Как вести бухгалтерию онлайн-магазина с большим объемом операций

Як вести бухгалтерію онлайн-магазину з великим обсягом операцій

Содержание

Сфера розничной торговли сейчас является одной из наиболее популярных в Украине, о чем свидетельствуют данные об открытии новых ФЛП и юрлиц, которые регулярно публикует портал Опендатабот. Поэтому сегодня мы поговорим о ведении бухгалтерского учета онлайн-магазина, уделив особое внимание правилам организации бухгалтерии при наличии большого объема операций.

Рассмотрим основные требования и нормы, что регулируют ведение бухучета магазинов. Расскажем о действенных способах оптимизации процессов, упорядочивания финансовых операций, повышения эффективности выполнения задач. А в конце вы найдете краткий чек-лист, благодаря которому сможете быстро и просто проверять правильность ведения бухгалтерского учета своего ФЛП или ООО каждый месяц.

Ключевые составляющие бухгалтерского учета онлайн-магазина

Первым шагом на пути создания бизнеса является регистрация ООО или ФЛП с указанием КВЭДов, что соответствуют специфике деятельности (вид товара, тип торговли и др.), и выбором системы налогообложения. Для магазина в формате ФЛП можно выбрать 2 или 3 группу упрощенной или общую систему, для ООО выбор ограничен 3 группой упрощенной системы и общей системой.

Что входит в ведение бухгалтерского учета онлайн-магазина:

Учет всех денежных операций – доходов, расходов.
Формирование отчетности для ГНС и отправка деклараций, уплата налогов в установленные НКУ сроки.
Создание и организация хранения первичных документов.
Ведение кадрового учета ООО, ФЛП с наемными работниками – начисление и выплата зарплаты, уплата налогов за работников, формирование отчетности для ГНС, первичных документов и т.д.
Учет и анализ денежных потоков – особенно важны для крупных предприятий.
Учет расчетных операций с РРО/ПРРО.
Товарный учет – фиксация движения единиц, инвентаризация, контроль остатков.
Финансовый контроль и анализ прибыльности, налоговая оптимизация и пр.

Требования касательно подачи отчетности в ГНС и уплаты налогов

Эффективное ведение бухгалтерского учета ООО, ФЛП прежде всего предусматривает соблюдение всех требований касательно отчетности перед ГНС и своевременное перечисление налогов в бюджет.

В зависимости от системы налогообложения, на которой находится онлайн-магазин, правила установлены следующие:

Общая система – ФЛП платит 18% НДФЛ, 22% ЕСВ раз в квартал и 5% ВС раз в год, от суммы чистого дохода. ООО платит 18% налога на прибыль. Плательщики НДС платят по ставке 20%. О полученных доходах отчитываются ежегодно, в течение 60 дней по окончании отчетного года. Отдельные условия установлены для ООО с оборотом от 40 млн. грн.
3 группа упрощенной системы – предусматривает поквартальную отчетность и уплату налогов по ставке 5% (без НДС) или 3% (для ФЛП и ООО, уплачивающих НДС) и 1% военного сбора от суммы всей прибыли. Срок подачи декларации – 40 дней после окончания отчетного квартала, после чего в течение 10 дней нужно уплатить средства в бюджет.
2 группа упрощенного режима (только для ФЛП) – плательщики перечисляют ежемесячно фиксированную сумму единого налога в размере не более 20% и ВС 10%, ЕСВ 22% от минимальной зарплаты, установленной на 1 января года (в 2025 году составляет 8000 грн. – значит, сейчас платить нужно 1600 грн., 800 грн. и 1760 грн. соответственно). Отчитываются раз в год, в течение 60 дней после окончания года.

Независимо от выбранной для онлайн-магазина системы, группы, раз в месяц подаются отчеты и перечисляются налоги за наемных работников, и по НДС.

Когда нужно регистрировать онлайн-магазин плательщиком НДС, как вести учет операций

Налог на добавленную стоимость (он же НДС) – непрямой вид сбора, который начисляется в виде определенного процента от цены товара/услуги. Плательщиком его является конечный потребитель, но обязанность сбора и перечисления в бюджет возложена на продавца (предоставителя услуг). Следовательно, в таком случае бизнес выступает посредником, налоговым агентом между покупателем или потребителем и государством.

Объектом налогообложения в данном случае становятся все хозяйственные операции, а плательщиками – лица, совершающие эти операции. Поэтому НДС является неотъемлемой частью бухгалтерии большинства онлайн-магазинов, которые имеют значительный объем учетных операций и уплачивают сбор по стандартной ставке 20%, определенной в ст. 193 НКУ.

В каких случаях онлайн-магазину нужно регистрироваться плательщиком НДС?

В обязательном порядке всем ФЛП и ООО на общем режиме, если их доход за последние 12 месяцев превысил сумму в 1 млн. грн. (согласно ст. 181 НКУ) и тем, кто сменил упрощенную систему на общую и за последние 12 месяцев провел операций на сумму более 1 млн. грн.

Добровольно зарегистрироваться плательщиками НДС могут онлайн-магазины, выбирая при регистрации ФЛП, ООО 3 группу ЕН со ставкой 3% или перейдя на эту группу со 2 группы ЕН, общей системы. То есть, все «упрощенцы» и небольшие онлайн-магазины с доходом менее 1 млн. грн. в год могут не платить НДС.

Бухгалтерский учет онлайн-магазина с НДС требует наличия соответствующих знаний у бухгалтера и четкого соблюдения всех правил. Ведь каждый факт покупки должен быть отражен в зарегистрированной в ЕРНН (специальном реестре) налоговой накладной с соблюдением сроков. Подробнее о правилах формирования ПН и РК вы можете почитать в нашем материале по ссылке.

Важно правильно определять дату получения дохода, особенно если для проведения оплаты за товар применяются методы эквайринга, наложенный платеж с курьерской доставкой и т.д. В работе с большими объемами операций следует искать методы оптимизации учета, но в пределах законодательных норм, потому что здесь есть много нюансов.

Например, если все расчеты производятся с использованием интернет-эквайринга и выдачей чека РРО/ПРРО, то разрешено составлять одну налоговую накладную по итогам дня (а не для каждого покупателя в отдельности). А вот в случае проведения безналичных расчетов на IBAN ФЛП (без регистратора) формировать налоговую накладную с итогами сделок за день не получится.

Как можно упростить процесс ведения бухгалтерии онлайн-магазина с большим объемом операций в контексте необходимости формирования накладных на каждую покупку?

Использовать программу, которая будет автоматически формировать НН по ежедневным итогам на основе чеков с РРО/ПРРО, которые регистрируются во время проведения операции. Такие решения предлагают M.E.Doc, BAS Бухгалтерия и т.д.

Использование РРО/ПРРО в онлайн-магазине

Согласно нормам ЗУ об РРО, использовать регистратор нужно при проведении любой расчетной операции. Фискализовать операции с РРО/ПРРО нужно как в случае принятия оплаты наличными, так и во время проведения большинства видов безналичных платежей. Не использовать РРО/ПРРО можно только в случае, если продавец получает оплату исключительно на счет IBAN: прямым переводом, через кассу в банке или банковский терминал.

В то же время, нужно применять РРО/ПРРО и выдавать чек покупателю, если:

Оплата осуществляется банковской картой (интернет-эквайринг) через банковские системы, различные платежные сервисы, QR-коды и т.д.
Товар отправляется через почтовые сервисы, с наложенным платежом, передается курьером.

Оптимальным решением для онлайн-магазина с большим объемом операций станет установка ПРРО – программного регистратора, а не кассового аппарата. ПРРО обходится дешевле, регистрируется онлайн, позволяет автоматизировать определенные функции, обычно легко интегрируется с другим ПО.

Такой регистратор формирует электронные чеки, дает возможность их распечатывать по необходимости, подходит для продажи товара с любым способом доставки. Программа легко интегрируется с кассой, CRM, может автоматически отправлять данные в ГНС, формировать отчетность.

Независимо от того, какой вариант был выбран для онлайн-магазина, нужно правильно осуществить регистрацию РРО или ПРРО. Обязательно следить за тем, чтобы был выдан фискальный чек каждому покупателю (вкладывая в посылку с товаром или отправляя на e-mail, например), чтобы в чеке имелась вся необходимая информация об операции.

Особенности и преимущества интернет-эквайринга для торговли в онлайн-магазине

Современный мир меняется и развитие информационных технологий диктует свои условия сфере торговли в том числе. Так, представить сегодня успешный онлайн-магазин без возможности рассчитаться за товар прямо на сайте довольно трудно. Не все клиенты хотят рассчитываться на условиях наложенного платежа. Не всем подходит и оплата непосредственно на IBAN продавца.

Интернет-эквайринг – это технология оплаты за товар картой клиента или с цифрового кошелька прямо на сайте продавца. Для проведения платежа покупатель устанавливает на сайте соответствующий функционал – банковский сервис (LiqPay от Приват24, например) или любой другой (EasyPay, PayU, WayForPay, Fondy, Portmone и пр.).

Покупатель переходит на страницу оплаты, вводит данные своей банковской карты, подтверждает проведение трансакции (кодом из SMS или иным способом) и оплачивает товар. Затем может получить на e-mail или телефон уведомление о проведении платежа, чек, а далее продавец отправляет товар.

В последнее время популярным среди онлайн-магазинов стал QR-эквайринг. Здесь процедура другая: после оформления заказа продавец формирует код в специальной программе, клиент его сканирует и может перейти на соответствующую страницу для ввода данных карты или просто воспользоваться сервисами Google Pay, Apple Pay. Оплата проходит быстро, удобно, буквально в 2-3 «клика».

Особенности интернет-эквайринга для интернет-магазина:

При выборе сервиса следует учитывать надежность технологий защиты данных, которые он использует, и размер комиссии, что берет платежный провайдер за проведение каждой трансакции.
Среди плюсов для онлайн-магазина (и особенно при условии большого количества операций) стоит отметить: мгновенность проведения платежей, возможность осуществлять их круглосуточно, снижение числа отказов от покупки, отсутствие расходов на обслуживание наличных.
Принимать оплату с использованием интернет-эквайринга могут как ООО и ФЛП на общей системе, так и «упрощенцы», но правила ведения бухучета онлайн-магазина (в частности фиксация доходов и расходов при совершении сделки продажи) могут отличаться.

При условии выбора качественного сервиса и правильного внедрения его в работу интернет-эквайринг может значительно упростить процесс ведения бухгалтерского учета. Например, обеспечить функционал для удобного формирования, хранения, экспорта отчетности о произведенных платежах, автоматического создания счетов-фактур и т.д.

Ведение товарного учета

Товарный учет обязаны вести все ФЛП и ООО, что ведут онлайн-торговлю и находятся на общей системе налогообложения, а также «упрощенцы» 3 группы из числа плательщиков НДС. Об основных требованиях к ведению товарного учета вы можете прочитать в одном из наших материалов по ссылке.

Для ФЛП на 2 группе и ООО, ФЛП на 3 группе (при условии выбора ставки 5% без НДС) законодательных требований касательно ведения товарного учета нет. Однако работа большого онлайн-магазина без этой составляющей невозможна. И особенно важно правильно все организовать в случае проведения значительного количества учетных операций, где даже небольшая ошибка может привести к сплошному хаосу в бухгалтерии.

Основные шаги ведения товарного учета онлайн-магазина:

Получение товаров – проверка качества, количества по накладным, внесение данных о позициях в систему учета.
Размещение – на складе или в другом месте хранения, с использованием удобной системы разделения на группы, категории, маркировкой и т.д.
Контроль движения товаров – с регулярной инвентаризацией, фиксацией остатков.
Продажа или списание (при необходимости).
Обновление информации об остатках, переучет.

Самый эффективный способ ведения товарного и бухгалтерского учета магазина – это использование готовых программных решений, что были созданы специально для организации работы в сфере онлайн-торговли и предлагают готовые решения для удобного управления бизнесом.

Методы автоматизации ведения бухгалтерии онлайн-магазина с большим количеством операций

Автоматизация – основной метод снижения затрат времени и ресурсов на ведение бухгалтерии онлайн-магазина, повышения точности, эффективности учета. Чем большие объемы операций – тем важнее автоматизировать процессы. Внесение данных в таблице Microsoft Excel – устаревший способ, который может подойти разве что ФЛП с минимальными продажами, и не дает достаточно инструментов.

Все программные решения для автоматизации учета можно разделить на три категории:

Бухгалтерские сервисы (iFin, Dilovod, BAS Бухгалтерия) – позволяют автоматизировать ведение основных бухгалтерских операций, проводить анализ финансовых показателей. Часто предлагают инструменты для формирования, отправки отчетности в ГНС, уплаты налогов. Легко интегрируются с популярными CRM, могут дополняться разными модулями.
CRM (SalesDrive, TradeEvo, KeyCrm, PipeDrive, KeepinCrm, Perfectum, OneBox, Odoo, Dilovod, Creatio) – идеально подходят для онлайн-магазинов, позволяя вести все виды учета в одном месте, автоматизировать основные процессы, получать данные для анализа и развития бизнеса. Созданы обычно для управления продажами.
ERP (Microsoft Dynamics 365 Finance, Oracle, SAP ERP, SoftOne ERP, SAP Business One и др.) – предусматривают более расширенный функционал по сравнению с CRM. Ориентированы не только на ведение бухучета и организацию процесса продаж (как CRM), но и эффективное управление всеми бизнес-процессами. Ориентированы на крупные предприятия.

Технологии постоянно развиваются, как и возможности систем. Так, современные программы для бухгалтерского учета постепенно расширяются и позволяют управлять процессами, что выходят за пределы только фиксации доходов, расходов, товарных остатков и т.п.

Программы позволяют с помощью API обмениваться данными с онлайн-магазином, автоматически обновлять показатели в других системах, интегрировать сервисы, загружать массивы данных, строить работу коллектива и т.д. Например, большинство CRM для онлайн-торговли позволяют:

Интегрировать функционал с сервисом перевозчиков («Нова пошта», Укрпошта, Meest и др.).
Интегрировать с мессенджерами и чатами в соцсетях (Viber, Telegram).
Добавлять модули для сбора заказов с маркетплейсов (Prom, Etsy, Rozetka, eBay, Amazon, Shopify, Allo).
Видеть прямо в CRM сообщения из Instagram, реакции на сториз, посты, вести диалоги.
Совершать звонки через IP-телефонию, отправлять SMS и т.д.

Также для своего интернет-магазина можно использовать собственные решения, созданные разработчиком с учетом всех пожеланий и потребностей клиента. Однако стоит помнить, что все эти решения четко работают исключительно при условии умения ими пользоваться и наличия соответствующих знаний.

Чек-лист для проверки правильности и своевременности ведения бухучета

Использовать этот список можно как в процессе ведения учета (каждого 15 числа месяца, например, если вы находитесь на 2 группе и платите налоги до 20 числа), так и в конце отчетных периодов (квартала или года). Наверняка в него не включены абсолютно все составляющие вашей бухгалтерии, ведь точный перечень задач зависит от специфики бизнеса.

Так что, вы можете дополнить перечень нужными пунктами, чтобы создать удобный и эффективный чек-лист для проверки качества ведения бухгалтерии и уверенности, что все требования действующего законодательства выполнены в установленные сроки и вы защитили свой бизнес от риска получения штрафов или накопления долгов.

Чек-лист для проверки ведения бухгалтерии ООО, ФЛП – основные задачи и составляющие учета:

Сверка с календарем уплаты налогов и подачи отчетности – по ЕН или НДФЛ, ВС, ЕСВ, НДС, акцизному сбору, а также налоговому расчету за наемных работников (в 2025 году подается ежемесячно). Можно создать самостоятельно или найти календарь в сети.
(В одной из наших статей мы публиковали календарь отчетности и налогов для ФЛП 2 и 3 группы, открыть его вы можете по активной ссылке).

Состояние кассовых операций – сверка данных с РРО/ПРРО с учетными записями, проверка правильности оформления всех Z-отчетов РРО или электронных отчетов ПРРО, их хранение.
Учет доходов и расходов – ревизия показателей в СRM, сверка данных о проведенных операциях с первичными документами (накладными, счетами, чеками и др.).
Проверка первичных документов – правильности оформления, наличия всех необходимых документов в соответствии с проведенными операциями, соответствия зарегистрированным КВЭДам, ограничениям для 2 группы ЕН в отношении контрагентов.
Инвентаризация остатков товаров – сверка складских остатков во избежание ошибок (недостач, неучтенных единиц и т.п.).
Кадровый учет – контроль правильности начисления выплат работникам, своевременности проведения расчетов, уплаты за них налогов (НДФЛ, ВС, ЕСВ), подачи отчетности.
Соблюдение лимитов годового дохода, установленных для «упрощенцев» – чем ближе к концу года, тем важнее за этим следить.
Проверка электронного кабинета на сайте ГНС – поданной отчетности («Перегляд звітності»), уплаченных сумм налогов («Стан розрахунків з бюджетом»), статуса («Облікові дані платника», где можно увидеть, не лишили ли ЕН), актуальных НУР.
Внесение изменений об ООО, ФЛП – если изменились какие-либо сведения, внесенные в ЕГР и реестр ГНС или нужны новые КВЭДы, их нужно зафиксировать в установленные законом сроки.
Оценка финансовых показателей – пересмотр основных (месячный оборот, количество продаж, прибыль, соотношение доходов и расходов и др.) с целью анализа успешности ведения бизнеса.

Дополнительно стоит регулярно уделять внимание:

Анализу действующего законодательства – мониторингу актуальных изменений, нововведений, внесения правок в НКУ, которые могут изменить требования к ведению бухгалтерии.
Списку вопросов, требующих обработки – с целью дальнейшего формирования запросов на ИНК в ГНС, для рассмотрения опытным бухгалтером, юристом, бизнес-консультантом и т.д.

Бухгалтерский учет любит точность, прозрачность, своевременность. И построить стабильный прибыльный бизнес можно лишь при условии четкого выполнения всех законодательных норм, требований, правил. Поэтому все вопросы, появляющиеся в процессе ведения бухучета, нужно немедленно освещать, а не оставлять «на потом», надеясь, что они «как-то сами решатся».

Если видите неточности в расчетах, получаете непонятные письма от ГНС, не можете разобраться в налоговых нововведениях или просто ощущаете нехватку знаний в процессе ведения учета – обращайтесь за помощью!

Наши бухгалтеры и юристы имеют большой опыт сотрудничества с малым и средним украинским бизнесом. Ведем около 800 клиентов, ежедневно консультируем десятки ФЛП и ООО, помогаем строить прибыльный бизнес и избегать нарушений.

Для получения консультации бухгалтера или юриста вы можете позвонить нам по указанному на сайте номеру телефона либо оставить свои контактные данные в форме заявки, чтобы наш менеджер мог с вами связаться.