміщення, де використовується наймана праця.
Ставити керівнику підприємства, працівникам, іншим особам (які можуть володіти потрібною інформацією) запитання стосовно дотримання законів про працю, особливостей ведення кадрового обліку на підприємстві, отримувати усні, письмові відповіді.
Ознайомлюватися з документами, реєстрами, книгами, які ведуться відповідно до трудового законодавства та містять дані про питання, що можуть бути предметом перевірки інспектора, отримувати копії документів, витяги.
За умови виявлення ознак кримінального правопорушення, наявності загрози безпеці інспектора він може залучати правоохоронні органи.
Має право на надання робочого місця для ведення конфіденційної розмови з робітниками, що стосується предмета інспекції, на здійснення відео-, фото-, аудіофіксації подій.
Отримувати від ФОП, ТОВ, які відвідує, а також органів державної влади документи, інформацію, що потрібні для здійснення інспекційного відвідування.

Тобто, в процесі проведення інспекції представник Держпраці може перевіряти будь-які документи, що стосуються оформлення трудових відносин та предмету відвідування, вільно спілкуватися з робітниками і керівництвом ТОВ, ФОП чи їх уповноваженими особами.

Під час перевірок Держпраці приділяють увагу таким аспектам: правильність оформлення працівників, виявлення в місці ведення діяльності ФОП чи ТОВ неоформлених робітників, своєчасність оплати праці та повнота обсягу виплат, дотримання вимог під час прийняття на роботу та звільнення, створення безпечних умов для людей під час роботи тощо.

Зазвичай у ТОВ насамперед перевіряють документи, які формуються в межах ведення кадрового обліку на підприємстві – інспектор може затребувати штатний розпис, накази, особові картки працівників, трудові договори, графік відпусток тощо. Тому всі вони повинні створюватися вчасно, правильно, завжди зберігатися в ідеальному порядку.

Під час перевірок ФОП основний акцент роблять на пошуку неоформлених працівників, відповідності реально відпрацьованого часу вказаному в документах. Підприємці інколи ігнорують вимоги: не укладають договори з робітниками, невірно вказують години роботи, зменшуючи суму зарплатні для зниження податкового навантаження. Все це завжди призводить до проблем і штрафів.

Про що ще варто пам’ятати? Про те, що дії інспектора мають чітко відповідати нормам закону. Інспектор повинен перевіряти, аналізувати та фіксувати порушення. Йому заборонено під час перевірки:

Під час розгляду трудових або індивідуальних спорів бути експертом, арбітром, посередником, готувати висновки щодо невідповідності (чи відповідності) нормативних актів підприємства вимогам закону для передачі їх працівникам чи іншим особам, органам, а також передавати отримані під час перевірки документи, їх копії іншим особам.
Перевищувати свої повноваження – розглядати питання, що розглядаються чи були вирішені в суді, перевіряти виконання рішень суду.
Розголошувати конфіденційну інформацію, комерційну таємницю та інші дані, що могли стати відомими інспектору – в разі звільнення вимога діє ще 3 роки після залишення посади.
Розкривати джерело скарг, в результаті яких ініційована перевірка.
Вилучати під час інспекції у ФОП, ТОВ оригінали документів, комп’ютери, їх частини.
Проводити перевірку у терміни, що перевищують 10 днів.

Якщо ви бачите порушення під час перевірки вашого бізнесу та не знаєте, як його зафіксувати чи оскаржити дії інспектора – звертайтесь до наших фахівців по юридичну консультацію, ми допоможемо.

Обов’язки та права ФОП чи ТОВ, яких перевіряє інспектор Держпраці

Основні обов’язки підприємців, до яких завітав інспектор Держпраці з перевіркою, полягають у допущенні його до виконання завдань і невчиненні перешкод. ФОП чи керівник ТОВ (або уповноважена особа) повинні надати документи інспектору, що стосуються предмету перевірки, дозволити йому зайти в приміщення, виділити за потреби місце для роботи, надати всі необхідні пояснення.

Заборонено перешкоджати роботі перевіряючого, його спілкуванню з найманими робітниками, отриманню потрібної інформації. Але звертаємо увагу, що інспектор не має права вилучати документи з підприємства, а може отримати копії (засвідчені), витяги.

В процесі проведення інспектором Держпраці перевірки ФОП і ТОВ з числа роботодавців мають не лише обов’язки, але і права. Право перевірити службове посвідчення інспектора, одержати від нього копію направлення на здійснення перевірки. Інспектора можна не допустити на об’єкт господарювання, якщо він не пред’явив службове посвідчення, або ви не знайшли уніфікованої форми акта відповідного інспекційного відвідування на офіційному сайті Держпраці.

Можна вимагати завершення перевірки в разі перевищення термінів у 10 днів. Якщо є журнал реєстрації заходів держнагляду, ФОП чи керівник ТОВ (або їх уповноважена особа) може вимагати внесення даних про перевірку у цей журнал.

Також підприємець може давати власні пояснення та вносити зауваження до акта перевірки у письмовій формі, вимагати від інспектора дотримання всіх встановлених законодавством вимог. А до підписання цього акта він має бути поінформований щодо власних прав і обов’язків. Неправомірні дії інспектора можна оскаржити, сам процес підприємець має право фіксувати засобами відео-, фото-, аудіотехніки.

Які перевірки Держпраці проводяться під час дії воєнного стану

Проведення перевірок Держпраці наразі регулюється ЗУ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану». Згідно зі ст. 16:

Під час дії режиму воєнного стану можуть проводитися лише позапланові перевірки Держпраці, ініційовані профспілками або працівником шляхом подання відповідної заяви, з інших підстав.
Перевірятись можуть юридичні особи (ТОВ) і фізичні особи, якими була здійснена реєстрація ФОП, що використовують найману працю.
Ще раз наголосимо: позапланові перевірки Держпраці проводяться за умови, що є на це визначені підстави (визначені в 5, 8-10 абзацах ч.1 ст. 6 ЗУ про держнагляд).
Під час дії режиму воєнного стану виконання у встановлені терміни та в повному обсязі приписів щодо усунення порушень може звільнити від санкцій. Тобто, якщо під час перевірки у ФОП чи ТОВ було виявлено порушення, що підприємець усунув вчасно і правильно, штраф не застосовується.

До яких перевірок повинні бути готовими ФОП і ТОВ? Що робити, якщо до вас завітав інспектор?

Отже, перевірки Держпраці може проводити тільки позапланові, якщо на те є законні підстави – отримана заява працівника, профспілки чи інформація з певних джерел щодо порушень норм трудового законодавства. Щоб уникнути проблем під час інспекцій, важливо чітко дотримуватися всіх правил: оформлювати працівників, своєчасно сплачувати їм зарплатню, оформлювати всі документи та вірно вести кадровий облік ТОВ чи ФОП.

Якщо вам потрібна допомога у вирішенні будь-яких питань організації кадрового, військового обліку на підприємстві, ви можете звернутися до наших спеціалістів по консультацію або оформлення повного бухгалтерського, юридичного супроводу ФОП, ТОВ. Ми надаємо бухгалтерські та юридичні послуги малому, середньому бізнесу та маємо великий досвід співпраці з підприємцями.

Що робити, якщо до вас завітав інспектор:

Попросити показати посвідчення і направлення, дізнатися про предмет перевірки (підставу).
Допустити до приміщення, надати документи та інформацію, що необхідні для перевірки, не перешкоджати проведенню інспекції.
Ретельно прочитати складений акт, підписати його (один примірник повинен залишитись вам).
В разі виявлення порушень до акту інспектор повинен скласти припис щодо усунення проблем з вказанням терміну його виконання, може вжити заходи для покарання винних (скласти постанову, адмінпротокол).
Якщо у роботодавця до акту є зауваження, їх можна надати у письмовій формі впродовж 3 робочих днів. Також підприємець може оскаржити рішення інспектора, звернувшись до органу Держпраці чи суду (ст. 21 ЗУ про держнагляд).

Ми завжди рекомендуємо клієнтам своєчасно звертатися по юридичну допомогу, щоб взагалі уникнути проблем або мінімізувати наслідки проведених перевірок. Досвідчений фахівець допоможе підготуватися до інспекції, перевірить законність підстав здійснення ревізії та дій інспектора, проконсультує щодо виконання його приписів і усунення порушень в разі їх виявлення.

Також ми надаємо послуги ведення кадрового обліку ФОП і ТОВ. Якщо ви хочете мати впевненість у правильності оформлення трудових відносин і документів під час використання найманої праці, допомога досвідчених фахівців стане гарантією якісного виконання всіх завдань.

Так до чого готуватися підприємцям? Які перевірки Держпраці чекають на ФОП і ТОВ в 2025 році?

Підсумуємо все вищевикладене:

Під час дії воєнного стану Держпраці може проводити лише позапланові перевірки, для яких має бути підстава. Їх тривалість – максимум 10 днів.
Інспектор має певні права й обов’язки, але не може перевищувати своїх повноважень.
У бізнесу, який перевіряють, також є права й обов’язки – їх треба знати, щоб мати змогу себе захистити.
Якщо до вас прийшов інспектор Держпраці з перевіркою – попросіть показати його службове посвідчення та направлення. Під час проведення перевірки не перешкоджайте посадовій особі, надайте всі необхідні документи та інформацію. Отримавши акт перевірки по її завершенню, ретельно прочитайте, підпишіть. Один примірник має залишитись у вас. Якщо маєте зауваження до акту – їх треба надати впродовж 3 робочих днів. Оскаржити дії інспектора можна в центральному органі Держпраці чи суді.
В разі фіксації порушень і отримання приписів щодо їх усунення виконайте все вчасно – і штраф платити не доведеться.
Кращим рішенням стане залучення юриста для підтримки в процесі інспекції Держпраці, який зможе забезпечити максимальний захист ваших прав та інтересів.

Якщо вам потрібна юридична консультація для ФОП, ТОВ чи допомога у вирішенні будь-якого питання, звертайтесь до наших фахівців за номером телефону, який бачите на сайті, або залишайте контакти у формі зворотного зв’язку.