Заявление-расчет на больничный: как подать в ПФУ и где теперь увидеть его статус

Пенсионный фонд обновил кабинет страхователя: в карточке электронного больничного теперь видны связанные с ним заявления-расчеты, их статус и дата, когда ПФУ принял уведомление о выплате. Обновление касается всех работодателей, которые получают от ПФУ деньги на больничные и декретные. Ниже рассказываем, где искать новые блоки и какие сроки по Порядку № 28-1 нужно держать в голове.

Что изменилось в карточке е-больничного

Об обновлении в начале ноября 2026 года написали бухгалтеры, первым его описал «Дебет-Кредит». Отдельного официального сообщения ПФУ об изменении интерфейса мы не нашли, поэтому ориентируйтесь на то, что видите в своем кабинете.

Если открыть конкретный листок нетрудоспособности на веб-портале электронных услуг ПФУ и прокрутить карточку вниз, под данными больничного появились два блока:

• «Заяви-розрахунки»: все заявления, в которые включен этот больничный. Для каждого видны номер, дата, тип, конечный статус и дата, когда заявление этот статус получило.
• «Повідомлення про виплату»: номер и дата заявления-расчета, номер уведомления и дата, когда ПФУ его принял.

Раньше, чтобы понять судьбу отдельного больничного, приходилось искать заявление по номеру в общем списке, а потом отдельно проверять уведомление. Теперь все в одной карточке.

Кому это полезно

Больше всех выигрывают бухгалтеры компаний, где больничных много: крупные ООО, сети, производства, а также аутсорсинговые бухгалтерии с десятками клиентов. Там, где за месяц два-три больничных, разница менее заметна, но и здесь новые блоки спасают от ситуации «а мы подавали уведомление по Иваненко или нет».

ФЛП-работодателей это касается точно так же: Порядок одинаковый для всех страхователей, которые выплачивают больничные наемным работникам.

Как подать заявление-расчет и в какие сроки

Все, что ниже, взято из Порядка финансирования страхователей для предоставления страховых выплат, утвержденного постановлением правления ПФУ от 19.08.2025 № 28-1. Он действует с 07.11.2025 и касается пособия по временной нетрудоспособности (в том числе по уходу за больным ребенком), по беременности и родам, на погребение и выплат из-за несчастного случая на производстве.

Заявление-расчет является основанием, чтобы ПФУ профинансировал выплату. Подать его нужно не позднее 5 рабочих дней с даты, когда вы приняли решение о назначении пособия. Способы такие:

• в электронном виде через веб-портал ПФУ с квалифицированной или усовершенствованной электронной подписью на квалифицированном сертификате;
• через Портал Дія, если там есть техническая возможность;
• на бумаге: лично в территориальном органе ПФУ или по почте.

Номер и дату документа кабинет ставит сам, вручную их не заполняют.

Заявление-расчет на бумажный больничный

ПФУ проверяет данные заявления через государственные электронные реестры. Если нужных сведений там нет, например документ о нетрудоспособности не создан в электронной системе, к заявлению прикладывают скан-копии документов, которые подтверждают страховой случай и его обстоятельства.

Требования к сканам в Порядке довольно конкретные: цветные, с оригинала, все страницы и поля, включая серию и номер бланка, формат jpg или pdf, каждый файл до 1 Мб, рекомендуемое разрешение 300 dpi.

Статусы заявления-расчета: что они означают

Именно статус теперь виден и в карточке больничного. По Порядку ключевые статусы такие.

В кабинете между этими этапами бухгалтеры видят и промежуточные статусы, например «Відправлено на оплату» или «Отримано в банку». Они показывают движение денег и отдельных действий от вас не требуют.

Важная деталь: заявление, в котором вы устранили указанные недостатки, повторно оставить без движения не могут. Необоснованное оставление без движения Порядок прямо запрещает.

Уведомление о выплате: срок 30 дней

После того как деньги пришли и вы выплатили больничные работникам, нужно подать уведомление о выплате страховых средств. Срок: не позднее 30 календарных дней с даты зачисления средств на отдельный счет и получения заявлением статуса «Оплачено». Подают теми же способами, что и заявление: портал ПФУ, Дія или бумага.

Здесь новая карточка особенно полезна: блок «Повідомлення про виплату» сразу показывает, принял ли его ПФУ. Если блок пустой, а заявление давно «Оплачено», это сигнал, что уведомление вы пропустили.

Пример: сроки по одному больничному

Сотрудница болела, листок закрыт. Работодатель принял решение о назначении пособия во вторник, 10 ноября 2026 года.

• Заявление-расчет: не позднее 17 ноября (5 рабочих дней: 11, 12, 13, 16 и 17 ноября).
• ПФУ принял заявление 18 ноября. Финансирование должно поступить в течение 3 рабочих дней, то есть до 23 ноября включительно.
• Деньги зачислены 20 ноября, заявление получило статус «Оплачено». Уведомление о выплате нужно подать до 20 декабря.
• Если уведомление так и не подали, с 20 февраля 2027 года предприятие рискует получить внеплановую проверку.

На практике удобно раз в неделю открывать карточки больничных за последний месяц и смотреть на оба блока. Так пропущенное уведомление не доживет до проверки.

Другие правила, о которых часто забывают

• Деньги от ПФУ поступают на отдельный текущий счет, и тратить их можно только на страховые выплаты. Взыскать их по исполнительным документам или по требованиям кредиторов нельзя.
• Если получили больше, чем фактически выплатили, остаток возвращают на счет ПФУ в течение 3 рабочих дней.
• Нашли ошибку в начислении уже после выплаты: возвращаете лишнее на счет ПФУ и одновременно отправляете в территориальный орган письменное объяснение причин.
• Если врач необоснованно создал медицинское заключение и ПФУ об этом сообщил, больничный по такому заключению в заявлении не финансируется.
• В финансировании могут отказать, если страхователь препятствует проверке, подал недостоверные данные или нарушил порядок использования средств.

Если больничных много и хочется, чтобы сроки контролировал кто-то другой, мы можем взять на себя кадровый учет вместе с заявлениями-расчетами и уведомлениями в ПФУ.

Частые вопросы

Где посмотреть статус заявления-расчета?

В кабинете страхователя на веб-портале ПФУ: в списке заявлений-расчетов или теперь прямо в карточке е-больничного, в блоке «Заяви-розрахунки». Там же видна дата, когда заявление получило статус.

Что делать, если статус «Залишено без руху»?

Прочитать причины в квитанции контроля, создать новое заявление на основе оставленного без движения, исправить недостатки и подать его. На это дают минимум 3 рабочих дня от получения уведомления.

Какой срок подачи уведомления о выплате больничных?

Не позднее 30 календарных дней с даты зачисления средств на отдельный счет и получения заявлением статуса «Оплачено».

Можно ли подать заявление-расчет на бумажный больничный?

Да. Если сведений нет в государственных реестрах, к заявлению прикладывают цветные скан-копии документов в jpg или pdf, до 1 Мб каждый файл.

За сколько дней ПФУ перечисляет деньги на больничные?

В течение 3 рабочих дней после того, как заявление-расчет получило статус «Прийнято».