Самостійне ведення бухгалтерії ФОП. Чи можна обійтися без бухгалтера?

Мене часто запитують під час консультацій: «Чи зможу я сам(а) вести бухгалтерію свого ФОП?! Якщо хтось це вміє робити, то чому не зможу я?». Однак тут питання в іншому:

  • Чи маєте ви бажання розбиратися в деталях бухгалтерії ФОП?
  • Чи є у вас час на ведення бухгалтерії самостійно?

Деякі вважають, що ФОПу немає що вести, що бухгалтерії майже там немає, проте це не так. Є купа нюансів, які потрібно врахувати. Біда в тому, що багато хто з ФОПів не звертає увагу на них. А це в свою чергу може призвести до штрафів.

В даній статті я не буду закликати вас до того, щоб користуватися виключно послугами бухгалтера. Лиш поділюсь гірким досвідом інших ФОПів, які приходили до нас зі своїми проблемами, щоб закликати вас серйозніше ставитися до свого ФОП.

Найчастіші моменти, на які ФОПи не звертають уваги, та які призводять до гірких наслідків:

  1. ФОПи забувають вчасно сплачувати податки або сплачують на інші рахунки. Наявність боргу зі сплати податків на 1-е число впродовж двох послідовних кварталів призводить до позбавлення ФОП єдиного податку. При чому на сьогодні навіть за суму боргу в 1 копійку можуть позбавити єдиного податку. Слід зважати на те, що податкова не повідомляє ФОПів завчасно про можливе позбавлення єдиного податку, а просто позбавляє. Інформація про наявність чи позбавлення єдиного податку  відображається в електронному кабінеті в меню «Облікові дані». Інколи підприємці роками працюють, вважаючи себе платником єдиного податку, а насправді їх його позбавили вже давно і вони перебувають на загальній системі оподаткування. Нагадую, що на загальній системі ФОП має сплатити від суми чистого доходу наступні податки: ПДФО у розмірі 18% та військовий збір у розмірі 1,5%; та нарахувати ЄСВ у розмірі 22,0%. При цьому витрати мають бути документально підтверджені. Крім того, якщо ФОП вчасно не сплатив податки або ЄСВ, йому потрібно буде сплатити штраф та пеню. Пам’ятайте, що по ЄСВ немає терміну давності!
  2. Використання таких електронних сервісів для подання звітності як taxer.ua та йому подібних. Я ні в якому разі не хочу сказати, що використання даних сервісів – це зло! Ні, просто ці сервіси трохи розслаблюють підприємця, він довіряє сервісу, однак, дані сервіси – це не люди, вони не розпитають про нюанси в вашій роботі, не підкажуть вам, як оптимальніше вчинити в тому чи іншому питанні. Сервіс вам нагадає про терміни сплати податків та подання звітів. Однак не завжди ФОП відразу після нагадування може сплатити податки або подати звіт, через завантаженість може забути зробити це пізніше.

Нещодавно до нас звернувся ФОП, який користувався одним з таких сервісів, подавав декларації деякі вчасно, деякі ні, отримував квитанції про їх прийняття і щиро вірив, що в нього все гаразд. Виявилось, що його через борг позбавили єдиного податку ще в 2016 році. Майже 4 роки ФОП працював, вважаючи, що він перебуває на єдиному податку. Залишається лише сподіватись, що не буде найближчі три роки аудиторської перевірки, оскільки потрібно буде сплатити величезні податки та штрафи. І навіть якщо наступні три роки вам пощастить, і вас аудитор не викличе на перевірку, то з ЄСВ немає терміну давності, в будь-який час можуть нарахувати суму ЄСВ не з мінімальної заробітної плати, а з суми чистого доходу. А в більшості ФОП сфери ІТ витрат майже не мають.

  1. Реєстрація платником єдиного податку. При поданні заяви на спрощену систему ФОПи або взагалі не подають заяву на спрощену систему оподаткування, або подають з помилками, їм відмовляють в єдиному податку, про що ФОПи не знають, і працюють, вважаючи, що перебувають на єдиному податку.

Інший ФОП вирішив сам реєструвати свій ФОП. Подав заяву на спрощену систему оподаткування під час онлайн реєстрації і не перевірив інформацію по перебування на єдиному податку. А з технічних причин заява не потрапила до податкової і ФОП перебував на загальній системі оподаткування. ФОП вчасно подавав декларації платника єдиного податку, отримував квитанції №2 про вдале прийняття декларацій. Однак йому пощастило більше – через два квартали він отримав листа від податкової, що його декларація за 1-й квартал не може бути прийнятою, оскільки  він перебуває на іншій системі оподаткування. Біда в тому, що нарахування єдиного податку в цьому та у вище описаному випадку проводилось згідно поданих декларацій і ФОПи були впевнені, що все гаразд.

  1. Безпечне ставлення до наявності первинних документів. Через те що банки перестали вимагати контракти для підтвердження валютних операцій, а задовольняються інвойсами, багато хто з ФОПів або взагалі не оформлюють документи, або в не належному чині. І при проходженні аудиторської перевірки можуть або отримати штраф за відсутність документів, або отримані ними доходи можуть розцінити як отримані доході за інші послуги, на надання яких ФОП немає зареєстрованих КВЕДів. А це в свою чергу може призвести до того, що ФОП можуть позбавити єдиного податку після кварталу, в якому було виявлено порушення в тому числі й заднім числом.

Часто запитують: Чи можна не підписувати акт наданих послуг, а лише виставляти інвойс? Так, якщо інвойс відповідає вимогам обов’язкових реквізитів для первинних документів:

  • назва документа (форми);
  • дата складання;
  • назва підприємства, від імені якого складено документ;
  • зміст та обсяг госпоперації;
  • одиниця виміру госпоперації;
  • посади осіб, відповідальних за здійснення госпоперації і правильність її оформлення;
  • особистий підпис або інші дані, що дозволяють ідентифікувати особу, яка брала участь у госпоперації. Згідно з п. 2.4 Положення № 88 на документах, складених в електронній формі, проставляється електронний підпис особи. Тобто інвойс має бути підписаний з двох сторін.
  1. Несплата ФОПом інших податків, які застосовуються до нього як до фізичної особи. Серед таких податків найчастіші – земельний податок та податок на нерухомість. Через борги з даних податків ФОП можуть також позбавити єдиного податку. Нарахування даних податків та реквізити для їх сплатити можна побачити в своєму електронному кабінеті платника податків.

За борги з ЄСВ єдиного податку не

Позбавляють, так як це не податок, а внесок.

Це основні моменти, на які найчастіше ФОПи не досить серйозно звертають увагу. Якщо ви вирішили самостійно вести бухгалтерію свого ФОП, закликаю вас:

  • Регулярно перевіряти свій електронний кабінет на предмет наявності боргу (меню «Стан розрахунків з бюджетом») та чи не позбавили вас єдиного податку (меню «Облікові дані»).
  • Слідкувати за зміною реквізитів для сплати податків.
  • Належним чином оформлювати первинні документи. Найоптимальніший варіант, коли все-таки ФОП має договір та акт, або належним чином оформлений інвойс. Наявність документів потрібна і для отримання доходу в гривні!
  • Слідкуйте за змінами в Законодавстві, оскільки останнім часом ми отримуємо від наших чиновників багато ініціатив, однак, не всі вони доходять до рівня «Закон прийнято». Слід розрізняти, що вже введено в дію, а що поки на етапі розгляду. З вже прийнятими ініціативами ви можете ознайомитись на нашому сайті тут.

Безпечність, або проста нестача часу на вивчення всіх нюансів можуть призвести до плачевних наслідків. Зважайте на те, що:

  • Наявність боргів можуть призвести до арешту рахунків та майна, до заборони виїзду за кордон;
  • Позбавлення єдиного податку призведе до того, що наступні чотири квартали ви не зможете скористатись правом на єдиний податок та можливо, до сплати величезних податків під час перебування ФОП на загальній системі оподаткування.

Я поділилась з вами досвідом роботи з найчастішими помилками ФОП. Вам вирішувати: Чи скористатися все-таки послугами бухгалтера, який працює постійно в цій сфері, знає всі нюанси, регулярно контролює ситуацію в електронному кабінеті та несе відповідальність за своєчасність сплати ваших податків та подання звітів; Чи витратити час на те, щоб в усьому розібратись самостійно, постійно слідкувати за змінами та самому вести бухгалтерію свого ФОП. В будь-якому випадку до бухгалтерії ФОП слід ставитися серйозно!

Бажаю вам не допустити проблем в бухгалтерії ФОП!