ФЛП и наемные работники: обо всем в деталях

В последнее время увеличился контроль госорганов по официальному трудоустройством работников и за нарушением условий пребывания работников в трудовых отношениях с ЧП. В связи с этим хочу максимально доступно описать весь процесс работы с наемным работником — от принятия до увольнения. Материал очень важен, ведь за нарушение трудового законодательства юридические и физические лица — предприниматели, использующие наемный труд, несут финансовую ответственность в следующих размерах:

— 30 минимальных зарплат за каждого работника, это 125 190 грн (если минимальная зарплата 4173 грн) за следующие нарушения:

  • фактического допуска работника к работе без оформления трудового договора;
  • оформление работника на неполное рабочее время в случае фактического выполнения работы полное рабочее время;
  • выплату заработной платы (вознаграждения) без начисления и уплаты единого взноса.

— 10 минимальных зарплат за каждого работника, это 41 730 грн (если минимальная зарплата 4173 грн) за несоблюдение минимальных государственных гарантий в оплате труда (например, за неоплату работы в ночное время, работу в выходной или праздничный день, сверхурочную работу и другие вопросы оплаты труда);

— 3 минимальные зарплаты, — это 12 519 грн (если минимальная зарплата 4173 грн) за такие виды нарушений:

  • нарушение установленных сроков выплаты заработной платы работникам, других выплат, предусмотренных законодательством о труде, более чем за один месяц,
  • выплата их не в полном объеме.

— 10 минимальных зарплат за каждого работника, это 41 730 грн (если минимальная зарплата 4173 грн) за несоблюдение установленных законом гарантий и льгот работникам, привлекаемым к исполнению обязанностей, предусмотренных законами Украины «О воинской обязанности и военной службе», «Об альтернативной (невоенной) службе», «О мобилизационной подготовке и мобилизации».

— 1 минимальная зарплата (4173 грн) за нарушение других требований трудового законодательства, кроме предусмотренных выше.

Итак работодателю надо уделить очень большое внимание относительно правильного оформления приказов о приеме работников на работу, поскольку возможным признание недействительной приказа работодателю грозит штраф в размере 125 190 грн. Если приказ оформлен правильно, но работодатель несвоевременно сообщил фискальную службу о приеме работника на работу, то такое нарушение будет стоить работодателю 4173 грн. Штрафы накладывает Управление Гоструда на основании вынесенных постановлений в ходе плановой или внеплановой проверки работодателя. Выполнение этих постановлений возлагается на Государственную исполнительную службу.

Так как правильно оформить работника, чтобы не иметь проблем с законом и не получить штраф? Материала будет много, но вы уже убедились, что соблюдать нормы законодательства придется, поэтому начнем с самого начала.

Сначала хочу отметить, что согласно НКУ п. 4 ст. 291ФОП на 2-й группе упрощенной системы налогообложения может иметь не более 10 наемных работников; ФЛП на 3-й группе по ФЛП на общей системе налогообложения — ограничений по количеству наемных работников нет.

Нормы законодательства о труде распространяются и на предпринимателя. Первичной учетной документации являются: приказ о приеме на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска, табель учета рабочего времени и расчета заработной платы (п.1.6 Инструкции по статистике количества работников, утвержденной приказом Госкомстата от 28.09.2005р. № 286). Согласно данным документов необходимо составление штатного расписания. Поэтому сначала надо составить штатное расписание и выдать приказ на его утверждение. Штатное расписание следует менять при повышении заработной платы и изменении количества вакансий. Об утверждении нового штатного расписания опять же нужно издать приказ, в котором одновременно следует отметить, что предыдущий штатное расписание утратил силу. Поскольку ФЛП должен вести кадровую документацию, то ему еще нужно вести журнал учета приказов, в котором необходимо регистрировать все выданные им приказы.

Кадровая документация:

Работник может быть допущен к работе (согл. Ст. 24 КЗоТ) только после:

  • оформление приказа о принятии на работу. Приказ оформляется на основании поданного работником заявления и работник обязательно должен быть с ним знаком;
  • сообщение органа ДФС хотя бы за один день до начала работы;
  • заключение трудового договора. Трудовой договор с физическим лицом заключается в письменном виде (п.6 ч.1 ст. 24 КЗоТ). В трудовом договоре нужно указать условия труда: размер должностного оклада, срок отпуска, график работы.

Для заключения трудового договора работник должен подать следующие документы:

  • Трудовую книжку при наличии;
  • Заявление о приеме на работу, в которой нужно указать должность, дату принятия, вид работы (основная, по совместительству и т.п.);
  • Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  • Идентификационный код;
  • Документы об образовании (специальность, квалификация);
  • Документ о состоянии здоровья;
  • Другие документы (например, военный билет) в случаях, предусмотренных законодательством.

Оформление работника:

При приеме на работу ФЛП должен внести запись в трудовую книжку, если работник работает по основному месту работы.

Часто предприниматели спрашивают, как быть с тем, что работнику нужно сначала пройти испытательный срок, так как не всегда можно с уверенностью сказать, что он 100% справится с поставленной задачей ?! Однозначно работника нужно официально оформлять до начала работы, так как по допуск к работе без официального трудоустройства штраф в размере 30 минимальных зарплат (в 2019 году эта сумма составляет 125190грн). Вы можете в приказе отметить, что работник принят на работу с испытанием сроком на 3 месяца. Срок испытания не может превышать 3-х месяцев, поскольку тогда это уже будет нарушением трудового законодательства (ст. 7 КЗоТ).

Итак, вы приняли на работу работника, дальше ?!

Согласно законодательству (ст. 115 КЗоТ и ст. 24 Закона Украины «Об оплате труда» от 24.03.1995 г.. № 108/95-ВР) заработная плата должна выплачиваться в рабочие дни два раза в месяц: аванс и основная выплата, через промежуток времени, не превышающий 16 календарных дней. Если выплата приходится на выходной день, то она должна быть осуществлена ​​накануне. Грaнични сроки выплаты зарплаты — нe позднее 22 числа за первую половину текущего месяца и не позднее 7 чиcле следующего месяца — за вторую половину.

Если у вас работник работает на полную ставку, то его заработная плата не может быть ниже, чем установленный минимум (в 2019 году — 4173 грн.). Работник может также работать у вас на полставки, или по совместительству. При выплате аванса или основной части зарплаты начисляется ЕСВ (единый социальный взнос) в размере 22% на сумму выплаты, и содержатся НДФЛ (налог на доходы физических лиц) в размере 18% от суммы выплаты; в / с (военный сбор) в размере 1,5%. Следует отметить, что при наличии работника, работающего по совместительству при этом он не основной работы, или на неполную ставку — налоги рассчитываются от суммы выплаты, кроме ЕСВ. ЕСВ нужно платить с суммы не меньшей, чем размер установленной минимальной зарплаты. Исключением является лишь тогда, когда работник имеет основную работу, на которой ему оплачивают с полной ставки ЕСВ у вас он работает по совместительству на неполную ставку. Тогда ЕСВ будет начисляться на сумму выплаты.

Например, вы приняли на работу трех работников с окладом 4200.00грн .: Иваненко — на полную ставку на основное место работы; Петренко — на 0,5 ставки на неполный рабочий день; Сидоренко — на 0,25 ставки по совместительству, он имеет основную работу на другом предприятии, тогда вам нужно оплатить:

  1. Иваненко: ЕСВ=4200,0*22,0%=924,0грн., ПНФЛ=4200,0*18,0%=756,0грн., в/с=4200,0*1,5%=63,0грн. На руки Иваненко получит: 4200,0–756,0–63,0=3381,0 грн. Напоминаю, что ПНФЛ и в/с удерживаются из зарплаты, а ЕСВ начисляется на зарплату. Всего налогов будет уплачено: 924,0+756,0+63,0=1743,0 грн.
  2. Петренко: 0,5 ставки=4200,0*0,5=2100,0 грн. ЕСВ=4173,0*22,0%=918,06 грн. (с минимальной зарплаты), ПНФЛ=2100,0*18,0%=378,0 грн., в/с=2100,0*1,5%=31,5 грн. На руки Петренко получит: 2100,0–378,0–31,5=1690,5 грн. Всего налогов будет уплачено: 918,06+378,0+31,5=1327,56 грн.
  3. Сидоренко: 0,25 ставки по совместительству=4200,0*0,25=1050,0 грн.ЕСВ=1050*22,0%=231,0 грн. (из сумы выплаты), ПНФЛ=1050,0*18,0%=189,0 грн., в/с=1050,0*1,5%=15,75 грн. На руки Сидоренко получит: 1050,0–189,0–15,75=845,25 грн. Всего налогов будет уплачено: 231,0+189+15,75=435,75 грн.

Работодателю нужно вести следующие документы:

  • Табель учета рабочего времени, где нужно указать количество отработанных дней, количество дней отпуска, больничных, без сохранения оплаты труда;
  • Расчетную ведомость выплаты заработной платы, в которой надо указать сумму начисленной заработной платы (аванса и основной части), отпуска, налогов;
  • Платежные ведомости на выплату аванса и основной части зарплаты, в которых следует указывать суммы к выплате за минусом налогов.

Начисление заработной платы:

Заработную плату выплачивать или наличными и тогда нужно чтобы работник расписался в платежной ведомости за полученную сумму, либо путем зарплатного проекта, тогда работник получает пособие на платежную карточку.

Согласно трудового законодательства работнику нужно предоставлять ежегодный отпуск не менее 24 календарных дней. Отпуск может предоставляться после отработки шести месяцев. На предоставление отпуска нужно издать приказ на основе заявления работника, которую работник должен написать не позднее чем за 2 недели до начала отпуска. С приказом работник должен быть ознакомлен, о чем должна быть сделана запись в приказе. Сумма отпускных рассчитывается по формуле: отпускные = средняя зарплата за 1 календарный день * количество календарных дней отпуска.

Средняя зарплата за 1 кал.день = выплаты за расчетный период / количество календарных дней в расчетном периоде. Количество календарных дней берут без учета праздничных дней. Расчетный период — это последние 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу предоставления отпуска (2 Порядка № 100). То есть если работник уходит в отпуск в феврале 2019р., То расчетный период с февраля 2018 по январь 2019р. Месяц выхода в отпуск и заработок за него не учитывается. Если же работник отработал менее года, то средняя зарплата рассчитывается исходя из выплат за фактически отработанное время, начиная с 1-го числа месяца за месяцем принятия. Например, работник принят на работу 15.05.2018, уходит в отпуск с февраля 2019, расчетный период для него составит с 01.06.2018р. по 31.01.2019р.

В конце года работодатель не позднее чем до 05 января должен утвердить график отпусков и выдать соответствующий приказ.

Если работник увольняется, он должен написать заявление об увольнении. Работодатель должен издать приказ об увольнении и внести соответствующую запись в трудовую книжку. Если работник не использовал полностью дни отпуска и не хочет идти в отпуск, то работодателю нужно выплатить расчетные отпускные. Расчетные отпускные рассчитываются как обычные. Только нужно правильно посчитать количество неиспользованных дней отпуска. Для этого примените следующий коэффициент: 24 дня отпуска / (365-11) = 0,068. Например, работник был принят на работу с 27.09.2018р., Освобожден 15.01.2019р. На этот период приходится 4 праздничные дни (14.10.2018, 25.12.2018, 01.01.2019 и 07.01.2019). Всего календарных дней в этом периоде 111. Количество дней отпуска составит: (111-4) * 0068 = 7,28. По правилу округления (до 4-х закругляем в меньшую сторону, после 5-ти — в большую) количество дней отпуска составляет 7 дней. Расчетный период берется с первого числа месяца после оформления на работу до первого числа месяца, в котором выплачивается компенсация (абз. 2 п. 2 Порядка № 100). То есть в нашем случае это с 01.10.2018р. по 31.12.2018р. Например, заработная плата работника составляла 4000 грн в месяц. Мы уже посчитали количество дней отпуска, которые ему принадлежат, это 7 дней. Сумма для расчета средней зарплаты за 1 кал.день составляет: 4000,0 * 3 месяца = 12000,0грн. Сер. з / п за 1 кал.день = 12000 / (92-2) = 133,33 Сумма расчетных отпускных составляет: 133,33 * 7 = 933,31грн.

Исходя из выше приведенного советую отправлять работника ежегодно в отпуск, поскольку при увольнении нужно будет выплачивать компенсацию за неиспользованный отпуск за весь период его работы.

Отчетная документация и штрафы за

Об отчетах, которые нужно подавать при наличии наемных работников, это:

  1. Приложение 4 по начислению и выплате ЕСВ (таблицы 1 и 6; пятая таблица подается только в случае принятия, увольнении или переводе на другую должность работника). Данный отчет подается ежемесячно до 20-го числа за предыдущий месяц. Сумма штрафа за несвоевременное представление приложении 4 составляет 170 грн., В случае повторного нарушения в течение года — 1020грн.;
  2. Отчет по форме 1-ДФ по начислению и выплате НДФЛ и в / из. Данный отчет подается ежеквартально — в течение 40 календарных дней после окончания квартала. Штраф за несвоевременное его представление составляет 510 грн., Повторное нарушение в течение года — 1020 грн.
  3. Кроме того, в декларации плательщика единого налога нужно указывать количество наемных работников.

Напоследок хочу отметить еще некоторые нюансы:

  1. Если средняя штатная численность наемных работников за год составляет от 8 до 25 человек, согласно ЗУ № 875 от 21.03.1991р. «Об основах социальной защищенности инвалидов в Украине» работодатель трудоустроить 1 работника с инвалидностью. Если же этого не произошло в течение года, то работодатель должен оплатить административно-хозяйственные санкции в размере 50% средней годовой зарплаты штатного работника. Однако ставка ЕСВ в размере 8,41% для работника с инвалидностью в ЧП не применяется. Подробнее об этом в следующей статье.
  2. Штатное расписание не нужно менять если у вас уволился работник. Возможно позже на его место вы возьмете нового. А вот если, например, у вас было в штате 2 тестировщика, вы хотите взять 3-го, то нужно менять штатное расписание — добавлять еще одну вакансию. При каждой смене штатного расписания нужно издавать приказ, который необходимо вносить в журнал регистрации приказов. Принятию работника на новую вакансию должна предшествовать выдача приказа об изменении штатного расписания.
  3. Должности в приказах, штатных расписаниях, трудовых книжках, заявлениях и табелях нужно указывать согласно классификатору профессий: https://buhgalter.com.ua/dovidnik/klasifikator-profesiy/klasifikator-profesiy/ Поскольку эти данные указываются в приложении 4.
  4. Некоторые предприниматели оформляют работников по договорам ГПХ, однако надо быть очень осторожными, чтобы ваш договор ГПХ ни трактовали как трудовой. И тогда вам грозит штраф в сумме 30 минимальных зарплат. О различии договоров ГПХ и трудовых будет указано в другой теме.

Соблюдайте норм трудового законодательства, поскольку октября 2018 усилили контроль за его исполнением, поэтому будьте осторожны, изучайте информацию, которая касается не только ведения бухгалтерского учета наемных работников, но и ведения кадровой документации.