Первичные документы у ФЛП: что необходимо знать

Содержание

Первичные документы ФЛП (физического лица-предпринимателя) – это документы, отражающие финансово-хозяйственные операции предпринимателя. Они служат основой для ведения бухгалтерского учета и подтверждения доходов и расходов. К первичным документам могут относиться:

Счета-фактура – документы, подтверждающие факт приобретения товаров или услуг.
Кассовые чеки – подтверждение расчетных операций через кассовые аппараты.
Товарные накладные – документы, подтверждающие передачу товара от поставщика покупателю.
Акты выполненных работ или оказанных услуг – подтверждают факт выполнения работ или услуг.
Банковские выписки – отражают движение средств на банковских счетах ФЛП.
Квитанции и ордера – подтверждают получение или выдачу средств.

Зачем нужны первичные документы ФЛП?

Первичные документы должны храниться в соответствии с законодательными требованиями и используются для составления налоговой отчетности и других бухгалтерских документов.

Согласно пункту 1 статьи 44 Налогового кодекса Украины (НКУ), для целей налогообложения ФЛП должны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и налоговых обязательств, на основании первичных документов, бухгалтерских регистров, финансовой отчетности и других документов, касающихся расчета и уплаты налогов. Запрещается включать в налоговую отчетность данные, не подтвержденные документами.

Согласно пункту 1 статьи 296 НКУ, ФЛП на упрощенной системе налогообложения первой и второй групп и ФЛП третьей группы, не являющихся плательщиками НДС, ведут учет доходов в произвольной форме путем помесячного отражения полученных доходов. Однако это не означает, что они могут игнорировать первоначальные документы или оформлять их неправильно. Необходимо соблюдать требования по составлению и хранению первичных документов.

Согласно пункту 2.3 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, первичные документы должны содержать обязательные реквизиты, такие как должности и фамилии лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления, личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать личность, участвовавшей в совершении операции.

Форматы первичных документов ФЛП

Первичные документы могут быть как бумажные, так и в электронном виде. Первичные документы, созданные в электронном виде, применяются в бухгалтерском учете при соблюдении требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте. Согласно пп. 2.4 Положение документ должен быть подписан лично, а подпись может быть скреплена печатью. Электронная подпись налагается в соответствии с ЗУ «Об электронных документах и электронном документообороте» и в соответствии со статьей 6 наложением электронной подписи и/или электронной печати завершается создание электронного документа. Также можно применять при оформлении первичных документов факсимильного воспроизведения подписи в порядке, установленном законом, другими актами гражданского законодательства.

Сроки хранения первичных документов

Хранение документов: ФЛП должны хранить документы и информацию, связанные с выполнением требований законодательства, не менее 1095 дней. Этот срок считается со дня представления налоговой или другой отчетности, для которой используются эти документы.
Продление срока хранения: если ФЛП находится за пределами Украины непрерывно свыше 183 дней или во время моратория на проверки, срок хранения документов продлевается. Например, через карантин и военное положение в Украине действует мораторий на проверки с 18 марта 2020 года по 1 декабря 2023 года (для ФЛП 1-й и 2-й группы до 1 декабря 2024 года).
Штрафы за нарушение: если ФЛП не хранит первичные документы в течение установленных сроков, на него налагается штраф в размере 1020 грн. Если нарушение повторяется в течение года, штраф увеличивается до 2040 грн.
Типичные сроки хранения документов: согласно перечню типовых документов большинство документов нужно хранить 5 лет. Однако документы по кадровым вопросам и оплате труда следует хранить 75 лет.

Конечно, каждый ФЛП имеет свою специфику, поэтому нужно учитывать и другие нормативные акты в соответствии с деятельностью. Если возникли вопросы, обращайтесь к специалистам компании БиП и мы вам поможем.

Литература

Налоговый кодекс Украины от 2 декабря 2010 г. № 2755-VI
ЗУ «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16 июля 1999 г. № 996-XIV
ЗУ «Об электронных документах и электронном документообороте» от 22 мая 2003 г. № 851-IV
Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утв. Приказом МФУ 24.05.1995 № 88
Порядок работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовке к передаче на архивное хранение, утв. Приказом Минюста 11.11.2014 № 1886/5
Перечень типовых документов, создаваемых при деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других юридических лиц, с указанием сроков хранения документов, утв. Приказом Минюста 17 апреля 2012 г. № 571/20884
https://lv.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/print-737706.html
https://ck.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/print-431446.html