Новые требования к проставлению апостиля на официальных документах: что меняется с 1 февраля 2026 года

Содержание

Необходимость подтвердить документы, выданные в Украине, может появиться во множестве ситуаций – и не только у предпринимателей. Сейчас многие украинцы находятся за границей, где пытаются построить свою жизнь: оформить постоянное проживание или подтвердить образование, квалификацию для работы, гражданское состояние. Приходится проходить различные процедуры со сбором документов, подтверждением статуса и т.д.

Ведение бизнеса также все чаще выходит за пределы одной страны. Украинские предприниматели открывают счета за границей, регистрируют компании, заключают контракты с иностранными партнерами. Уставные документы, выписки из реестров, доверенности, финансовые справки, дипломы руководителей – все это может понадобиться за пределами Украины.

И для использования документов, выданных в Украине, за рубежом, важно правильно и своевременно их легализовать – чтобы подтвердить их официальность и подлинность. Без должного подтверждения иностранные учреждения просто откажутся принимать такие бумаги.

Вариантов легализации украинских документов для использования в иностранных государствах есть два – через обращение в консульство или же апостилирование. Мы уже писали подробно об особенностях этих процедур, преимуществах и недостатках – найти статью вы сможете по активной ссылке. Сейчас же рассмотрим изменения, которые произошли в порядке проставления апостиля в Украине с 1 февраля 2026 года.

Что такое апостиль и для чего он нужен

Апостиль – это специальный штамп установленного образца, который проставляется на официальных документах и подтверждает подлинность подписи должностного лица, его полномочия, а также, при необходимости, подлинность печати или штампа на документе. Апостиль не подтверждает содержание документа, а свидетельствует, что сам документ выдан надлежащим органом и действителен как официальный.

Такой способ удостоверения применяется между государствами из числа участников Гаагской конвенции 1961 года. Все страны, которые присоединились к ней, принимают документы, легализованные путем проставления апостиля. Сейчас их уже более 120, а потому апостилирование в Украине применяют довольно часто как более простой способ легализации по сравнению с обращением в консульство.

Благодаря апостилю документ, выданный в Украине, может использоваться в другой стране-участнице без дополнительной консульской легализации. Это существенно упрощает процесс оформления документов и прохождения различных процедур, экономит время и уменьшает бюрократическую нагрузку.

Обновление законодательства о проставлении апостиля

В конце прошлого года Министерством юстиции Украины были обновлены правила проставления апостиля на различных официальных документах, что предназначены для дальнейшего их использования в иностранных странах. Изменения закреплены в Приказе №3177/5 от 20 ноября 2025 года. Вступили в силу новые правила с 1 февраля 2026 года.

Введение нового порядка является очередным шагом государства в направлении цифровизации административных процедур. Новые правила позволяют повысить прозрачность и унифицировать механизмы подтверждения действительности официальных документов для их использования в других государствах, что являются участниками Гаагской конвенции 1961 года.

С момента вступления в силу вышеупомянутого Приказа, что устанавливает порядок апостилирования документов, утрачивает силу Приказ Минюста № 2452/5 от 30 ноября 2015 года, что определял порядок подачи информации об образцах отпечатков печатей, подписей.

Итак, с 1 февраля 2026 года правовое регулирование процедуры проставления апостиля на документах осуществляется исключительно указанным выше приказом № 3177/5, другие нормы не действуют.

Электронный реестр апостилей

Ключевым нововведением является обязательное использование программных средств Электронного реестра апостилей во время проставления апостиля. Фактически бумажные процедуры уступают место централизованной электронной системе, которая обеспечивает фиксацию, проверку и хранение информации обо всех выданных апостилях.

В новом порядке достаточно подробно регламентированы правила наполнения, ведения электронного реестра апостилей. Так, реестр должен быть заполнен образцами:

Отпечатков печатей компетентных органов.
Подписей должностных лиц.
Подписей лиц, от которых могут выходить разные официальные документы.
Отпечатков штампов, печатей, что проставляются на таких документах.
А также данными о сертификатах открытых ключей и т.д.

Наполнять реестр должны органы в соответствии с их компетенцией. Так, Минюст определен ответственным за внесение сведений о своих должностных лицах, а его территориальные органы – о должностных лицах, что работают в отделах ГРАГС, государственных регистраторах ФЛП и юридических лиц, ОО, нотариусов.

Государственная архивная служба ответственна за обновление данных о должностных лицах службы и архивных учреждений, суды – в отношении судей. Распределение ответственности и закрепление обязанностей за разными органами в четком соответствии с их полномочиями позволяет поддерживать реестр в актуальном состоянии и своевременно обновлять информацию.

Установление срока апостилирования

Еще одно важное изменение, которое утвердил новый порядок – это установление четких сроков для проставления апостиля на документах или уведомление заявителя об отказе. Новые правила предусматривают, что такие действия должны быть совершены в течение максимум 3 рабочих дней. Срок считают со следующего дня после того, как заявление было зафиксировано в электронном реестре апостилей.

Точный срок предоставления услуги позволяет заявителям более эффективно планировать время и не ожидать апостилированного документа в течение 20 и более дней, как это нередко было ранее. Снижаются риски затягивания прохождения процедуры, что актуально в любой ситуации – от подачи документов на трудоустройство или обучение украинцами за рубежом до заключения договоров, открытия счетов ФЛП, филиалов юридическими лицами и т.д.

Также в порядке подробно урегулированы алгоритмы принятия документов на апостилирование, их рассмотрения компетентными органами, выдачи результатов. Определен там и механизм получения данных из электронного реестра апостилей о штампе, который уже был поставлен ранее. Таким образом процедура становится более прозрачной, упрощается взаимодействие между заявителем и уполномоченным на оказание услуги органом.

Стоимость услуги апостилирования

Еще одно нововведение с 1 февраля 2026 года – стоимость услуги проставления апостиля на документах. Плата определена в процентах от показателя прожиточного минимума, зафиксированного на 1 января года, в котором осуществляется апостилирование. Сумма после расчета округляется до 10 гривен.

По состоянию на 1 января 2026 года размер прожиточного минимума для трудоспособных лиц равен 3328 грн. Следовательно, стоимость предоставления услуги апостилирования составляет:

Для физических лиц – 0,2 ПМ х 3328 = 665,6 = 670 грн.
Для юридических лиц – 0,35 ПМ х 3328 = 1164,8 = 1160 грн.

Именно такие суммы указаны в Приказе Минюста №161/5. Если в проставлении апостиля было отказано, уплаченные за услугу средства заявителю не возвращаются.

В целом новый порядок проставления апостиля направлен на унификацию, цифровизацию и повышение доверия к украинским официальным документам за рубежом. В то же время, он требует от граждан, бизнеса и юридических специалистов внимательного отношения к обновленным процедурам, срокам и требованиям, поскольку с 1 февраля 2026 года применение старых правил будет невозможным.

Практика первых месяцев действия нового порядка будет иметь решающее значение для формирования единого подхода к его применению и определения потенциальных проблемных вопросов, которые могут возникать при взаимодействии с Электронным реестром апостилей.

Помощь специалистов БИП в проставлении апостиля

Если вы не хотите самостоятельно разбираться во всех нюансах процедуры и рисковать получить отказ из-за ошибок, сделанных при подаче заявления или подаче документов, обращайтесь к нашим специалистам. Специалисты БИП имеют значительный опыт в сопровождении апостилирования документов и при необходимости смогут:

Проверить документы, которые планируется апостилировать, на соответствие требованиям.
Определить компетентный орган для апостилирования, в который нужно подавать документы.
Подготовить пакет документов и заявление для проставления штампа.
Организовать перевод при необходимости.
Подать документы на апостилирование в уполномоченные органы.
Проконтролировать соблюдение сроков рассмотрения и готовности штампа.
Получить и передать апостилированные документы клиенту.
Оказать информационную поддержку – проконсультировать по любым вопросам.

Звоните нам по номеру телефона, который видите в верхней части страницы, или оставляйте свои контакты в форме обратной связи – и в ближайшее время вам позвонит менеджер и расскажет об условиях сотрудничества.