Нужен ли кассовый аппарат ФЛП? Требования и правила регистрации РРО, ПРРО в 2026 году

Содержание

Кассовый аппарат (РРО/ПРРО) – это аппаратно-программное или программное средство, которое используется для фиксации расчетных операций при продаже товаров или предоставлении услуг, автоматического формирования фискальных чеков и передачи данных о произведенных платежах в налоговые органы в установленном законом порядке. Его основная функция – обеспечить прозрачный учет наличных и безналичных расчетов, подтверждение факта оплаты клиента и контроль фискальной дисциплины предприятия.

Об использовании кассовых аппаратов (РРО, ПРРО)

Использование регистратора расчетных операций в 2026 году является обязательным для всех ФЛП, которые принимают оплату за услуги, товары наличными, с помощью карт. Внедрение РРО/ПРРО в Украине осуществлялось постепенно – в 2021-2022 годах ввели обязанность для «упрощенцев», которые до этого не проводили через регистратор платежи, постепенно круг расширили.

В 2026 году не использовать РРО или ПРРО могут только определенные категории предпринимателей, для основной же массы ФЛП регистратор обязателен, как и выдача покупателю услуги, товара фискального чека. И, как отмечает ГНС, предприниматели не пренебрегают требованиями действующего законодательства, а активно устанавливают кассовые аппараты и разнообразные программные решения.

На протяжении 2024 года число выданных предпринимателями чеков по сравнению с 2023 годом увеличилось на 1 639 млн. штук (на 20,9%). В то же время, в 2024 году налогоплательщики зарегистрировали более 101 000 РРО и ПРРО дополнительно. В целом же по состоянию на 7 февраля 2025 года в Украине было зарегистрировано более 953 000 РРО/ПРРО.

ГНС говорит о добросовестности налогоплательщиков, но продолжает активно проверять бизнес на предмет выполнения требований действующего законодательства – правильность оформления регистраторов, использование их во время ведения деятельности, факт выдачи ФЛП фискальных чеков покупателям и т.д.

А в случае выявления нарушений начисляет штрафы, суммы которых могут достигать немалых размеров. Ведь зависят от суммы товаров или услуг, что были проданы без использования регистратора и выдачи чека.

Что такое РРО, для чего нужны регистраторы расчетных операций ФЛП?

Основные правила и нормы использования регистратора регулирует закон об РРО – для ФЛП, ООО и любых других субъектов предпринимательской деятельности, что проводят расчетные операции наличными или безналичным способом. В законе определены правовые основы использования РРО и ПРРО в сфере общественного питания, услуг и торговли, правила регистрации кассового аппарата.

Как указано в ст. 2 закона, регистратором расчетных операций называется устройство или программа, которая выполняет фискальные функции и осуществляет регистрацию операций во время продажи товаров, услуг и в других определенных законом случаях при проведении таких платежей в наличной и/или безналичной форме. В качестве РРО может выступать кассовый аппарат, программа (ПРРО), автомат по продаже услуг или товаров, электронный таксометр и т.п. Полный список представлен в статье.

Принцип работы регистратора

Как работает регистратор расчетных операций:

Клиент покупает товар или услугу, предоставляет продавцу средства (наличными, безналичным способом, через интернет-эквайринг или иным способом).
Операция регистрируется в кассовом аппарате (РРО) или специальной программе (ПРРО) – данные о ней автоматически отправляются в ГНС и хранятся в устройстве.
Печатается фискальный чек, в котором должна быть указана вся необходимая информация о товаре, продавце – данные о ФЛП, название товара или услуги, дата покупки, цена и т.д. Список сведений, которые обязательно должны быть в чеке, регламентируется законом.
Покупатель получает чек в качестве подтверждения проведенной операции покупки, ГНС – все данные о платеже, ФЛП – сохраненную (а часто и автоматически переданную в систему, где ведется бухгалтерия ФЛП) информацию о совершенной операции.

Для чего нужно использование РРО ФЛП?

Для фиксации платежей и декларирования полученных при ведении деятельности средств. РРО автоматически регистрирует информацию о продаже. Прозрачная система осуществления расчетов обеспечивает бюджетные поступления в полном объеме, защищает права потребителей, гарантирует честную конкуренцию.

Установив и правильно используя кассовый аппарат, ФЛП не только выполняет требования действующего законодательства, но и гарантирует честность ведения бизнеса. Ведь использование РРО помогает вести прозрачный и точный учет кассовых операций, формировать отчетность ФЛП на основе зафиксированных данных.

Преимущества использования РРО (ПРРО) ФЛП

Какие преимущества дает введение РРО для ФЛП, что проводят расчетные операции:

Повышает доверие потребителей к предпринимателю, ведь предоставляет гарантии безопасности покупки: в чеках указывается основная информация о продавце, он является подтверждением факта покупки продукта, позволяет при необходимости вернуть товар.
Облегчает ведение товарного учета ФЛП (что особенно актуально для крупных магазинов, где в течение дня производится много операций), позволяя легко фиксировать проданные единицы, контролировать остатки и т.д.
Гарантирует выполнение предпринимателем его гражданского долга – все проведенные через кассовые аппараты ФЛП доходы фиксируются, облагаются налогом, а полученные государством деньги направляются на социальную, образовательную, медицинскую, другие сферы.
Защищает от нарушений и штрафов в случае обнаружения налоговой, что бизнес ведется без регистратора или ПРРО (при условии, что применение РРО для ФЛП является обязательным).
Позволяет избежать мошенничества со стороны клиентов и конкурентов – фиксация каждой операции через РРО/ПРРО гарантирует сохранение информации о ней, прозрачность ведения бизнеса и защищает ФЛП от различных неприятных ситуаций.
Упрощает взаимодействие с ГНС – ведь все данные по РРО или ПРРО автоматически попадают в базу налоговой.
Дает функционал для автоматизации отчетности – сегодня кассовые аппараты ФЛП выбирают все реже, заменяя их программным РРО, который легко интегрируется с CRM-системами, бухгалтерскими сервисами, автоматически передавая данные о платежах.

Должен ли использовать ФЛП кассовые аппараты?

Да, с 2022 года большинство предпринимателей, что осуществляют предоставление услуг, торговлю товарами, работают в сфере общественного питания (ООО, ФЛП), должны использовать РРО или ПРРО и выдавать чеки клиентам. Точно нужен кассовый аппарат для ФЛП на общей системе и плательщикам 2 и 3 групп упрощенного режима.

Исключения сделаны для физических лиц предпринимателей:

1 группы единого налога – такие ФЛП кассовый аппарат могут не применять. Напомним, что это предприниматели, которые работают самостоятельно и могут предоставлять бытовые услуги населению (указанные в п. 7 ст. 291 НКУ) или осуществлять продажу товаров на рынках с прилавков, лотков (и никак иначе). Независимо от выбранной сферы деятельности, зарегистрированных КВЭДов, требование устанавливать кассовые аппараты для ФЛП 1 группы отсутствует.
Что относятся к исключениям, указанным в ст. 9 закона об РРО – не нужны кассовые аппараты для ФЛП, что торгуют промышленными или продуктовыми товарами на рынках и оплату принимают наличными, работают в сельской местности, ведут оптовую торговлю со складов и в других случаях, перечисленных в статье. Там есть много нюансов, поэтому в каждом конкретном случае стоит рассматривать вашу ситуацию и нормы закона с юристом.
Которые проводят расчеты за услуги исключительно с использованием систем дистанционного обслуживания банков, сервисов перевода средств.

Когда могут не применять РРО, ПРРО ФЛП 2, 3 группы единого налога?

Не требуется использование программного или обычного РРО (кассового аппарата) ФЛП 2, 3 группы упрощенной системы только при условии, что:

Они принимают оплату на счет по реквизитам IBAN.
Оплата производится через банковский терминал самообслуживания или кассу банка либо напрямую со счета на счет.
Оплату ФЛП проводит только так – то есть, не производит расчеты наличными, с использованием карты, через интернет-эквайринг и т.д. Только в таком случае кассовый аппарат ФЛП 2, 3 группы не обязателен и предприниматель не должен использовать РРО.

Можно ли не использовать РРО и ПРРО во время войны?

После введения военного положения в Украине действовали определенные послабления по санкциям за нарушение требований, которые касаются использования РРО. Однако с 1 августа 2025 года они отменены и штрафы применяются в полном объеме.

Требование использовать кассовые аппараты для ФЛП во время войны осталось неизменным. Устанавливать и применять РРО, ПРРО должны все предприниматели, для которых действует это требование, и во время военного положения также.

Льготные условия применения штрафов по РРО

Но действовали определенные послабления в плане нарушений. За нарушения, зафиксированные с 1 января 2022 года по 1 октября 2023 года, санкции не начисляются для всех, кроме продавцов подакцизных товаров и тех, кто вел деятельность в сфере азартных игр, обмена иностранной валюты.

Не применяют штрафы для тех, кто зарегистрирован на территориях временно оккупированных или где ведутся активные боевые действия – пока не завершится оккупация или боевые действия. Сниженные штрафы действовали касательно выполнения требования использовать кассовый аппарат для 2 и 3 группы ФЛП, которые не являются плательщиками НДС и не продают лекарства и товары медицинского назначения, технически сложные, подакцизные товары.

До 1 августа 2025 года (но не позднее даты отмены/прекращения военного положения в Украине) за неиспользование РРО (кассовых аппаратов) для ФЛП 2 и 3 групп единого налога были установлены штрафы в размере 25% от стоимости операции за первое и 50% за второе нарушение.

Сниженные штрафы не касались ФЛП, что реализуют: подакцизные товары, технически сложные бытовые товары, подлежащие гарантийному ремонту, лекарственные средства, изделия медицинского назначения, ювелирные и бытовые изделия из драгоценных металлов, драгоценные камни и т.д.

Штрафы за неиспользование РРО в 2026 году

В 2026 году льготы по сниженным штрафам не действуют. Стандартный штраф составляет соответственно 100% и 150% стоимости товаров или услуг, что были проданы без РРО или ПРРО. То есть, по закону, за первое нарушение сумма штрафа равна стоимости товаров (услуг), проданных без регистратора, за второе – уже полторы суммы.

Есть ли альтернатива кассовому аппарату для ФЛП?

Законом разрешено ФЛП самостоятельно выбрать вид регистратора, который он будет использовать при ведении деятельности – аппаратный или программный. Поэтому на вопрос клиентов относительно того, нужно ли ФЛП кассовый аппарат устанавливать, мы всегда отвечаем – нет. Регистрация РРО – да, необходима, но это может быть не кассовый аппарат, а специальная программа, установленная на любой гаджет.

Основные отличия между обычным РРО и ПРРО заключаются в формате самого регистратора и наборе функций. Кассовый аппарат – это физическое устройство, которое фиксирует операции и сразу печатает чек. Программный РРО – это цифровой сервис, который устанавливается на любой девайс и также фиксирует все расчеты, однако не печатает чек, а формирует его в онлайн-варианте.

ПРРО может работать на смартфоне или планшете, ноутбуке. Современные программы поддерживают iOS, Android, Windows и т.д. Могут быть подключены к принтеру, интегрированы с любой программой (СRM, бухсервис, маркетплейс и т.д.). Набор функций программный РРО для ФЛП предлагает значительно больший по сравнению с аппаратным.

Основные преимущества ПРРО для предпринимателей

В отличие от кассовых аппаратов, ПРРО является более современным и эффективным вариантом регистратора благодаря следующим преимуществам:

Простая и быстрая регистрация программного РРО.
Надежность – работает онлайн и офлайн, сохраняя данные без соединения с сервером ГНС или интернетом, а после установления связи передает всю информацию.
Экономия средств – на покупке аппарата, обслуживании устройства. За право использовать программу придется заплатить, но расходы ниже по сравнению с РРО.
Оптимизация и автоматизация бизнеса (процесса продаж) – интеграция ПРРО в любую программу или CRM, на которой работает ФЛП.
Бессрочный срок эксплуатации – в отличие от кассового аппарата, который ФЛП использовать может только в случае актуального его срока действия.
Возможности для онлайн-торговли – электронные чеки, отчетность, интернет-эквайринг и т.д.
Сохранение истории сделок, надежная защита всех данных.
Отсутствие необходимости регистрации книги учета.

В отличие от кассовых аппаратов, ФЛП найти ПРРО может во множестве вариантов и выбрать тот, что лучше всего подходит по функциям, интерфейсу, совместимости с другим ПО. Сейчас в Украине популярны программные регистраторы Checkbox, «ВчасноКаса», СОТА Каса. Также свое программное обеспечение с функциями кассового аппарата предлагает ДПС – оно является полностью бесплатным.

Регистрация РРО, ПРРО для ФЛП

Регистрация РРО предусматривает определенный порядок. Для установки кассового аппарата ФЛП подает заявление в налоговую по месту регистрации бизнеса. Устройство должно быть с актуальным сроком действия, отвечать ряду установленных требований, быть опломбированным. Для регистрации ФЛП нужно иметь документы, удостоверяющие его личность и полномочия, подтверждающие покупку и право владения РРО, данные о регистраторе, ФЛП.

Покупая РРО, предприниматель заключает договор и должен получить документ для подтверждения факта владения кассовым аппаратом. Затем заключает договор с ЦСО, подает заявление №1-РРО и документы. В случае несоблюдения требований налоговая может прислать отказ в регистрации РРО.

Порядок регистрации программного РРО более простой. ФЛП нужно купить программу, установить на любой гаджет, на сайте ГНС в электронном кабинете подать заявление №1-ПРРО. ГНС проверяет все данные и в случае успешной регистрации предоставляет ФЛП все необходимые сведения.

Важный нюанс: для использования ПРРО кассира (или самого ФЛП, если он обслуживает клиентов) необходимо зарегистрировать путем подачи заявления №5-ПРРО. Для регистрации лицо должно иметь КЭП. После прохождения процедуры ПРРО можно использовать – войти в программу с электронной подписью и применять во время приема платежей.

Некоторые нюансы и особенности использования ПРРО, кассовых аппаратов ФЛП

Сейчас уделим внимание некоторым вопросам, которые мы часто получаем от клиентов как при оказании услуги регистрации кассовых аппаратов и ПРРО, так и в процессе осуществления операций, ведения бухгалтерии ФЛП:

Эксплуатация ПРРО при отсутствии электроэнергии, интернета – возможна, программа работает офлайн, а затем передает все данные в момент установления соединения. Достаточно иметь источник электроэнергии для самого гаджета, на котором установлен программный РРО.
Кассовые аппараты для ФЛП отсрочили на время действия военного положения? Нет, только некоторое время в течение 2022-2023 годов не применяли штрафы.
Нужно ли применять кассовый аппарат ФЛП 3 группы, что предоставляет услуги в сфере ИТ и всю оплату получает исключительно на счет IBAN? Нет. Но если примете хоть один платеж наличными или карточным переводом – нужно будет установить для ФЛП РРО или ПРРО и соответственно вести учет.
Использование РРО, ПРРО для платежей, принятых методом интернет-эквайринга – обязательно. Однако могут быть некоторые исключения, поэтому каждую ситуацию следует рассматривать индивидуально.
Какой РРО лучше выбрать – обычный или ПРРО для ФЛП? Здесь все индивидуально и решать только вам, но использование программного регистратора сейчас является более простым в плане оформления, эксплуатации и более дешевым в обслуживании.
Сколько кассовых аппаратов или программных регистраторов нужно устанавливать ФЛП? Столько, сколько точек продаж работает – если есть 3 кафе или 4 магазина, то в каждом из них устанавливаете РРО или ПРРО. Количество РРО/ПРРО зависит от количества мест осуществления деятельности.
Законодательные требования к девайсу, на котором ФЛП устанавливает программный регистратор – отсутствуют. Главное, чтобы программа была совместима с устройством и корректно работала на нем.
Печать чеков и Z-отчетов, их хранение в течение установленного законом срока – обязательные требования для РРО. Не печатать и не хранить в бумажном виде чеки и отчеты можно при использовании ПРРО, который формирует все онлайн.
Нужен ли кассовый аппарат для ФЛП 2 группы, что ведет исключительно онлайн-торговлю? Да, если оплата производится через сайт (интернет-эквайринг) или переводом с карты физлица на счет ФЛП, владельцы таких магазинов должны использовать РРО или ПРРО. Работать без кассового аппарата нельзя.

Основное о регистраторах для ФЛП

Подытожим все изложенное выше:

Обычные или программные РРО в Украине должны использовать все ФЛП, независимо от системы налогообложения. Исключение: кассовый аппарат для ФЛП 1 группы не требуется. Также указаны определенные случаи, когда не нужен кассовый аппарат ФЛП, в ст. 9 ЗУ об РРО.
Можно обойтись без регистратора также ФЛП, что принимают все расчеты по реквизитам IBAN.
Никакой отмены РРО, ПРРО для ФЛП или отсрочки на установку регистратора во время действия военного положения сделано не было. Определенное время действовали более низкие суммы штрафов для «упрощенцев», которые сейчас отменены. Требование касательно соблюдения норм закона об РРО осталось неизменным.
Есть два варианта регистраторов – аппаратный (стандартный РРО) и программный (ПРРО). Второй имеет больше преимуществ и является современной альтернативой кассовому аппарату для ФЛП.
Регистрация РРО, ПРРО не очень сложная, однако предполагает ряд нюансов и требует правильного оформления документов, прохождения всех шагов процедуры.

Если не хотите тратить время и силы на это – обращайтесь к нашим специалистам, которые сохранят ваши ресурсы и точно сделают все в соответствии с нормами законодательства. Также вы можете обратиться за консультацией бухгалтера или юриста, если у вас возникли какие-либо вопросы относительно регистрации, применения РРО, ПРРО, других аспектов ведения бухгалтерии ФЛП, предпринимательской деятельности.

Оставляйте свои контактные данные в окне ниже или звоните по указанному на сайте номеру телефона!