Подання заяви-розрахунку лікарняних: інструкція

Серед важливих податкових новацій 2023 року варто відзначити передання обов’язків щодо здійснення страхових виплат Пенсійному Фонду України. Вже з 1 січня саме ця державна структура відповідальна за перерахування коштів у разі настання нещасних випадків на виробництві або тимчасової втрати робітником працездатності.

Для забезпечення виплати лікарняних роботодавцю потрібно виконати певні дії, а саме – передати до уповноваженої установи заяву-розрахунок. Зробити це можна двома способами:

шляхом надіслання документу через особистий кабінет страхувальника, використавши кваліфікований електронний підпис для авторизації на порталі надання цифрових послуг;
в режимі офлайн – у разі неможливості віртуального відправлення заяви-розрахунку, можна роздрукувати та заповнити форму, а потім відвідати найближчий сервісний центр ПФУ та передати папери уповноваженому працівникові.

Суттєвий нюанс – для відправлення електронного запиту не треба мати укладений договір з Пенсійний фондом.

Щоб уникнути проблем, варто керуватися рекомендаціями, які надає ПФУ

Спочатку потрібно відвідати сайт електронних послуг ПФУ, знайти у верхній частині головної сторінки кнопку «Вхід» та ввести дані, які допоможуть ідентифікувати себе як юридичну особу. Після цього потрібно буде вказати КЕП та раніше встановлений пароль, а потім натиснути кнопку «Увійти» для успішної авторизації.
В меню, що відкриється з лівої сторони потрібно знайти розділ «Заяви-розрахунки» та натиснути «Створити нову», щоб побачити онлайн форму. Пусті поля потрібно заповнити, перевіривши правильність вказаної інформації. Частина відомостей відвантажується автоматично, наприклад, «Код за ЄДРПОУ страхувальника». Не турбуйтеся, якщо щось забудете – програма підкреслить у разі необхідності обов’язкові для заповнення пункти, які ви пропустите. В окремих випадках з’являється повідомлення щодо наявності в надписах заборонених символів (зазвичай, це лапки), які треба прибрати. Період, за який до заяви-розрахунку мають надійти лікарняні, які вказуються в пункті «Готові до сплати», треба відзначити у двох спеціальних полях. В першому вказується початок періоду включення ЛН, а в другому – закінчення. Самостійно вираховувати період нарахування лікарняних непотрібно. Після введення даних треба клацнути «Продовжити».
Через незначний проміжок часу система завантажить листки непрацездатності, про що свідчитиме поява 2 нових полів. В них потрапляють лікарняні по кожному працівнику, якому ПФУ має нарахувати кошти у разі тимчасової непридатності через профзахворювання, нещасні випадки тощо. Кожна заява-розрахунок може містити не більше 200 листків непрацездатності.
У роботодавця є можливість заповнити дані по конкретним працівникам – для цього досить натиснути на піктограму навпроти потрібної людини. Тут також частину інформації, наприклад, стаж за останній рік та загальний стаж, підвантажує програма, все інше потрібно вказувати вручну. Є можливість коригування наявних відомостей. Перед наступним кроком варто переконатися, що всі поля із зірочкою заповнені. По кожному співробітнику потрібно вводити інформацію окремо, а потім підтвердити збереження даних, причому варто враховувати, що за потреби в заяві-розрахунку можна буде щось змінити.
У разі відсутності проблем із заповненням, можна тиснути «Сформувати заяву-розрахунок» та у новому вікні обирати опцію завантаження або роздрукування. Тепер залишається лише поставити підпис та відправити документ до ПФУ, і ось після цього жодних змін більше вносити не можна. Якщо жодних технічних або інших проблем не виникає, то на екрані відображається напис «Заява розрахунок. Запис збережено та відправлено на розгляд до ПФУ», вам потрібно лише натиснути «Ок».

Для відстеження статусу заявки достатньо перейти до розділу «Заява-розрахунок» та знайти потрібний документ, поруч з яким буде вказано, прийнятий він чи ні, знаходиться на опрацюванні тощо.

Варто пам’ятати, що після успішного нарахування коштів у вас є 1 місяць на подачу звіту про підтвердження отримання виплати, і ось тут є суттєва проблема – цей документ можна надати виключно в паперовому вигляді, що не дуже зручно. Якщо немає змоги прийти до офісу ПФУ особисто, варто скористатися поштою та надіслати звіт рекомендованим листом.