Касова дисципліна на підприємстві: організація та ліміт каси, вимоги до здійснення розрахунків, РРО і ПРРО

Будь-яке підприємство в процесі ведення діяльності має справу з готівкою. Навіть сьогодні, коли більша частина платежів здійснюється онлайн і для проведення оплати часто достатньо натиснути на одну кнопку смартфону чи ноутбуку. Готівка все ще використовується у розрахунках одночасно з проведенням карткових платежів, на IBAN. І законодавство чітко регулює її обіг.

Тому бізнесу дуже важливо ретельно вивчати й чітко дотримуватися правил касової дисципліни щодо оприбуткування, обігу та лімітів готівки, оформлення документів тощо. Адже в разі фіксації порушень контролюючі органи можуть накладати штрафи, адміністративні санкції.

В цій статті ми розкажемо, що таке касова дисципліна на підприємстві, для чого вона потрібна, які вимоги до організації встановлює чинне законодавство. Розглянемо, як організувати касову дисципліну в ТОВ, на які важливі моменти звернути увагу.

Що таке касова дисципліна у ТОВ, ФОП

Касова дисципліна на підприємстві – це встановлений законодавством порядок ведення операцій з готівковими коштами, якого зобов’язані дотримуватись всі юридичні особи та ФОП, що працюють з готівкою. Вона охоплює правила приймання, зберігання, видачі та обліку готівкових грошей, а також встановлює вимоги до оформлення касових документів і дотримання лімітів каси.

Простими словами, касова дисципліна – це набір правил для бізнесу у сфері готівкових розрахунків. Скільки грошей можна тримати в касі, як правильно оформлювати видачу та приймання коштів, які внутрішні документи є обов’язковими для супроводу таких операцій – все це входить у касову дисципліну ФОП, підприємства.

Основна мета – забезпечити прозорість руху готівки, захистити бізнес від штрафів і зловживань, гарантувати законність проведення фінансових операцій. І тут важливими є два аспекти:

1. З одного боку, підприємство може самостійно визначати певні правила касової дисципліни з врахуванням специфіки бізнесу.
2. З іншого ж, порядок поводження з готівкою повинен базуватися на вимогах чинного законодавства.

Тому під час розробки правил касової дисципліни ФОП, ТОВ повинні шукати певний баланс – керуватися нормами законодавства і водночас адаптувати вимоги до потреб власного бізнесу.

Для чого потрібна касова дисципліна ФОП, ТОВ

Правила касової дисципліни розробляються та встановлюються на підприємстві насамперед для того, щоб уникнути штрафів і претензій з боку контролюючих органів. Недотримання правил роботи з готівкою може коштувати підприємству дорого, адже закон передбачає значні фінансові санкції.

Якщо під час перевірки ДПС виявить порушення правил касової дисципліни, ФОП чи ТОВ матиме неприємні наслідки у вигляді штрафів, суми яких подекуди можуть бути дуже відчутними. Про відповідальність за недотримання вимог касової дисципліни ми поговоримо нижче, а зараз розглянемо переваги правильної організації обігу готівки на підприємстві.

Бізнесу дотримання чітких правил касової дисципліни дає такі переваги:

• можливість впорядкувати рух готівки, зробити його максимально прозорим;
• зниження ризиків зловживань і фінансових втрат;
• спрощення підготовки звітності для ДПС та проходження перевірок;
• створення додаткового рівня довіри з боку партнерів, банків.

Можна стверджувати, що касова дисципліна для ФОП, ТОВ – це не лише вимога держави, а й інструмент для захисту, забезпечення стабільності самого підприємства.

Вимоги до організації касової дисципліни, готівка на підприємстві

Порядок роботи з готівкою в національній валюті та основні правила касової дисципліни для підприємств встановлені Постановою правління НБУ №148. В документі вказано: всі суб’єкти господарювання (а, отже, ФОП і ТОВ в тому числі) зобов’язані створити порядок оприбуткування в касі готівки та затвердити його.

Також постанова встановлює вимогу розробити порядок розрахунку ліміту каси, що базувався би на нормах вміщеного в постанові положення про ведення касових операцій. Отже, основні законодавчі вимоги в сфері касової дисципліни для ФОП, ТОВ стосуються порядку оприбуткування готівки і встановлення ліміту каси. Про це ми поговоримо більш детально далі.

Зараз же коротко розглянемо, яких вимог під час здійснення готівкових розрахунків має дотримуватися підприємство:

1. Ліміт каси – підприємство має встановити і затвердити внутрішнім наказом суму готівки, яку дозволено зберігати в касі на кінець робочого дня. Усе понад ліміт потрібно здати в банк.
2. Касові ордери – кожна операція з приймання чи видачі готівки оформлюється прибутковим або видатковим касовим ордером.
3. Касова книга – ведеться щоденний облік усіх касових операцій у національній валюті в Україні. Для ФОП ведення касової книги наразі не є обов’язковим, але для ТОВ – це обов’язкова вимога.
4. РРО/ПРРО – при розрахунках з клієнтами готівкою або карткою потрібно використовувати реєстратор розрахункових операцій чи програмний РРО (за винятком визначених законом випадків) і видавати клієнту фіскальний чек.
5. Виплати готівкою – заробітна плата, аванси, підзвітні суми та інші виплати мають проводитися в межах законодавчих вимог і з належним документальним підтвердженням.
6. Зберігання документів – усі касові документи та книги повинні зберігатися встановлений строк (стандартно 5 років для ТОВ, але може бути більше) і бути готовими до перевірки.

Це базові правила, які гарантують законність і безпеку роботи з готівкою завдяки дотриманню правил касової дисципліни.

Оприбуткування готівки на підприємстві, проведення касових операцій

Як вище ми вказали, кожне підприємство в межах дотримання правил касової дисципліни має встановити порядок оприбуткування готівки та ліміт каси. Визначимося з основними термінами (згідно з п. 3 положення про касові операції, що вміщено в Постанові НБУ № 148):

• Готівка – це всі грошові знаки національної валюти України: монети, банкноти (включно з розмінними, обіговими та пам’ятними), які офіційно є платіжними засобами.
• Готівкова виручка – це фактично отримані підприємством або ФОП готівкові кошти: як від продажу товарів, виконання робіт чи надання послуг, так і від інших операцій, що не стосуються безпосередньо реалізації.
• Готівкові розрахунки – це оплата готівкою між бізнесом і фізичними особами за товари, роботи чи послуги, а також за інші операції, що не обов’язково пов’язані з господарською діяльністю.

Проведення розрахунків між підприємствами і контрагентами також передбачає обов’язкове дотримання вимог законодавства. Облік ведеться у відповідних книгах. На суми розрахунків встановлені ліміти: на розрахунки між собою максимальна сума 10 000 грн., з фізичними особами – не більше 50 000 грн. на день. Якщо потрібно провести платежі на більші суми, вони здійснюються з залученням банків.

Законодавчі вимоги до оприбуткування готівки

Вимоги до оприбуткування готівки, встановлені в Постанові НБУ №148:

1. Обов’язкове оприбуткування в день надходження готівки на основі касових ордерів – з внесенням в касову книгу, зберіганням Z-звітів і чеків РРО, ПРРО, фіксацією в книзі обліку доходів та ін.
2. Повний облік кожної гривні – не можна списувати чи упускати деталі: треба зараховувати всю суму, яка надійшла.
3. Чіткий порядок у внутрішніх правилах – підприємство зобов’язане розробити та затвердити порядок оприбуткування готівки, враховуючи специфіку діяльності та відповідність вимогам закону.
4. Оприбуткування надходження готівки через РРО/ПРРО здійснюється окремо – в день надходження фіксується Z-звіт, який слугує підставою для оприбуткування доходу.

Якщо говорити про касову дисципліну ТОВ, ФОП простими словами, то порядок оприбуткування готівки в касі виглядає так:

• Отримали готівку – оперативно й чітко фіксуєте її надходження в касі.
• Все, що надійшло – відображаєте в документах без пропусків.
• Маєте внутрішню інструкцію зі зрозумілими правилами для всіх, хто працює з касою.
• Якщо працюєте з РРО/ПРРО – облік ведете окремо за даними Z-звіту.

Каса, правила роботи з касою, ліміт готівки

Всі касові операції мають бути супроводжені касовими ордерами або ж видатковими відомостями, іншими документами в електронній або паперовій формі, список яких визначений п. 23 постанови. Порядок визначений в Розділі ІІІ постанови, всі вимоги мають бути чітко дотриманими на підприємстві в межах касової дисципліни ТОВ, ФОП.

У підприємства має бути каса – спеціальне місце або ж окреме приміщення, де проводяться розрахунки готівкою, а також здійснюються видача, приймання, зберігання готівкових коштів, різних цінностей, документів. Для обліку готівки ведеться касова книга, внесення записів в неї також чітко регламентовано.

Для обслуговування каси наймають касира, з ним укладають договір матеріальної відповідальності. Також працівник має бути ознайомлений з положенням. Обов’язки касира визначаються в посадовій інструкції.

Касова дисципліна вимагає здачі готівки в банк – в залежності від того, яким є графік підприємства і чи є в населеному пункті банк, це може бути кожен день, наступний день, раз на 5 днів. Умови обслуговування визначаються під час відкриття рахунку в банку. Здається вся готівка понад встановленим для підприємства лімітом.

Вимоги до встановлення ліміту каси

Ліміт каси – це гранична сума готівкових коштів, яку дозволено залишити в касі після завершення робочого дня на наступний. Які вимоги до встановлення ліміту каси передбачає касова дисципліна:

• Самостійний розрахунок ліміту – керівник (або уповноважена особа) підприємства самостійно визначає граничну суму готівки, яка може зберігатися в касі і протягом позаробочого часу. Розрахунок здійснюється на основі середньоденного надходження/видачі готівки.
• Ліміт має бути затверджений документально – касова дисципліна на підприємстві вимагає правильного оформлення. Розрахунок ліміту фіксується в наказі або внутрішньому правилі підприємства – тобто, має бути офіційне підтвердження.
• Нульовий ліміт – це відсутність ліміту. Якщо підприємство жодного разу не встановило ліміт, у законодавстві це вважається, що ліміт дорівнює нулю. Тоді будь-яка готівка, що залишається в касі на кінець робочого дня, автоматично є понадлімітною.
• Готівка понад ліміт – підлягає здаванню. Якщо сума в касі перевищує встановлений ліміт, залишок повинен бути зданий до банку або до уповноважених платіжних установ на рахунок підприємства. Це основне правила дотримання касової дисципліни ТОВ.
• Перегляд ліміту може здійснюватись за потреби – в разі зміни умов (наприклад, зміна готівкового обороту, внутрішніх графіків чи трудових норм) підприємство може переглянути ліміт. Усі підстави та розрахунки мають бути оформлені документально.
• Ліміт каси для відокремлених підрозділів та філій встановлюється, затверджується, доводиться до відома відповідних структур.

В постанові зазначено, що керівник підприємства є відповідальним за дотримання всіх вимог положення і ліміту каси, за правильність показників, які використані для розрахунку такого ліміту. Тому не можна вказувати будь-які суми – розрахунки мають базуватися на реальних показниках в бухгалтерському обліку підприємства.

Покрокова інструкція з організації касової дисципліни на підприємстві

1. Організувати касу – конкретних вимог немає, керівник вирішує питання облаштування місця зберігання готівки, сигналізації та ін. самостійно.
2. Прийняти на роботу касира – створити для нього посадову інструкцію, оформити договір матеріальної відповідальності, ознайомити з положенням з Постанови НБУ №148.
3. Створити та затвердити порядок оприбуткування в касі готівки.
4. Здійснити розрахунок, затвердити ліміт для готівки в касі підприємства.
5. Укласти з банком договір на обслуговування рахунку, вказати в ньому правила здачі готівки.
6. Дотримуватись правил оприбуткування, ліміту готівки та інших вимог касової дисципліни на підприємстві.

Відповідальність за порушення касової дисципліни

Контроль за тим, чи підприємство дотримується правил касової дисципліни, здійснюють уповноважені державні органи, передусім ДПС. Окремих перевірок саме поводження з готівкою немає – зазвичай це фактичні перевірки, під час яких також інспектується й дотримання правил касової дисципліни на підприємстві.

Під час перевірок в аспекті дотримання касової дисципліни звертають увагу на:

• наявність і правильність ведення касової книги;
• коректне оформлення операцій з приймання/видачі готівки;
• наявність та правильне застосування РРО/ПРРО;
• відповідність сум у касовій книзі даним в касових документах;
• своєчасність і коректність підписів, розрахунків залишків готівки;
• правильність розрахунку лімітів готівки, їх дотримання.

Відповідальність за недотримання вимог касової дисципліни може бути фінансовою – наприклад, за невикористання РРО накладають штрафи відповідно до закону про реєстратори. За порушення в розрахунках на відповідальних осіб, керівників підприємств може бути накладено адміністративну відповідальність згідно КУпАП.

Якщо у вас залишились запитання стосовно касової дисципліни чи потрібна допомога в організації, веденні бухгалтерії на підприємстві, в ФОП – звертайтесь до наших фахівців! Залишайте заявку або дзвоніть за вказаним на сторінці номером телефону.

Що таке касова дисципліна на підприємстві?

Касова дисципліна – це правила поводження з готівковими коштами: оприбуткування готівки, організація роботи каси, ліміти на готівку та ін. Розробляються підприємством, але з урахуванням всіх вимог чинного законодавства України. Основні норми подано в Постанові правління НБУ №148.

Яких основних правил касової дисципліни має дотримуватися ТОВ, ФОП?

На підприємстві має бути розроблено та затверджено порядок оприбуткування в касі готівки, а також розраховані на основі поданих в постанові правил, затверджені ліміти готівки для каси.

Як оприбутковується готівка?

Готівку в повній сумі на підприємстві оприбутковують в день її отримання: здійснюється запис в касову книгу, створюється ордер, фіскальний чек (якщо використовується РРО/ПРРО). Детальний список правил має бути викладено в порядку оприбуткування готівки, що створюється та затверджується в межах ведення касової дисципліни на підприємстві.

Що таке ліміти готівки?

Ліміти готівки – це суми коштів, які можна залишати в касі на наступний робочий день, а не здавати в банк. Ліміт розраховується на основі законодавчих норм та оборотів підприємства, затверджується керівником і повинен бути дотриманий.

Як організувати касову дисципліну на підприємстві?

Організація касової дисципліни ТОВ, ФОП має враховувати цілу низку законодавчих норм і вимог. Два основні документи – це порядок оприбуткування готівки та порядок розрахунку ліміту каси, які створюються та затверджуються керівником.

Касова дисципліна та ліміт каси – першочергові питання, яким потрібно приділити увагу під час організації роботи підприємства, якщо розрахунки планується здійснювати в готівці та з використанням реєстраторів розрахункових операцій.

Підписатися на нові статі