Кадровый учет ООО: основные составляющие, законодательные требования, советы для оптимизации

Содержание

Обязанность правильного ведения кадрового учета и соблюдения требований действующего законодательства в сфере трудового права возлагается на каждое предприятие. Любая компания после прохождения процедуры регистрации ООО и приема в штат работников должна правильно оформлять и фиксировать трудовые отношения.

Объем кадровой документации зависит от количества работников, особенностей ведения бизнеса, других аспектов деятельности ООО. Кадровый учет на предприятии – это целый комплекс мер по управлению персоналом, что предусматривает ведение всех документов, необходимых для правильного регулирования трудовых отношений (трудовые договоры, личные дела, приказы, заявления и т.п.).

Закон выставляет ряд требований и правил касательно оформления документов, которые регламентируют порядок использования ООО наемного труда, фиксируют факты принятия на работу или увольнения, направления в командировку, предоставления отпусков, больничных, декретных и т.д.

Каждое произведенное действие или изменение в организации работы кадров должно быть четко зафиксировано и сопровождается определенными документами. В противном случае компанию ждут штрафы и их суммы порой очень велики. В этой статье мы подробно рассмотрим основные составляющие кадрового учета ООО, ключевые требования к ведению документации, дадим несколько советов по оптимизации процесса.

Что входит в ведение кадрового учета ООО

Для того, чтобы понять, как правильно организовать кадровый учет на предприятии, следует рассмотреть основные процессы, которые должны сопровождаться соответствующими документами:

Прием работника на работу – осуществляется на основе его заявления, требует составления и подписания трудового договора (и дополнительных при необходимости), приказа о принятии, требует создания и ведения личной карточки, заполнения трудовой книжки и т.д.
Увольнение работника – также происходит на основании заявления и оформляется приказом, может быть оформлен обходной лист и т.д.
Предоставление отпуска – требует создания графика отпусков, соответствующие действия сопровождаются заявлением и приказом о предоставлении или переносе отпуска, другими документами.
Перевод на другую должность – предполагает написание заявления, создание приказа, дополнительных соглашений и договоров (при необходимости).
Командировка, премирование, наложение штрафных санкций и другие действия – также должны быть правильно зафиксированы в документах.

Подготовка и оформление кадровой первичной документации и ведение учета

Первоочередная задача кадрового делопроизводства ООО – подготовка первичных документов. Очень важно правильно и своевременно создавать приказы (о приеме и увольнении, премировании, переводе на другую должность, об отпуске, выговоре, командировке). Обязательно формируется штатное расписание ООО, в котором отражают структуру компании, количество работников и отделов, размер заработной платы сотрудников и другую важную информацию.

Также в процессе работы компании ведется табель учета рабочего времени всех работников. В нем фиксируют количество часов и дней, в течение которых работник исполняет обязанности, указывают причины отсутствия работника (все командировки, больничные, отпуска и др.). Табель необходим для учета и контроля времени, расчета заработной платы, формирования статистических отчетов.

Важной составляющей кадрового учета ООО является оформление больничных, формирование справок с места работы и других документов, что сопровождают трудовые отношения между ООО и работником. Также в обязанности специалиста, который ведет кадровый учет, входит ведение: трудовых книжек и книги учета их движения, личных карточек и дел сотрудников, журналов учета приказов, остатков отпусков и т.д.

Подготовка и подача отчетности в ГНС и другие контролирующие органы

В рамках кадрового учета создаются документы, связанные с начислением зарплаты работникам и уплатой налогов. Ведь ООО выступает налоговым агентом работников и именно компания должна рассчитывать налоги за физических лиц, подавать налоговый расчет сумм дохода в ГНС с указанием всех данных.

Также в обязанности компании входят формирование и подача отчетности по персоналу в госорганы Украины. Например, при необходимости могут формироваться ежемесячный/ежеквартальный отчет 1-ПВ «Отчет по труду», информация о задолженности, отчеты о зарплате по профессиям, условиях труда, спросе на рабочую силу, занятости и устройстве лиц с инвалидностью и т.д.

Контроль за рисками, спровоцированными невыполнением требований законодательства

В рамках ведения кадрового учета ООО важно постоянно следить за актуальными требованиями действующего законодательства и своевременно вносить соответствующие изменения в документы и процесс работы, осуществлять контроль за соблюдением правил, принимать соответствующие кадровые решения.

Самые важные показатели и аспекты ведения кадрового учета, к которым законодательство выдвигает строгие требования:

Четкое соблюдение всех требований законов и НПА о труде (ниже мы изложим основные, на которые следует ориентироваться).
Правильность и своевременность осуществления расчета, выплаты заработной платы.
Своевременность и полнота объема подачи отчетности по кадрам (в ГНС, другие органы).
Соблюдение правил охраны труда на предприятии.
Соблюдение квот для лиц с инвалидностью и тех, кому предоставлены дополнительные гарантии.

Основные требования к ведению кадрового учета ООО: законодательство, правила

Требования и правила ведения кадрового учета изложены в следующих законах и нормативно-правовых актах:

КЗоТ – в кодекс включены все ключевые требования по правовым аспектам организации отношений между компанией и работниками.
ЗУ «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» – содержит требования и правила для компаний, актуальные во время действия режима в Украине.
ЗУ «Об оплате труда» — содержит требования касательно начисления и осуществления оплаты труда работников.
Классификатор профессий ДК 003:2010 – в нем изложен актуальный перечень профессий и определены квалификационные требования к работникам.
Приказ №1000/5 – здесь можно найти правила и требования по созданию и хранению документов (на предприятии в том числе).

Также в своей работе специалист по кадровому учету должен руководствоваться нормами отдельных законов, касающихся того или иного аспекта – ЗУ об отпусках, например. Сроки хранения документов указаны в Перечне №578/5, требования по организации электронного документооборота изложены в Порядке №1886/5.

Следует отметить, что это далеко не исчерпывающий перечень законов и актов, порядков и приказов, регулирующих ведение кадрового учета ООО. Кроме того, в действующее законодательство постоянно вносятся разные правки и дополнения, следить за которыми нужно очень внимательно, ведь незнание норм не освобождает от ответственности за их невыполнение.

Какие кадровые документы обязательно должны быть у ООО:

Штатное расписание, табель учета рабочего времени, правила внутреннего трудового распорядка.
Приказы по всем кадровым вопросам и журнал с их фиксацией, график отпусков.
Личные карточки работников (форма №П-2), должностные инструкции.
Трудовые соглашения и/или коллективный договор.
Положение об охране труда.
Разрешение на обработку персональных данных.
Обязательство не разглашать конфиденциальные данные.
Журнал ознакомления работников с нормативными актами внутреннего обращения.

Правила ведения электронного документооборота

На протяжении последних нескольких лет в украинском законодательстве был принят ряд законов для содействия переходу предприятий, учреждений, организаций на электронный документооборот. ЗУ «Об электронных доверительных услугах» ввел правила использования КЭП, разные порядки и законы требуют ведения учета в электронной форме.

Со своей стороны отметим, что ведение документации в электронном варианте – это очень удобно. С учетом того, что признание электронных документов осуществляется по тому же алгоритму, что и бумажных, и не требует дополнительных действий или подтверждений, всю кадровую документацию можно сразу создавать в цифровом формате (в соответствии с ЗУ №851-IV).

Более того, сейчас установлены определенные законодательные требования касательно учета трудовой деятельности именно в электронном формате. Так, с 2021 года начался переходный период, в течение которого предприятие должно вести трудовые книжки сотрудников в бумажной и электронной форме, с внесением каждой записи в формате оцифрованных и сканированных копий.

Важность соблюдения норм защиты персональных данных

Специалист, который ведет кадровый учет в ООО, должен четко соблюдать требования по защите персональных данных сотрудников. Законодательство устанавливает требования по конфиденциальности (как на техническом, так и на организационном уровне), защищает право на нераскрытие лицом определенной информации (о политических взглядах, вероисповедании и т.п.).

Предприятию запрещено осуществлять слежение за персоналом, прослушивать без разрешения телефонные разговоры, нарушать тайну переписки (в электронной форме в том числе), реализовывать другие действия, связанные со сбором информации о работниках.

Ответственность за несоблюдение норм и требований ведения кадрового учета

Проверку правильности ведения кадрового учета ООО и документов осуществляют контролирующие органы – Государственная служба Украины по вопросам труда (Гоструда), а также инспекции по охране труда, центр занятости, фонды соцстрахования. Несоблюдение законодательства в сфере труда может привести не только к административной ответственности и штрафам, но и к уголовной ответственности.

Ответственность за несоблюдение требований законов о труде:

Дисциплинарная – выговор или увольнение ответственных за ведение кадрового учета ООО лиц.
Материальная – взыскание ущерба с руководителя, причиненного вследствие нарушений в выплате зарплаты, выплат при увольнении, в случае незаконного увольнения или несвоевременного восстановления в должности и т.д.
Административная – штрафы за нарушение требований достаточно велики и устанавливаются в соответствии с нарушениями. Так, обнаруженные в ходе проверки Гоструда нарушения могут влечь наложение штрафов в сумме до 34 000 гривен.
Уголовное – в соответствии со ст.ст. 172-175 Уголовного кодекса Украины.

Несколько советов для эффективной организации кадрового учета ООО

Наша компания предоставляет услугу ведения кадрового учета ООО. И, беря во внимание большой опыт специалистов в сотрудничестве с разными компаниями, мы можем утверждать, что правильное ведение кадровой документации и четкое выполнение законодательных требований – основа стабильной работы предприятия и отсутствия проблем с контролирующими органами.

Как организовать кадровый учет на предприятии:

Внедрять электронный документооборот – цифровой формат ведения документов позволит сэкономить время и ресурсы, оптимизировать процессы, наладить эффективное ведение учета.
Создать и использовать готовые шаблоны документов – приказов, табелей, журналов и т.п. Достаточно один раз уделить этому вопросу внимание, чтобы потом можно было быстро и легко формировать документацию.
Обеспечить эффективное хранение документации – в соответствии с законодательными требованиями (с соблюдением сроков хранения и других) и с учетом легкого доступа в архив всех сотрудников, которые вовлечены в ведение кадрового учета ООО.
Использовать различные методы и лайфхаки для ускорения и облегчения работы с документами – проставление тегов (меток), разработка системы регулярной проверки и обновления форм, шаблонов, систематизация и т.д.
Доверить ведение документации опытному специалисту, который знает все требования и нормы, изучает законодательство и следит за изменениями в нем. Если нет возможности содержать специалиста в штате, хорошим решением станет аутсорсинг кадрового учета компании, которая предоставляет соответствующие услуги. Такое решение поможет сэкономить средства и даст гарантию, что все будет сделано своевременно и правильно.

Если у вас остались какие-либо вопросы относительно организации кадрового учета ООО или услуги аутсорсинга по ведению кадровой документации, вы можете обратиться к нашим специалистам за помощью. Звоните по указанному на сайте номеру телефона или оставляйте свои контакты в окне обратной связи – и наш менеджер позвонит вам для обсуждения деталей и всех вопросов.