Услуга апостилирования документов

Как выше мы отмечали, проставление апостиля – это процедура легализации документов, которая осуществляется всеми странами-участницами Гаагской конвенции. То есть, для того, чтобы документы считались действительными на территории страны, которая присоединилась к конвенции, достаточно проставления унифицированного штампа на них в другой стране-участнице.

Конвенция стандартизирует процесс легализации документов и апостиль дает возможность легко, быстро доказать подлинность документов, что были выданы госучреждением страны-участницы. Дополнительно проходить процедуры консульской или дипломатической легализации документов не нужно – достаточно штампа, проставленного в Украине. Список стран, которые присоединились к условиям легализации документов апостилем, размещен на сайте Гаагской конвенции.

Среди стран-участниц есть европейские государства, США, Канада, Япония и др. – всего в списке указано более 120 стран. И для того, чтобы подтвердить подлинность своих документов в каждой из них, вам не нужно проходить долгие процедуры легализации – необходимо просто поставить апостиль.

Порядок проставления апостиля

В Украине четко определен порядок проставления апостиля. Подтверждать подлинность документов имеют право шесть государственных структур – Государственная миграционная служба и Государственная налоговая служба, а также Министерство внутренних дел, Министерство юстиции, Министерство образования и науки и Министерство иностранных дел. Каждое из учреждений апостилирует определенный вид документов.

Правила проставления апостиля на официальных документах четкие и понятные. Апостиль проставляется на документах, выданных госучреждениями Украины, в число которых входят административные, судебные документы, нотариальные акты, свидетельства и т.д.

Апостиль не проставляется на документах, что удостоверяют личность, гарантируют определенные права или разрешения: на украинских и загранпаспортах, законах и НПА, военных билетах, разрешениях на оружие и т.д.

Апостиль на иностранных документах

Обращаем ваше внимание, что в Украине апостиль на иностранных документах не проставляется – для их легализации необходимо обратиться в консульство или посольство Украины государства, которое выдало эти документы, а затем в МИД Украины, или апостилировать. Основная особенность апостилирования в том, что проставление штампа осуществляется в стране, госучреждение которой выдало документ.

Так, например, апостиль на польских документах для Украины не осуществляется. Чтобы легализовать выданные госучреждениями Польши документы в Украине, вам нужно обратиться в консульство или посольство этой страны, расположенное в Украине. Или, находясь на территории Польши, сделать апостиль на польских документах для Украины.

Легализация документов и апостиль осуществляются по требованию предъявителя или лица, что их подписало. Правильно заполненный апостиль свидетельствует о подлинности подписи лица-подписанта и качество, в котором оно выступало, а также подлинность отпечатка штампа или печати, что скрепили документ. В то же время, отпечаток штампа или печати и подпись на апостиле в удостоверении не нуждаются.

Когда возникает необходимость в апостилизации

В каких случаях может быть необходимо апостилировать документы:

• Переезд в другую страну на постоянное место жительства – в таком случае может потребоваться проставление апостиля на свидетельстве о рождении, о браке, его расторжении.
• Совершение сделок, связанных с куплей-продажей недвижимости, бизнеса и т.д.
• Вступление на обучение в иностранном вузе – в МОН проставляется апостиль на документы об образовании, которые могут запросить иностранные учебные заведения.
• Трудоустройство в другой стране – обычно в таких случаях апостилируют трудовую книжку, документы, удостоверяющие наличие трудового стажа и компетенций.
• Желание вступить в брак и зарегистрировать его на территории другого государства.

Какие документы можно апостилировать

Украинские государственные учреждения подтверждают документы в соответствии со своей компетенцией – обращаться нужно в службу или министерство, в зависимости от того, на какие документы нужен апостиль.

Где поставить апостиль на документах и ​​что именно можно засвидетельствовать:

1. Министерство образования и науки – удостоверяет все виды официальных документов, им выданных, а также документов, что выдали другие органы, которые работают в сфере образования и подчиняются МОН (осуществляет апостиль документов об образовании – дипломов, аттестатов, справок из учебных заведений и т.п.).
2. Министерство внутренних дел – принимает на удостоверение документы, которые выдают МВД и его органы (здесь можно поставить апостиль на справку о несудимости).
3. Министерство юстиции – ставит апостиль на документах, которые выдали суды, органы юстиции, государственные архивы, нотариусы (проставление апостиля отделами ГРАГС осуществляется на свидетельствах о браке и его расторжении, свидетельствах о рождении, также удостоверяются архивные справки, выписки из госреестра актов гражданского состояния, судебные решения и т.д.).
4. Государственная налоговая служба – апостилирует выданные ею и территориальными органами ГНС документы (справки о доходах ФЛП, резидентстве, отсутствии задолженности).
5. Государственная миграционная служба – может апостилировать документы, выданные этой службой и территориальными органами, подразделениями (выписки, справки из Единого государственного демографического реестра).
6. Министерство иностранных дел – подтверждает все другие типы документов.

Чаще всего в Украине апостилируют свидетельства о рождении, браке, различные документы об образовании (не только дипломы, но сертификаты и свидетельства о повышении квалификации, что подают Министерству образования и науки Украины), справки из налоговой (об уплате налогов, например, чтобы избежать двойного налогообложения) и т.д.

Когда в легализации украинских документов может быть отказано

Выше мы уже писали о том, на какие документы нельзя ставить апостиль. Сейчас же более подробно рассмотрим этот вопрос. Апостиль не проставляется на документах:

1. Что были выданы не украинскими государственными учреждениями – например, украинцы достаточно часто хотят поставить апостиль на польских документах для Украины, однако это нужно делать в госорганах Польши.
2. Оригиналах для удостоверения личности, трудовых книжках, письмах, разрешениях, нормативно-правовых актах.
3. Административного характера, которые касаются проведения таможенных, коммерческих операций.

В проставлении апостиля может быть отказано, если:

• Документ будет использоваться в стране, которая не является участницей Гаагской конвенции.
• Документ для апостилирования подан в орган, который не имеет соответствующих полномочий подтвердить его – например, если свидетельство о браке хотят апостилировать в МОН, которое апостилирует исключительно документы, что касаются сферы образования и науки.
• Текст не читается из-за повреждений, в документе есть дописки, исправления.
• Документ подписан, написан карандашом, получен по факсу.
• Документ не соответствует форме, образцу, требованиям по содержанию, порядку размещения реквизитов и др., которые были согласованы на дату его получения, не подтверждено лицо, которое подписало документ.
• Компетентный орган, в который направляется документ на апостилирование, не получил образцы соответствующих отпечатков печатей, подписей, штампов.

Как осуществляется апостилизация документа в Украине

Действие конвенции распространяется на все страны и касается официальных документов, что были выданы государственными органами. Основное преимущество апостилирования – возможность легализовать документы, находясь еще на территории Украины, а потом использовать их по необходимости в другом государстве без необходимости посещать консульства, дипломатические учреждения и т.п.

Порядок проставления апостиля на официальных документах:

• Для проставления апостиля нужно заполнить заявление стандартного образца.
• Уплачивается госсбор, сумма которого зависит от заявителя (физическое или юридическое лицо) и сроков выполнения запроса (обычный или срочный).
• В компетентный орган подаются оригиналы заявления, документа на удостоверение, квитанции об уплате госсбора.
• Для юридических лиц есть еще один этап процедуры легализации документов (апостиль) – нужно написать письмо-обращение с указанием необходимых данных о документах, что апостилируются и направляются, государстве назначения, уполномоченном представителе.

Почему апостилизация документа лучше консульской легализации?

Апостилирование от консульской легализации отличается процедурой и определенными шагами, которые нужно осуществить для подтверждения подлинности документов. Обе процедуры подразумевают подтверждение законности документов с целью дальнейшего их использования в государственных и других органах иностранного государства.

Например, как апостилизация документов об образовании, так и консульская легализация позволяют засвидетельствовать, что диплом или аттестат являются подлинными. Однако порядок проставления апостиля отличается от процедуры легализации документов в консульстве.

И обращаться для совершения действий нужно в разные органы. Когда речь идет об апостиле, то обращаются в орган, который выдавал документ. Так, Министерство образования и науки Украины проставляет апостиль на документах об образовании. А на свидетельство о браке апостиль ставится в органах ГРАГС.

Апостиль документов – это упрощенная процедура, которая занимает меньше времени, сил, не предполагает сбор значительного пакета документов. Находясь на территории Украины, граждане могут оплатить услугу, подать заявление на апостиль, предоставить документ, отправить все по почте – и уже через некоторое время получить апостилированный документ.

Для консульской легализации придется обратиться в несколько государственных органов, пройти сложную процедуру. И законным документ будет считаться только на территории той страны, для которой он легализовался. В то же время, апостилирование легализует документы для всех стран-участниц, которые приняли Гаагскую конвенцию. Осуществили апостилизацию документов об образовании – и затем он может использоваться за границей в Польше, Чехии, Франции или Италии, например.

Важность помощи опытного юриста в прохождении процедуры апостилирования

Рассмотрение заявления и апостиль документов занимают от 3 до 20 дней (в зависимости от органа, в который подан пакет). Сама процедура не очень сложная и при условии обращения к опытному юристу и соблюдения порядка проставления апостиля не займет у вас много времени и сил.

Приняв во внимание все правила проставления апостиля, специалист сориентирует вас с документами, которые необходимо предоставить ему, быстро все оформит и отправит в соответствующее учреждение. Если появятся дополнительные требования или условия – свяжется с учреждением и решит все вопросы. После получения апостилированных документов передаст их вам.

Обращение к специалистам существенно повышает шансы на успешное прохождение процедуры. Ведь мы имеем большой опыт в сопровождении процедуры апостилирования, знаем все о порядке проставления апостиля отделами ГРАГС, ГНС и т.д.

Успешно помогаем клиентам апостилировать справки о доходах ФЛП, справки об отсутствии задолженности, о резидентстве, выписки ФЛП/ООО, документы актов гражданского состояния, нотариальные документы (свидетельства о браке, разводе, рождении) и т.д.

В случае самостоятельного обращения всегда есть риск неправильного оформления заявления на апостилизацию документов, неверного определения министерства или службы, в которые нужно направить пакет. Оригиналы и копии документов, поданные на апостилирование, должны соответствовать ряду требований, несоблюдение которых может привести к отказу в удостоверении.

Если подать документы на апостиль в орган, в компетенцию которого не входит удостоверение этого типа, они будут возвращены без рассмотрения. В случае несоответствия документов всем требованиям и появления сомнений в их подлинности в апостиле может быть отказано. Ситуация особенно досадна, когда у вас осталось мало времени до отъезда в другую страну и каждый день задержки имеет значение.

Поэтому мы рекомендуем делегировать прохождение процедуры апостилирования ваших документов опытным юристам. Обращайтесь к специалистам БИП с любыми вопросами и в случае желания заказать услугу. Мы всегда готовы помочь и оказать поддержку в самых сложных ситуациях!