Пошаговая инструкция по подготовке ФЛП 1, 2 и 3 группы единого налога к подаче годовой отчетности: правила, важные нюансы, советы, лайфхаки

подання річної звітності ФОП 1, 2, 3 групи

Содержание

Подача любой декларации (плательщика ЕН или об имущественном положении и доходах) является финальным этапом отчетности за год, а потому требует тщательной подготовки. Каждый предприниматель, которым была проведена регистрация ФЛП на общем режиме налогообложения или одной из групп единого налога, имеет обязанность своевременного формирования отчетности для ГНС и перечисления в полном объеме налогов в бюджет.

Во время формирования отчетности для налоговой предприниматель должен быть очень внимательным ко всем деталям. Ведь правильная отчетность предполагает не только указание и расчет сумм полученного дохода. Но предусматривает ведение бухгалтерии ФЛП в четком соответствии с установленными правилами и требованиями НКУ – относительно создания и хранения первичных документов, выполнения расчетов налога, соответствия деятельности зарегистрированным КВЭДам, заполнения книги учета и т.д.

Кроме того, подготовка к подаче годовой отчетности ФЛП-«упрощенцами» также предусматривает анализ бухгалтерии на предмет соблюдения требований, что касаются всех «единоналожников» и каждой отдельной группы ЕН. Для той или иной группы могут быть установлены определенные ограничения касательно лимитов годового дохода, направлений деятельности, круга контрагентов и пр. И все это нужно тщательно проверить до того, как подавать годовые отчеты ФЛП 1, 2, 3 групп.

Весь процесс подготовки к отчетности за год можно разделить на несколько этапов, которые актуальны для всех ФЛП, независимо от того, ведет ли предприниматель свою деятельность много лет, или это начинающий, который впервые подает годовую декларацию. Для 1, 2, 3 групп единого налога процесс подготовки почти одинаков, но может несущественно отличаться в зависимости от вида деятельности, которую осуществляет ФЛП, и группы налогообложения.

1 этап подготовки к подаче ФЛП годового отчета – проверка КЭП

Первый шаг, который важно осуществить до того, как подавать годовую отчетность в ГНС – это проверка КЭП. Важно убедиться, что срок действия электронной подписи не истек. Проверить ключ можно через Аккредитованные Центры Сертификации Ключей (АЦСК) онлайн, перейдя на сайт вашего АЦСК. Там есть функция проверки сертификата.

Также проверить КЭП можно, просто попытавшись зайти им в электронный кабинет на портале ГНС. Там отображается срок действия ключа и, если он просрочен, засветится красным и выдаст ответ «сертификат поврежден». В таком случае нужно будет создать новый.

Создать новый КЭП можно через ГНС, кабинет банка, сервис «Вчасно» и др. АЦСК, предоставив соответствующие документы и следуя определенным инструкциям (точный алгоритм зависит от АЦСК).

Более подробно о получении электронной подписи мы писали в одной из предыдущих статей, найти которую можно по активной ссылке.

2 этап – анализ всех полученных за год доходов и проверка соблюдения правил упрощенной системы, группы

Вторым очень важным этапом подготовки к подаче годовой отчетности является анализ всех поступлений, которые поступили на текущий счет ФЛП в течение отчетного периода. На этом этапе важно понимать, какие доходы ФЛП имеет право получать, а какие не имеет права. Просматривать доходы можно в банковской выписке (в оборотах по Кт будут отображаться поступления).

Запреты и ограничения касательно получения доходов ФЛП 1-3 групп ЕН:

Все «упрощенцы» не могут заниматься определенными пп. 291.5.1 НКУ видами деятельности – а, значит, если указать в декларации полученные от соответствующих КВЭДов доходы, это приведет к аннулированию ЕН.
1 группа – может получать доход только от осуществления торговли в розницу на рынках с торговых мест или же от предоставления услуг населению, которые отнесены к категории бытовых (определены в п. 291.7 НКУ).
2 группа – предпринимателю разрешено получать доход от продажи и производства товаров от всех категорий контрагентов. А вот предоставлять услуги такие ФЛП могут исключительно населению (физлицам) и другим плательщикам единого налога (ФЛП, ООО и т.п.). Также не стоит забывать о дополнительных ограничениях именно для ФЛП 2 группы – им запрещено предоставлять услуги провайдеров и риелторов (быть посредниками при продаже, покупке, оценке, аренде недвижимости), работать с драгоценными камнями или металлами.
3 группа – предприниматели имеют право получать доход от резидентов и нерезидентов, от налогоплательщиков на любом режиме (упрощенном, общем).

Отмечу, что в суммы дохода ФЛП не включаются доходы следующих категорий (потому что считаются доходом физлица и поэтому не отражаются в декларации плательщика ЕН):

Все пассивные доходы (такие, как роялти, дивиденды или проценты).
Средства грантов.
Доходы, что ФЛП получил в результате продажи как движимого, так и недвижимого имущества, что было в собственности физического лица.
Страховые выплаты.

Любой доход, полученный во время ведения предпринимательской деятельности ФЛП на 1, 2, 3 группе, должен соответствовать КВЭДам, которые зарегистрированы у ФЛП (перечень КВЭДов можно проверить в электронном кабинете налогоплательщика в разделе «Учетные данные плательщика»). Здесь следует отметить, что работать предприниматели могут по большому количеству КВЭД – при условии, что они не входят в число запрещенных и зарегистрированы в реестре.

За получение дохода по незарегистрированным кодам можно потерять право находиться на упрощенном режиме и подвергнуть свой бизнес неприятностям. Поэтому мы всегда рекомендуем предпринимателям своевременно подавать заявление на изменение КВЭД и вносить все коды в ЕГР в соответствии с изменениями, что происходят в бизнесе (добавлять актуальные, удалять те, что уже не нужны).

3 этап – заполнение и анализ книги учета доходов, первичных документов

Перед тем, как подавать годовую отчетность, следует уделить внимание документам, подтверждающим финансовые операции. Для ведения бухгалтерии ФЛП-«упрощенцев» книга учета доходов может быть создана в произвольной форме. Однако все предприниматели должны вести учет доходов с учетом требований п. 44.1 НКУ.

В общем, книга учета доходов (и расходов) – это документ, предназначенный для фиксации всех доходов (и расходов) ФЛП. С его помощью налоговая может оценить налогооблагаемый доход бизнеса. А ФЛП, которые ведут свою бухгалтерию самостоятельно или с привлечением специалистов, используют книгу для формирования отчетности за определенный период. Заполнение книги учета доходов (и расходов) является обязательным.

Кроме этого, хочу подчеркнуть, что на все поступления (доход) ФЛП должны обязательно иметь подтверждающие документы, оформленные должным образом. Важно проверять, чтобы в первичных документах были указаны обязательные реквизиты. А услуга или товар, которые там указываются, должны соответствовать деятельности по КВЭДам ФЛП.

Требования к формированию первичных документов

Первичный документ – это фундамент бухгалтерского учета. Речь идет о любом документе, в котором содержится информация о хозяйственной деятельности. К первичным и подтверждающим документам относятся: все инвойсы, акты, накладные, контракты и т.д. И их тоже нужно тщательно проанализировать, систематизировать до того, как подавать годовую отчетность.

Согласно ч.2 ст.9 Закона о бухучете формировать первичные документы можно в электронном или бумажном варианте. Главное – чтобы в них были все, определенные в требованиях, составляющие. Поэтому проверяйте, чтобы в сформированных вами первичных документах обязательно были следующие реквизиты:

название формы или документа;
указание даты создания;
полное название предприятия или ФИО предпринимателя, от имени которого разработан документ;
точное содержание, объем проведенной хозяйственной операции, а также единицы ее измерения;
указание должностей лиц, что определены ответственными за проведение операции и соответствие ее оформления установленным требованиям;
личная подпись или любые другие данные, что позволяют осуществить идентификацию лица, которое было привлечено к осуществлению хозяйственной операции.

Наличие всех вышеперечисленных реквизитов придает первоначальному документу юридическую силу и доказательность. Именно так указало Минфин Украины в письме от 15 января 2015 года №31-11410-08-10/871.

4 этап подготовки к подаче отчетной декларации ФЛП на ЕН – расчет лимитов

К четвёртому и не менее важному этапу перед подачей отчетности относится контроль лимита. Для каждой группы ЕН он свой: наименьший установлен для 1 группы, наибольший – для 3 группы. Лимит рассчитывается как определенное количество размеров минимальных сумм заработной платы, что зафиксированы по состоянию на 1 января отчетного года.

В 2024 году для ФЛП были утверждены такие лимиты:

1 гр. – 1185700,00 грн.
2 гр. – 5921400,00 грн.
3 гр. – 8285700,00 грн.

То есть, весь совокупный доход за 2024 год, что получил и отобразил в книге учета доходов предприниматель, не должен превышать вышеуказанную сумму. Обратите внимание, что для текущего года лимиты установлены выше. И это нужно будет учитывать во время подведения итогов и подготовки к подаче отчетности за 2025 год, что вы будете делать в начале 2026.

Следовательно, если ФЛП перелимитил, то он не может продолжать находиться на своей группе. Если речь идет о 1 или 2 группе и есть возможность перейти на «высшую» группу (с 1 на 2, со 2 на 3, если позволяют сфера деятельности, особенности сотрудничества с контрагентами и другие условия), сделать это нужно с первого числа нового квартала.

В случае невозможности перехода на другую группу (для ФЛП 3 группы, например, или в случае несоответствия бизнеса требованиям, установленным для определенных групп), придется перейти на общую систему налогообложения. Сумму превышенного дохода нужно обложить ставкой налога в размере 15%.

Более подробно о лимитах для 1, 2, 3 групп ФЛП на ЕН и особенностях их соблюдения мы писали в одной из статей, найти которую вы можете по ссылке.

5 этап перед подачей годовой отчетности 1-3 групп ФЛП – сверка в электронном кабинете

К пятому (и не менее важному этапу) относим сверку. Заходим в электронный кабинет и просматриваем соответствующие разделы. В первую очередь следует проверить, нет ли задолженности по уплате налогов за предыдущие периоды. Обычно, когда подаем годовую отчетность через электронный кабинет налогоплательщика, проверяем раздел «Состояние расчетов с бюджетом» — в этом разделе отражены суммы: начисленные, уплаченные, суммы переплат или задолженности.

Также следует осуществить проверку всех данных, что внесены в системе. Это можно сделать в электронном кабинете налогоплательщика в разделе «Учетные данные». Обращаем внимание на все: на название и код налоговой, на адрес регистрации и т.д. Обязательно проверяйте, чтобы в пункте «Дата регистрации плательщиком единого налога» не стояла дата аннулирования.

Если все указано верно, можете создавать декларацию, вносить в нее все данные (которые у вас уже подготовлены и проверены) и отправлять в ГНС.

Остались вопросы касательно подготовки ФЛП 1-3 групп к подаче годовой отчетности и нужна консультация бухгалтера? Вы всегда можете обратиться к нашим специалистам за помощью! Звоните по номеру телефона, который видите на сайте, или оставляйте свои контакты в форме ниже – и менеджер вам позвонит как можно быстрее.