ФОП і наймані працівники: про все в деталях

ФОП і наймані працівники: про все в деталях

Останнім часом збільшився контроль держорганів за офіційним працевлаштуванням працівників та за порушенням умов перебування працівників в трудових відносинах з ФОП. У зв’язку з цим хочу максимально доступно описати весь процес роботи з найманим працівником – від прийняття до звільнення. Матеріал дуже важливий, адже за порушення трудового законодавства юридичні та фізичні особи – підприємці, які використовують найману працю, несуть фінансову відповідальність у таких розмірах:

— 30 мінімальних зарплат за кожного працівника, це 125 190 грн (якщо мінімальна зарплата 4 173 грн) за наступні порушення:

  • фактичного допуску працівника до роботи без оформлення трудового договору;
  • оформлення працівника на неповний робочий час у разі фактичного виконання роботи повний робочий час;
  • виплату заробітної плати (винагороди) без нарахування та сплати єдиного внеску.

— 10 мінімальних зарплат за кожного працівника, це 41 730 грн (якщо мінімальна зарплата 4 173 грн) за недотримання мінімальних державних гарантій в оплаті праці (наприклад, за неоплату роботи в нічний час, роботу в вихідний або святковий день, понадурочну роботу та інші питання оплати праці);

— 3 мінімальні зарплати, – це 12 519 грн (якщо мінімальна зарплата 4 173 грн) за такі види порушень:

  • порушення встановлених строків виплати заробітної плати працівникам, інших виплат, передбачених законодавством про працю, більш як за один місяць,
  • виплата їх не в повному обсязі.

— 10 мінімальних зарплат за кожного працівника, це 41 730 грн (якщо мінімальна зарплата 4173 грн) за недотримання встановлених законом гарантій та пільг працівникам, які залучаються до виконання обов’язків, передбачених законами України «Про військовий обов’язок і військову службу», «Про альтернативну (невійськову) службу», «Про мобілізаційну підготовку та мобілізацію».

— 1 мінімальна зарплата (4173 грн) за порушення інших вимог трудового законодавства, крім передбачених вище.

Отже роботодавцю треба приділити дуже велику увагу щодо правильного оформлення наказів про прийняття працівників на роботу, оскільки за можливе визнання недійсного наказу роботодавцю загрожує штраф у розмірі 125 190 грн. Якщо наказ оформлений правильно, але роботодавець несвоєчасно повідомив фіскальну службу про прийняття працівника на роботу, то таке порушення коштуватиме роботодавцю 4 173 грн. Штрафи накладає Управління Держпраці на підставі винесених постанов у ході планової чи позапланової перевірки роботодавця. Виконання цих постанов покладається на Державну виконавчу службу.

Отож як правильно оформити працівника, щоб не мати проблем із законом і не отримати штраф? Матеріалу буде багато, але ви вже переконалися, що дотримуватися норм законодавства доведеться, тож розпочнемо із самого початку.

Спочатку хочу зазначити, що згідно ПКУ п. 4 ст. 291ФОП на 2-й групі спрощеної системи оподаткування може мати не більше 10 найманих працівників; ФОП на 3-й групі як і ФОП на загальній системі оподаткування – обмежень щодо кількості найманих працівників не мають.

Норми законодавства про працю поширюються і на підприємця. Первинною обліковою документацією є: наказ про прийом на роботу, про звільнення, про надання відпустки, табель обліку робочого часу і розрахунку заробітної плати (п.1.6 Інструкцій за статистикою кількості працівників, затвердженою наказом Держкомстату  від 28.09.2005р. № 286). Згідно даних документів необхідне складання штатного розпису. Тому спочатку треба скласти штатний розпис і видати наказ на його затвердження. Штатний розпис слід змінювати при підвищенні заробітної плати та зміні кількості вакансій. Про затвердження нового штатного розпису знову ж таки потрібно видати наказ, в якому одночасно слід зазначити, що попередній штатний розпис втратив свою чинність. Оскільки ФОП має вести кадрову документацію, то йому ще потрібно вести журнал обліку наказів,  в якому необхідно реєструвати всі видані ним накази.

Кадрова документація:

Працівник може бути допущений до роботи (зг. Ст. 24 КЗпП) лише після:

  • оформлення наказу про прийняття на роботу. Наказ оформлюється на основі поданої працівником заяви і працівник обов’язково має бути з ним ознайомлений;
  • повідомлення органу ДФС хоча б за один день до початку роботи;
  • укладання трудового договору. Трудовий договір з фізичною особою укладається в письмовому вигляді (п.6 ч.1 ст. 24 КЗпП). В трудовому договорі потрібно вказати умови праці: розмір посадового окладу, термін відпустки, графік роботи.

Для укладання трудового договору працівник повинен подати наступні документи:

  • Трудову книжку при наявності;
  • Заяву про прийняття на роботу, в якій потрібно вказати посаду, дату прийняття, вид роботи (основна, за сумісництвом тощо);
  • Паспорт або інший документ, який засвідчує особу;
  • Ідентифікаційний код;
  • Документи про освіту (спеціальність, кваліфікація);
  • Документ про стан здоров’я;
  • Інші документи (наприклад, військовий квиток) у випадках, передбачених законодавством.

Оформлення працівника:

При прийнятті на роботу ФОП має внести запис до трудової книжки, якщо працівник працює за основним місцем роботи.

Часто підприємці запитують, як бути з тим, що працівнику потрібно спочатку пройти випробувальний термін, оскільки не завжди можна з упевненістю сказати, що він 100% впорається з поставленим завданням?! Однозначно працівника потрібно офіційно оформлювати до початку роботи, оскільки за допускання до роботи без офіційного працевлаштування штраф у розмірі 30 мінімальних зарплат (в 2019 році ця сума складає 125190грн). Ви можете в наказі зазначити, що працівник прийняти на роботу з випробуванням, строком на 3 місяці. Строк випробування не може бути більше 3-х місяців, оскільки тоді це вже буде порушенням трудового законодавства (ст. 7 КЗпП).

Отже, ви прийняли на роботу працівника, що далі?!

Згідно законодавства (ст. 115 КЗпП і ст. 24 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.1995 р. № 108/95-ВР) заробітна плата повинна виплачуватись в робочі дні два рази в місяць: аванс та основна виплата, через проміжок часу, який не перевищує 16 календарних днів. Якщо виплата припадає на вихідний день, то вона повинна бути здійснена напередодні. Грaничні строки виплати зарплати — нe пізніше 22 числа за першу половину поточного місяця та не пізніше 7 чиcла наступного місяця — за другу половину.

Якщо у вас працівник працює на повну ставку, то його заробітна плата не може бути нижчою, ніж встановлений мінімум (у 2019 році – 4173 грн.). Працівник може також працювати у вас на пів ставки, або за сумісництвом. При виплаті авансу або основної частини зарплати нараховується ЄСВ (єдиний соціальний внесок) у розмірі 22%  на суму виплати, та утримуються   ПДФО (податок на доходи фізичних осіб) у розмірі 18% від суми виплати; в/з (військовий збір) у розмірі 1,5% .  Слід зазначити, що при наявності працівника, який працює за сумісництвом при цьому він не має основної роботи, або на неповну ставку – податки розраховуються від суми виплати, крім ЄСВ. ЄСВ потрібно сплачувати з суми не меншої, ніж розмір встановленої мінімальної зарплати.  Виключенням є лиш тоді, коли працівник має основну роботу, на якій йому оплачують з повної ставки ЄСВ у вас він працює за сумісництвом на неповну ставку. Тоді ЄСВ буде нараховуватись на суму виплати.

Наприклад, ви прийняли на роботу трьох працівників з окладом 4200.00грн.: Іваненко – на повну ставку на основне місце роботи; Петренко – на 0,5 ставки на неповний робочий день; Сидоренко – на 0,25 ставки за сумісництвом, він має основну роботу на іншому підприємстві, тоді вам потрібно сплатити:

  1. Іваненко: ЄСВ=4200,0*22,0%=924,0грн., ПДФО=4200,0*18,0%=756,0грн., в/з=4200,0*1,5%=63,0грн. На руки Іваненко отримає: 4200,0–756,0–63,0=3381,0грн. Нагадую, що ПДФО і в/з утримуються з зарплати, а ЄСВ нараховується на зарплату. Всього податків буде сплачено: 924,0+756,0+63,0=1743,0грн.
  2. Петренко: 0,5 ставки=4200,0*0,5=2100,0грн. ЄСВ=4173,0*22,0%=918,06грн. (з мінімальної зарплати), ПДФО=2100,0*18,0%=378,0грн., в/з=2100,0*1,5%=31,5грн. На руки Петренко отримає: 2100,0–378,0–31,5=1690,5грн. Всього податків буде сплачено: 918,06+378,0+31,5=1327,56грн.
  3. Сидоренко: 0,25 ставки за сумісництвом=4200,0*0,25=1050,0грн. ЄСВ=1050*22,0%=231,0грн. (з суми виплати), ПДФО=1050,0*18,0%=189,0грн., в/з=1050,0*1,5%=15,75грн. На руки Сидоренко отримає: 1050,0–189,0–15,75=845,25грн. Всього податків буде сплачено: 231,0+189+15,75=435,75грн.

Роботодавцю потрібно вести наступні документи:

  • Табель обліку робочого часу, де потрібно зазначити кількість відпрацьованих днів, кількість днів відпустки, лікарняних, без збереження оплати праці;
  • Розрахункову відомість виплати заробітної плати, в якій треба зазначити суму нарахованої заробітної плати (авансу та основної частини), відпустки, податків;
  • Платіжні відомості на виплату авансу та основної частини зарплати, в яких слід вказувати суми до виплати за мінусом податків.

Нарахування заробітної плати:

Заробітну плату можна виплачувати або готівкою і тоді потрібно щоб працівник розписався в платіжній відомості за отриману суму, або шляхом зарплатного проекту, тоді працівник отримує виплату на платіжну картку.

Згідно трудового законодавства працівникові потрібно надавати щорічну відпустку не менше 24 календарних днів. Відпустка може надаватись після відпрацювання шести місяців. На надання відпустки потрібно видати наказ на основі заяви працівника, яку працівник повинен написати не пізніше ніж за 2 тижні до початку відпустки. З наказом працівник повинен бути ознайомлений, про що повинен бути зроблений запис в наказі. Сума відпускних розраховується за формулою: відпускні=середня зарплата за 1 календарний день*кількість календарних днів відпустки.

Середня зарплата за 1 кал.день=виплати за розрахунковий період/кількість календарних днів у розрахунковому періоді. Кількість календарних днів беруть без урахування святкових днів. Розрахунковий період – це останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки (2 Порядку № 100). Тобто якщо працівник йде у відпустку у лютому 2019р., то розрахунковий період з лютого 2018 по січень 2019р. Місяць виходу у відпустку та заробіток за нього не враховується. Якщо ж працівник відпрацював менше року, то середня зарплата розраховується виходячи з виплат за фактично відпрацьований час, починаючи з 1-го числа місяця за місяцем прийняття. Наприклад, працівник прийнятий на роботу 15.05.2018, йде у відпустку з лютого 2019, розрахунковий період для нього становитиме  з 01.06.2018р. по 31.01.2019р.

В кінці року роботодавець не пізніше ніж до 05 січня має затвердити графік відпусток та видати відповідний наказ.

Якщо працівник звільняється, він повинен написати заяву про звільнення. Роботодавець повинен видати наказ про звільнення та внести відповідний запис до трудової книжки. Якщо працівник не використав повністю дні відпустки й не хоче йти у відпустку, то роботодавцеві потрібно виплатити розрахункові відпускні. Розрахункові відпускні розраховуються як звичайні. Лише потрібно правильно порахувати кількість невикористаних днів відпустки. Для цього застосуйте наступний коефіцієнт: 24 дні відпустки / (365-11) = 0,068. Наприклад, працівника було прийнято на роботу с 27.09.2018р., звільнено 15.01.2019р. На цей період припадає 4 святкові дні (14.10.2018, 25.12.2018, 01.01.2019 та 07.01.2019). Всього календарних днів в цьому періоді 111. Кількість днів відпустки складе: (111-4)*,0068=7,28. За правилом заокруглення ( до 4-х заокруглюємо в меншу сторону, після 5-ти – в більшу)  кількість днів відпустки складає 7днів.  Розрахунковий період береться з першого числа місяця після оформлення на роботу до першого числа місяця, у якому виплачується компенсація (абз. 2 п. 2 Порядку № 100). Тобто в нашому випадку це з 01.10.2018р. по 31.12.2018р. Наприклад, заробітна плата працівника складала 4000 грн на місяць. Ми вже порахували кількість днів відпустки, які йому належать, це 7 днів. Сума для розрахунку середньої зарплати за 1 кал.день складає: 4000,0*3 місяці=12000,0грн. Сер. з/п за 1 кал.день = 12000/(92-2)=133,33 Сума розрахункових відпускних становить: 133,33*7=933,31грн.

Виходячи з вище наведеного раджу відправляти працівника щорічно у відпустку, оскільки при звільненні потрібно буде виплачувати компенсацію за невикористану відпустку за весь період його роботи.

Звітна документація та штрафи, за

Щодо звітів, які потрібно подавати при наявності найманих працівників, це:

  1. Додаток 4 по нарахуванню та виплаті ЄСВ (таблиці 1 та 6; 5-а таблиця подається лише у разі прийняття, звільнення або переведення на іншу посаду працівника). Даний звіт подається щомісячно до 20-го числа за попередній місяць. Сума штрафу за несвоєчасне подання додатку 4 становить 170 грн., у разі повторного порушення протягом року – 1020грн.;
  2. Звіт за формою 1-ДФ по нарахуванню та виплаті ПДФО та в/з. Даний звіт подається щоквартально – протягом 40 календарних днів після закінчення кварталу. Штраф за несвоєчасне його подання складає 510 грн., повторне порушення протягом року – 1020 грн.
  3. Крім того в декларації платника єдиного податку потрібно зазначати кількість найманих працівників.

Наостанок хочу зазначити ще деякі нюанси:

  1. Якщо середня штатна кількість найманих працівників за рік складає від 8 до 25 чоловік, згідно ЗУ № 875 від 21.03.1991р. «Про основи соціальної захищеності інвалідів в Україні» роботодавець має працевлаштувати 1 працівника з інвалідністю. Якщо ж цього не сталося протягом року, то роботодавець має сплатити адміністративно-господарські санкції у розмірі 50% середньої річної зарплати штатного працівника. Однак ставка ЄСВ в розмірі 8,41% для працівника з інвалідністю у ФОП не застосовується. Детальніше про це в наступній статті.
  2. Штатний розпис не потрібно змінювати якщо у вас звільнився працівник. Можливо пізніше на його місце ви візьмете нового. А ось якщо, наприклад, у вас було в штаті 2 тестувальника, ви хочете взяти 3-го, то потрібно змінювати штатний розпис – додавати ще одну вакансію. При кожній зміні штатного розпису потрібно видавати наказ, який необхідно вносити в журнал реєстрації наказів. Прийняттю працівника на нову вакансію повинна передувати видача наказу про зміну до штатного розпису.
  3. Посади в наказах, штатних розписах, трудових книжках, заявах та табелях потрібно вказувати згідно класифікатору професій: https://buhgalter.com.ua/dovidnik/klasifikator-profesiy/klasifikator-profesiy/ Оскільки ці дані зазначаються в додатку 4.
  4. Деякі підприємці оформлюють працівників за договорами ЦПХ, однак треба бути дуже обережними, щоб ваш договір ЦПХ не трактували як трудовий. І тоді вам загрожує штраф у сумі 30 мінімальних зарплат. Про відмінність договорів ЦПХ та трудових буде зазначено в іншій темі.

Дотримуйтесь всіх норм трудового законодавства,  оскільки з жовтня 2018 року посилили контроль над його виконанням, тому будьте обережними, вивчайте інформацію, яка стосується не лише ведення бухгалтерського обліку найманих працівників, а й ведення кадрової документації.

Leave a Reply