Кассовая дисциплина на предприятии: организация и лимит кассы, требования к осуществлению расчетов, РРО и ПРРО

Любое предприятие в процессе ведения деятельности имеет дело с наличными деньгами. Даже сегодня, когда большая часть платежей производится онлайн и для проведения оплаты часто достаточно нажать на одну кнопку смартфона или ноутбука. Наличные деньги все еще используются в расчетах одновременно с проведением карточных платежей, на IBAN. И законодательство четко регулирует их обращение.

Поэтому бизнесу очень важно тщательно изучать и четко соблюдать правила кассовой дисциплины касательно оприходования, обращения и лимитов наличных денег, оформления документов и т.п. Ведь в случае фиксации нарушений контролирующие органы могут налагать штрафы, административные санкции.

В этой статье мы расскажем, что такое кассовая дисциплина на предприятии, для чего она нужна, какие требования к организации устанавливает действующее законодательство. Рассмотрим, как организовать кассовую дисциплину в ООО, на какие важные моменты обратить внимание.

Что такое кассовая дисциплина в ООО, ФЛП

Кассовая дисциплина на предприятии – это установленный законодательством порядок ведения операций с наличными денежными средствами, который обязаны соблюдать все юридические лица и ФЛП, что работают с наличными. Она охватывает правила приема, хранения, выдачи и учета наличных денег, а также устанавливает требования к оформлению кассовых документов и соблюдению лимитов кассы.

Простыми словами, кассовая дисциплина – это набор правил для бизнеса в сфере наличных расчетов. Сколько денег можно держать в кассе, как правильно оформлять выдачу и прием средств, какие внутренние документы являются обязательными для сопровождения таких операций – все это входит в кассовую дисциплину ФЛП, предприятия.

Основная цель – обеспечить прозрачность движения наличных денег, защитить бизнес от штрафов и злоупотреблений, гарантировать законность проведения финансовых операций. И тут важными являются два аспекта:

1. С одной стороны, предприятие может самостоятельно устанавливать определенные правила кассовой дисциплины с учетом специфики бизнеса.
2. С другой же, порядок обращения с наличными деньгами должен базироваться на требованиях действующего законодательства.

Поэтому при разработке правил кассовой дисциплины ФЛП, ООО должны искать определенный баланс – руководствоваться нормами законодательства и одновременно адаптировать требования к потребностям собственного бизнеса.

Для чего нужна кассовая дисциплина ФЛП, ООО

Правила кассовой дисциплины разрабатываются и устанавливаются на предприятии прежде всего для того, чтобы избежать штрафов и претензий со стороны контролирующих органов. Несоблюдение правил работы с наличными деньгами может стоить предприятию дорого, ведь закон предусматривает значительные финансовые санкции.

Если во время проверки ГНС выявит нарушения правил кассовой дисциплины, ФЛП или ООО будет иметь неприятные последствия в виде штрафов, суммы которых иногда могут быть очень ощутимыми. Об ответственности за несоблюдение требований кассовой дисциплины мы поговорим ниже, а сейчас рассмотрим преимущества правильной организации обращения наличных денег на предприятии.

Бизнесу соблюдение четких правил кассовой дисциплины дает следующие преимущества:

• возможность упорядочить движение наличных, сделать его максимально прозрачным;
• снижение рисков злоупотреблений и финансовых потерь;
• упрощение подготовки отчетности для ГНС и прохождения проверок;
• создание дополнительного уровня доверия со стороны партнеров, банков.

Можно утверждать, что кассовая дисциплина для ФЛП, ООО – это не только требование государства, но и инструмент для защиты, обеспечения стабильности самого предприятия.

Требования к организации кассовой дисциплины, наличные деньги на предприятии

Порядок работы с наличными деньгами в национальной валюте и основные правила кассовой дисциплины для предприятий установлены Постановлением правления НБУ №148. В документе указано: все субъекты хозяйствования (а, следовательно, ФЛП и ООО в том числе) обязаны создать порядок оприходования в кассе наличных и утвердить его.

Также постановление устанавливает требование разработать порядок расчета лимита кассы, который базировался бы на нормах помещенного в постановлении положения о ведении кассовых операций. Итак, основные законодательные требования в сфере кассовой дисциплины для ФЛП, ООО касаются порядка оприходования наличных денег и установления лимита кассы. Об этом мы поговорим более подробно дальше.

Сейчас же кратко рассмотрим, какие требования во время осуществления наличных расчетов должно соблюдать предприятие:

1. Лимит кассы – предприятие должно установить и утвердить внутренним приказом сумму наличных денег, которую разрешено хранить в кассе на конец рабочего дня. Все сверх лимита нужно сдать в банк.
2. Кассовые ордера – каждая операция по приему или выдаче наличных оформляется прибыльным или расходным кассовым ордером.
3. Кассовая книга – ведется ежедневный учет всех кассовых операций в национальной валюте в Украине. Для ФЛП ведение кассовой книги сейчас не является обязательным, но для ООО – это обязательное требование.
4. РРО/ПРРО – при расчетах с клиентами наличными деньгами или картой нужно использовать регистратор расчетных операций или программный РРО (за исключением определенных законом случаев) и выдавать клиенту фискальный чек.
5. Выплаты наличными – заработная плата, авансы, подотчетные суммы и другие выплаты должны производиться в пределах законодательных требований и с надлежащим документальным подтверждением.
6. Хранение документов – все кассовые документы и книги должны храниться в установленный срок (стандартно 5 лет для ООО, но может быть больше) и быть готовыми к проверке.

Это базовые правила, которые гарантируют законность и безопасность работы с наличными деньгами благодаря соблюдению правил кассовой дисциплины.

Оприходование наличных денег на предприятии, проведение кассовых операций

Как выше мы указали, каждое предприятие в рамках соблюдения правил кассовой дисциплины должно установить порядок оприходования наличных денег и лимит кассы. Определимся с основными терминами (согласно п. 3 положения о кассовых операциях, что вмещено в Постановлении НБУ № 148):

• Наличные – это все денежные знаки национальной валюты Украины: монеты, банкноты (включая разменные, оборотные и памятные), которые официально являются платежными средствами.
• Наличная выручка – это фактически полученные предприятием или ФЛП наличные средства: как от продажи товаров, выполнения работ или услуг, так и от других операций, что не касаются непосредственно реализации.
• Наличные расчеты – это оплата наличными между бизнесом и физическими лицами за товары, работы или услуги, а также за другие операции, что не обязательно связаны с хозяйственной деятельностью.

Проведение расчетов между предприятиями и контрагентами также предусматривает обязательное соблюдение требований законодательства. Учет ведется в соответствующих книгах. На суммы расчетов установлены лимиты: на расчеты между собой максимальная сумма 10 000 грн., с физическими лицами – не более 50 000 грн. в день. Если необходимо произвести платежи на большие суммы, они осуществляются с привлечением банков.

Законодательные требования к оприходованию наличных денег

Требования к оприходованию наличных, установленные в Постановлении НБУ №148:

1. Обязательное оприходование в день поступления наличных денег на основе кассовых ордеров – с внесением в кассовую книгу, хранением Z-отчетов и чеков РРО, ПРРО, фиксацией в книге учета доходов и т.д.
2. Полный учет каждой гривны – нельзя списывать или упускать детали: нужно засчитывать всю сумму, что поступила.
3. Четкий порядок во внутренних правилах – предприятие обязано разработать и утвердить порядок оприходования наличных денег, учитывая специфику деятельности и соответствие требованиям закона.
4. Оприходование поступления наличных через РРО/ПРРО осуществляется отдельно – в день поступления фиксируется Z-отчет, который служит основанием для оприходования дохода.

Если говорить о кассовой дисциплине ООО, ФЛП простыми словами, то порядок оприходования наличных денег в кассе выглядит так:

• Получили наличные деньги – оперативно и четко фиксируете их поступление в кассе.
• Все, что поступило – отображаете в документах без пробелов.
• Имеете внутреннюю инструкцию с понятными правилами для всех, кто работает с кассой.
• Если вы работаете с РРО/ПРРО – учет ведете отдельно по данным Z-отчета.

Касса, правила работы с кассой, лимит наличных

Все кассовые операции должны быть сопровождены кассовыми ордерами или же расходными ведомостями, другими документами в электронной или бумажной форме, список которых определен п. 23 постановления. Порядок определен в разделе ІІІ постановления, все требования должны быть четко соблюдены на предприятии в пределах кассовой дисциплины ООО, ФЛП.

У предприятия должна быть касса – специальное место или отдельное помещение, где проводятся расчеты наличными, а также осуществляются выдача, прием, хранение наличных средств, различных ценностей, документов. Для учета наличных денег ведется кассовая книга, внесение записей в нее также четко регламентировано.

Для обслуживания кассы нанимают кассира, с ним заключают договор материальной ответственности. Также работник должен быть ознакомлен с положением. Обязанности кассира определяются в должностной инструкции.

Кассовая дисциплина требует сдачи наличных денег в банк – в зависимости от того, какой график предприятия и есть ли в населенном пункте банк, это может быть каждый день, следующий день, раз в 5 дней. Условия обслуживания определяются во время открытия счета в банке. Сдается вся наличность сверх установленного для предприятия лимита.

Требования к определению лимита кассы

Лимит кассы – это предельная сумма наличных денежных средств, которую разрешено оставить в кассе после завершения рабочего дня на следующий. Какие требования к установлению лимита кассы предусматривает кассовая дисциплина:

• Самостоятельный расчет лимита – руководитель (или уполномоченное лицо) предприятия самостоятельно определяет предельную сумму наличных денег, которая может храниться в кассе и в течение внерабочего времени. Расчет производится на основе среднедневного поступления/выдачи наличных.
• Лимит должен быть утвержден документально – кассовая дисциплина на предприятии требует правильного оформления. Расчет лимита фиксируется в приказе или внутреннем правиле предприятия – то есть, должно быть официальное подтверждение.
• Нулевой лимит – это отсутствие лимита. Если предприятие ни разу не установило лимит, в законодательстве это считается, что лимит равняется нулю. Тогда любая наличность, что остается в кассе на конец рабочего дня, автоматически является сверхлимитной.
• Наличность сверх лимита – подлежит сдаче. Если сумма в кассе превышает установленный лимит, остаток должен быть сдан в банк или в уполномоченные платежные учреждения на счет предприятия. Это основное правило соблюдения кассовой дисциплины ООО.
• Просмотр лимита может осуществляться при необходимости – в случае изменения условий (например, изменение наличного оборота, внутренних графиков или трудовых норм) предприятие может пересмотреть лимит. Все основания и расчеты должны быть оформлены документально.
• Лимит кассы для обособленных подразделений и филиалов устанавливается, утверждается, сообщается соответствующим структурам.

В постановлении указано, что руководитель предприятия является ответственным за соблюдение всех требований положения и лимита кассы, за правильность показателей, которые использованы для расчета такого лимита. Поэтому нельзя указывать какие-либо суммы – расчеты должны основываться на реальных показателях в бухгалтерском учете предприятия.

Пошаговая инструкция по организации кассовой дисциплины на предприятии

1. Организовать кассу – конкретных требований нет, руководитель решает вопрос обустройства места хранения наличных, сигнализации и т.д. самостоятельно.
2. Принять на работу кассира – создать для него должностную инструкцию, оформить договор материальной ответственности, ознакомить с положением из Постановления НБУ №148.
3. Создать и утвердить порядок оприходования в кассе наличных денег.
4. Произвести расчет, утвердить лимит для наличных денег в кассе предприятия.
5. Заключить с банком договор на обслуживание счета, указать в нем правила сдачи наличных денег.
6. Соблюдать правила оприходования, лимита наличных денег и другие требования кассовой дисциплины на предприятии.

Ответственность за нарушение кассовой дисциплины

Контроль за тем, соблюдает ли предприятие правила кассовой дисциплины, осуществляют уполномоченные государственные органы, прежде всего ГНС. Отдельных проверок именно обращения с наличными нет – обычно это фактические проверки, в ходе которых также инспектируется и соблюдение правил кассовой дисциплины на предприятии.

В ходе проверок в аспекте соблюдения кассовой дисциплины обращают внимание на:

• наличие и правильность ведения кассовой книги;
• корректное оформление операций по приему/выдаче наличных денег;
• наличие и правильное применение РРО/ПРРО;
• соответствие сумм в кассовой книге данным в кассовых документах;
• своевременность и корректность подписей, расчетов остатков наличных денег;
• правильность расчета лимитов наличных денег, их соблюдение.

Ответственность за несоблюдение требований кассовой дисциплины может быть финансовой – например, за неиспользование РРО налагают штрафы в соответствии с законом о регистраторах. За нарушения в расчетах на ответственных лиц, руководителей предприятий может быть наложена административная ответственность согласно КУоАП.

Если у вас остались вопросы касательно кассовой дисциплины или нужна помощь в организации, ведении бухгалтерии на предприятии, у ФЛП – обращайтесь к нашим специалистам! Оставляйте заявку или звоните по указанному на странице номеру телефона.

Что такое кассовая дисциплина на предприятии?

Кассовая дисциплина – это правила обращения с наличными денежными средствами: оприходование наличных денег, организация работы кассы, лимиты на наличность и т.д. Разрабатываются предприятием, но с учетом всех требований действующего законодательства Украины. Основные нормы приведены в Постановлении правления НБУ №148.

Какие основные правила кассовой дисциплины должны соблюдаться ООО, ФЛП?

На предприятии должен быть разработан и утвержден порядок оприходования в кассе наличных денег, а также рассчитаны на основе поданных в постановлении правил, утверждены лимиты наличных денег для кассы.

Как оприходуются наличные?

Наличные деньги в полной сумме на предприятии оприходуют в день их получения: осуществляется запись в кассовую книгу, создается ордер, фискальный чек (если используется РРО/ПРРО). Подробный список правил должен быть изложен в порядке оприходования наличных, что создается и утверждается в рамках ведения кассовой дисциплины на предприятии.

Что такое лимиты наличных?

Лимиты наличных – это суммы средств, которые можно оставлять в кассе на следующий рабочий день, а не сдавать в банк. Лимит рассчитывается на основе законодательных норм и оборотов предприятия, утверждается руководителем и должен быть соблюден.

Как организовать кассовую дисциплину на предприятии?

Организация кассовой дисциплины ООО, ФЛП должна учитывать целый ряд законодательных норм и требований. Два основных документа – это порядок оприходования наличных и порядок расчета лимита кассы, которые создаются и утверждаются руководителем.

Кассовая дисциплина и лимит кассы – первоочередные вопросы, которым нужно уделить внимание во время организации работы предприятия, если расчеты планируется осуществлять наличными и с использованием регистраторов расчетных операций.

Подписаться на новые статьи