Легализация документов: апостиль, консульская легализация, сроки, условия для бизнеса

Содержание

Легализация документов для бизнеса – это процедура, без которой украинские компании не могут полноценно работать на международном уровне. Она заключается в официальном подтверждении документа, выданного в Украине, для его дальнейшего использования в другой стране.

Если ваша компания планирует регистрировать филиал за границей, открывать счет в иностранном банке, участвовать в международном тендере или заключать контракт с иностранным партнером – легализация документов обычно в таких ситуациях является обязательным условием.

И именно на этом этапе многие предприниматели сталкиваются с неразберихой: что именно нужно – апостиль, консульская легализация, перевод или все это вместе? Куда обращаться, чтобы легализовать документы? Что нужно подавать для получения услуг? Какие сроки их предоставления? В каких случаях можно легализовать документы апостилем, а когда этот способ не подходит?

В этой статье мы разберем, что такое консульская легализация, чем отличается от проставления апостиля, как осуществляются эти процедуры и рассмотрим другие важные вопросы.

Консульская легализация документов и апостиль – в чем разница?

На самом деле есть два доступных способа подтверждения подлинности оригиналов официальных документов или удостоверения подлинности подписей: апостиль и консульская легализация.

Апостиль – это упрощенная процедура, которая применяется между теми государствами, что являются участниками Гаагской конвенции 1961 года. Если, например, ваш партнер находится в Польше, Италии, Германии или США – скорее всего, будет достаточно апостиля.

В то же время, если вы работаете с Китаем, ОАЭ, Катаром или другими странами, которые не присоединились к Гаагской конвенции, вам придется проходить полную консульскую легализацию. Она включает несколько этапов: заверение документа в Министерстве юстиции Украины, далее в Министерстве иностранных дел и, наконец – в консульстве той страны, где вы планируете использовать документ.

Когда может потребоваться подтверждение документов для бизнеса?

В каких ситуациях чаще всего заказывают апостиль или консульскую легализацию документов предприниматели:

Открытие филиала или компании за границей.
Участие в международных тендерах.
Регистрация торговой марки за границей.
Привлечение иностранных инвесторов, кредиторов.
Заключение договоров с иностранными партнерами.

Чаще всего легализуют выписки из ЕГР, уставы предприятий, доверенности на представительство интересов, налоговые справки, финансовую отчетность, свидетельства об уплате единого налога, сертификаты, лицензии и т.д.

Что же такое апостиль официальных документов в Украине?

Апостилем называется специальный штамп, что подтверждает действительность официального документа, который был выдан в одной стране, для его использования в другой стране, которая присоединилась и приняла условия Гаагской конвенции 1961 года.

То есть, легализация документов апостилем подходит не во всех случаях – а только в тех, когда вы готовите документы для страны из определенного перечня, который мы приведем ниже. В настоящее время в него входит 127 стран.

Штамп апостиля – это специальная печать или наклейка установленного образца, которую размещают на официальном документе (также возможно на отдельном листе, прикрепленном к нему). Эта печать (наклейка) подтверждает подлинность подписи, статус лица, что его подписала, и (при необходимости) – печати или штампа, что стоит на этом документе.

Штамп апостиля не заверяет содержание документа – лишь подтверждает, что подпись и печать являются действительными, а документ официально выдан в государственном порядке. Зрительно апостиль выглядит как прямоугольный штамп размером примерно 9×9 см. Его часто размещают на обратной стороне документа или на подшитом к оригиналу отдельном листе.

Образец апостиля:

Проставление апостиля на официальных документах – это упрощенная альтернатива консульской легализации. После проставления апостиля дополнительного заверения в консульстве не требуется – документ уже признают в странах, которыми была ратифицирована Конвенция.

Какие государства признают апостилированные документы?

Список государств-участников Конвенции, которой отменяется необходимость консульской легализации иностранных официальных документов (Гаага, 1961 год), можно найти по ссылке. В настоящее время апостиль признают:

Австралия (офиц. название – Австралийский Союз)
Австрия (офиц. название – Республика Австрия)
Азербайджан (офиц. название – Азербайджанская Республика)
Албания (офиц. название – Республика Албания)
Андорра (оф. название – Княжество Андорра)
Антигуа и Барбуда
Аргентина (офиц. название – Аргентинская Республика)
Багамы (офиц. название – Содружество Багамских островов)
Бангладеш (офиц. название – Народная Республика Бангладеш)
Барбадос
Бахрейн (офиц. название – Королевство Бахрейн)
Белиз
Бельгия (офиц. название – Королевство Бельгия)
Беларусь (оф. название – Республика Беларусь)
Болгария (оф. название – Республика Болгария)
Боливия (офиц. название – Многонациональное Государство Боливия)
Босния и Герцеговина
Ботсвана (офиц. название – Республика Ботсвана)
Бразилия (офиц. название – Федеративная Республика Бразилия)
Бруней (офиц. название – Государство Бруней-Даруссалам)
Бурунди (оф. название – Республика Бурунди)
Вануату (офиц. название – Республика Вануату)
Венесуэла (офиц. название – Боливарская Республика Венесуэла)
Армения (офиц. название – Республика Армения)
Гайана (офиц. название – Кооперативная Республика Гайана)
Гватемала (офиц. название – Республика Гватемала)
Гондурас (офиц. название – Республика Гондурас)
Гренада
Греция (офиц. название – Греческая Республика)
Грузия: Не распространяется на Автономную Республику Абхазии и бывшую Автономную область Южной Осетии.
Дания (официальное название – Королевство Дания): Не распространяется на Гренландию
Доминика (офиц. название – Содружество Доминики)
Доминиканская Республика
Эквадор (офиц. название – Республика Эквадор)
Эстония (офиц. название – Эстонская Республика)
Израиль (оф. название – Государство Израиль)
Индия (оф. название – Республика Индия)
Индонезия (офиц. название – Республика Индонезия)
Ирландия (офиц. название – Республика Ирландия)
Исландия
Испания (оф. название – Королевство Испания)
Италия (офиц. название – Итальянская Республика)
Кабо-Верде (оф. название – Республика Кабо-Верде)
Казахстан (офиц. название – Республика Казахстан)
Канада
Кыргызстан (офиц. название – Кыргызская Республика)
Китай (официальное название – Китайская Народная Республика) – (также распространяется на Гонконг и Макао)
Кипр (офиц. название – Республика Кипр)
Колумбия (оф. название – Республика Колумбия)
Королевство Эсватини (до 2018 г. – Королевство Свазиленд)
Королевство Нидерландов
Косово (официальное название – Республика Косово)*
Коста-Рика (оф. название – Республика Коста-Рика)
Латвия (офиц. название – Латвийская Республика)
Лесото (офиц. название – Королевство Лесото)
Литва (офиц. название – Литовская Республика)
Либерия (оф. название – Республика Либерия)
Лихтенштейн (офиц. название – Княжество Лихтенштейн)
Люксембург (офиц. название – Великое Герцогство Люксембург)
Маврикий (офиц. название – Республика Маврикий)
Малави (офиц. название – Республика Малави)
Мальта (офиц. название – Республика Мальта)
Марокко (оф. название – Королевство Марокко)
Маршалловы острова (офиц. название – Республика Маршалловые острова)
Мексика (офиц. название – Мексиканские Соединенные Штаты)
Молдова (офиц. название – Республика Молдова)
Монако (оф. название – Княжество Монако)
Монголия
Намибия (оф. название – Республика Намибия)
Никарагуа (офиц. название – Республика Никарагуа)
Германия (офиц. название – Федеративная Республика Германия)
Ниуэ
Новая Зеландия: Не распространяется на Токелау
Норвегия (офиц. название – Королевство Норвегия)
Оман (офиц. название – Султанат Оман)
Острова Кука
Пакистан (оф. название – Исламская Республика Пакистан)
Палау (оф. название – Республика Палау)
Панама (оф. название – Республика Панама)
Парагвай (офиц. название – Республика Парагвай)
Перу (оф. название – Республика Перу)
Южная Корея (оф. название – Республика Корея)
Южно-Африканская Республика (ЮАР)
Северная Македония (оф. название – Республика Северная Македония)
Польша (официальное название – Республика Польша)
Португалия (офиц. название – Португальская Республика)
Россия (офиц. название – Российская Федерация)
Руанда (офиц. название – Руандийская Республика)
Румыния
Сальвадор (офиц. название – Республика Эль-Сальвадор)
Самоа (офиц. название – Независимое Государство Самоа)
Сан-Марино (офиц. название – Светлейшая Республика Сан-Марино)
Сан-Томе и Принсипи (офиц. название – Демократическая Республика Сан-Томе и Принсипи)
Саудовская Аравия (оф. название – Королевство Саудовская Аравия)
Сейшельские острова (оф. название – Республика Сейшельские острова)
Сенегал (офиц. название – Республика Сенегал)
Сент-Винсент и Гренадины
Сент-Китс и Невис (офиц. название – Федерация Сент-Китс и Невис)
Сент-Люсия
Сербия (оф. название – Республика Сербия)
Сингапур (офиц. название – Республика Сингапур)
Словакия (офиц. название – Словацкая Республика)
Словения (офиц. название – Республика Словения)
Соединенное Королевство Великобритании и Северной Ирландии
Соединенные Штаты Америки
Суринам (оф. название – Республика Суринам)
Таджикистан (оф. название – Республика Таджикистан)
Тонга (офиц. название – Королевство Тонга)
Тринидад и Тобаго (офиц. название – Республика Тринидад и Тобаго)
Тунис (оф. название – Тунисская Республика)
Турция (офиц. название – Турецкая Республика)
Венгрия
Узбекистан (оф. название – Республика Узбекистан)
Украина (Не распространяется на временно оккупированные территории Донецкой и Луганской областей, Автономную Республику Крым и г. Севастополь)
Уругвай (офиц. название – Восточная Республика Уругвай)
Фиджи (офиц. название – Республика Фиджи)
Филиппины (офиц. название – Республика Филиппины)
Финляндия (оф. название – Финляндская Республика)
Франция (офиц. название – Французская Республика)
Хорватия (офиц. название – Республика Хорватия)
Чехия (офиц. название – Чешская Республика)
Чили (оф. название – Республика Чили)
Черногория
Швейцария (офиц. название – Швейцарская Конфедерация)
Швеция (офиц. название – Королевство Швеция)
Ямайка
Япония (офиц. название – Японское Государство)

* Украиной было сделало возражение относительно присоединения Косово к Гаагской конвенции, из-за чего ее условия не «работают» в отношениях между Украиной и этим государством. Апостиль на документах с целью дальнейшего их использования в Косово нельзя поставить в Украине.

Какие документы можно легализовать апостилем?

Согласно утвержденным законодательством правилам, поставить апостиль можно на следующих официальных документах:

Которые были получены в судах, государственных архивах, органах юстиции.
Оформлены частными, государственными нотариусами.
Что были выданы украинским Министерством образования и науки, другими учреждениями, что подчиняются МОН, предоставляют образовательные услуги, ведут деятельность в этой сфере.
Ставится апостиль для легализации на документах, выданных МВД Украины, территориальными органами, сервисными службами.
Выданных украинской Государственной миграционной службой, разными ее подразделениями и территориальными органами.
Выданные ГНС Украины, ее местными органами.
Официальных свидетельствах, которые были сделаны на документах, что подписывали частные лица (свидетельство о регистрации факта или документа, что существовал по состоянию на конкретную дату), нотариальных, официальных удостоверениях подписей.

Ставится апостиль для легализации и других документов – полный список можно найти на сайте МИД. Там же указан список документов, которые легализовать апостилем нельзя. Это оригиналы документов, которые подтверждают украинское гражданство, личность, ее статус и т.д.

Не апостилируются трудовые книжки, военные билеты, разные разрешения, техпаспорта на транспортные средства. Также легализация документов апостилем невозможна, когда речь идет о копиях, оригиналах нормативно-правовых актов, правовых выводах, разъяснениях их использования, письмах и т.д.

Что такое консульская легализация документов?

Консульская легализация официальных документов также позволяет подтверждать подлинность оригиналов различных документов и удостоверять подлинность подписей, отпечатков штампов/печатей и др. Консульская легализация – это процедура, что имеет цель, аналогичную для апостилирования, но является более сложной и длительной.

Если бы Украина не приняла условия Гаагской конвенции, нам пришлось бы все документы легализовать через консульство. Но благодаря апостилю этого можно избежать, осуществив удостоверение или подтверждение официальных документов более простым способом.

Итак, легализация документа позволяет использовать его в других странах. В данном случае речь идет именно о подтверждении факта, что документ действителен и был выдан одним из государственных или уполномоченных органов, лиц в Украине. Однако за содержание документа консул не несет никакой ответственности.

Консульская легализация не может быть проведена для:

Актов и документов, что противоречат украинскому законодательству или содержание которых может принести вред интересам государства, опорочить достоинство, честь граждан Украины.
Оригиналов или любых копий трудовых книжек, паспортов, писем, разрешений, военных билетов, техпаспортов, удостоверений, НПА и разъяснений к ним.
Любых документов, что были выданы должностными лицами, органами с превышением полномочий.
Официальных документов, которые оформили в дипломатических учреждениях других стран, перечень которых можно найти по ссылке.

Перечень и порядок консульской легализации официальных документов определены в законодательстве.

Легализация иностранных документов для использования в Украине

Легализация документов, выданных за границей, также может быть осуществлена двумя описанными выше способами, но с определенными нюансами. Здесь все зависит от того, где вы находитесь (в Украине или другой стране), приняло ли государство, документы которого хотите подтвердить, условия Гаагской конвенции.

Консульская легализация иностранных документов проводится в консульстве или посольстве того государства, которое выдавало документ. Обратиться можно в учреждение, что расположено на территории Украины. А потом придется еще обращаться в украинское МИД для легализации.

А вот апостиль можно поставить только при условии, что страна, которая выдавала документ, также является участницей Конвенции. И основной нюанс – проставить апостиль можно исключительно в государстве, где получали документ. Поэтому, если вы уже находитесь в Украине, апостиль проставить не сможете, придется обращаться в консульство или посольство.

К примеру, если вам нужна легализация итальянских документов в Украине, вы:

Обращаетесь в посольство или консульство Италии, которое работает на территории Украины.
Затем обращаетесь за легализацией в МИД Украины (Министерство иностранных дел Украины).

Поставить апостиль можете только в Италии – подав документ в министерство (или учреждение, службу), которое его выдавало и воспользовавшись упрощенной процедурой легализации документов за границей для использования в Украине.

В некоторых случаях могут действовать особые условия. К примеру, легализация польских документов в Украине не нужна. По двустороннему соглашению Украины и Польши документы, выданные польскими органами (справки, выписки, доверенности), принимаются в Украине без каких-либо подтверждений – без легализации, без апостиля.

Однако здесь очень много нюансов и в случае необходимости легализации иностранных документов в Украине лучше обращаться за помощью к специалистам.

Нужны ли перевод и нотариальное удостоверение документов?

Кроме апостилирования или легализации официальных документов в Украине, в большинстве случаев понадобится еще и официальный перевод. Это может быть обычный нотариальный перевод документов. Для его получения необходимо обратиться в бюро переводов, предоставить скан документа, а затем и оригинал для подшивки перевода и последующего нотариального заверения подписи переводчика.

Часто встречается ситуация, когда документы вроде бы «переведены правильно», но банк или государственный орган их не принимает именно из-за несоблюдения формальностей. К примеру, перевод был засвидетельствован не нотариусом, а печатью бюро переводов. Здесь также есть много нюансов, о которых обычно не знают рядовые граждане, но всегда в курсе юристы.

Сроки проставления апостиля и консульской легализации документов

Еще одна важная деталь консульской легализации документов и апостилирования – сроки. Независимо от того, какой вариант легализации был выбран, речь часто идет не о 1-2 рабочих днях, а существенно больше.

К примеру, апостиль можно получить за 1-10 рабочих дней. В то же время, консульская легализация занимает больше времени – от 10 до 20 дней. Срок значительно увеличивается в ситуации, когда требуется образец подписи или отпечаток печати и/или штампа, в случае возникновения сомнения относительно достоверности документа.

Некоторые страны принимают документы только с апостилем, датированным не позднее 1 или 3 месяцев назад. То есть, даже если у вас сейчас есть уже что-то легализованное «на будущее», возможно, придется пройти процедуру повторно.

Мы всегда рекомендуем осуществлять консульскую легализацию или апостиль документов для использования на территории иностранных государств конкретно под запрос: когда знаете, для чего это делаете, в какой стране будете предоставлять и в какие сроки.

Появилась у вас необходимость засвидетельствовать подлинность справки от ГНС или диплома о высшем образовании для использования за границей? Обращайтесь к нам – и мы все сделаем!

Почему лучше доверить этот процесс юристу?

Потому, что даже незначительная ошибка в прохождении процедуры легализации официальных документов может привести к отказу в банке или задержке в регистрации бизнеса. В то же время, помощь квалифицированного и опытного специалиста будет гарантировать успешное прохождение процедуры:

Юрист точно знает, какие требования предъявляет та или иная страна, как правильно оформить перевод, куда и в какой очередности подавать пакет документов.
Юрист также предупредит, если документ не подлежит легализации или требует специального оформления.
И самое главное – сэкономит ваши время, нервы и защитит от рисков, когда речь идет не просто о справке, а о будущем вашего бизнеса.

Если вам нужно провести консульскую легализацию документов или проставить апостиль либо прояснить любой вопрос относительно этих процедур – обращайтесь к нашим специалистам! Звоните по номеру телефона, что указан на сайте, или оставляйте заявку – и в ближайшее время менеджер с вами свяжется.