Из опыта HR-специалиста БИП: отпуска в малом бизнесе – как не «развалить» команду

…Солнышко пригрело, а это значит, что сезон отпусков снова напоминает о себе. И бизнес-среда не является исключением. Ведь отдыхать надо всем, особенно сейчас – во времена, когда из-за постоянного стресса от неутешительных новостей и бессонных ночей во время воздушных тревог, обстрелов мы устаем в 2 раза быстрее.

История из жизни: с ноутом в отпуск

Одна моя знакомая руководительница отдела делилась наболевшим. Когда ее подчиненная сказала, что собирается в отпуск, по спине прошел холод, а в голове сразу появилось не менее 15-20 вопросов:

• «А как же клиенты?»
• «А как задача, дедлайн которой приходится на 3-й день отпуска?»
• «Кто сделает отчеты?»

Вслух она сказала подчиненной только неуверенное: «А ты берешь с собой ноут?».

НОУТ. В ОТПУСК.

На что сотрудница посмеялась и ответила: «Ну да, буду прыгать с парашютом – подключусь на мит в Zoom».

И вот представьте. Звучит смешно, но ситуация действительно страшная. Тогда команда вообще не была готова к сезону отпусков. Клиенты не понимали, когда и от кого получат ответ. Коллеги, с которыми общалась эта сотрудница, шли к руководителю, которая в это время пыталась и успокоить клиентов, и решить вопросы своей команды.

И все это параллельно. Вишенкой на торте стало то, что еще одна сотрудница отдела ушла в отпуск вслед за первой – потому что «так захотелось», а третья – заболела.

Это даже читать тяжело, не только проживать. И вот вопрос – как не доводить до такого состояния?

Отпуск как гарантированное право работника на отдых

Отпуск – это гарантированный законом период отдыха работника, в течение которого за ним сохраняются место работы, должность и, в определенных законодательством случаях, средний заработок. Право работников на отпуск закреплено ст. 45 Конституции Украины, ст. 74 Кодекса законов о труде Украины и ст. 2 Закона Украины «Об отпусках».

Эти нормы распространяются на всех работодателей без исключения – не только на государственные учреждения или организации, но и на бизнес (ООО и ФЛП, которые используют наемный труд).

Почему отпуск – это важно

Для малого бизнеса отпуск – это не только обязанность работодателя, но и инструмент поддержки производительности команды. Системное и своевременное предоставление отпусков помогает снизить риск профессионального выгорания, предотвратить накопление неиспользованных дней отдыха и избежать конфликтов внутри коллектива.

Когда процесс планирования отпусков понятный и прозрачный, компания легче проходит периоды сезонной нагрузки и не сталкивается с кадровыми «провалами».

Ключевые правила касательно отпусков

ФЛП и ООО, у которых есть наемные работники, следует помнить несколько базовых правил:

• право на отпуск имеют все работники, которые состоят в трудовых отношениях с ФЛП или ООО;
• минимальная продолжительность ежегодного основного отпуска составляет 24 календарных дня за отработанный рабочий год;
• работодатель обязан вести учет использованных дней отпуска и обеспечить своевременную выплату отпускных;
• заменять ежегодный отпуск денежной компенсацией можно только в случаях, прямо предусмотренных законодательством;
• график отпусков помогает равномерно распределить нагрузку и избежать одновременного отсутствия ключевых работников.

Влияние организации отпусков на бизнес

Мы видим из своего опыта HR, что компании, которые воспринимают отпуска как элемент кадрового планирования, а не как вынужденные расходы, получают более стабильную команду и более низкий уровень текучести персонала. Особенно это актуально для малого бизнеса, где отсутствие даже одного специалиста может оказать существенное влияние на операционные процессы.

Начнём с простого. Итак, отпуск – это не внезапное отстранение сотрудника от работы. И не катастрофа для отлаженных бизнес-процессов и команды. Это нормальное состояние сотрудника в хорошо организованной компании. И ключевое тут слово «организованной».

Поэтому дальше мы будем разбираться именно с организацией процесса предоставления отпусков. Расскажем, как сделать так, чтобы период отпусков для ФЛП или ООО прошел спокойно и без «сюрпризов». И принес всей команде и бизнесу только пользу за счет повышения производительности сотрудников, которые имеют возможность хорошо отдохнуть, и снижения общего уровня стресса.

Вопрос №1: есть ли у вас политика отпусков?

Это документ, где подробно описаны все правила предоставления отпусков у ФЛП или ООО. В нем должны быть указаны ответы на вопросы:

1. Какие бывают отпуска?
2. Сколько дней длятся?
3. За сколько времени нужно предупредить руководителя о желании уйти в отпуск?
4. Кто согласовывает предоставление отпуска?
5. Что происходит с неиспользованными днями отпуска?

Если у компании нет продуманной и четкой политики отпусков, это становится первой причиной хаоса. Ибо тогда люди: либо ходят в отпуска, когда им вздумается и не думают о последствиях, либо наоборот – не ходят вообще и выгорают со всеми последствиями, но это отдельная тема.

Вопрос №2: кто контролирует процесс?

Очень распространенная проблема, которую мы часто видим в компаниях: отпуска существуют только в голове руководителя. И это беда, ведь непонятно:

• Кто ведет учет дней отпусков?
• Где виден баланс сотрудников?
• Есть ли вообще график отпусков по команде?

Если этого нет – «Хьюстон, у нас проблемы».

В каждой компании должен быть конкретный человек, который отвечает за процесс предоставления отпусков. В крупных организациях, в зависимости от структуры, эту функцию обычно выполняет HR-менеджер или кадровик, в малом бизнесе – офис-менеджер или сам руководитель. Главное правило неизменно: ответственность должна быть персонифицированной, а не коллективной.

Конкретно этот человек контролирует остатки неиспользованных дней, смотрит за соблюдением графика отпусков, напоминает руководителям о планировании отсутствия сотрудников на рабочем месте и координирует процесс с бухгалтерией для своевременного начисления отпускных.

Если ответственного нет, возникает типичная ситуация: работники не знают своих прав и доступных возможностей для отдыха, руководитель согласовывает отпуска в ручном режиме, а бизнес рискует остаться без ключевых людей в самый важный момент.

Независимо от того, идет ли речь о ФЛП с несколькими работниками, или об ООО с небольшой командой, контроль отпусков должен быть отдельным бизнес-процессом с четко определенным ответственным. Только в таком случае отпуска перестают быть источником хаоса и превращаются в предполагаемый элемент управления командой.

Вопрос №3, очень важный: знают ли все правила руководители?

Часто слышим, что в небольших компаниях при предоставлении отпусков одному можно «как-то договориться», другому – только по правилам, третий получает отказ без объяснений. Понятно, что такие моменты ломают логику построения бизнес-процессов и подрывают доверие к руководству компании, ФЛП как работодателю.

Единые правила предоставления отпусков должны быть понятны не только работникам, но и всем руководителям, которые согласовывают отсутствие сотрудников. Если каждый менеджер действует по своему усмотрению, компания быстро сталкивается с двойными стандартами: одним работникам отпуска согласовываются без лишних вопросов, другим предлагают перенести даты, а кто-то вообще получает отказ без четких аргументов.

Такие ситуации создают чувство несправедливости, провоцируют конфликты в команде и подрывают доверие к работодателю. Именно поэтому правила должны быть зафиксированы в едином внутреннем порядке: кто согласовывает отпуска, в какие сроки подается запрос, при каких условиях возможен перенос и какие критерии учитываются при принятии решения.

Руководители должны не придумывать правила в моменте, а действовать в пределах согласованного процесса. Для малого бизнеса это особенно важно: прозрачные и одинаковые для всех подходы помогают сохранить доверие команды, избежать зависимости кадровых решений от субъективного фактора.

Об организации отпусков в БИП

У нас политика отпусков четко прописана и хранится в общей базе знаний, доступной каждому сотруднику. И логичный вопрос – откуда мы знаем, что люди это реально прочли и поняли?

Очень просто. Мы это проверяем: в конце каждого раздела обучающей базы есть задания на проверку знаний. Поэтому мы уверены, что работники это не просто «где-то видели», а реально знают правила.

Плюс в этом году нас стало больше (немного похвастаюсь) и мы вышли на новый уровень автоматизации – начали использовать HRM-систему, где каждый сотрудник видит:

• свой баланс дней отпуска;
• историю начислений дней;
• списание.

Это сильно упрощает процесс и снимает вопрос «А сколько у меня там осталось дней отдыха?».

Клиенты – это наше все

Если мы говорим об аутсорс-компании, где клиенты и сервис в приоритете, то у специалистов должен быть четкий план передачи дел перед отпуском.

Как это работает у нас:

1. За 2 недели (минимум) сотрудник подает запрос на отпуск. Руководитель его одобряет.
2. За 10-14 дней начинается планирование передачи дел. Специалист формирует список клиентов. Руководитель определяет, кто кого подменяет. Мы сразу учитываем скилы, чтобы замена была адекватной (кстати, у нас эти списки уже предварительно сформированы – мы работаем над взаимозаменяемостью).

Далее сотрудник, который уходит в отпуск:

• проверяет, нет ли критических дедлайнов;
• за 5-7 дней прописывает статусы по задачам;
• фиксирует договоренности с клиентами в письменном виде (это очень важно).

За 3-5 дней проходит встреча с теми, кто его подменяет. Еще раз проговариваются все детали и закрываются вопросы. За 1 день до отпуска специалист по контролю качества уведомляет клиентов, что человек уходит в отпуск, указывает период и знакомит с заменой. И все.

Что дает правильная организация процесса

Сотрудник уходит в отпуск. Команда понимает, что делать. Клиенты не теряются. А человек возвращается с отдыха – спокойно и радостно, без стресса и ощущения, что «все упало без него».

Именно так работает системный подход к управлению отпусками. Задания заранее передаются коллегам, ответственные лица определены, клиенты знают, к кому обращаться в отсутствие специалиста, а руководитель не тратит время на срочное «тушение пожаров».

И с таким подходом выигрывают все. Работники могут полноценно восстановиться без постоянных звонков и сообщений. Команда не перегружается из-за неожиданного перераспределения обязанностей. А бизнес сохраняет устойчивость процессов и качество сервиса.

В итоге: почему организация отпуска – это важно?

Правильно организованный отпуск гарантирует способность компании работать эффективно независимо от того, кто сегодня есть в офисе. Отпуска сами по себе не рушат команды. Команды разрушает отсутствие системы, которая умеет работать без постоянного ручного вмешательства.

И парадокс в том, что чем лучше у ФЛП, ООО построены процессы, тем спокойнее люди уходят в отпуск. И не боятся, что во время отдыха их будут постоянно беспокоить по рабочим вопросам, а по возвращении придется разгребать завалы.

Правильная организация отпусков не будет дополнительной нагрузкой на работодателя или катастрофой для рабочих процессов. А станет инвестицией в стабильность процессов, доверие внутри команды и профилактику профессионального выгорания. Работники получают возможность качественно восстановиться, руководители – предсказуемость, а клиенты – непрерывный сервис вне зависимости от сезона отпусков.

Поэтому планируйте отдых заранее, фиксируйте правила и не откладывайте организацию процессов на потом. Ловите моменты лета и помните: хорошо организованный отпуск всегда возвращается спокойствием для всей команды!

Подписаться на новые статьи