Кадровий облік ТОВ: основні складові, законодавчі вимоги, поради для оптимізації

Зміст

Обов’язок правильного ведення кадрового обліку та дотримання вимог чинного законодавства у сфері трудового права покладається на кожне підприємство. Будь-яка компанія після проходження процедури реєстрації ТОВ і прийому в штат працівників повинна правильно оформляти та фіксувати трудові відносини.

Обсяги кадрової документації залежать від кількості працівників, особливостей ведення бізнесу, інших аспектів діяльності ТОВ. Кадровий облік на підприємстві – це цілий комплекс заходів з управління персоналом, що передбачає ведення всіх документів, необхідних для правильного регулювання трудових відносин (трудові договори, особисті справи, накази, заяви тощо).

Закон виставляє низку вимог і правил щодо оформлення документів, які регламентують порядок використання ТОВ найманої праці, фіксують факти прийняття на роботу чи звільнення, направлення у відрядження, надання відпусток, лікарняних, декретних та ін.

Кожна проведена дія чи зміна в організації роботи кадрів повинна бути чітко зафіксована та супроводжена певними документами. В іншому випадку на компанію чекають штрафи і їх суми подекуди дуже великі. В цій статті ми детально розглянемо основні складові кадрового обліку ТОВ, ключові вимоги до ведення документації, дамо кілька порад щодо оптимізації процесу.

Що входить у ведення кадрового обліку ТОВ

Для того, щоб зрозуміти, як правильно організувати кадровий облік на підприємстві, варто розглянути основні процеси, які повинні супроводжуватися відповідними документами:

Прийом працівника на роботу – здійснюється на основі його заяви, потребує складення та підписання трудового договору (і додаткових за необхідності), наказу про прийняття, потребує створення і ведення особової картки, заповнення трудової книжки та ін.
Звільнення працівника – також відбувається на основі заяви та оформлюється наказом, може бути оформлений обхідний лист тощо.
Надання відпустки – потребує створення графіку відпусток, відповідні дії супроводжуються заявою та наказом про надання чи перенесення відпустки, іншими документами.
Переведення на іншу посаду – передбачає написання заяви, створення наказу, додаткових угод і договорів (за необхідності).
Відрядження, преміювання, накладення штрафних санкцій та інші дії – також повинні бути правильно зафіксовані у документах.

Підготовка і оформлення кадрової первинної документації та ведення обліку

Першочергове завдання кадрового діловодства ТОВ – підготовка первинних документів. Дуже важливо правильно та своєчасно створювати накази (про прийом і звільнення, преміювання, переведення на іншу посаду, про відпустку, догану, відрядження). Обов’язково формується штатний розпис ТОВ, в якому відображають структуру компанії, кількість працівників і відділів, розмір заробітної плати співробітників та іншу важливу інформацію.

Також в процесі роботи компанії ведеться табель обліку робочого часу всіх працівників. В ньому фіксують кількість годин і днів, протягом яких робітник виконує обов’язки, вказують причини відсутності працівника (всі відрядження, лікарняні, відпустки та ін.). Табель необхідний для обліку та контролю відпрацьованого часу, розрахунку заробітної плати, формування статистичних звітів.

Важливою складовою кадрового обліку ТОВ є оформлення лікарняних, формування довідок з місця роботи та інших документів, що супроводжують трудові відносини між ТОВ і працівником. Також до обов’язків спеціаліста, який веде кадровий облік, входить ведення: трудових книжок і книги обліку їх руху, особистих карток і справ співробітників, журналів обліку наказів, залишків відпусток та ін.

Підготовка і подання звітності до ДПС та інші контролюючі органи

В межах кадрового обліку створюються документи, пов’язані з нарахуванням зарплати робітникам та сплатою за них податків. Адже ТОВ виступає податковим агентом працівників і саме компанія повинна розраховувати податки за фізичних осіб, подавати податковий розрахунок сум доходу до ДПС зі вказанням всіх даних.

Також в обов’язки компанії входять формування та подання звітності по персоналу до держорганів України. Наприклад, за необхідності можуть формуватися щомісячний/щоквартальний звіт 1-ПВ «Звіт з праці», інформація про заборгованість, звіти про зарплату за професіями, умови праці, попит на робочу силу, зайнятість та влаштування на роботу осіб з інвалідністю та ін.

Контроль за ризиками, спровокованими невиконанням вимог законодавства

В межах ведення кадрового обліку ТОВ дуже важливо постійно слідкувати за актуальними вимогами чинного законодавства та своєчасно вносити відповідні зміни у документи і процес роботи, здійснювати контроль за дотриманням правил, приймати відповідні кадрові рішення.

Найважливіші показники та аспекти ведення кадрового обліку, до яких законодавство виставляє суворі вимоги:

Чітке дотримання всіх вимог законів та НПА про працю (нижче ми викладемо основні, на які варто орієнтуватися).
Правильність і своєчасність здійснення розрахунку, виплати зарплати.
Своєчасність і повнота обсягу подання звітності з кадрів (до ДПС, інших органів).
Дотримання правил охорони праці на підприємстві.
Дотримання квот для осіб з інвалідністю та тих, яким надано додаткові гарантії.

Основні вимоги до ведення кадрового обліку ТОВ: законодавство, правила

Вимоги та правила ведення кадрового обліку викладені в наступних законах та нормативно-правових актах:

КЗпП – в кодекс включено всі ключові вимоги щодо правових аспектів організації відносин між компанією та робітниками.
ЗУ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» – вміщує вимоги та правила для компаній, актуальні під час дії режиму в Україні.
ЗУ «Про оплату праці» – вміщує вимоги стосовно нарахування та здійснення оплати роботи працівників.
Класифікатор професій ДК 003:2010 – в ньому викладено актуальний перелік професій та визначені кваліфікаційні вимоги до робітників.
Наказ №1000/5 – тут можна знайти правила та вимоги щодо створення та зберігання документів (на підприємстві в тому числі).

Також в своїй роботі спеціаліст з кадрового обліку має керуватися нормами окремих законів, що стосуються того чи іншого аспекту – ЗУ про відпустки, наприклад. Терміни зберігання документів зазначені у Переліку №578/5, вимоги щодо організації електронного документообігу викладені в Порядку №1886/5.

Варто зазначити, що це далеко не вичерпний перелік законів та актів, порядків і наказів, що регулюють ведення кадрового обліку ТОВ. Крім того, в чинне законодавство постійно вносяться різні правки й доповнення, слідкувати за якими потрібно дуже уважно, адже незнання норм не звільняє від відповідальності за їх невиконання.

Які кадрові документи обов’язково повинні бути у ТОВ:

Штатний розпис, табель обліку робочого часу, правила внутрішнього трудового розпорядку.
Накази зі всіх кадрових питань та журнал з їх фіксацією, графік відпусток.
Особові картки робітників (форма №П-2), посадові інструкції.
Трудові угоди та/або колективний договір.
Положення про охорону праці.
Дозвіл на обробку персональних даних.
Зобов’язання не розголошувати конфіденційні дані.
Журнал ознайомлення робітників з нормативними актами внутрішнього обігу.

Правила ведення електронного документообігу

Протягом останніх кількох років в українському законодавстві було прийнято низку законів для сприяння переходу підприємств, установ, організацій на електронний документообіг. ЗУ «Про електронні довірчі послуги» ввів правила використання КЕП, різні порядки й закони вимагають ведення обліку в електронній формі.

Зі свого боку зазначимо, що ведення документації в електронному варіанті – це дуже зручно. З огляду на те, що визнання електронних документів здійснюється за тим же алгоритмом, що і паперових, та не потребує додаткових дій чи підтверджень, всю кадрову документацію можна одразу створювати в цифровому форматі (відповідно до ЗУ №851-IV).

Більше того, наразі встановлено певні законодавчі вимоги щодо обліку трудової діяльності саме в електронному форматі. Так, з 2021 року почався перехідний період, протягом якого підприємство повинно вести трудові книжки співробітників в паперовій та електронній формі, з внесенням кожного запису в форматі оцифрованих та сканованих копій.

Важливість дотримання норм щодо захисту персональних даних

Спеціаліст, що веде кадровий облік у ТОВ, повинен чітко дотримуватися вимог щодо захисту персональних даних співробітників. Законодавство встановлює вимоги щодо конфіденційності (як на технічному, так і на організаційному рівні), захищає право на нерозкриття особою певної інформації (про політичні погляди, віросповідання тощо).

Підприємству заборонено здійснювати стеження за персоналом, прослуховувати без дозволу телефонні розмови, порушувати таємницю листування (в електронній формі у тому числі), реалізовувати інші дії, пов’язані зі збором інформації про робітників.

Відповідальність за недотримання норм і вимог ведення кадрового обліку

Перевірку правильності ведення кадрового обліку ТОВ та документів здійснюють контролюючі органи – Державна служба України з питань праці (Держпраці), а також інспекції з охорони праці, центр зайнятості, фонди соцстрахування. Недотримання законодавства в сфері праці може призвести не лише до адміністративної відповідальності та штрафів, але і до кримінальної відповідальності.

Відповідальність за недотримання вимог законів про працю:

Дисциплінарна – догана або звільнення відповідальних за ведення кадрового обліку ТОВ осіб.
Матеріальна – стягнення шкоди з керівника, заподіяної внаслідок порушень у виплаті зарплати, виплат при звільненні, в разі незаконного звільнення або несвоєчасного поновлення на посаді та ін.
Адміністративна – штрафи за порушення вимог досить великі і встановлюються відповідно до порушень. Так, виявлені під час перевірки Держпраці порушення можуть тягнути накладення штрафів в сумі до 34 000 гривень.
Кримінальна – відповідно до ст.ст. 172-175 Кримінального кодексу України.

Кілька порад для ефективної організації кадрового обліку ТОВ

Наша компанія надає послугу ведення кадрового обліку ТОВ. І, беручи до уваги великий досвід спеціалістів у співпраці з різними компаніями, ми можемо стверджувати, що правильне ведення кадрової документації та чітке виконання законодавчих вимог – основа стабільної роботи підприємства та відсутності проблем з контролюючими органами.

Як організувати кадровий облік на підприємстві:

Впроваджувати електронний документообіг – цифровий формат ведення документів дасть змогу зекономити час та ресурси, оптимізувати процеси, налагодити ефективне ведення обліку.
Створити та використовувати готові шаблони документів – наказів, табелів, журналів та ін. Достатньо один раз приділити цьому питанню увагу, щоб потім можна було швидко та легко формувати документацію.
Забезпечити ефективне зберігання документації – відповідно до законодавчих вимог (з дотриманням термінів зберігання та інших) та з урахуванням легкого доступу до архіву всіх співробітників, які залучені до ведення кадрового обліку ТОВ.
Використовувати різні методи та лайфхаки для пришвидшення і полегшення роботи з документами – проставлення тегів (міток), розробка системи регулярної перевірки та оновлення форм, шаблонів, систематизація та ін.
Довірити ведення документації досвідченому спеціалісту, який знає всі вимоги та норми, вивчає законодавство і слідкує за змінами у ньому. Якщо немає можливості утримувати фахівця у штаті, гарним рішенням стане аутсорсинг кадрового обліку компанії, яка надає відповідні послуги. Таке рішення допоможе зекономити кошти та дасть гарантію, що все буде зроблено вчасно і правильно.

Якщо у вас залишились будь-які питання стосовно організації кадрового обліку ТОВ або послуги аутсорсингу ведення кадрової документації, ви можете звернутися до наших фахівців по допомогу. Дзвоніть за вказаним на сайті номером телефону або залишайте свої контакти у вікні зворотного зв’язку – і наш менеджер зателефонує вам для обговорення деталей і всіх питань.