Первичные документы ФЛП 2 и 3 группы в 2026 году

Содержание

Каждый раз нашим клиентам мы напоминаем о важности подготовки и хранения первичных документов. Многие предприниматели пренебрегают этим правилом или просто не понимают, какие именно документы у них должны быть в наличии.

В этой статье мы проанализируем, какие первичные документы должны иметь и хранить ФЛП на 2 и 3 группах упрощенной системы налогообложения. Также кратко рассмотрим учредительные документы ФЛП – часто клиенты спрашивают нас о них и хотелось бы подробнее остановиться на вопросе.

Что такое первичные документы ФЛП?

Прежде всего, следует начать с определения понятия первичных документов, для этого обратимся к ЗУ «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине». Согласно ст. 1 этого Закона, первичный документ является документом, что содержит сведения о хозяйственной операции.

Кроме того, определение первичного документа содержится и в Положении о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете. Согласно этому нормативному акту, первичный документ – это документ, созданный в письменной или электронной форме, в котором содержатся сведения о хозяйственных операциях.

Если говорить на простом языке, то первичный документ – это любой акт или товарная накладная, банковская выписка или счет, что содержат информацию о получении или расходе предпринимателем средств. То есть, все документы, в которых определенным образом отражены финансовые операции, связанные с предпринимательской деятельностью, могут считаться первичными документами.

И в данном случае неважно, о какой форме собственности бизнеса или системе/группе налогообложения идет речь. Первичные документы ФЛП 2 группы ничем не отличаются от документов 3 группы или аналогичных выписок, актов, счетов предпринимателя на общей системе или компании. И правила их формирования и хранения законодательные акты устанавливают для всех одинаковые.

Что такое учредительные документы ФЛП

На практике предприниматели иногда путают первичные с учредительными документами ФЛП. И это некорректно. Учредительными называются базовые документы, необходимые для функционирования бизнеса. У ООО это устав, но могут быть и другие – в них указаны все основные данные о компании, структуре собственности, распределении долей, механизме управления и других важных сведениях.

Что же касается физических лиц, то у них нет устава, но есть подтверждение регистрации предпринимательской деятельности. Так, учредительные документы ФЛП 2-3 группы ограничиваются выпиской из ЕГР и из реестра плательщиков единого налога.

Для чего нужны учредительные документы

Выписка из ЕГР является доказательством действительности регистрации бизнеса, может использоваться при взаимодействии с контрагентами и т.д. Выписка из реестра плательщиков единого налога также иногда может понадобиться для подтверждения статуса.

Обычно данные из таких учредительных документов ФЛП не указываются в договорах и первичных документах – для их составления достаточно основных данных о предпринимателе (ФИО, РНУКПН, адрес, контакты).

Итак, учредительные документы ФЛП – это документы, которые подтверждают статус предпринимателя. Выписка из ЕГР – факт регистрации и легальности предпринимательской деятельности, выписка из реестра плательщиков единого налога – пребывание ФЛП на упрощенной системе.

А первичные – это документы, которые формируются во время деятельности ФЛП и проведении им различных финансовых операций. И их как раз формируют сами предприниматели и контрагенты. Эти документы необходимы для подтверждения финансовых операций, являются основой для формирования налоговой отчетности, их может запросить ГНС, банк. Поэтому ниже рассмотрим основные требования касательно составления «первички».

Требования к первичным документам

Перечень обязательных реквизитов, которые должны содержаться в первичных документах, можно найти в уже упоминавшемся ЗУ «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине», и выглядит он следующим образом:

название самого документа;
дата его составления;
наименование предприятия, от имени которого составлен соответствующий документ;
содержание и объем хозяйственной операции;
ответственное за осуществление хозяйственной операции лицо;
личная подпись или другие данные, что позволяют идентифицировать лицо, которое участвовало в осуществлении хозяйственной операции (согласно ст. 9 ЗУ «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине»).

Именно эти данные обязательно должны иметь все первичные документы ФЛП 3 группы, 2 группы и других субъектов хозяйствования.

Какие документы необходимо хранить ФЛП?

С точки зрения законодательства вроде бы все понятно, но на практике у предпринимателей часто возникает вопрос: какие же должен хранить ФЛП 2-3 группы первичные документы? Это важно знать, ведь во время проверки ГНС может запросить их для подтверждения финансовых операций и при отсутствии наложить штрафы, признать проведенные операции недействительными.

Следует знать, что получение дохода ФЛП может оформлять следующими первичными документами:

банковской выпиской;
расходной накладной;
актами приема-передачи оказанных услуг;
инвойсами;
фискальным чеком кассового аппарата (РРО/ПРРО).

Особенности работы с документами

Важным моментом для ФЛП является хранение банковской выписки при условии, что в выписке четко прописаны все обязательные реквизиты и правильно указаны назначения платежей. Поэтому, когда вы выставляете счет для своего клиента, контролируйте верное указание назначения платежа и помните, что вы должны иметь соответствующие КВЭДы для получения дохода.

Форма первичных документов

В случае получения оплаты наличными за товар или услугу, ФЛП 2 или 3 группы первичные документы может сформировать в разной форме. Он должен выписать товарный чек или расчетную квитанцию, которая в обязательном порядке должна быть фискализирована через РРО/ПРРО (кроме случаев, предусмотренных ст. 9 Закона об РРО).

Относительно формы первичных документов, они могут быть составлены в бумажной или электронной форме (в соответствии с п. 2.1 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете).

Акт приема-передачи или инвойс?

Если предприниматель предоставляет услуги, одним из первичных документов в таком случае будет акт приема-передачи предоставленных услуг. Акт приема-передачи подтверждает факт и качество предоставленных услуг и фиксирует объем работ, их стоимость, отсутствие или наличие претензий клиента и т.д.

Кроме того, первичным документом также может быть правильно составленный инвойс (при оказании услуг иностранному заказчику), что актуально для ФЛП 3 группы. При условии оплаты такого инвойса можно не составлять акт, этого документа будет достаточно для подтверждения сделки.

Правильное указание товаров

Обращаем внимание, что следует проверять, какой товар указывается как реализованный в первичных документах. Следует за этим следить, чтобы не оказалось, что оприходуется один товар, а реализуется – другой товар. Ведь, если выяснится, что вы реализуете товар, который не приобретали (у вас по такому товару нет приходной документации), то у проверяющих появятся вопросы касательно происхождения такого товара.

Как видим, первичная документация ФЛП зависит от особенностей вашей предпринимательской деятельности. Ведь каждый бизнес и ситуация индивидуальны. Например, если вы ФЛП на 3-й группе и осуществляете предоставление услуг контрагентам из других стран – вашим первичным документом может служить инвойс, если он содержит все обязательные реквизиты первичного документа, определенные законодательством.

Какие ошибки часто допускают предприниматели при формировании первичной документации ФЛП

Распространенные ошибки касательно первичных документов, которые допускают предприниматели:

Несоответствие информации в документах зарегистрированным видам деятельности предпринимателя – распространенная и грубая ошибка, которая может привести к аннулированию предпринимателя плательщиком единого налога. Ваши первичные документы должны соответствовать зарегистрированным видам деятельности (кодам КВЭД), ведь именно первичный документ подтверждает полученный доход. А в случае получения дохода без зарегистрированного вида деятельности инспектор может аннулировать ваш статус плательщика единого налога.
Отсутствие обязательных реквизитов – часто ФЛП 2, 3 групп первичные документы формируют в произвольной форме, без указания определенных законом данных, что может привести к признанию их недействительными.
Несохранение первичных документов – их отсутствие может привести к штрафным санкциям и другим последствиям. Вы должны составлять и хранить первичную документацию в течение минимум 3 лет (а часто – дольше) на случай проверки контролирующих органов.

Последствия отсутствия первичных документов

За несохранение первичных документов, на основании которых осуществлялся учет доходов, к физическим лицам-предпринимателям – плательщикам единого налога первой и второй групп и плательщикам единого налога третьей группы, которые не являются плательщиками НДС, применяются штрафы в соответствии с п. 121.1 ст. 121 НКУ.

Штрафы за отсутствие первичных документов

Необеспечение налогоплательщиком хранения первичной документации ФЛП по вопросам начисления и уплаты налогов и сборов в течение установленных ст. 44 НКУ сроков их хранения влекут наложение штрафа в размере 1020 гривен.

Те же действия, совершенные налогоплательщиком, к которому в течение года был применен штраф за такое же нарушение, влекут наложение штрафа в размере 2040 гривен.

Во время проверки инспектор может потребовать от ФЛП 2, 3 группы первичные документы, которые подтверждают не только полученные доходы, но и понесенные расходы. Эти документы нужны, чтобы выяснить, не нарушает ли предприниматель ограничения, предусмотренные НКУ для плательщиков единого налога касательно видов деятельности и перечня товаров, которые запрещены для реализации. А также, выполнил ли ФЛП свои обязанности в качестве налогового агента.

Другие последствия невыполнения требований

Бывали случаи, что отсутствие первичной документации ФЛП угрожало плательщику аннулированием единого налога, ведь налоговая не могла установить факт осуществления продажи предпринимателем тех видов товаров, что соответствуют видам деятельности (кодам КВЭД) предпринимателя. И происхождение товара. Поэтому к формированию и хранению первичных документов ФЛП 2 и 3 группы нужно относиться очень ответственно.

Если у вас есть вопросы относительно первичной документации или любых других бухгалтерских, юридических услуг для вашего ФЛП, обращайтесь к команде БИП по указанному на сайте номеру телефона или через форму обратной связи. Мы с радостью поможем!